EVALUASI SISTEM SAP BUSINESS ONE PADA PT. ABHITRANS Frederick Stefanus Suria 1200972096 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Loly Monica 1200973035 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Marcella Nathania 1200971401 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 1.Pendahuluan Di era globalisasi ini, teknologi informasi memegang perananan yang sangat penting bagi seluruh aspek kehidupan.dengan menguasai teknologi dan informasi, atau, dengan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi yang baik, dapat mendukung proses bisinis yang ada di dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, masing masing memiliki proses dan fungsi fungsi bisnis yang unik dan kompleks. Oleh karena itu, diperlukan suatu system yang terintregasi untuk dapat memberikan informasi yang real-time sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi pengerja operasional. ERP (Enterprise Resources Planning) menyediakan suatu infrastruktur yang dapat merintregasikan seluruh bagian fungsional perusahaan, serta membuat system perusahaan menjadi real-time dan transparan.
Saat ini, mulai banyak perusahaan yang menyadari betapa pentingnya menerapkan sistem ERP di dalam proses bisnisnya. Hal ini mendorong berbagai vendor untuk saling berlomba dalam meningkatkan daya saing serta keunggulan produk yang dimiliki, dalam merebut pangsa pasar yang ada. Salah satunya, yaitu, SAP (System, Application, and Product in Data Processing). SAP merupakan pemimpin pemasok ERP terbesar karena kapabilitas produk yang dimilikinya. Selain itu, SAP selalu melakukan pengembangan produk ERP-nya secara berkesinambungan dengan mengikuti kemajuan teknologi serta kebutuhan bisnis dan industri. Di Indonesia, banyak perusahaan besar, menengah, dan kecil yang telah mengimplementasikan SAP serta mendapatkan manfaat dan keuntungan dari implementasi tersebut. SAP memiliki banyak produk yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berbeda pada perusahaan yang berbeda pula. Salah satu produk SAP yang paling popular di perusahaan kecil dan menengah adalah SAP Business One yang merupakan software yang meliputi Financial Management, Warehouse and Production Management, Customer Relationship Management, Purchasing, Sales, dan Reporting. PT.Abhitrans Jakarta merupakan swasta yang bergerak di bidang industri professional service yang menyediakan rental atau peminjaman mobil pribadi. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2005 dan berlokasi di Sunter, Jakarta. Adapun visi dari PT.Abhitrans Jakarta ini ialah menjadikan perusahaan sebagai rekanan dalam menyediakan jasa transportasi dengan memberikan pelayanan terbaik. Visi ini juga didukung dengan misi dari PT.Abhitrans Jakarta, yaitu memberikan layanan yang terbaik terhadap pengguna jasa dengan respon yang cepat dan tepat, memberikan kenyamanan dan keamanan kepada pengguna dalam setiap service-nya, serta membangun kepercayaan dalam hubungan kerjasama yang professional.
Dalam rangka memenuhi visi tersebut, PT.Abhitrans selalu berusaha untuk meningkatkan peran teknologi informasi dalam mengintegrasikan semua proses bisnisnya, serta mengintegrasikan selalu sistem informasinya. Oleh karena itu, PT.Abhitrans Jakarta telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak SAP Business One pada tahun 2008. Namun, karena waktu implementasi SAP yang terbatas, PT.Abhitrans merasa bahwa hasil implementasi SAP Business One pada tahap ke-1 belumlah optimal. Hal ini dikarenakan masih banyak fungsi SAP yang belum diberdayakan sepenuhnya serta adanya masalah komunikasi antara PT.Abhitrans Jakarta dan PT. AFON Solusi Indonesia sebagai implementator SAP mengenai proses bisnis PT.Abhitrans dan kapabilitas dapat ditawarkan SAP. Melihat permasalahan tersebut, penelitian ini dimaksudkan untuk mengevaluasi hasil implementasi SAP Business One yang sudah dilakukan pada tahap ke-1. Evaluasi ini dilakukan dengan menganalisa adanya gap pada penggunaan sistem SAP Business One yang berjalan sekarang, mengidentifikasi apakah gap yang ada mungkin untuk ditutupi atau tidak, lalu menemukan cara untuk menutupi gap tersebut. