MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK LEMBAR SEBAR 05 MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK LEMBAR Edisi III - 2005 EDISI III - 2005 MATA MATA DIKLAT: KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI) PROGRAM KEAHLIAN: SEMUA PROGRAM KEAHLIAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN 2005 i ii
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... i ii I. PENDAHULUAN A. Deskripsi I. PENDAHULUAN... 1 A. Deskripsi... 1 B. Prasyarat... 2 C. Petunjuk Penggunaan Modul... 2 D. Tujuan Akhir... 4 E. Kompetensi... 4 F. Cek Kemampuan... 4 1. Soal Teori... 4 2. Soal Praktek... 5 II. KEGIATAN BELAJAR... 6 A. Kegiatan Pemelajaran... 6 B. Uraian Materi... 7 1. Mengenal lembar sebar... 8 2. Mengenal penunjuk sel lembar sebar... 13 3. Memasukkan dan mengedit data... 13 4. Menyalin, menempel dan memindah data... 15 5. Menata Tampilan Lembar Sebar... 15 6. Menggunakan rumus dan fungsi... 16 7. Mencetak Documen... 18 C. Test Formatif... 20 D. Jawaban Test Formatif... 21 Nama Modul Kode Kompetensi Ruang lingkup isi Kaitan Modul Hasil yang diharapkan : Mengoperasikan perangkat lunak lembar sebar : TIK.OP02.005.01 : a. Mempersiapkan perangkat lunak lembar sebar (Contoh : Ms.Excel, OppenOffice.org Calc) b. Mengenali menu c. Mengelola dokumen (membuat, membuka, menyalin) d. Melakukan editing sederhana lembar sebar (alignment, font dsb.) e. Melakukan editing kolom dan baris (menentukan lebar, tinggi, border dan shading) f. Menjalankan fitur-fitur copy, cut dan paste g. Menggunakan fungsi rumus dan fungsi h. Mencetak hasil pengolahan perangkat lunak lembar sebar i. Selesai bekerja dengan perangkat lunak lembar sebar : Modul ini merupakan modul kelima yang harus dikuasai oleh peserta didik setelah modul TIK.OP02.004.01 Mengeporasikan perangkat lunak pengolah kata dan sebelum modul TIK.OP02.006.01 Mengeporasikan penelusur web. : Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat : a. membuka dan menutup lembar sebar b. mengoperasikan fungsi menu-menu lembar sebar c. mengoperasikan menu-menu editing lembar sebar iii 1
Manfaat di Industri B. Prasyarat d. menggunakan rumus dan fungsi pada lembar sebar e. mengoperasikan perintah cetak pada lembar sebar : Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat : a. memahami cara mengoperasikan lembar sebar b. menghindari kesalahan editing dalam pengoperasian lembar sebar; c. mengoperasikan fungsi menu-menu yang ada pada lembar sebar; d. menggunakan rumus dan fungsi e. mencetak hasil pengolahan lembar sebar. 3. Setelah menyelesaikan modul ini, peserta didik dapat melanjutkan ke modul selanjutnya, yaitu TIK.OP02.006.01 Mengoperasikan penelusuran web. 4. Guru atau instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah dalam semua materi di modul ini, sehingga diharapkan dapat terjadi komunikasi timbal balik yang efektif dalam mempercepat proses penguasaan kompetensi peserta didik. Selanjutnya, peran guru dalam proses pemelajaran adalah : 1. membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar, utamanya dalam materi-materi yang relatif baru bagi peserta didik; 2. membimbing peserta didik melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar; Untuk mempelajari modul ini, maka unit kompetensi dan pengetahuan yang harus dikuasai sebelumnya adalah : TIK.OP02.004.01 Mengoperasikan perangkat lunak pengolah kata C. Petunjuk Penggunaan Modul Untuk peserta didik. 1. Pemelajaran yang dilaksanakan menggunakan sistem Self Based Learning atau sistem pemelajaran mandiri. Diharapkan seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan berbagai sumber selain modul ini, misalnya melalui majalah, media elektronik maupun melalui internet. 