BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa telekomunikasi di Indonesia. Produk yang dijual oleh PT. XYZ dapat berupa benda fisik (physical goods) dan layanan (services). Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, PT. XYZ menjalin kemitraan dalam proses pengadaan (procurement) produk miliknya. Di sisi produksi, terdapat vendor yang menjadi mitra perusahaan dalam pembuatan kartu SIM (SIM card), perangkat genggam (handset) dan sebagainya. Barang- barang jadi (finish goods) tersebut nantinya akan disimpan dalam gudang umum milik PT.XYZ sebagai persediaan (inventory) sebelum didistribusikan ke retailer yang tersebar di dua belas regional seluruh Indonesia. Tujuan dari disediakannya inventory pada PT. XYZ adalah untuk membantu memenuhi permintaan pasar yang didistribusikan melalui retailer-retailer yang menjadi perpanjangan tangan PT. XYZ. Persediaan (inventory) tersebut harus diatur sedemikian rupa dalam suatu manajemen untuk menyeimbangkan sisi produksi dan penjualan dari PT. XYZ. Manajemen inventori bertugas untuk menghitung barang yang diproduksi dan disimpan ke gudang pusat serta mengatur distribusi barang yang keluar dari gudang untuk memenuhi permintaan retailer melalui distribusi ke regional. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap salah satu petinggi dari PT XYZ, terdapat permasalahan dari alur proses bisnis pengelolaan pemesanan jasa inbound dan outbound yang ada, salah satu yang paling utama adalah bagaimana cara untuk memperkirakan kapan akan melakukan pemesanan produk ke gudang pusat guna menjaga persediaan yang ada di gudang inventori regional. Di tempat studi kasus ini, terdapat sebuah sistem eksisting yang berfungsi mencatat alur keluar masuknya barang bernama Sistem Informasi Paradise. Paradise memiliki fungsi-fungsi dalam proses procurement (termasuk inventory) di antaranya: a. Membuat IDO (Internal Delivery Order) b. Membuat RO (Replenishment Order) c. Melakukan proses barcoding produk
d. Melakukan aktivasi produk e. Membuat report untuk Inventori dan Distribusi Dari salah satu fungsi di Paradise, terdapat kekurangan pada bagian inventori dan distribusi. Dimana pada fungsi tersebut tidak terdapat proses forecasting / planning untuk memudahkan manajemen dalam memperkirakan kapan akan melakukan pemesanan produk ke gudang pusat guna menjaga persediaan yang ada di gudang inventori regional. Selain itu, terdapat sistem eksisting lain di gudang inventori regional bernama sistem PolyWMS. Sistem ini berdiri secara terpisah dari sistem informasi Paradise. Sistem ini berfungsi untuk : 1. Melakukan perekaman data produk yang telah sampai di warehouse dan IDO yang dibawa secara fisik oleh carrier. 2. Memasukkan data splitting, yang bertujuan untuk menentukan alokasi pengiriman produk berdasarkan kode area produk tempat mitra yang mengorder berada dan jumlah produk yang dipesan. Belum adanya integrasi format dokumen antar kedua sistem eksisting menyebabkan adanya data-data yang hilang (miss) karena perbedaan format atau selama proses pemesanan berlangsung. Kedua masalah di atas dapat menimbulkan kondisi overstock, dimana gudang melakukan penimbunan atas persediaan melebihi kapasitas yang dianjurkan. Dalam hal ini, gudang regional terus melakukan pemesanan barang secara regular tanpa memastikan masih adanya stok produk yang dimilikinya.
Manusia Metode Perekaman data masih secara manual dengan menggunakan dokumen fisik Pemantauan produk dilakukan secara manual Lambatnya proses aktivasi produk Overstock pada Inventory Regional Belum adanya sistem yang terintegrasi dalam merekam dokumen Fungsi peramalan yang belum diakomodir sistem Mesin Gambar I-1 Cause-Effect Diagram Penyebab Overstock Ke depannya, jika penimbunan tidak segera ditindaklanjuti, perusahaan akan mengalami kerugian berupa profit loss. Oleh karena itu, dalam penelitian ini, diajukan sebuah solusi berupa pengembangan sistem dimana sistem tersebut dapat melakukan fungsi forecasting / planning untuk memudahkan manajemen dalam memperkirakan kapan akan melakukan pemesanan produk ke gudang pusat guna menjaga persediaan yang ada di gudang inventory regional. Sistem ini dinamakan Inventory Management System (IMS) dimana terdapat fungsi-fungsi khusus, di antaranya : a. Mengolah data permintaan (demand) b. Menentukan kapan dilakukan pemesanan ulang (reorder point) dari vendor untuk mencukupi persediaan yang ada di gudang dan mendistribusikan barang ke retail c. Mengintegrasikan sistem pembuatan dokumen yang dapat dipantau secara langsung dan dicetak secara fisik. Dengan adanya Inventory Management System, diharapkan alokasi stok yang terdapat di gudang menjadi lebih efisien dalam melakukan penjadwalan untuk pemesanan ulang (reorder) produk yang terorganisir dan dalam perekaman dokumen.
