BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era sekarang ini teknologi informasi sangat berkembang dengan pesat, oleh karena itu informasi menjadi hal yang penting bagi suatu perusahaan untuk dapat menjaga kelangsungan dan mengembangkan usahanya. Teknologi Informasi adalah teknologi yang membantu kita dalam memproses data untuk mendapatkan informasi. Salah satu informasi penting yang perlu untuk dikelola perusahaan yaitu data-data akuntansi di mana nantinya akan menghasilkan informasi bagi manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya. Untuk itu perusahaan memerlukan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan jenis perusahaan dan dapat mengelola data-data tersebut dengan baik. Pencatatan dari penerimaan dan pengeluaran kas perlu dibuat secara terinci sehingga perusahaan dapat mengontrol dari setiap transaksi yang terjadi. Untuk jenis perusahaan jasa, masalah piutang usaha perlu diperhatikan, karena seringnya pembayaran jasa oleh konsumen dilakukan secara kredit. Perusahaan perlu mencatat setiap piutang usaha secara detail dari mulai identitas konsumen, jenis transaksi, tanggal terjadi transaksi hingga tanggal jatuh tempo. Hal ini untuk dapat memperkecil jumlah piutang tak tertagih yang untuk perusahaan jasa, piutang merupakan salah satu jenis penerimaan kas. Selain itu dapat membantu perusahaan dalam proses penagihan ke konsumen. PT. Inti Duta Dwitama Transindo adalah perusahaan yang dapat memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang 1
2 diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat, laut dan udara atau sering disebut Freight Forwarding (FF). Konsumen dari PT. Inti Duta Dwitama Transindo adalah perusahaan atau perorangan yang akan melakukan kegiatan ekspor yang akan disebut eksportir. Tugas dari PT. Inti Duta Dwitama Transindo sebagai Freight Forwarding adalah mengurus dan menyelenggarakan semua kepentingan eksportir dengan surat kuasa. Kegiatan ekspor sekarang ini sedang meningkat, sementara pengetahuan mengenai syarat dari ekspor sendiri kurang banyak diketahui oleh eksportir. Jasa yang ditawarkan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo lebih luas cakupannya dibanding dengan perusahaan pengiriman saja atau ekspedisi. Pembiayaan dari setiap pengeluaran untuk keperluan pengurusan dokumen sampai pengiriman akan ditanggung terlebih dahulu oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Oleh karena itu pengeluaran kas perlu perincian yang tepat sehingga dapat dikontrol. Selain itu pembayaran atas jasa yang sudah diterima eksportir biasanya akan dilakukan secara kredit, sehingga jumlah piutang pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo nilainya cukup besar. Untuk PT. Inti Duta Dwitama Transindo, Pencatatan dan penagihan piutang pada eksportir perlu lebih diperhatikan untuk memperkecil piutang tak tertagih di masa depan. Dengan meningkatnya jumlah transaksi order yang diterima perusahaan, maka membuat kebutuhan perusahaan untuk menggantikan cara kerja dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka perusahaan pun dapat meningkatkan daya saing terhadap perusahaan pesaing. Perlu adanya perbaikan internal kontrol di PT. Inti Duta Dwitama Transindo dalam proses pengeluaran kas pada sistem yang
3 berjalan saat ini. Belum adanya prosedur baku dalam hal pembuatan job deskripsi untuk aktivitas karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Melalui penelitian ini, diharapkan sistem yang berjalan saat ini dapat dianalisa. Dari analisa tersebut, maka masalah-masalah yang ada saat ini dan bahkan akan timbul nantinya dapat diidentifikasi sehingga kemudian akan dapat dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha yang sesuai dan dapat membantu PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Oleh karena itu, akan disusun Karya ilmiah dengan judul : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN PIUTANG USAHA PADA PT. INTI DUTA DWITAMA. 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Dalam Karya ilmiah ini, ruang lingkup penelitiannya hanya dibatasi pada proses bisnis dan analisa Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha yang sudah ada yang meliputi : 1. Ruang lingkup Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo hanya pada pengeluaran kas untuk pembiayaan mengurus dan menyelenggarakan semua kepentingan eksportir (proses ekspor). Sedangkan pada piutang usaha hanya yang timbul akibat eksportir membayar tagihan atas jasa dengan kredit. 2. Tidak mencakup prosedur denda akibat telat atau menunggak pembayaran piutang oleh eksportir. 3. Tidak mencakup prosedur pembatalan eksportir atas jasa yang diminta sebelumnya.
