PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK 1 HARI SETIABUDI HUSNI G651024224 PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2006
PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK 2 HARI SETIABUDI HUSNI G651024224 Tesis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Komputer pada Program Studi Ilmu Komputer PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2006
3 RINGKASAN Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) merupakan proses untuk mengintegrasikan komponen manajemen perusahaan seperti pembelian peralatan, perencanaan produksi, perawatan inventaris, customer service, hubungan dengan supplier dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun memiliki kebutuhan yang sangat tinggi akan teknologi informasi. Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan cepat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi yang akurat dari berbagai departemen/bagian dalam perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id). Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem dapat ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya dengan Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputusan tepat sesuai kondisi yang terjadi. Tesis ini dibuat dalam usaha melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik sesuai tahapan yang ada, dalam bentuk sebuah aplikasi perangkat lunak yang me manfaatkan konsep SPK. Pembahasan awal merupakan teori-teori yang berhubungan dengan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan perangkat lunak yang digunakan. Pembahasan selanjutnya membedah teknik evaluasi implementasi PSP yang salah satunya memanfaatkan metrik perangkat lunak. Setelah dijelaskan cara evaluasi dalam proses implementasi PSP, pembahasan mengarah kepada pemanfaatan konsep SPK dalam evaluasi PSP adapun alat analisa yang digunakan adalah metode perbandingan ekponensial (MPE) dan proses analisa hierarki (AHP). Pembahasan selanjutnya setelah konsep SPK dibangun secara detil adalah merancang aplikasi yang dapat merealisasikan konsep SPK tersebut. Hal ini
4 dilakukan dengan cara memanfaatkan konsep SDLC (System Development Life Cycle ) yakni perencanaan, analisa, desain dan implementasi. Setelah aplikasi selesai dibangun memanfaatkan ASP (Active Server Pages) dan MSSQL (Microsoft Structured Query Language) maka dilakukan uji coba simulasi terhadap aplikasi dengan memanfaatkan data dummy. Hasil analisa AHP memperlihatkan bahwa bobot penilaian panelis terhadap efektifitas pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 29% dan untuk efisiensi pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 28,0%, kedua aspek ini berperan dalam menyumbang pemilihan alternatif strategi kustomisasi modul yang bobot penilaiannya mencapai 61,1%. Kustomisasi modul lebih disukai untuk diaplikasikan oleh pengambil keputusan dalam memperbaiki hasil implementasi perangkat lunak ERP dibandingkan mengevaluasi anggaran (12,6%) dan evaluasi manajemen (26,3%). Kompleksitas perangkat lunak SPK yang dibangun atau big O dari aplikasi evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan adalah O(N). Kesimpulan yang dicapai dari penelitian ini adalah bahwa perangkat lunak ERP dibutuhkan oleh PT Petrokimia Gresik disebabkan skalabilitas perusahaan yang semakin berkembang dan untuk mengevaluasi proses implementasinya dapat dilakukan dengan pendekatan anggaran, perangkat lunak dan manajemen implementasi. Saran yang diberikan adalah mempertimbangkan melakukan kustomisasi modul untuk memperbaiki kinerja implementasi namun evaluasi anggaran dan manajemen yang lebih baik juga patut dilaksanakan. Penelitian lebih lanjut disarankan memanfaatkan metode analisis balanced scorecard sebagai pembanding hasil MPE maupun AHP dan mengikutsertakan fungsi analisis tersebut ke dalam sistem penunjang keputusan yang dibangun.