I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan pada latar belakang, perumusan masalah pada penelitian ini adalah : 1. Bagaimana IMS dapat menentukan kapan regional harus melakukan pemesanan ulang (re-order) produk ke kantor pusat? 2. Bagaimana IMS dapat mengakomodasi kebutuhan dokumen dari 2 sistem yang belum terintegrasi? 3. Bagaimana IMS dapat berkontribusi pada divisi inventori PT. XYZ? I.3 Tujuan Penelitian Dengan mengacu pada perumusan masalah yang telah disebutkan di atas, diharapkan penelitian ini dapat mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut. 1. Membangun IMS yang dapat menentukan waktu pemesanan ulang dari pihak regional dengan fitur Order Planning 2. Membangun IMS yang mengakomodasi fitur-fitur yang dibutuhkan PT. XYZ dengan menggabungkan proses bisnis dari sistem eksisting dan menghasilkan format dokumen standar 3. Melakukan pendokumentasian pengembangan IMS dengan menggunakan metode Iterative Incremental. I.4 Batas Penelitian Untuk menghindari meluasnya pembahasan materi pada tugas akhir ini maka permasalahan akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut: 1. Penelitian ini hanya sampai tahap implementasi sistem informasi inventori pada PT. XYZ dan tidak sampai pada tahap instalasi (deployment) 2. Sistem yang dibuat tidak terintegrasi dengan sistem yang sudah ada (eksisting) namun masih mendukung sistem eksisting tersebut sebagai sistem baru. 3. Database yang digunakan berfokus pada data produk yang dipesan pada pihak regional. 4. Fitur-fitur yang terkandung dalam sistem hanya didedikasikan kepada user yang terlibat langsung dalam proses bisnis inventori (planning dan pembuatan dokumen). Aplikasi tidak mencakup proses invoicing dan pemetaan performance matrix.
I.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti Menambah pengalaman dengan terlibat langsung di dalam proyek tugas akhir implementasi Sistem Planning di PT XYZ 2. Bagi PT. XYZ a. Membuat sistem yang dapat menghasilkan format dokumen standar yang dapat menjaga informasi tentang pemesanan barang. b. Meminimalisir resiko kerusakan produk di gudang dengan alokasi yang tepat waktu. I.6 Sistematika Penelitian Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Pada bagian pendahuluan akan dijelaskan mengenai hal-hal yang melatar belakangi penelitian ini dilaksanakan. Setelah mengetahui latar belakang yang mendasari penelitian, selanjutnya adalah mengenai merumuskan masalah yang akan dijadikan bahan dalam penelitian. Penentuan tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah yang selanjutnya dilakukan. Pada penelitian ini ditentukan batasan masalah sampai sejauh mana penelitian ini dilakukan. Beberapa manfaat yang akan didapatkan pada penilitian ini juga dipaparkan. Bab II Landasan Teori Pada bagian landasan teori akan memaparkan mengenai metode yang digunakan pada penelitian membangun IMS berbasis web dengan metode Iterative Incremental. Tujuan dari bab ini adalah untuk membentuk pola pikir mengenai teori yang akan digunakan sebagai pembahasan dan perancangan hasil akhir penelitian ini. Teori yang dibahas adalah teori persediaan dan teori-teori lain yang dibutuhkan dalam melakukan penelitian ini. Bab III Metodologi Penelitian Pada bagian ini dijelaskan mengenai metodologi penelitian. Metodologi penelitian digunakan sebagai dasar tahapan dalam melakukan penelitian. Pada metodologi penelitian terdapat model konseptual serta sistematika pemecahan masalah. Bab IV Analisis dan Perancangan
Pada bab ini berisi berisi tiga dari lima aktivitas dari semua fase yang ada pada Iterative Incremental Development. Aktivitas tersebut yaitu pemodelan bisnis, identifikasi kebutuhan, analisis dan perancangan. Bab V Implementasi Pada bab ini berisi berisi dua dari lima aktivitas dari semua fase yang ada pada Iterative Incremental Development. Aktivitas tersebut yaitu implementasi, dan pengujian. Bab VI Kesimpulan dan Saran Pada bab ini akan dijelaskan mengenai ringkasan mengenai hasil penelitian dan saran untuk kemungkinan dikembangkan pada penelitian selanjutnya.