BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belak ang Perkembangan sebuah teknologi informasi dan penggunaannya sudah sangat luas, sehingga teknologi informasi menjadi bagian kehidupan bagi perusahaan dan teknologi informasi ini dituntut untuk mampu mendukung kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Dengan kondisi ini, sebuah teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting di dalam operasional perusahaan untuk menghasilkan keputusan-keputusan bisnis. Bagi perusahaan yang menerapkan teknologi informasi, pasti memiliki tujuan jangka panjang agar mampu bersaing di dalam dunia bisnis. Pengukuran dan evaluasi teknologi yang efektif ini dapat dilakukan dengan menggunakan IT balance scorecard. menurut IT balance scorecard ini dapat mengukur kinerja teknologi informasi dari empat perspektif, yaitu User Orientation, Business Contribution, Operational Excellence, dan Future Orientation. Apabila kinerja teknologi informasi di dalam perusahaan dapat ditingkatkan dengan mengetahui apakah teknologi yang digunakan sudah memberikan kontribusi yang besar. Dengan dilakukan analisis menggunakan IT Balance Scorecard diharapkan perusahaan mendapatkan gambaran dan informasi mengenai kinerja dari departemen teknologi informasi, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan penggunaan teknologi informasi di dalam 1
2 perusahaan tersebut dan memiliki competitive advantage yang mampu bersain g di dalam dun ia bisnis. Setiap perspektif yang ada di dalam IT Balance Scorecard, memiliki tujuan yang berbeda-beda, yang pada akhirnya akan menghasilkan sebuah analisis yang akan menyelaraskan strategi TI dengan strategi bisnis yang ada. PT. XYZ berlokasi di daerah Tangerang dan didirikan pada tahun 2008 ini merupakan perusahaan yang bergerak di industri kesehatan dan menggunakan teknologi informasi sebagai core bisnis yang terhubung dengan setiap departemen di dalam menjalankan proses bisnisnya. PT. XYZ Juga memiliki cabang di Riau. Seluruh cabang PT. XYZ saling terkoneksi dan teknologi yang digunakan bersifat sentralisasi dimana PT. XYZ sebagai kantor pusat. Ada banyak permasalahan di PT. XYZ mulai dari bagaimana investasi yang besar ini mampu memberikan nilai dan meningkatkan profit sehingga PT. XYZ tidak salah di dalam investasi teknologi informasi. Untuk memastikan bahwa perusahaan tidak salah di dalam investasinya, maka departemen TI perlu mengukur apakah departemen TI sudah bekerja secara efektif dan efisien dalam menentukan bagaimana peran departemen TI dalam mencapai visi, misi, dan menunjang strategi perusahaan. Selain itu juga banyaknya resiko dan kerugian yang ada pada perusahaan akibat tidak terdefinisikannya mengenai kinerja TI PT. XYZ. Karena banyaknya permasalahan teknologi informasi ini, PT. XYZ membutuhkan pengukuran kinerja dengan menggunakan IT Balance Scorecard yang akan memberikan banyak informasi kepada perusahaan,
3 sehingga perusahaan dapat memperbaiki kinerja dari departemen TI yang menjadi tulang punggung utama dari perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan ini. Working Council for Chief Information Officers (2003) melakukan review terhadap IT Scorecard dan menemukan enam atribut struktural yang cukup penting untuk menunjang IT Balance scorecard Explicit links to IT Strategy Scorecard yang dibuat harus berhubungan erat dengan proses IT strategic planning dan mempu menunjang tujuan TI dan strategi-strategi TI yang akan dilakukan. Broad Executive Commitment Manager TI dan manager-manager lainnya harus terlibat di dalam proses pembuatan scorecard. Enterprise-standard metrics definitions. Konsensus harus dilakukan dengan cepat untuk mendapatkan nilai metriks yang diperlukan untuk membuat tolak ukur di dalam mendefinisikan nilainilai dari metriks-metriks tersebut. Drill-down capability and available context. High-level IT Scorecard harus dapat memberikan gambaran yang rinci mengenai tren atau varian dengan memberikan rincian lebih lanjut mengenai elemen-elemen apa saja yang ada.