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan usulan dan rekomendasi untuk peningkatan penggunaan sistem SAP Business One di PT. Abhitrans Jakarta secara optimal, sehingga dapat menigkatkan kinerja PT. Abhitrans Jakarta. 2. Metodologi Penelitian ini memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data
Metode Studi Kepustakaan, yakni literatur -literatur yang berkaitan dengan topik skripsi sebagai referensi. Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat (SAP Project Manager, Process Owner, Functional SAP Consultant, para manager fungsional, dan user yang menggunakan sistem) untuk mendapatkan informasi dan data yang dibutuhkan. Observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terjadi pada PT. Abhitrans. 2. Metode analisa dan perencanaan Fit and Gap Analysis Report Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP dengan mengacu pada fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dalam mendukung proses bisnis PT. Abhitrans. Setelah itu, dilakukan analisis untuk mengetahui kondisi requirement dalam proses bisnis yang berjalan, pemberian peringkat terhadap kepentingan requirement, dan pencarian alternative untuk memenuhi requirement. Fit and Gap Analysis Phase Metode ini terdiri dari tahapan-tahapan analitis untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi dalam Fit and Gap Analysis Report. 2.1 Analisa Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis. Pertamatama dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report sebagai dasar dalam menjalankan Fit/Gap Analysis Phase. Fit/Gap Analysis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah dipenuhi atau belum.
Untuk mengetahui apa saja requirement dari perusahaan maka dilakukan penelusuran terhadap fungsi-fungsi SAP melalui buku dan Internet. Requirement ini diidentifikasi melalui fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dikarenakan tujuan dari skripsi ini adalah mengoptimalkan fungsi SAP, sementara pihak perusahaan pada umumnya belum mengetahui tentang fungsi-fungsi yang dapat ditawarkan oleh SAP dan dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Di samping itu, dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan diketahui pula bahwa pihak perusahaan menginginkan agar semua proses bisnis didukung oleh SAP sepenuhnya. Dengan hasil wawancara tersebut terbentuklah blueprint sistem yang berjalan serta blueprint sistem SAP yang berjalan dari perusahaan, dengan metode fit and gap analysis dapat diketahui proses bisnis apa saja yang dapat dikerjakan oleh sistem SAP tetapi belum diterapkan oleh perusahaan. 2.2 Rekomendasi Beberapa Rekomendasi Sistem Create New Contract Create New Contract merupakan proses yang mendukung pencatatan kontrak baru dengan konsumen/vendor. Proses dimulai ketika calon client menawarkan kerja sama dengan PT. Abhitrans. Ketika mendapat penawaran kerjasama, finance staff akan mencetak laporan keuangan dari sistem SAP B1 untuk diserahkan kepada client. Apabila lolos, top manager PT. Abitrans akan mengikuti proses Pra-Bid berupa presentasi mengenai draft contract yang diminta oleh client. Setelah mendapat draft dan penjelasannya, top manager akan menghitung total nilai kontrak untuk diajukan kepada client.
