BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Proses Bisnis Pada pihak masing-masing guru mengadukan pengaduan kerusakan fasilitas kelas, laboratorium dan lab.komputer pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi setiap minggu. Guru permohonan perbaikan pada bagian sarana dan prasarana dan setelah itu bagian sarana dan prasarana akan melakukan pengontrolan terhadap ruang kelas, laboratorium dan lab.komputer tersebut. Jika ada kerusakan akan ditindak lanjuti kepada kepala kebagian umum. Setelah itu, bagian sarana akan mendapatkan barang atau perbaikan barang. Kemudian, bagian pembelian akan memberikan nota pembelian barang, peralatan, maupun perlengkapan baru kepada bagian umum, dan juga surat form perbaikan sebagai laporan. Kekurangan dari pada sistem berjalan pengaduan penggunaan fasilitas pada sekolah Cinta Kasih Tzu Chi adalah terlalu lamanya proses dari pengajuan perbaikan dan/pembelian fasilitas baru sampai diterimanya dan/diperbaikinya yang dibutuhkan. Hal ini tentu dapat menggangu aktifitas dalam hal belajar mengajar pada sekolah tersebut. Selain itu, data seperti surat pengajuan, data laporan, serta surat keputusan masih menggunakan sistem tulis menulis manual, hal ini mengakibatkan data yang dicatat dapat hilang atau rusak. Dari informasi yang didapat dari sistem pengaduan penggunaan fasilitas pada sekolah Cinta Kasi Tzu Chi tersebut, maka diharuskannya adanya sistem yang terkomputerisasi mengenai aplikasi pengaduan penggunaan fasilitas pada sekolah Cinta Kasih Tzu Chi. Dengan demikian, diharapkan dapat memberikan informasi yang akurat bagi para divisi dalam pengambilan keputusan mengenai pengaduan penggunaan fasilitas pada sekolah Cinta Kasih Tzu Chi. Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang ada, untuk merancang suatu aplikasi yang baik diperlukan beberapa persiapan seperti menentukan kebutuhan dari aplikasi yang akan dibuat agar sistem dapat berjalan sesuai kebutuhan yang diinginkan. Salah satunya merancang Aplikasi Pengaduan Penggunaan Fasilitas Pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi. 33
34 Seperti yang kita ketahui penggunaan perangkat Smartphone kini tidaklah lagi berfungsi hanya untuk telepon atau SMS (Short Masssege Service) saja. Banyak fitur yang bisa digunakan seperti membuka internet, mendengarkan musik, foto serta fitur-fitur canggih lainnya, termasuk dalam lingkungan Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi dalam penggunan fasilitas kelas sering mengalami kerusakan pada meja, kursi, papan tulis, komputer dan aboratorium, cara yang digunakan masih sangat manual dalam pengaduan fasilitas dengan cara mengisi form perbaikan yang telah disediakan dari pihak sekolah untuk diajukan kepada pihak sarana dan prasarana. Sehingga pengaduan ini sangatlah memakan waktu pengajaran yang sedang berjalan, serta lamanya pemerosesan dalam perbaikan fasilitas, maka dibuat aplikasi pengaduan pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi. 3.2 Analisa Kebutuhan Dalam melakukan peelitian, dibutuhkan beberapa komponen yang mendukung terhadap keberhasilan penelitian ini yaitu : 1. Perangkat Lunak (Software) a. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate b. Eclipse c. Android Emulator 2. Perangkat Keras (Hardwere) a. Notebook pribadi 3.3 Struktur Organisasi Dalam setiap organisasi maupun perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk mempermudah dalam melakukan koordinasi. Struktur organisasi adalah gambaran skematik tentang hubungan-hubungan, kerjasama diantara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
35 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi Fungsi-fungsi pengelola dari struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Direktur Direktur bertugas sebagai koordinator, komunikator, dan pengambil keputusan. Selain itu, direktur juga bertugas untuk mengelola dan menjadi eksekutor dalam menjalankan organisasi atau perusahaan yang dipimpinnya. 2. Sekretaris Membantu dan bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengarsipan surat-surat masuk dan keluar. Selain itu, sekretaris juga membantu menyusun dan mengklasifikasikan data administrasi ketenagakerjaan sekolah yang meliputi data guru/staf/karyawan dan pengurus sekolah yang lainnya. Sekretaris juga bertugas dalam mengatur jadwal Direktur.