2. Dalam modul ini dituntut tersedianya bahan ajar yang lengkap yang meliputi : a. unit komputer yang siap digunakan; b. sistem operasi yang legal dan siap digunakan; c. buku manual perangkat lunak lembar sebar; d. SOP dalam pengoperasian lembar sebar. 3. membantu peserta didik dalam memahami konsep dan praktek dalam modul ini dan menjawab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar dan pencapaian jenjang pengetahuan peserta didik; 4. membantu peserta didik untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar; 5. mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan; 6. merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari dunia usaha untuk membantu jika diperlukan; 7. melaksanakan penilaian; 8. menjelaskan kepada peserta didik mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana pemelajaran selanjutnya; 9. mencatat pencapaian kemajuan peserta didik. 2 3
D. Tujuan Akhir Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat : 1. memahami konsep membuka, mengoperasikan dan menutup perangkat lunak lembar sebar; 2. mengoperasikan lembar sebar; 3. mencetak hasil pengolahan lembar sebar. C. max D. min 5. Langkah-langkah menyalin sebuah sel yang benar ialah : A. Kilk sel sumber Ctr+C Klik sel tujuan Ctr+V B. Kilk sel sumber Ctr+A Klik sel tujuan Ctr+P C. Kilk sel sumber Ctr+V Klik sel tujuan Ctr+C D. Kilk sel sumber Ctr+D Klik sel tujuan Ctr+V E. Cek Kemampuan Apabila anda dapat menjawab seluruh soal dibawah ini, anda disilakan untuk langsung mengambil Unit Kompetensi TIK.OP02.006.01 Mengoperasikan penelusur web 1. Soal Teori 1. Yang manakah dibawah ini yang bukan merupakan perangkat lunak pengolah angka (lembar sebar) A. Lotus 123 B. Microsoft Excel C. Open Office.org Calc D. Microsoft Outlook 2. Tombol untuk mengabsolutkan cell (mengabsolutkan rumus) : A. F1 B. F2 C. F3 D. F4 3. Tombol untuk menghapus isi sebuah cell: A. delete B. backspace C. insert D. esc 4. Fungsi dibawah ini yang bekerja untuk menjumlah adalah A. sum B. average 4 5
2. Soal Praktek Soal praktek modul ini didasarkan kepada Satuan Acara Pemelajaran (SAP) Kompetensi TIK.OP02.005.01. Seluruh kegiatan praktek pada SAP tersebut harus diikuti dengan hasil uji kompetensi lulus II. KEGIATAN BELAJAR A. Tujuan Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat: a. memahami konsep membuka, membuka dan menutup perangkat lunak lembar sebar; b. mengoperasikan lembar sebar; c. mencetak hasil pengolahan lembar sebar. B. Uraian Materi Uraian materi mengeporasikan perangkat lunak lembar sebar pada modul ini dibagi dalam 7 tutorial sebagai berikut : 6 7
1. Mengenal Lembar Sebar Memulai Lembar Sebar Berikut ini ditampilkan dua cara memulai operasi sreadsheet yang sering banyak digunakan: jauh berbeda begitu juga fungsi-fungsi tombol yang mirip. Kedua merupakan lembar sebar yang sering digunakan. Menggunakan Microsoft Excel 2. Klik Start 3. Klik Program 4. Klik Microsoft Excel Menggunakan Linux 1. Klik Main Menu / K Menu 2. Klik OpenOffice.org 3. Klik OpenOffice Calc Jendela Aplikasi Excel atau OpenOffice Calc akan terbuka, seperti berikut : Gambar 2. Jendela Aplikasi OpenOffice.org Calc Gambar 1. Jendela Aplikasi Excel Sebagai perbandingan, gambar berikut ini adalah tampilan OpenOffice.org Calc dari linux. Jika dibandingkan dengan tampilan Microsoft Excel, tidak 8 9