Apabila client menyetujui kontrak yang diajukan, maka top manager dari PT. Abhitrans dan pihak client akan menandatangai perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak tersebut dipegang oleh pihak client dan PT. Abhitrans. Ketika kontrak telah di tandatangai, maka contract administrator akan membuka Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid. Create New Driver Vacancy Proses dimulai ketika contract administrator mendapat kontrak baru yang berisi kualifikasi driver yang diperlukan. Maka contract administrator akan mengabarkan kepada operational staff akan adanya kebutuhan diver baru. Ketika mengetahui kebutuhan akan diver baru, operational staff akan mengentri data kualifikasi driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari. Profile MatchUp Proses dimulai ketika operational staff memerlukan driver yang sesuai untuk memenuhi suatu perjanjian kontrak. Operational staff akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan, document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience,
ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list. Entry New Driver Proses dimulai ketika lowongan kerja sebagai driver dibuka, pelamar akan mendatangi operational staff untuk melamar kerja. Ketika data pelamar telah diterima, maka operational staff akan melakukan wawancara untuk mengetahui lebih lanjut kemampuang pelamar. Apabila kemampuan dinilai baik, maka operational staff akan menghubungi pelamar untuk mempersiapkan diri apabila dipanggil bekerja. Setelah mengabarkan, operational staff akan menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur. 1.1.1.1 Create New Rental Timesheet Proses dimulai ketika operational staff mendapat informasi kontrak baru, maka akan dibuat Rental Timesheet. Pertama-tama operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down list yang sudah
disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, makastaff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet. Setelah rental timesheet selesai, maka akan diserahkan kepada contrat administrator untuk pengecekan kebenaran rental timesheet tersebut dan apabila terjadi perubahan pada perjanjian kontrak yang mempengaruhi rental timesheet. Apabila rental timesheet sudah dianggap benar, maka rental timesheet akan diberikan kepada driver yang bersangkutan. Ketika waktu yang ditentukan untuk pengiriman telah tiba, dispatcher staff akan memeriksa mobil yang akan dibawa dan membuat STTK (Surat Tanda Terima Kendaraan) yang akan ditandatangai oleh driver yang bertugas sesuai dengan rental timesheet. Setelah mendatangani STTK, driver akan membawa mobil kepada client dan melaksanakan tugas sesuai kontrak. 3. Conclusion Berdasarkan hasil analisis, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Hasil dari implementasi SAP Business One pada tahap 1 telah terbukti kurang efektif, dilihat dari adanya gap yang terjadi sehingga diperlukan perbaikan baik dari segi proses bisnis dan penggunaan sistem. 2. Gap yang terjadi sebagian besar dikarenakan tidak diaktifkannya beberapa fitur dari SAP Business One yang mengakibatkan terjadinya loncatan proses bisnis di dalam sistem sehigga sistem tidak mendapat record full serta terlalu banyaknya aplikasi-aplikasi dan perhitungan-perhitungan lain yang sebenarnya tidak diperlukan.
3. Memberikan rekomendasi alur proses bisnis, pengaktifan fitur-fitur dari SAP Business One yang seharusnya dapat digunakan, dan merekomendasikan pembuatan add-on untuk mendukung proses bisnis yang lebih spesifik. 4. Menggambarkan user interface dan alur proses bisnis dari add-on yang direkomendasikan sehingga diharapkan dapat membantu mengoptimalkan alur proses bisnis karena didukung oleh fitur yang sesuai. 5.1 Saran Berdasarkan hasil dari rekomendasi yang telah dibuat, kami menyarankan: 1. Pembuatan add-on yang telah direkomendasikan. 2. Pengaturan ulang sistem SAP Business One untuk mengaktifkan fitur-fitur yang diperlukan Reference Bennet, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2005). Object-oriented system analysis and design using UML. McGraw-Hill. Brady, J. A., Monk, E., & Wagner, B. (2001). Ellen Monk. Course Technology.
Enterprise Resources Planning (ERP). (2010, 07 14). Retrieved October 2011, from raifertilini.blogstudent: http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/14/71/ Madhup, P., & Pol, P. (2011). Methods of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Infosys Technologies. Marakas, G., & O'Brien, J. (2001). Enterprise Information Systems. McGraw Hill. McLeod, R., & Schell, G. P. (2007). Management information systems. Pearson/Prentice Hall. O'Brien, J. A. (2005). Management information systems: managing information technology in the business enterprise. McGraw-Hill. O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2006). Introduction to Information Systems. McGraw- Hill/Irwin. O'Brien, J. (2007). Managing Information Systems. McGraw-Hill/Irwin. SAP AG. (2010). CRM with SAP Business One. SAP AG. (2009). Financials Management with SAP Business One. SAP AG. (2010). Procurement Management with SAP Business One. SAP AG. (2010). Reporting and Business Intelligence in SAP Business One. SAP AG. (2006). SAP Solution Overview. SAP AG. (2010). Service Management with SAP Business One. SAP AG. (2009). Streamline Your Business, Accelerate Your Business Growth.
SAP AG. (2010). Warehouse and Production Management with SAP Business One. Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2006). Fundamentals of information systems. Thomson/Course Technology. Sugiyono. (2004). Metode Peneltian Bisnis. Bandung: Alfabeta.