36 3. Kepala Sekolah Membimbing dan mengkoordinasi guru dalam hal menyusun dan melaksanakan program pengajaran, mengevaluasi hasil belajar dan melaksanakan program pengajaran. 4. Wakil Kepala Sekolah Wakil kepala sekolah bertugas untuk membantu kepala sekolah dalam melaksanakan kegiatannya seperti, pengorganisasian, pengarahan, menyusun perencanaan, serta membuat program kegiatan dan pelaksanaan program pengajaran. 5. Bagian Umum Bagian umum berfungsi untuk menjaga, mendata dan merawat seluruh aset yang ada pada sekolah. 6. Bagian Keuangan Bagian keuangan bertanggung jawab atas segala aktifitas keuangan yang mempunyai tugas utama melakukan pengaturan, transaksi, dab membuat laporan keuangan. 7. Bagian Sarana dan Prasarana Bagian sarana dan prasarana mempunyai tugas dalam pengumpulan, pencatatan, dan inventarisasi data sarana dan prasarana dan aset maupun perlengkapan di lingkungan sekolah. 8. Wali Kelas Wali kelas bertanggung jawab atas pengelolaan kelas serta penyelenggaraan administrasi kelas seperti, denah tempat duduk siswa, papan absensi, buku absensi, dll. 9. Tenaga Pengajar Tenaga pengajar atau guru bertanggung jawab dan memiliki tugas dalam melaksanakan kegiatan proses belajar dan mengajar. 10. Guru Bimbingan Konseling Guru BK (Bimbingan Konseling) mempunyai tugas dalam penyusunan dan pelaksanaan program bimbingan dan konseling kepada siswa, serta memberikan koordinasi kepada wali kelas untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi siswa tentang kesulitan belajar.
37 11. Logistik Pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi bagian logistik bertanggung jawab dan memiliki tugas dalam pengelolaan stok aset, peralata, dan perlengkapan kepada unit kerja untuk menunjang pelaksanaan kegiatan sekolah. 12. IT Support IT Support bertugas untuk melakukan perbaikan serta pemeliharaan dalam bidang IT. 13. Engineering Bagian ini bertugas untuk melakukan perbaikan serta pemeliharaan dalam hal teknis seperti perbaikan telepon, serta perbaikan kelistrikan. 14. Kasir Kasir bertanggung jawab atas penerimaan atau pemasukkan uang sekolah, pembangunan, dll. Selain itu, kasir bertugas mengeluarkan uang seperti membayar gaji karyawan atas instruksi bagian keuangan. 15. Koperasi Mengelola usaha koperasi pada sekolah Cinta Kasih Tzu Chi. 3.3.1 Use Case Proses Bisnis Berikut ini merupakan use case proses bisnis pada sistem pengaduan penggunaan fasilitas pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi : Gambar 3.2 Use Case Proses Bisnis Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi
38 Table 3.1 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Penggunaan Fasilitas ID : UC-01 Priority : Hight Penggunaan Fasilitas Guru Use Case ini menjelaskan bagaimana Guru sebagai pengguna fasilitas - Guru sebagai pengguna fasilitas kelas. Guru input data penggunaan fasilitas. Table 3.2 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Input Data Pengaduan Perbaikan Fasilitas ID : UC-02 Priority : Hight Input data Pengaduan Perbaikan Fasilitas Guru Use Case ini menjelaskan bagaimana guru melakukan laporan pengaduan perbaikan fasilitas. - Guru melakukan laporan pengaduan perbaikan pada pihak sarana dan prasarana, Kemudian pihak sarana dan prasarana mengisi form perbaikan yang telah disediakan. Memberitahu kepada bagiaan sarana dan prasarana.
