TRACER STUDY UNIVERSITAS BAWIJAYA 2013 JOP PLACEMENT CENTRE JUNI 2013
PENDAHULUAN Kegiatan tracer study merupakan salah satu kegiatan yang mempunyai nilai sangat strategis dalam pengembangan sebuah perguruan tinggi. Universitas Brawijaya (UB) yang merupakan salah satu universitas negeri terkemuka di Indonesia dituntut untuk selalu mempebaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Upaya yang telah dilakukan itu dimaksudkan sebagai langkah untuk memperbaiki mutu lulusan yang mampu menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman. Guna mencapai lulusan dengan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan pasar, diperlukan tracer study. Hasil tracer study digunakan sebagai dasar untuk perkembangan sarana dan prasarana proses belajar mengajar agar lulusan UB dapat terserap di pasar kerja dengan maksimal. Tracer study merupakan salah satu upaya yang diharapkan dapat menyediakan informasi untuk mengevaluasi hasil pendidikan di UB. Informasi ini digunakan untuk pengembangan lebih lanjut dalam menjamin kulitas pendidikan. Dengan kegiatan tracer study diharapkan UB mendapatkan informasi indikasi kekurangan pelaksanaan program studi dan menyediakan dasar-dasar pelaksanaan perencanaan dimasa depan. Untuk itu informasi keberhasilan profesionalisme (karier, status, pendapatan) dari para alumni sangat diperlukan. Demikian pula informasi terhadap pengetahuan dan keahlian yang relevan (hubungan antara pengetahuan dan keahlian dengan kebutuhan kerja, ruang lingkup pekerjaan, posisi professional) juga diperlukan. Para alumni diharapkan juga dapat memberikan penilaian tentang kondisi dan regulasi belajar yang mereka alami dalam masa belajar setelah dikaitkan dengan dunia kerja yang mereka hadapi. Dokumen tracer study dapat bermanfaat bagi pengguna maupun pengelola UB. Bagi para pengguna UB diharapkan dengan adanya hasil tracer study dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan apakah akan menggunakan UB sebagai tempat pilihan untuk belajar atau tidak. Bagi pengelola UB diharapkan dapat mermanfaat untuk menentukan strategi dan orientasi pendidikan, melakukan perbaikan teknis penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran sehingga lulusan menjadi semakin baik dalam kapasitas intelektualnya, ketrampilan maupun akhlak dan kepribadiannya. Disisi lain hasil tracer study ini diharapkan sebagai dasar dalam pengembangan kualitas proses pembelajaran dan evaluasi pembelajaran serta pengembangan manajemen pendidikan. Dengan perbaikan yang terus menerus terhadap aspek-aspek tersebut maka diharapkan pendidikan di UB akan lebih efektif, efisien dan produktif. TUJUAN TRACER STUDY Kegiatan tracer study ini mempunyai tujuan untuk memperoleh umpan balik dari para alumni yang bisa dikategorikan dalam tujuan akademik dan non-akademik. Untuk tujuan akademik, umpan balik yang berasal dari para alumni tersebut dapat dipergunakan untuk memperbaiki sistem dan isi pembelajaran di internal UB. Sedangkan untuk tujuan non akademik, umpan balik dari para alumni diharapkan agar UB mampu melakukan evaluasi serta pengembangan kurikulum, serta keperluan infrastruktur yang sesuai dengan tujuan pendidikan dalam rangka memenuhi harapan para pemangku kepentingan (stakeholder) dan kebutuhan pasar.