5 ABSTRACT HARI SETIABUDI HUSNI. Utilization and Evaluation of Information Technology in PT Petrokimia Gresik. Supervised by Marimin, Rindang Karyadin, and Batara Yudistira. In 2003, PT Petrokimia Gresik began to utilize information technology (IT) software called Industrial and Financial Systems (IFS). The software use Enterprise Resource Planning (ERP) concept, which integrate all data in the company thus enhancing bussines process. There are two phases in the implementation of software modules, the first phase are module for finance, human resource, maintenance, sales and service. The second phase include module for engineering, distribution and manufacturing. This thesis evaluates the implementation of IFS from selecting modules phase to executing system phase in three point of view, which is managerial, budgeting, and system performance. The result then used as a basis data for an application that developed in the end of research. The applications are using decision support system (DSS) concept as a tool in evaluation information for the executive, so they can achieve a conclusion for the implementation result. The results of IT utili zation in PT Petrokimia Gresik are bussines process simplification and data integration. The results enhance efficiency and effectivity of bussines process thus optimalizes company workload. The strategy to improve IT implementation process are furthering costumization of the modules. Key words: PT Petrokimia Gresik, information techology, IFS, ERP, DSS
6
7
8 RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Jakarta, pada tanggal 19 September 1980 sebagai anak kedua dari empat bersaudara pasangan H.M.Husni Nurdin dan Dra.Hj.Siti Fadhillah. Penulis menempuh pendidikan di SD 09 Pagi Jakarta hingga tahun 1992, SMP 252 Jakarta tahun 1992-1995, dan SMU 91 Jakarta tahun 1995-1998. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor, Fakultas Peternakan, Jurusan Ilmu Produksi Ternak, Program Studi Teknologi Hasil Ternak pada tahun 1998 dan memperoleh gelar Sarjana Peternakan (S.Pt) pada tahun 2002. Pada tahun 2003, penulis diterima sebagai mahasiswa Sekolah Pascasarjana Program Studi Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor. Penulis melaksanakan penelitian dengan judul Pemanfaatan dan Evaluasi Teknologi Informasi di PT Petrokimia Gresik untuk penyusunan tesis sebagai tugas akhir guna memperoleh gelar Magister Sains.
9 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Rabb Semesta Alam, karena menyadari bahwa berkat rahmat dan hidayahnya maka penulisan tesis ini pada akhirnya dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof.Dr.Ir.Marimin, MSc. selaku ketua komisi pembimbing, Bapak Rindang Karyadin, ST., M.Kom. dan Bapak Batara Yudistira, SE., Ak., MMT. selaku anggota komisi pembimbing. Tanpa bimbingan intensif dari beliau-beliau maka tesis ini tidak akan mencapai kesempurnaan. 2. Ketua Program Studi Pascasarjana Ilmu Komputer yang telah memfasilitasi studi, Dosen Penguji yang meluangkan waktu untuk menguji materi yang dibahas dalam tulisan ini serta staf pengajar dan karyawan di Program Studi Ilmu Komputer, Sekolah Pascasarjana IPB. 3. Bapak Ir. Arifin Tasrif, MM selaku Direktur Utama PT Petrokimia Gresik yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menjalani tugas belajar ini. 4. Segenap staf dan pegawai PT Petrokimia Gresik terutama di Biro Pendidikan dan Latihan serta Tim Proyek Teknologi Informasi. 5. Ayahanda H.M.Husni Nurdin dan Ibunda Dra.Hj.Siti Fadhillah, kedua orangtua yang telah memberikan dukungan hingga selesainya studi penulis. Kakanda Arif Hidayat Husni ST., MMIT., atas kumpulan literatur tiada ternilai. 6. Istri tercinta Laeli Fitrah, S.Pt dan seluruh keluarga atas dukungan moral dan spiritual. 7. Terima kasih kepada rekan-rekan mahasiswa program pascasarjana ilmu komputer IPB, Krisna, Irwang, Asid, Wawan, Rein dan lainnya yang walau tidak tersebutkan namun tak lekang dalam ingatan. Akhir kata, semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak dan memperkaya khasanah ilmu pengetahuan. Bogor, Februari 2006 Penulis
10 I. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perusahaan yang hidup di awal abad 20 hingga saat ini memahami bahwa kultur manajemen yang tradisional sudah tidak dapat menjawab tantangan zaman. Tradisional dalam arti gagap terhadap perkembangan teknologi, terutama teknologi informasi. Salah satu teknologi informasi dalam manajemen perusahaan yang sedang berkembang saat ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP). Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah sebuah proses yang mengintegrasikan komponen-komponen manajemen perusahaan seperti perencanaan produksi, pembelian peralatan, perawatan inventaris, hubungan dengan supplier, customer service, dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun biasanya di dukung teknologi informasi secara optimal. Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan dalam waktu singkat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi yang akurat dari berbagai departemen/bagian dalam perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id). Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem belum lengkap tanpa adanya Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputus an tepat sesuai kondisi yang terjadi. Sistem Penunjang Keputusan tidak memiliki definisi khusus tetapi dapat dijelaskan sebagai pendukung dan untuk memperbaiki pengambilan keputusan dalam manajemen (Turban dan Aronson, 2001).