OPTIMALISASI KOORDINASI PENDATAAN PENDUDUK RENTAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KABUPATEN/KOTA SE-PROVINSI KEPULAUAN RIAU OLEH : MAISURO, S.SOS NIP. 19740518 200012 2 008 Tanjungpinang, November 2014
LATAR BELAKANG Undang undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan Tupoksi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Bidang Pendaftaran Penduduk Belum adanya Data Penduduk Rentan di Provinsi Kepulauan Riau dikarenakan kurangnya Koordinasi antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Kepulauan Riau dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota
Dalam Undang undang Nomor 24 tahun 2013 juga dikatakan bahwa Pemerintah Provinsi berkewajiban dan bertanggungjawab menyelenggarakan urusan Administrasi kependudukan, yang dilakukan dengan kewenangan meliputi : 1. Koordinasi penyelenggara Administrasi Kependudukan; 2. Pemberian Bimbingan, Supervisi, dan Konsultasi Pelaksanaan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil; 3. Pembinaan dan Sosialisasi penyelenggara Administrasi Kependudukan;
4.Pengelolaan dan Penyajian data Kependudukan berskala Provinsi 5.koordinasi Pengawasan atas Penyelenggaraan Administrasi Kepndudukan
TUJUAN PROYEK PERUBAHAN Jangka Pendek : 1. Terlaksananya RapatKoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab/kota dan Instansi terkait. 2. Terbentuknya SK Tim Koordinasi pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan di Provinsi Kepulauan Riau melalui Surat Keputusan Gubernur.
Jangka Menengah : 1. Terwujudnya data penduduk rentan administrasi kependudukan dikabupaten/kota. 2. Terselenggaranya Pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan dikabupaten/kota. 3. Terwujudnya dokumen kependudukan bagi penduduk rentan administrasi kependudukan (Penduduk korban bencana alam/social, orang terlantar dan komunitas terpencil) Jangka Panjang : Terwujudnya tertip administrasi kependudukan ditingkat Kabupaten/Kota.
MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Melalui rencana aksi proyek perubahan, manfaat yang dapat diambil oleh organisasi adalah: 1. Terjalinnya system koordinasi yang baik dengan kabupaten/kota 2. Teredianya data penduduk rentan yang akurat se Provinsi Kepri 3. Tertibnya administrasi kependudukan khususnya bagi penduduk rentan di Provinsi Kepulauan Riau
RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proyek perubahan tertuang dalam lingkup pekerjaan sebagaiberikut : 1. Melakukan koordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten/Kota 2. Menyiapkan pembentukan tim koordinasi Pendataan Penduduk Rentan. 3. Mengadakan rapat koordinasi dengan Kabupaten/Kota serta dinas dan istansi terkait dalam rangka menyusun SK Gubernur tentang koordinasi pendataan penduduk rentan di Provinsi Kepulauan Riau
OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN Output kunci yang dihasilkan oleh proyek perubahan ini adalah : 1. Terbentuknya Surat Keputusan(SK) Tim penyusun untuk mendukung Proyek Perubahan yaitu keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Kepulauan Riau Nomor 64 Tahun 2014 2. Terlaksananya rapat koordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 7 (tujuh) Kabupaten/Kota serta intansi terkait dalam rangka menyusun SK Gubernur tentang Tim Optimalisasi Koordinasi Pendataan Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan dikabupaten/kota se- Provinsi Kepulauan Riau
3. Terbentuknya Surat Keputusan (SK) Tim untuk mendukung proyek perubahan yaitu keputusan Gubernur Kepulaun Riau Nomor 1205 tahun 2014 tanggal 30 oktober 2014 tentang Tim Koordinasi Pendataan Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan bagi Penduduk Korban Bencana Alam, Penduduk Korban Bencana Sosial, orang Terlantar dan Komunitas Terpencil
FAKTOR KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN Keberhasilan pencapaian pelaksanaan proyek perubahan tersebut ditentukan beberapa faktor kunci, yaitu : 1. Bimbingan Mentor dan Coach; 2. Pemberdayaan tim yang efektif; 3. Kesadaran yang tinggi seluruh Stakeholder terhadap pendataan penduduk rentan di Kabupaten/Kota; 4. Dukungan Stakeholder; 5. Pelaksanaan setiap tahapan (milestones);
KENDALA IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN PermasalahanEksternal Permasalahan eksternal yang terjadi adalah sebagai berikut : Tidak tersedianya anggaran di Kabupaten/Kota sehingga pendataan penduduk rentan tidak bisa dilaksanakan. Respon yang kurang dari intansi pelaksana di Kabupaten/Kota dalam melaksanakan pendataan penduduk rentan. Permasalahan Internal Jumlah Sumber Daya Manusia yang masih kurang.
INSTRUMEN DAN STRATEGI MENGATASI PERMASALAHAN Strategi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan eksternal dan internal sebagai berikut : 1. Untuk Tahun 2015 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Kepulauan Riau akan melaksanakan Kegiatan Pelatihan Pendataan Penduduk Rentan kepada 7 (tujuh) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dan telah di anggarkan untuk Tahun 2015.
2. Dalam waktu akan datang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Kepulauan Riau berupaya akan membangun sistem On-Line antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Kepulauan Riau dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota. 3. Dukungan anggaran dari Pemerintah Provinsi sangat diharapkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota sehingga Pendataan Penduduk Rentan akan terlaksana.
KESIMPULAN 1. Visi Area Perubahan Yaitu dengan terus melakukan kegiatan Koordinasi yang optimal dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 7 (tujuh) Kabupaten/Kota serta instansi terkait sehingga koordinasi dapat berjalan dengan baik dan lancar guna terciptanya koordinasi yang efektif. 2. Korelasi Area Perubahan dengan Tupoksi Dengan melakukan fungsi Koordinasi Pendataan Penduduk Rentan di Kabupaten/Kota se-provinsi Kepulauan Riau sehingga pendataan tersebut dapat dilaksanakan oleh Kabupaten/Kota.
3. Strategi Komunikasi Yaitu melakukan pencapaian pada proyek perubahan terus berjalan lancar dengan melakukan komunikasi melalui koordinasi baik lewat telpon dan rapat rapat koordinasi dengan mengundang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota 4. Tim Efektif Capaian proyek perubahan perubahan akan apabila dilakukan suatu kerjasama dan koordinasi dengan tim internal yang baik antara penulis dengan tim proyek perubahan, sehingga dalam capaian proyek perubahan benar benar mendapatkan hasil sesuai harapan bersama.
REKOMENDASI 1. Diharapkan dukungan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota sehingga pendataan penduduk rentan Administrasi Kependudukan pada Kabupaten/Kota bisa dilaksanakan pada tahun yang akan datang sehingga data penduduk rentan Administrasi KependudukandiProvinsi Kepulauan Riau tersedia. 2. Agar diusulkan kepada Tim Anggaran untuk dianggarkan pada tahun yang akan datang sebagai Tim yang melaksanakan Pendataan.
3. Sistem Data Kependudukan bagi Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan yang bersifat manual dapat ditingkatkan pada sistem yang bersifat Teknologi Informasi (TI).
Terima Kasih Atas Perhatiannya