MANFAAT TRACER STUDY Manfaat dari kegiatan tracer study ini antara lain ialah: 1. Dapat mengintegrasikan kegiatan tracer study yang dilakukan oleh fakultas, jurusan, dan program studi, sehingga efisiensi dan efektifitas waktu dan biaya dalam perencanaan dan pelaksanaan tracer study bisa dicapai. Kegiatan tracer study yang dilakukan sudah terintegrasi dan data yang dikumpulkan sudah merupakan data seluruh alumni (sensal) tahun 2011. 2. Mengoptimalkan teknologi sisem informatikan yang dimiliki UB. 3. Mengoptimalkan sisem SIAKAD dan Database Alumni yang tersedia. 4. Sebagai Bahan pertimbangan guna melakukan perbaikan system pendidikan dan pengajaran di UB. 5. Sebagai bahan pertimbangan guna meningkatkan peringkat lulusan UB secara nasional. METODE PELAKSANAAN Tracer study yang dilakukan di UB pada tahun 2013 akan digunakan metode yang telah dikembangkan oleh INCER (International Center for Higher Education Research) Kassel University Germany. Metode tracer study dilakukan secara online dengan menggunakan perangkat lunak QTAFI. Secara garis besar metode pelaksanaan yang akan ditempuh adalah sebagai berikut. 1. Pengembangan kuesioner tracer study online. Kuesioner merupakan revisi dari format kuesioner tracer study sebelumnya yang kemudian diubah dalam bentuk online. 2. Sosialisasi dan diskusi mengenal kuesioner dengan seluruh fakultas untuk memperoleh kesepakatan bersama mengenai kuesioner. 3. Pembentukan tim pelaksana tracer study. Tim tracer study minimal terdiri dari 6 (enam) orang. Personal yang diperlukan ialah: a. Ketua tim tracer study (dua orang Ketua dan Wakil Ketua/Seretaris) b. Anggota dengan keahlian IT (untuk setup dan menjalankan online questionnaire). c. Anggota untuk mengumpulkan data alumni (2 orang). d. Anggota untuk reminder (menghubungi alumni) satu orang. e. Pembantu pedukung lainnya. 4. Koleksi dan kompilasi data lulusan untuk cohort 2011 (alumni tahun 2011). Data didapat dari data SIAKAD, SIAM, dan Database Alumni. Data yang diperlukan terutama adalah data alamat, e-mail dan nomor telpon (rumah, kantor, dan telepon genggam). 5. Pelatihan pelaksanaan tracer study dari trainer Universitan Indonesia. Training yang dilakukan ialah bagaimana cara upload kuesioner di portal UB, cara menjalankan perangkat lunak QTAFI, dan cara mengolah data hasil kuesioner. 6. Pembuatan user name dan password untuk seluruh alumni 2011 yang merupakan calon responden. 7. Uploading Kuesioner Tracer study UB yang telah selesai untuk disebarkan secara online. 8. Pemberian informasi kepada alumni tahun 2011 melalui e-mail, website UB, dan media massa untuk prosedur pengisian kuesioner online, misalnya di alamat www.tracerstudy.ub.ac.id. 9. Monitoring jumlah questionnaire yang telah diisi. Untuk alumni yang belum mengisi kuisioner supaya diingatkan (reminder) oleh tim yang bertugas mengingatkan atau tim personal kontak.
10. Kontak personal (maksimal 3 kali) alumni 2011 untuk diminta kesediaannya serta diingatkan untuk mengisi kuesioner. Alumni yang sudah mengisi kuisioner akan diberi e-mail ucapan terimakasih dan selesai dikontak. 11. Setelah sampai batas yang telah ditentukan (misalnya dua bulan), maka online kuisioner ditutup dan data di download. Data yang telah di download merupakan basis data yang tidak boleh dibuka oleh siapapun kecuali dengan ijin Universitas. 12. Analisis kuisioner yang sudah diisi dapat langsung dilakukan karena proses pengisisan kuesioner sekaligus merupakan proses entri data. 13. Kegiatan pengumpulan data akan dilakukan 1 kali. Pengumpulan data akan dilakukan sekaligus untuk lulusan tahun 2011. 14. Pemrosesan data hasil dari kuesioner yang telah diisi. Data akan diolah dan ditampilkan sesuai dengan keperluan dari masing-masing fakultas. Pengolahan data yang telah di download kedalam bentuk data tabelarisdan data dalam bentuk grafik. Pengolahan data dimulai dengan data cleaning, representasi data dalam bentuk table dan grafik, analisa statistik, dan penulisan laporan. Data inilah yang disebarkan ke seluruh jurusan di masing-masing fakultas. 15. Seminar hasil akhir tracer study kepada seluruh fakultas. Seminar ini dilakukan sekaligus sebagai evaluasi dari hasil tracer study. ORGANISASI PELAKSANAAN Agar pelaksanaan kegiatan tracer study ini dapat berjalan lancar, maka perlu dibentuk organisasi pelaksanaan yang lengkap. Secara prinsip organigram dari kegiatan tracer study ini dapat dilihat pada gambar 1 di bawah. Gambar 1. Organisasi pelaksana tracer study di Universitas Brawijaya
Kegiatan tracer study ini dilakukan secara terpusat, dengan coordinator pelaksanaan ialah Job Placement Center Universitas Brawijaya (JPC-UB). Secara lengkap susunan organisasi pelaksanaan tracer study kali ini adalah sebagai berikut. Penaggung Jawab : Rektor Koordinator : Ketua JPC Ketua Pelaksana : Ketua Unit Tracer Study Wakil Ketua : Ketua Unit JPC Bendahara : Bendahara JPC Bidang IT : 2 (dua) orang yang bertugas mengupload dan mendownload kuesioner, mengolah password, dan mengelola data kuesioneryang telah diisi. Bidang administrasi : 2 (dua) orang yang bertugas mengumpulkan data alumni. Bidang komunikasi : 1 (satu) orang yang bertugas menghubungi alumni Tim Penyusun Kuesioner : Tim TS-JPC Disamping tim pelaksana, sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tracer study ini adalah sebagai berikut : a. Komputer desktop dua unit b. Printer ukuran A4 satu unit c. Telpon d. Meja kerja berikut