PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN SYSTEM IRWAN DJANAHAR Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara Perubahan sistim Informasi Akuntansi dapat berkisar antara perubahan atau pernbetulan kecil sampai dengan pengembangan dan menginstall sistem yang baru secara menyeluruh. Apakah perubahan atau perbaikan tersebut merupakan perubahan besar atau kecil, hampir seluruh perusahaan-perusahan di dunia melalui siklus pengernbangan sistim (system developrnent life cycle) seperti gambar 1. Siklus Pengembangan Sistem Tahap-tahap yang harus dilalui didalam pengembangan sistem adalah: 1. Analisa sistem, tahap ini rnerupakan tahap proses pengumpulan informasi untuk membeli atau mengembangkan sistem yang baru. Proposal harus diajukan karena untuk mendapatkan penggunaan sumber-sumber yang terbatas. Jika proyek pengembangan sistem lolos dari seleksi awal, maka sistem yang ada dan sedang beroperasi di survey untuk memperjelas sifat dan cakupan dari proyek sistem akan dilaksanakan, juga untuk rnernahami kekuatan dan kelemahannya. Setelah itu, dilaksanakan studi mendalam sistern yang direncanakan untuk menentukan feasibilitasnya. Jika feasible maka informasi yang dibutuhkan para pemakai dan para manajer dari sistem yang akan dihasilkan di identifikasi dan di dokumentasi. Kebutuhan akan lnformasi tersebut dipergunakan untuk mengebangkan dan mendokumentasi sistem yang diperlukan. Akhirnya laporan analisa sistem disusun dan diajukan ke manajemen (gambar 2). 2004 Digitized by USU digital library 1
2. Rancangan bersifat konseptual (conceptual design), selama tahap perancangan konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai informasi. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi alternative rancangan sistem yang dimajukan. Setelah rancangan sistem alternative dipilih dan ditentukan, maka disusun spesifikasi sistem yang terperinci yang merupakan garis-garis besar dari sistem yang akan dibangun dan bagaimana sistem tersebut akan di awasi. Tahap ini dianggap selesai apabila rancangan sistem konseptual yang diperlukan di komunikasikan kepada manajemen (gambar 3). 3. Rancangan pisik sistem (physical design), selama tahap perancangan pisik, perusahaan menterjemahkan rancangan konseptual yang bersifat luas dan yang berorientasi kebutuhan pemakai menjadi spesifikasi terperinci yang akan dipergunakan untuk membuat dan menguji program. Pada tahap ini dokumen Input dan output dirancang, program computer di tillis, files di ciptakan, prosedur dikembangkan, dan pengawasan dibangun didalam sistem yang baru (gambar 4). 4. Implementasi dan Conversi, tahap implementasi dan conversi adalah tahap puncak dimana seluruh unsur dan kegiatan sistem disatukan. Oleh karena kompleksitas dan pentingnya, implementasi dan conversi perlu direncanakan dan di ikuti. Sebagai bagian dari implementasi, setiap perangkat keras maupun lunak yang di install harus diuji. Para pegawai baru mungkin ditambah dan juga dilatih, pegawai yang ada di relokasi. Prosedur pemerosesan yang baru harus diuji dan mungkin dimodifikasi. Standard dan pengendalian untuk sistem yang baru harus diciptakan dan sistem dokumentasi harus disempurnakan. Langkah terakhir dalam tahap ini adalah 2004 Digitized by USU digital library 2
tahap menarik sistem yang lama dan mengkonversinya dengan sistem yang baru (gambar 5). 5. Operasi dan pemeliharaan setelah sistem tersebut berjalan, sistem tersebut dipelajari untuk mendeteksi dan mengoreksi setiap kelemahan-kelemahan perancangan. Selama sistem tersebut berjalan, sistem secara periodik di tinjau ulang. Modifikasi kecil dilakukan pada waktu permasalahan muncul atau kebutuhan baru menjadi bukti. Ini ditujukan sebagai operasi dan pemeliharaan. Akhirnya modifikasi besar atau penggantian sistem perlu dalam masa siklus keberadaan sistem. 2004 Digitized by USU digital library 3