4 Individual manager compensation Individual manager compensation harus bisa digabungkan kedalam scorecard performance. Dari hasil review y ang dilakukan oleh working council, maka diperlukan komitmen dan keterbukaan y ang besar y an g diharapkan sehin gga an alisis IT balance scorecard ini dapat memberikan kontribusi yang bagi perusahaan dan sehingga departemen TI mampu membuat strategi yang pada akhirnya mampu menyelaraskan strategi bisnis yang sudah ada dan strategi bisnis yang akan dilakukan, sehingga baik itu visi dan misi perusahaan ataupun proses bisnis yang ada mampu didukung oleh strategi TI yang matang sehingga tidak hanya peningkatan profit tetapi peningkatan kualitas layanan dan kualitas sumber daya manusia juga akan meningkat. 1.2 Rumusan Permasalahan Strategi Teknologi Informasi PT. XYZ disusun mulai tahun 2008 dan terus dikembangkan untuk meningkatkan nilai jual dan mendukung seluruh proses bisnis. Dalam mengelola Strategi TI ini, kemampuan pengetahuan terhadap aplikasi, hardware dan proses bisnis yang digunakan sangat diperlukan untuk menjawab tuntutan para pemegang saham dalam hal p engelolaan dan penyediaan teknologi informasi d i PT. XYZ. Salah satu tanggun g jawab Top Level Management dalam menjadikan teknologi informasi sebagai bagian dari core bisnis adalah memastikan agar strategi TI dapat sesuai dan selaras (align) dengan strategi bisnis. Salah satu cara yang efektif yang digunakan untuk mengukur di dalam pencapaian kesesuaian dan keselarasan TI dengan
5 bisnis adalah dengan menggunakan IT Balanced Scorecard. Dalam pelaksanaan kajian Strategi TI di PT. XYZ, IT Balanced Scorecard ini belum pernah digunakan untuk mengukur kesesuaian dan prioritas pencapaian Strategi TI PT. XYZ dan oleh karena itu di dalam thesis ini akan membahas mengenai permasalahan : Apakah TI di PT. XYZ sudah mampu berfokus kepada user? Apakah TI di PT. XYZ sudah mampu menjadi bagian inti di dalam menunjang bisnis perusahaan? Apakah layanan system TI yang ada sudah efektif dan efisien? Apakah TI PT. XYZ sudah matang di dalam menghadapi persaingan di masa yang akan datang? 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah : Mampu menganalisis dan mengukur kinerja departemen TI perusahaan dengan menggunakan pendekatan IT balance scorecard. Memberikan informasi mengenai kinerja departemen TI kepada perusahaan. Dap at memberikan ker an gka berp ikir untuk mengimplementasikan strategi perusahaan dalam penggunaan TI.
6 Perusahaan dapat mengetahui tingkat kematangan departemen TI dan teknologinya 1.3.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari adanya penelitian ini : Hasil pengukuran ini dapat memberikan informasi mengenai kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan khususnya departemen TI. Hasil pengukuran dapat memberikan pertimbangan bagi manajemen untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja departemen TI. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lin gkup y ang akan dib ahas dibatasi p ada : Penelitian dan analisis dibatasi pada departemen TI PT. XYZ untuk mendapatkan keselarasan dan kesesuaian strategi TI terhadap strategi bisnis yang ada di PT. XYZ. Pengukuran dalam IT Balance Scorecard meliputi empat perspektif, yaitu, Business Contribution, User Orientation,,Operational Excellence, dan Future Orientation. Proses pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak-pihak yang terlibat, dan menggunakan data-data sekunder yaitu data-data perusahaan yang sudah ada dan sudah dipublikasikan.