Mengenal Bagian-bagian Lembar sebar (Contoh : Excel) (OpenOffice.org Calc dari linux memiliki bagian-bagian yang persis sama dengan Excel) sebar yaitu: Konsep WORKBOOK. Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet. Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman 1 ( sheet 1 ), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet 10 ) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbook dan halaman - halamannyanya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet. Penunjuk Cell Baris Baris Rumus AlAlamat Cell Baris Judul Baris Menu Scroll Bar Toolbar Kolom Membuka Buku Kerja Baru Apabila ingin membuka buku kerja (file) yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan memilih menu File, kemudian pilih New atau dengan menekan Ctrl+N (tekan tombol Ctr bersamaan dengan tombol huruf N) Apabila memerlukan lembar kerja yang baru pada buku kerja yang sedang digunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi sheet yang terletak dibawah lembar kerja, yang nama nya Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, dst. Lembar Kerja aktif Status bar Membuka Buku Kerja yang Pernah Disimpan File buku kerja yang telah tersimpan dapat dibuka dengan langkah berikut : 1. Pilih menu File, Open atau tekan Ctrl + O, hingga tampil kotak dialog open. Ketika Microsoft Excel atau OpenOffice Calc diaktifkan maka sebuah buku kerja (workbook) kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. Buku kerja baru tersebut terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) yang diwakili melalui tab lembar kerja (tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah. Jumlah Sheet dalam tiap workbook dalam ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C,D, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,. Sampai 65536. perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya Cell C5 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 5. 2. Klik Drive untuk memilih drive tempat data tersimpan 3. Klik salah satu file, misalnya Alat 4. Klik Open untuk membuka File dengan nama Alat. Agar kita dapat bekerja dengan Lembar sebar dengan lebih efektif, maka kita harus mengerti terlebih dahulu tentang konsep yang digunakan dalam lembar 10 11
Menutup Lembar Sebar 1. Klik tombol close (tombol X) yang terdapat paling sudut kanan atas jendela lembar sebar tersebut. Jangan salah dengan tombol X kedua. 2. Klik yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik no jika tidak ingin menyimpan. Atau menutupnya melalui baris menu : 1. Klik menu File 2. Klik Close, maka akan muncul pertanyaan apakah file akan disimpan sebelum ditutup. 3. klik yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik no jika tidak ingin menyimpan dokumen. Keluar dari Lembar Sebar Untuk mengakhiri bekerja dengan lembar sebar, langkahnya pilih menu File, kemudian klik Exit ; kalau buku kerja telah diadakan perubahan maka akan tampil kotak dialog seperti di atas. 2. Mengenal penunjuk sel lembar sebar (Cell Pointer) Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah. Tombol Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn Keterangan Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah Pindah satu sel ke bawah Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pindah satu layer ke atas Pindah satu layer ke bawah Pindah satu layer ke kiri Pindah satu layer ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya 3. Memasukkan dan mengedit data Setiap lembar sebar, termasuk Microsoft excel, pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan CELL. Contoh : E5 artinya pertemuan antara kolom E dan baris ke-5. Sedangkan RANGE adalah daerah tertentu ( kumpulan dari beberapa cell ). Contoh : A3:G3 (dibaca A3 sampai G3). Sekarang kita akan belajar memasukkan data data ke dalam worksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan data singkat dibawah ini : DATA YANG AKAN DIMASUKKAN No Nama Umur 1 Nia Kurniati 21 2 Nanda A 20 DATA SETELAH DIMASUKKAN 12 13
