Mata Pelajaran : Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi Standar Kompetensi : Mengoperasikan sistem operasi dan software aplikasi Kompetensi Dasar : Mengoperasikan Software Spreadsheet Kelas : X Pertemuan 1 MENGOPERASIKAN SOFTWARE SPREADSHEET A. Pengenalan Software Spreadsheet Software spreadsheet merupakan software yang digunakan untuk mengerjakan pengolahan data dalam bentuk tabel (baris dan kolom). Tujuannya adalah agar data mudah diolah dan menghasilkan informasi yang jelas dan representatif. Software ini memberikan kemudahan dalam mengolah data karena software ini dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas seperti fungsi untuk menghitung jumlah, rata-rata, maksimum, minimum, dan masih banyak fungsi yang lainnya. Beberapa contoh program spreadsheet: 1. Microsoft Excel Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation, perusahaan perangkat lunak terbesar dunia. Microsoft Excel hanya dapat dijalankan di sistem Operasi Windows. Excel merupakan aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan, oleh karena itu program aplikasi yang lain dibuat agar dapat kompatibel dengan dokumen Excel. Beberapa kemampuan dan kelebihan Microsoft Excel adalah sebagai berikut: 1) Dapat menggunakan acuan relatif dan mutlak untuk mengacu ke sel atau selang sel tertentu. 2) Memiliki fungsi yang lengkap untuk bidang matematika, statistic, logika, keuangan, referensi, waktu dan teks. 3) Dokumen dapat terdiri dari lembaran kerja dalam jumlah yang banyak. 4) Mempunyai perintah untuk menghapus dan menyisipkan baris dan kolom. 5) Menjalankan perintah Undo dan Redo. 6) Mengurutkan dan menyaring data. 7) Menyembunyikan baris dan kolom. 8) Menampilkan print preview dan mencetak. 9) Membuat grafik dalam berbagai bentuk dan kemampuan untuk memformat bagianbagian grafik. 10) Perintah pengeditan data di sel, seperti Cut, Copy, Paste, Paste Special, Delete. 11) Berbagai pemformatan sel seperti huruf tebal, miring, dan border. 12) Perintah Find dan Replace. 13) Fasilitas Autosave. 14) Menggabung dan membagi sel. 15) Mengimpor data dari database perusahaan. 16) Menyimpan file dalam format XML. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI) 1
2. StarOffice Calc Staroffice Calc adalah aplikasi pengolah angka buatan SUN yang bersifat multiplatform, artinya dapat dijalankan diberbagai sistem operasi termasuk Linux, Solaris, Unix, dan Windows. Staroffice Calc dikeluarkan dalam satu paket dengan aplikasi StarOffice lainnya. Kelebihan dari StarOffice Calc adalah kemampuan untuk mengenali dan mengklarifikasi data yang ditempatkan di lembaran kerja dan membantu penggunaannya kemudian membuat grafik dari data tersebut. 3. GNOME Office Gnumeric Gnumeric adalah aplikasi pengolah angka yang merupakan keluarga dari GNOME Office. Gnumeric bersifat open source yang artinya dapat men-download, menggunakannya secara bebas, dan memodifikasinya. Selain itu juga bersifat multiplatform yang artinya dapat diinstal diberbagai sistem operasi seperti Windows dan Linux. 4. KSpread KSpread merupakan aplikasi pengolah angka (spreadsheet) yang bersifat open source dan multiplatform dalam paket Kooffice. Sebagai aplikasi pengolah angka, KSpread dilengkapi dengan berbagai kemampuan dan fitur yang dibutuhkan dari sebuah aplikasi pengolah angka. 5. OpenOffice Calc OpenOffice Calc adalah aplikasi pengloah angka yang bersifat open source. Selain gratis, kelebihan lain dari aplikasi OpenOffice Calc adalah dapat dijalankan diberbagai platform sistem operasi, seperti Windows, Linux, Solaris, dan Mac OS. OpenOffice Calc didistribusikan bersama-sama dengan paket OpenOffice yang lain. 6. Xxl Xxl adalah aplikasi pengolah angka yang dikembangkan oleh Universitas Nice dan dapat dijalankan di komputer dengan sistem operasi UNIX. Kelebihan dan Xxl adalah aplikasi ini dilengkapi dengan fungsi-fungsi kompleks yang tidak ada di aplikasi pengolah angka yang lain pada umumnya, karena fungsi-fungsi tersebut memang jarang digunakan oleh pengguna umum. 7. Lotus 1-2-3 Lotus 1-2-3 merupakan aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh IBM. Lotus 1-2-3 dikeluarkan dalam satu paket bersama dengan aplikasi Office lainnya dan dikenal dengan nama Lotus Smartsuite. Aplikasi Lotus Smartsuite dijalankan di komputer yang berbasis Windows. Kelebihan dari aplikasi pengolah angka ini adalah kemampuannya untuk mempertukarkan dokumen dengan aplikasi lain seperti Excel. Lotus 1-2-3 merupakan salah satu aplikasi pengolah angka yang paling tua. B. Mengoperasikan Software Microsoft Excel Microsoft Excel merupakan program dari Microsoft Office yang dikhususkan untuk pengolahan lembar kerja (worksheet) atau biasa dikenal dengan istilah spreadsheet program. Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan Excel kita dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan angka. Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam aplikasi Microsoft Excel. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI) 2
Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi-versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah. Selengkapnya tentang tampilan antarmuka Excel 2007 ditunjukkan pada gambar berikut: Name Box Quick Access Toolbar Tab Menu Title Bar Toolbar Petunjuk Sel (Cell Pointer) Baris (Row) Formula Bar Dialog Kolom Scrollbars Tabulasi Sheet Menambah Sheet Baru Gambar. Tampilan Microsoft Excel 2007 Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007 Judul (Title Bar) Title Bar menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif. Office Button Berisi barisan perintah untuk pengoperasian program yang standar, misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen. Quick Access Toolbar Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel yang berisi tombol-tombol perintah pengoperasian program dengan cepat, misalnya tombol perintah penyimpanan, print preview, undo, redo, dsb. Toolbar Merupakan deretan tool-tool (ikon-ikon) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Tab Menu Merupakan bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi serangkaian grup yang memuat beberapa tombol perintah yang relevan. Formula Bar Digunakan untuk menampilkan informasi isi sel yang aktif di lembar kerja, untuk memasukkan dan mengubah formula/rumus. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI) 3
Name Box Berfungsi untuk memasukkan alamat sel atau nama dari range yang menunjukkan pada suatu tempat tertentu di lembar kerja. Pemberian nama pada suatu sel atau range tertentu di lembar kerja akan memudahkan dalam operasi matematika atau pembacaan suatu tabel. Dialog Merupakan tombol dengan simbol anak panah yang dibagian kanan nama. ini berfungsi untuk membuka kotak dialog dengan perintah-perintah yang lebih kompleks dan masing-masing disesuaikan dengan nama toolbarnya. Scrollbars Digunakan untuk menggulung layar secara vertical dan horizontal. Tabulasi Sheet Merupakan lembar kerja utama dari Microsoft Excel yang digunakan untuk menampung seluruh data dan formula yang akan digunakan sebagai sumber data pembentuk tabel atau laporan. C. Memindahkan penunjuk sel (Cell Pointer) 1. Jenis-jenis Pointer Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya. Jenis Pointer Memilih cell/range Memindahkan cell dan objek Memperlebar/mempersempit kolom Memperlebar/mempersempit baris Mengkopi cell dan fungsi didalamnya 2. penggerak pointer Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat pada tabel berikut: Anak panah kanan ( ) Menggerakkan pointer satu cell ke kanan Anak panah kiri ( ) Menggerakkan pointer satu cell ke kiri Anak panah bawah ( ) Menggerakkan pointer satu cell ke bawah Anak panah atas ( ) Menggerakkan pointer satu cell ke atas Page Down Menggulung dokumen satu layar ke bawah Page Up Menggulung dokumen satu layar ke atas Pointer ke kanan ke akhir data (data tanpa selang) Pointer ke kiri ke awal data (data tanpa selang) Pointer ke bawah ke akhir data (data tanpa selang) Pointer ke atas ke awal data (data tanpa selang) Home Pointer ke awal baris (Ctrl) + Home Ke awal worksheet (A1) (Ctrl) + End Ke akhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang) Alt + Page Down Menggulung dokumen satu layar ke kanan Alt + Page Up Menggulung dokumen satu layar ke kiri (Ctrl) + Page Down Pindah ke sheet berikutnya Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI) 4
(Ctrl) + Page Up (Ctrl) + F6 F6 Tab Pindah ke sheet sebelumnya Pindah ke workbook berikutnya Berpindah antar jendela jika jendela dibagi dua Mengerakkan pointer dalam worksheet yang diproteksi 3. Instruksi-Instruksi Blok Dengan Mouse Perintah Klik batang kolom (Column Headers) Klik batang baris (Row Headers) Klik + seret mouse (drag) (Ctrl) + klik atau seret Dengan Keyboard Shift + Anak panah kanan ( ) Shift + Anak panah kiri ( ) Shift + Anak panah bawah ( ) Shift + Anak panah atas ( ) (Ctrl) + Spasi Shift + Spasi Shift + Page Down Shift + Page Up (Ctrl) + A (Ctrl) + Shift + Home Memblok satu kolom Memblok satu baris Memblok sekumpulan data (range) Memblok beberapa range Memblok satu cell ke kanan Memblok satu cell ke kiri Memblok satu cell ke bawah Memblok satu cell ke atas Memblok satu cell kolom Memblok satu cell baris Memblok kolom satu layar ke bawah Memblok kolom satu layar ke atas Memblok seluruh isi worksheet Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke akhir data (dalam baris) data (dalam baris) data (dalam kolom) Memblok mulai dari posisi pointer hingga ke akhir data (dalam kolom) data (A1) Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (KKPI) 5