BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem informasi Rumah sakit merupakan intitusi yang bersifat kompleks dan memiliki organisasi yang majemuk, maka dalam pengelolaannya (manajemennya) rumah sakit sebaiknya didukung oleh sistem informasi yang terencana dengan baik. Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur atau kumpulan dari beberapa komponen yang saling berkaitan satu dan lainnya yang mempunyai tujuan tertentu. 5 Sistem memiliki elemen-elemen yang menjadi ciri dari sistem tersebut, antara lain tujuan, masukan, proses, keluaran, mekanisme pengendali dan umpan balik, serta batas. 5,6 Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah dan memiliki arti bagi penggunanya. 5 Istilah informasi sering bertumpang tindih dengan istilah data, oleh karena itu kedua istilah tersebut harus dibedakan satu dengan lainnya. Data merupakan fakta-fakta atau kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu, atau lebih singkatnya diartikan sebagai gambaran kasar dari fakta dan gambar, sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa melalui suatu proses yang meliputi komparasi, klasifikasi, analisis, dan penarikan kesimpulan sehingga dihasilkan suatu pengetahuan yang berguna bagi pemakainya. 5,8 Informasi yang dihasilkan menggambarkan apa yang telah dicapai pada masa lalu, apa yang dikerjakan sekarang, dan di masa mendatang. 1,8 Informasi dihasilkan dari data yang tersimpan di dalam database yang dibuat dalam bentuk susunan atau format yang dapat membantu 1-3 8
proses pengambilan keputusan. Informasi tersebut hendaknya memiliki 4 dimensi dasar informasi, yakni relevan, akurat, tepat waktu, serta lengkap. 12 Pengolahan Data Komparasi Klasifikasi Analisis Kesimpulan Informasi Gambar 1. Data dan informasi 8 Sistem informasi merupakan suatu sistem yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dengan melakukan 6 tipe operasi, antara lain menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi. Sistem informasi rumah sakit merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa, dan penyimpanan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. Adapun jenis sistem informasi di rumah sakit, antara lain, adalah sebagai berikut. 1. Sistem informasi administrasi, merupakan sistem informasi yang membantu pelaksanaan administrasi rumah sakit. Misalnya: billing system, pelaporan data obatobatan, penggajian, dll. 2. Sistem informasi klinik, merupakan sistem informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam pelayanan medis selama pasien di rumah sakit. Misalnya: sistem yang membantu pelayanan laboratorium, radiologi, obat-obatan, dll. 10 6 6,11
3. Sistem informasi manajemen, merupakan sistem informasi yang membantu manajemen rumah sakit dalam pengambilan keputusan. Misalnya: sistem informasi manajemen pelayanan, keuangan, dan pemasaran. 2.2 Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) Para ahli telah menjabarkan beberapa pengertian dari SIM untuk memudahkan memahaminya. Menurut Soeparto Adikoesoemo, SIM merupakan suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai dasar untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajer dimana informasi tersebut menggambarkan apa yang telah dicapai pada waktu yang lalu, apa yang sedang dikerjakan sekarang, dan kegiatan di masa mendatang. SIM adalah salah satu sumber daya organisasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan manajer dalam organisasi tersebut. SIM adalah suatu metode formal untuk menyediakan informasi bagi para manajer secara akurat dan tepat waktu, yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan fungsi-fungsi operasional secara efektif. Sumarni dan Suprihanto (1993) menyatakan bahwa SIM adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Dewasa ini, SIM telah menggunakan alat bantu berupa komputer akibat adanya ledakan informasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan sesuatu yang penting bagi kegiatan operasional rumah sakit, dimana pelaksanaannya terdiri atas 3 kegiatan utama, yaitu input, proses, dan output, dengan menggunakan sistem komputerisasi yang dirancang untuk mendukung fungsi-fungsi pelaksanaan, manajemen, serta keputusan dari suatu organisasi. 8 8 3,13
Data Proses Informasi Manajemen Pembuatan keputusan Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen 1 Dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan terkomputerisasi yang bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional dan mendukung pembuatan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan perusahaan. Adapun peran informasi dalam pengambilan keputusan di rumah sakit, yakni dalam hal permintaan tujuan dan target, kebutuhan pelayanan, alokasi sumber daya, pengendalian mutu pelayanan, serta evaluasi program. 6