2. Tekan tombol F2. 3. Maka kursor akan berada pada kolom tersebut 4. Sekarang ganti i dengan y 5. Setelah selesai tekan enter. Yang anda ketik akan nampak di kotak ini, tekan Enter untuk memasukkan Menghapus Data 1. Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus. Selain dengan tombol kita dapat juga mengklik langsung cell yang bersangkutan. 2. Kemudian tekan tombol delete atau del 3. Maka isi cell akan dihapus. 4. Menyalin, menempel dan memindah data Menyalin dan Menempel Data Misalkan isi cell B2 akan disalin ke cell E2: 1. Pindahkan pointer ke cell B2 2. Klik menu edit, pilih copy (Ctrl + C). 3. Pindahkan pointer ke cell E2. 4. Klik menu edit, pilih paste (Ctrl + V) Memasukkan Data 1. Aktifkan program lembar sebar 2. Letakkan pointer di A1, ketik No, tekan enter 3. Penekanan enter akan membuat No melompat ke dalam worksheet (dalam contoh ini ke A1), dan pointer langsung lompat ke baris berikutnya, dalam contoh ini ke A2. Langsung ketik angka 1 4. Bawa pointer ke B1 dengan anak panah kanan, ketik Nama, tekan enter 5. Setelah di enter, pointer lompat ke B2, ketik Nia Kurniati enter 6. Bawa pointer ke C1 dengan anak panah kanan, ketik Umur enter 7. Pointer lompat ke C2, ketik 21 enter 8. dst. Mengedit Data Misalkan isi cell B2 yang berisi Nia Kurniati akan diedit menjadi Nia Kurniaty: 1. Pindahkan pointer ke cell B2 Memindahkan Data Misalkan isi cell B2 akan dipindahkan ke cell E2: 1. Pindahkan pointer ke cell B2 2. Klik menu edit, pilih cut (Ctrl + X). 3. Pindahkan pointer ke cell E2. 4. Klik menu edit, pilih paste (Ctrl + V) 5. Menata tampilan lembar sebar Meratakan tampilan data 1. Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang masing-masing isinya akan diubah perataannya. 2. Klik salah satu icon Align Left (rata kiri sel) icon Center (rata tengah) icon Right (rata kanan sel) pada toolbar formatting Membuat garis pembatas dan bingkai 1. Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai 2. Klik menu format 14 15
3. klik submenu Cells (Ctrl + 1) 4. Klik tab Border 5. Pada option Presets, pilih dan klik salah satu box di bawah ini: None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatasan dan bingkai Outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range Inside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range 6. Pada option Border, pilih dan Klik garis pembatas yang diinginkan 7. Pada box style, pilih dan Klik gaya tampilan garis yang diinginkan 8. Pada tombol drop_down Color, pilih dan Klik warna garis yang diinginkan 9. Klik tombol OK Mengatur format tampilan huruf 1. Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang isinya yang akan dibentuk 2. Klik menu Format 3. Klik submenu Cell (Ctrl + 1) 4. Tampil: Dialog box format cell 5. Klik tab Font 6. Pada tombol drop_down Font, pilih dan Klik jenis bentuk huruf yang diinginkan 7. Pada tombol drop_down Font Style, pilih dan klik gaya tampilan huruf yang diinginkan 8. Pada tombol drop_down Size, pilih dan klik ukuran huruf yang diinginkan 9. Pada tombol drop_down Underline, pilih dan klik bentuk garis bawah yang diinginkan 10. Pada tombol drop_down Color, pilih dan klik box warna huruf yang diinginkan 11. Pada option Effect, pilih dan klik box efek pencetakan yang diinginkan 12. Klik tombol Ok 6. Menggunakan rumus dan fungsi Menggunakan Rumus Rumus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu sel pada lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu. Lembar sebar dapat melakukan proses perhitungan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut : Tombol Nama Tombol Keterangan Fungsi + tanda plus penjumlahan - Tanda minus pengurangan * Tanda asterisk perkalian / Tanda solidus atau slash pembagian ^ Tanda circumflex accent perpangkatan Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan operator sebagai berikut: Pertama ^ Kedua / atau * Ketiga + atau Rumus yang diapit dengan tanda kurung akan diproses terlebih dahulu. Menulis Rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=). Setiap penulisan rumus diawali dengan tanda sama dengan (=) diakhiri dengan menekan Enter Contoh Pada contoh di atas, Cell D1 merupakan hasil penjumlahan dari cell A1 dan C1 dengan menggunakan rumus penjumlahan: = A1 + C1 Demikian juga untuk cell D2, D3 dst Mengunakan Fungsi Ada beberapa fungsi yang sering di gunakan pada saat bekerja dengan lembar sebar, yaitu diantaranya : COUNT : Menghitung banyak data dalam suatu range AVERAGE : Menghitung rata rata data dalam suatu range MAX : Menghitung nilai terbesar data dalam suatu range SUM : Menghitung penjumlahan data dalam suatu range MIN : Menghitung nilai terkecil data dalam suatu range ROUND : Membulatkan data TODAY : Menampilkan tanggal yang ada dalam system komputer 16 17
Contoh: 4. Klik kotak paper size kemudian pilihlah ukuran kertas yang dikehendaki 5. Klik ok Cara mencetak 1. Buka dokumen yang akan dicetak 2. Hidupkan printer dan masukkan kertas 3. Klik menu file 4. Klik print 5. Maka akan keluar kotak dialog seperti gambar dibawah ini Pada contoh diatas, nilai total ialah jumlah harga keseluruhan dari barang-barang tersebut. Untuk itu digunakan fungsi SUM. Dengan rumus =SUM(F2:F9) 7. Mencetak Dokumen Mengubah ukuran kertas 1. Klik menu file 2. Klik page setup 3. Maka akan keluar kotak dialog page setup seperti gambar dibawah ini: 6. Pilih nama printer sesuai pada kotak Name dengan menekan panah kecil disampingnya, 7. Properties : pilih untuk menentukan posisi kertas hasil pencetakan. Lembar sebar menyediakan dua buah arah pencetakan yaitu Portrait pencetakan dengan arah kertas biasa (vertical) dan Landscape pencetakan dengan arah kertas horizontal (posisi kertas tidur) 8. Pilihan Print range : All : untuk mencetak semua halaman pada file yang akan dicetak Page (s) From : to : : untuk mencetak halaman tertentu saja 9. Copies Number of copies : untuk menentukan jumlah copy halaman yang dicetak, misal pilih 2, maka setiap halaman akan dicetak masingmasing dua kali. 10. Tombol Preview, jika ditekan akan mempelihatkan posisi teks hasil cetakan 18 19
11. Jika pilihan sudah diatur sesuai keinginan, tekan OK, maka naskah yang ada di layar akan dicetak ke printer. C. Test Formatif 1. Yang manakah dibawah ini yang bukan merupakan perangkat lunak pengolah angka (lembar sebar) A. Lotus 123 B. Microsoft Excel C. Open Office Lembar sebar D. Microsoft Outlook D. Kunci Jawaban Test Formatif 1. D. Microsoft Outlook 2. D. F4 3. A. delete 4. A. sum. 5. A. Kilk sel sumber Ctr+C Klik sel tujuan Ctr+V 2. Tombol untuk mengabsolutkan cell (mengabsolutkan rumus) : A. F1 B. F2 C. F3 D. F4 3. Tombol untuk menghapus isi sebuah cell: A. delete B. backspace C. insert D. esc 4. Fungsi dibawah ini yang bekerja untuk menjumlah adalah A. sum B. average C. max D. min 5. Langkah-langkah menyalin sebuah sel yang benar ialah : A. Kilk sel sumber Ctr+C Klik sel tujuan Ctr+V B. Kilk sel sumber Ctr+A Klik sel tujuan Ctr+P C. Kilk sel sumber Ctr+V Klik sel tujuan Ctr+C D. Kilk sel sumber Ctr+D Klik sel tujuan Ctr+V 20 21