2004 Digitized by USU digital library 4
Pihak-pihak yang terlibat Banyak pihak yang harus terlibat agar pengernbangan dan implementasi sistem informasi akuntansi dapat berhasil. Pihak-pihak yang terlibat: Manajemen, tanpa dukungan manajemen khususnya top manajemen sukar untuk membayangkan keberhasilan pengembangan sistem. Peranan top manajemen adalah mendukung dan mendorong proyek pengembangan sistem agar sesuai dengan strategi perusahaan. Peranan lain adalah menentukan sasaran dan tujuan, mengkaji ulang kinerja dan pimpinan departemen, menentukan kreteria 2004 Digitized by USU digital library 5
pemilihan proyek dan kebjaksanaan struktur organisasi, dan partisipasi dalam menentukan keputusan-keputusan penting dalam SIA. Peranan manajemen sebagai pemakai adalah untuk menentukan kebutuhan informasi untuk proyek yang bersifat departemen. Membantu analisis sistem dengan biaya proyek dan taksiran manfaat, menunjuk staff kunci sebagai anggota proyek pengembangan, dan mengalokasi secara tepat untuk menopang pengembangan dan operasi sistem. Akuntan, Akuntan harus memainkan tiga peranan selama perancangan sistem, yaitu: 1. Sebagai pemakai, akuntan harus menentukan informasi yang mereka perlukan, sistem yang dibutuhkan, dan mengkomunikasikannya kepada para pembangun sistem. 2. Akuntan harus menjadi anggota team proyek pengembangan sistem, steering komite; dan membantu dalam memanaje pembangunan sistem. 3. Akuntan harus mengambil peranan aktif didalam merancang sistem pengendalian, memonitor secara periodik, dan menguji sistem untuk memverifikasi bahwa pengendalian di implementasikan dan berfungsi secara cermat. Seluruh sistem harus mengandung pengendalian yang memadai untuk memastikan kecermatan dan kesempurnaan sistem-sistem harus juga dapat di audit. Steering komite sistem informasi, oleh karena pengembangan sistem tentang dari batas fungsional ke divisional, organisasi mendirikan tingkat pelaksana steering komite untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Anggota komite terdiri dari kontroler termasuk juga pemakai sistem informasi dan departemen sistem informasi. Steering komite menetukan kebijaksanaan yang mengatur SIA, memastikan partisipasi top manajemen, pembimbingan, dan pengendalian, dan memudahkan koordinasi dan integrasi dari kegiatankegiatan sistem informasi untuk meningkatkan kesesuian sasaran dan menguragi konflik sasaran. Team Pengembangan Proyek, setiap proyek pengembangan memiliki satu team yang terdiri dari ahli sistem, para manajer, para akuntan dan auditor, dan para pemakai yang mengarahkan pengembangannya. Mereka merencanakan setiap proyek, memonitor nya untuk memastikan bahwa penyelesaiannya secara tepat waktu dan biaya efektif, dan mengkomunikasikan status proyek yang berjalan kepada manajemen puncak dan steering komite. Para anggota team harus berkomunikasi secara teratur dengan para pemakai dan mengadakan pertemuan secara teratur untuk mempertimbangkan ide-lide dan membahas kemajuan agar tidak terjadi kejutan terhadap penyelesaian proyek. Pendekatan secara team akan dapat menghasilkan secara lebih efektif dan memudahkan pemakai menerima sistem. Analis sistem dan programer, bertugas mempelajari sistem yang ada, merancang yang baru, dan menyusun spesifikasi untuk programer computer. Analis berinteraksi dengan para karyawan dan teknology agar berhasil didalam menjembatani jurang antara pemakai dan teknologi. Adalah tanggung jawab sistem analis untuk memastikan bahwa sistem memenuhi kebutuhan pemakai. Programer, menulis program komputer yang telah di spesifiksi oleh sistem analis, programer juga memodifikasi dan mempertahankan program komputer yang ada. 2004 Digitized by USU digital library 6