Permintaan Tujuan dan Target Evaluasi Program INFORMASI Pelaksanaan Kebutuhan Pengendalian Mutu Pelayanan Aloksi Sumber Daya Gambar 3. Peran informasi dalam pengambilan keputusan 6 Kecanggihan teknologi informasi akan memberikan dukungan dan bantuan bagi manajer dalam pengambilan keputusan. Lebih lanjut, peran sistem informasi akan lebih jauh lagi, tidak hanya sebagai pendukung, tetapi sebagai pakar yang akan memberikan berbagai alternatif jalan keluar yang diperlukan. Sistem pakar akan mempercepat proses pengambilan keputusan dan menjamin keakuratan informasi. 9 2.3 Peran SIM di rumah sakit Pelaksanaan SIM merupakan sesuatu yang sangat penting dalam suatu rumah sakit sehingga memberikan manfaat dengan tersedianya informasi yang selalu up to date dan dinamis bagi manajer dalam suatu pengambilan keputusan. 13
Menurut Rowland dan Rowland (1984), peran SIM di rumah sakit dapat berfungsi medikal maupun bisnis. Untuk setiap fungsi, SIM dapat berperan baik dalam sistem transaksi, perencanaan operasional, sistem pengawasan serta perencanaan strategis. 8 J.R. Griffith (1987) menyatakan bahwa SIMRS amat berperan dalam akuntansi manajemen serta audit medik. Akuntansi manajemen meliputi penagihan pembayaran pasien, pembayaran gaji dan insentif sesuai dengan beban kerja, pemesanan logistik rumah sakit, pengurusan dengan pihak ketiga dalam asuransi, serta perencanaan keuangan. Dalam hal audit medik, SIMRS amat diperlukan mengingat terjadinya tiga hal penting di rumah sakit, yaitu: 8 1. teknologi kedokteran kini semakin berkembang, semakin kompleks, semakin kuat, semakin punya resiko bahaya, dan semakin mahal, sehingga memerlukan pengawasan yang ketat; 2. teknologi sistem informasi semakin canggih sehingga memungkinkan melakukan pengawasan ketat dengan biaya yang wajar; 3. situasi lingkungan yang mengharuskan pelayanan kesehatan di rumah sakit dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Adapun beberapa manfaat SIMRS, adalah sebagai berikut. a. Manfaat umum Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan: 1. efisiensi; 2. kemudahan; 3. standar praktek kedokteran yang baik dan benar; 4
4. mendukung pemasaran jasa RS dalam hal mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan; 5. meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit; 6. mendukung kerja sama, keterkaitan, dan koordinasi antarbagian/unit dalam rumah sakit. Misalnya unit registrasi dengan unit rekam medik dalam hal petugas rekam medik dapat mengetahui secara realtime pasien yang mendaftar di bagian registrasi, koordinasi antara unit rawat jalan/rawat inap dengan unit apotik/farmasi dalam hal resep online dan informasi lainnya, dll; 7. meningkatkan pendapatan rumah sakit. b. Manfaat operasional, yaitu: 1. kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi; 2. akurasi data; 3. integrasi data di setiap unit yang terkait; 4. peningkatan pelayanan yang semakin cepat dan akurat; 5. peningkatan efisiensi dimana beban kerja lebih difokuskan ke arah analisis; 6. kemudahan pelaporan. c. Manfaat manajerial, yaitu: 1. kecepatan pengambilan keputusan; 2. akurasi dan cepat dalam mengidentifikasi masalah; 3. kemudahan dalam penyusunan strategi. d. Manfaat organisasi, yaitu: 1. perubahan budaya kerja yang mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data baik dalam hal ketepatan waktu maupun kebenaran data;
2. adanya transparansi kerja dimana setiap pihak terkait dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga ikut mengawasi proses tersebut; 3. adanya koordinasi antarunit; 4. pemahaman kerja sistem rumah sakit yang lebih baik; 5. mengurangi biaya administrasi. Secara garis besar, ada 5 komponen yang mendasari pelaksanaan SIMRS, yaitu: 2,5 1. SDM (human resources): komponen yang terdiri dari manusia yang bertanggung jawab atas terselenggaranya proses SIM, seperti pimpinan RS/manajer dan para pegawai RS yang berhubungan dengan sistem komputer yang terkait satu sama lain di berbagai unit. 2. Sumber daya perangkat keras (hardware resources): sumber daya berupa perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi, tidak hanya berupa mesin (komputer, printer, scanner), namun juga berupa media seperti database (hardware penyimpan data), disket, magnetic tape, optical disc, compact disc, flashdisc, atau paper form. 3. Sumber daya perangkat lunak (software resources): merupakan keseluruhan dari proses instruksi program, antara lain system software, application software, dan prosedur. 4. Sumber daya data/input: bukan sekedar bahan mentah dari sistem informasi, tetapi berupa berbagai macam data yang disusun secara terstruktur dan digunakan sebagai bahan dasar untuk membuat berbagai macam informasi sesuai kebutuhan.