39 Table 3.3 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Input Data Pengaduan Penggantian Fasilitas ID : UC-03 Priority : Hight Input Data Pengaduan Penggantian Fasilitas Guru Use Case ini menjelaskan bagaimana guru melakukan laporan pengaduan penggantian fasilitas. Pengguan fasilitas. Guru melakukan laporan pengaduan penggantian pada pihak sarana dan prasarana, Kemudian pihak sarana dan prasarana mengisi form penggantian yang telah disediakan. Memberitahu kepada bagian sarana dan prasarana. Table 3.4 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Lihat Laporan ID : UC-04 Priority : Hight Melihat Pengecekan Laporan Sarana dan Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana sarana dan prasarana melihat pengecekan laporan. Menerima laporan. Pihak sarana dan prasarana melihat pengecekan laporan pengaduan yang berikan oleh guru. Mencetak laporan.
40 Table 3.5 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Mengajukan Form Perbaikan Fasilitas ID : UC-05 Priority : Hight Mengajukan Form Perbaikan Fasilitas Sarana dan Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana sarana dan prasarana Mengajukan Form Perbaikan Fasilitas. Guru melakukan pengaduan perbaikan fasilitas. Sarana dan Prasarana membuat atau mengisi form perbaikan fasilitas lalu mengajukanya kebagian umum. Memberikan form perbaikan kepada kepala bagian umum. Table 3.6 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Mengajukan Form Pengantian Fasilitas ID : UC-06 Priority : Hight Mengajukan Form Pengantian Fasilitas Sarana dan Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana sarana dan prasarana Mengajukan Form Pengantian Fasilitas. Guru input data pengaduan penggantian fasilitas. Sarana dan Prasarana membuat atau mengisi form penggantian fasilitas lalu mengajukanya kebagian umum. Membuat atau mengisi form penggantian fasilitas lalu mengajukanya kebagian umum.
41 Table 3.7 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Menerima Form Perbaikan ID : UC-07 Priority : Hight Menerima Form Perbaikan Bagian Umum Use Case ini menjelaskan bagaimana Bagian Umum Menerima Form Perbaikan. Pengajuan form perbaikan. Bagian umum menerima form perbaikan fasilitas. Menindak lanjuti perintah perbaikan. Table 3.8 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Menerima Form Penggantian ID : UC-08 Priority : Hight Menerima Form Penggantian Bagian Umum Use Case ini menjelaskan bagaimana Bagian Umum Menerima Form Penggantian. Pengajuan form penggantian. Bagian umum menerima form penggantian fasilitas. Menindak lanjuti perintah penggantian.
42 Table 3.9 Deskripsi Use Case Diagram Berjalan Mengelola Data Fasilitas ID : UC-09 Priority : Hight Mengelola Data Fasilitas Bagian Umum Use Case ini menjelaskan bagaimana Bagian Umum Mengelola Data Fasilitas. Menerima laporan. Bagian umum mengelolah data fasilitas. Cetak data laporan. 3.2.2 Activity Diagram Proses Bisnis Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Bisnis
43 3.4 Perancangan Aplikasi Yang Diusulkan Perancangan Aplikasi Pengaduan Fasilitas Pada Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi Berbasis Android adalah sebuah perancangan aplikasi yang akan membantu sebuah sekolah dalam melakukan pengaduan penggunaan fasilitas kelas yang sering mengalami kerusakan pada meja, kursi, papan tulis, laboratorium dan lab. Komputer yang akan diaplikasikan pada smartphone berbasis android. Berikut ini merupakan perancangan Use Case Diagram sistem usulan sebagai berikut: 3.4.1 Use Case Diagram Usulan Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Usulan Sekolah Cinta Kasih Tzu Chi
44 Table 3.10 Deskripsi Use Case Diagram Usulan Login ID : UC-10 Priority : Hight Login Guru dan Sarana,Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana guru dan sarana,prasarana harus melakukan login agar dapat masuk kedalam aplikasi. - User login dengan cara memasukan username dan password agar dapat masuk kedalam aplikasi User masuk aplikasi. Table 3.11 Deskripsi Use Case Diagram Usulan Input Pengaduan Fasilitas ID : UC-11 Priority : Hight Melakukan Input Pengaduan Fasilitas Guru Use Case ini menjelaskan bagaimana guru Melakukan Input Pengaduan Fasilitas. Fasilitas mengalami kerusakan. Guru melakukan input data pengaduan kerusakan fasilitas kedalam sistem. Guru mengirimkan data kepada bagian sarana dan prasarana.