4 4. Pencatatan data pengeluaran kas untuk pembiayaan mengurus dan menyelenggarakan semua kepentingan eksportir. Serta pencatatan saat piutang usaha muncul sampai penagihan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk : 1. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dalam proses pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo. 2. Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam proses menyelenggarakan pengeluaran kas untuk transaksi ekspor, terutama yang berhubungan pada piutang usaha perusahaan. 3. Merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha yang baru dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sebagai perbaikan dari sistem yang berjalan pada PT. Inti Duta Dwitama. Adapun manfaat yang diharapkan adalah : 1. Membantu pihak manajemen dalam menangani masalah-masalah yang timbul khususnya terkait dengan proses pengeluaran kas dan piutang usaha di perusahaan. 2. Membantu organisasi agar mampu menerapkan daya saing yang lebih kompetitif dengan meningkatkan Sistem Informasi Akuntansi yang terintegrasi dengan baik berkaitan dengan proses pengeluaran kas dan piutang usaha. 3. Membantu organisasi dalam meningkatkan pengendalian intern untuk proses pengeluaran kas. Serta membantu dalam proses pengelolaan piutang usaha
5 yang dimiliki sehingga penerimaan kas dapat lebih dimanfaatkan dengan optimal. 4. Membantu para pengguna sistem informasi pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta Dwitama dalam hal penyediaan informasi yang tentunya untuk mendukung pengambilan keputusan berkaitan dengan hal pengeluaran kas dan piutang usaha perusahaan. 1.4 Metodologi Penelitian, Analisis dan Perancangan Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan Karya ilmiah ini adalah : 1. Metode pengumpulan data dan informasi a. Studi Literatur (Library Research). Teori-teori dan informasi yang dikumpulkan merupakan hasil pencarian dari buku-buku, penelitian ilmiah, serta penelaahan informasi dari sumber-sumber lainnya. b. Penelitian Lapangan (Field Research). Data dan informasi dikumpulkan dengan melakukan survey terhadap perusahaan serta wawancara dengan pihak-pihak terkait. c. Wawancara (Interview). Dilakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait (karyawan PT. Inti Duta Dwitama Transindo) untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan.
6 2. Metode Analisa dan Perancangan Metodologi ini membahas mengenai analisis sistem yang saat ini sedang berjalan dan perancanagan sistem baru yang diusulkan, meliputi analisis dan perancangan sistem berorientasi objek dengan menggunaan metode menurut buku Mathiassen. 1.5 Sistematika Pembahasan Untuk memudahkan penyusunan Karya ilmiah ini, maka penyajiannya dikelompokkan menjadi 5 bab. Uraian untuk masing-masing bab adalah sebagai berikut. BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan pendahuluan dalam penyusunan Karya ilmiah, dimana membahas mengenai latar belakang, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematika penulisan Karya ilmiah. BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab kedua ini akan diberikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Adapun teori-teori tersebut meliputi teori freight forwading yang terkait dengan judul Karya ilmiah, sistem pengendalian intern, sistem informasi akuntansi, database, dan perancangan sistem informasi berorientasi objek.
7 BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dipaparkan mengenai latar belakang perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan pembagian tugas, dokumen dan fungsi yang terkait, analisis sistem yang berjalan, analisis temuan hasil survey, dan usulan untuk mengatasi permasalahan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN PIUTANG USAHA YANG DIUSULKAN Pada bab ini akan diusulkan solusi perbaikan pada perubahan prosedur dan dibuat rancangan sistem yang baru dengan melakukan architectural design dan component design. Yang diharapkan mampu untuk meminimalisasi kelemahan dan kekurangan pada sistem yang lama sesuai dengan hasil evaluasi sistem berjalan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir ini akan diisi mengenai simpulan secara keseluruhan terhadap hasil evaluasi sistem yang berjalan pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo dan akan diberikan beberapa saran perbaikan agar manajemen mampu mengatasi semua kelemahan sebagaimana hasil evaluasi.