5. Sumber daya jaringan komputer (network resources): tercakup teknologi telekomunikasi seperti internet, intranet, dan ekstranet. Namun perlu diketahui bahwa dalam pelaksanaannya terdapat hal-hal yang menjadi prasyarat yang menentukan keberhasilan SIMRS ini, yakni: 1. adanya komitmen dari pimpinan RS untuk menerapkan teknologi ini di dalam organisasi dengan segala konsekuensinya; 2. dukungan moral dari seluruh anggota tim manajemen dan seluruh karyawan; 3. pembentukan infrastruktur dengan baik dan benar; 4. nilai investasi optimum yang sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan ruang gerak pertumbuhannya; 5. proses pengembangannya berjalan terus-menerus. Suatu sistem informasi hendaknya terorganisir dengan baik sehingga dapat menjalankan fungsinya sebagai alat pendukung bagi kegiatan operasional suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan ketinggalan teknologi tanpa sempat diantisipasi, under utilize dimana perangkat komputer hanya sebagai pengganti mesin ketik dan kalkulator saja, organisasi hanya mendapat nama tetapi membebani organisasi, manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen sehingga pelaksanaan keputusan menjadi terlantar bahkan ditinggalkan. 9 2 2.4 Hambatan dalam pelaksanaan SIMRS Sistem komputerisasi dalam pelaksanaan SIMRS memiliki keterbatasan yang dapat berkembang menjadi hambatan.
Adapun keterbatasan yang dimaksud, antara lain: 1. Keterbatasan perangkat sistem, dimana perangkat yang dipergunakan harus yang memiliki keterbatasan memori dan kecepatan, sehingga beban kerja komputer dapat disesuaikan dan dianjurkan pengembangan yang bertahap. 2. Keterbatasan perangkat lunak, dimana perangkat lunak yang dibuat kebanyakan sesuai dengan RS tertentu. Sistem yang baik memerlukan perangkat lunak yang lengkap, tetapi makin lengkap program tentu penggunaannya akan semakin rumit. Jadi program juga dipilih secara cukup sederhana dan sesuai kebutuhan. 3. Keterbatasan operator, dimana operator sebagai pengguna sistem haruslah yang terlatih, karena bila salah mengisi data maka akan menghasilkan keluaran yang salah pula. Selain itu harus dipikirkan juga tentang penyediaan cadangan petugas yang dapat menggantikan jika operator berhalangan hadir, sehingga tidak akan terjadi kelumpuhan dalam pekerjaan. 4. Keterbatasan teknis lainnya, seperti kestabilan aliran listrik maupun virus yang dapat menyerang program vital komputer, maka hendaklah penggunaan komputer dinas tidak dicampur dengan komputer perorangan sehingga penyebaran viruspun dapat dicegah. Hari Kusnanto dalam makalahnya yang disampaikan pada Kongres PERSI VII 1996, menyampaikan bahwa sistem informasi rumah sakit amat berperan dalam memadukan berbagai kepentingan dari berbagai pelanggan rumah sakit. Menurutnya, ada beberapa alasan mengapa Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) belum berkembang pesat, antara lain: 8 1) konsep ekonomi informasi kesehatan belum dirumuskan secara jelas, 6
2) manajer belum betul-betul memahami perlunya SIMRS, 3) keasingan terhadap teknologi informasi, 4) kesulitan dalam menghadapi perubahan budaya dan perilaku dengan diterapkannya SIMRS, 5) kurangnya saling pengertian antara klinisi, manajer, dan pengelola SIMRS. Secara umum hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan SIMRS ini biasanya hanya berupa hambatan psikologis saja, dimana hambatan tersebut dapat berasal dari semua jenjang mulai dari dewan direksi sampai kepada pihak pelaksana. Misalnya dewan direksi yang takut untuk melakukan investasi yang relatif besar tanpa adanya kepastian dan manfaatnya secara langsung, ataupun dari pihak pelaksananya sendiri dimana terdapatnya keenggangan untuk beradaptasi ataupun menggunakan sistem baru ini. 2 2.5 Modul SIMRS terintegrasi Untuk memudahkan pengolahan data rumah sakit, maka diperlukan modul-modul SIMRS yang terintegrasi. Secara umum modul-modul tersebut terdiri atas: 1. modul pendaftaran dan penerimaan; 2. modul pencatatan medik/rekam medik; 3. modul pelayanan gawat darurat; 4. modul pelayanan rawat jalan; 5. modul pelayanan rawat inap; 6. modul akuntansi pasien; 7. modul akuntansi umum; 8. modul piutang; 3
9. modul sistem utang; 10. modul persediaan barang; 11. modul harga tetap dan pemeliharaan; 12. modul penggajian.
2.6 Kerangka Konsep PELAKSANAAN SIMRS RSU DR. PIRNGADI MEDAN SDM HARDWARE SOFTWARE DATA LOCAL AREA NETWORK (LAN) TPP POLIKLINIK BILLING INSTALASI SIRS Bank Data