45 Table 3.12 Deskripsi Use Case Diagram Usulan Mengajukan Perbaikan Fasilitas ID : UC-12 Priority : Hight Mengajukan Perbaikan Fasilitas Sarana dan Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana Sarana dan Prasarana Mengajukan Perbaikan Fasilitas. Bagian Sarana dan Prasarana mendapatkan detail data dari pengaduan fasilitas. Bagian Sarana dan Prasarana menindak lanjuti pengajuan perbaikan kepada kepala bagian umum. Memberikan data kepada kepala bagian umum. Table 3.13 Deskripsi Use Case Diagram Usulan Mengajukan Penggantian Fasilitas ID : UC-13 Priority : Hight Mengajukan Penggantian Fasilitas Sarana dan Prasarana Use Case ini menjelaskan bagaimana Sarana dan Prasarana Mengajukan Penggantian Fasilitas. Bagian Sarana dan Prasarana mendapatkan detail data dari pengaduan fasilitas. Bagian Sarana dan Prasarana melakukan pengajuan penggantian kepada kepala bagian umum. Memberikan data kepada kepala bagian umum.
46 3.4.2 Activity Diagram Usulan Login Gambar 3.5 Activity Diagram Usulan Login User melakukan login dengan memasukan username dan password jika ingin melakukan pengaduan fasilitas.
47 3.4.3 Activity Diagram Usulan Guru Input Data Pengaduan Fasilitas Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Guru Input Data Pengaduan Fasilitas Guru masuk kedalam menu lalu pilih kelas dan ruangan untuk input data pengaduan kerusakan dan mengisi form dan foto sebagai bukti kerusakan fasilitas.
48 3.4.4 Activity Diagram Usulan Sarana dan Prasarana Menampilkan Pengaduan dan Melakukan Pengajuan Perbaikan dan Penggantian Kerusakan Fasilitas Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Sarana dan Prasarana Menampilkan Detail Pengaduan dan Melakukan Pengajuan Perbaikan dan Penggantian dan foto sebagai bukti Kerusakan Failitas Sarana dan Prasarana login lalu ke menu utama dan input pengaduan dan mengirim pengajuan perbaikan dan penggantian fasilitas.
49 3.4.5 Sequence Diagram Usulan Login Gambar 3.8 Squence Diagram Login User buka halaman login, kemudian mengisi username dan password, jika bener akan muncul kehalaman utama. Jika salah akan kembali kehalaman login. 3.4.6 Sequence Diagram Usulan Input Pengaduan Fasilitas Gambar 3.9 Squence Diagram Input Pengaduan Fasilitas
50 Guru membuka halaman utama pilih unit, kemudian muncul pilihan unit dan halaman ruang dan kemudian guru mengisi form pengaduan fasilitas. 3.4.7 Tampilan Detail Menu Aplikasi Pengaduan Penggunaan Fasilitas Tampilan dibawah ini adalah rancangan antar muka detail pengaduan pengguanaan fasilitas pada sekolah cinta kasih tzu chi. Disini user dapat melakukan input data pengaduan fasilitas. Gambar 3.10 Tampilan Detail Menu Aplikasi Pengaduan Penggunaan Fasilitas
51 3.4.8 Tampilan Layar Menu Login Tampilan dibawah ini adalah rancangan antar muka Halaman Login. Gambar 3.11 Tampilan Layar Menu Login
52 3.4.9 Tampilan Layar Hasil Laporan Tampilan dibawah ini adalah rancangan antar muka halaman hasil laporan pada aplikasi pengaduan penggunaan fasilitas. Gambar 3.12 Tampilan Layar Hasil Laporan