BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini menjelaskan mengenai metodologi penelitian, yaitu langkah demi langkah dalam penyusunan Tugas Akhir ini, dimulai dari proses perencanaan hingga pembuatan laporan, yang dapat dijabarkan seperti pada gambar berikut: METODOLOGI PENELITIAN Tahap Kegiatan Tools Hasil Mulai TAHAP I PERENCANAAN 1. Perumusan Masalah 2. Penentuan Tujuan Penelitian 3. Penentuan Data 4. Populasi dan Penentuan Sampel 1. Observasi 2. Studi Literatur Proposal Tugas Akhir TAHAP II PENGUMPULAN DATA Observasi, Studi Pustaka, Wawancara, Kuesioner 1. Daftar Pertanyaan Wawancara 2. Panduan OCAI 3. Desain Kuesioner Data primer dan Data sekunder TAHAP III ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN 1. Analisis Responden 2. Analisis budaya organisasi dengan OCAI 3. Pembuatan Rekomendasi dengan Eight Imperatives Microsoft Office Excel 1. Budaya Organisasi saat ini dan yang diharapkan 2. Rekomendasi TAHAP IV PEMBUATAN LAPORAN Melakukan dokumentasi Tugas Akhir Microsoft Office Word Laporan Tugas Akhir Selesai Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Penelitian
Dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 3.1 Tahap Perencanaan Tahap perencanaan merupakan tahap awal penelitian, kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah : 3.1.1 Perumusan Masalah Melakukan peninjauan ke tempat penelitian untuk menentukan masalah apa yang dibahas dengan mengamati penerapan e-office pada Diskominfo-PDE Provinsi Riau pada proses administrasi surat-menyurat. 3.1.2 Menentukan Tujuan Penelitian Penentuan tujuan penelitian untuk memperjelas kerangka apa saja yang menjadi sasaran dari penelitian ini. Tujuan dilakukan penelitian ini yaitu: 1) Mengetahui tipe budaya organisasi saat ini dan budaya organisasi yang diharapkan terhadap penerapan e-office di Diskominfo-PDE Provinsi Riau. 2) Menghasilkan rekomendasi yang tepat untuk penerapan teknologi informasi menggunakan Eight Imperatives. 3.1.3 Menentukan Data Menentukan dan mengetahui data yang dibutuhkan dan berhubungan dengan penelitian untuk mempermudah penulis dalam melakukan analisis, seperti: 1) Teori yang berhubungan dengan penerapan e-office 2) Model analisis yang digunakan Competing Values Framework dengan instrumen atau alat ukur Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) serta menentukan kebutuhan data primer dan data sekunder. 3) Eight Imperatives, berupa rekomendasi strategis dalam penerapan teknologi informasi. 3.1.4 Populasi dan Penentuan Sampel Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh pegawai pada Diskominfo-PDE Provinsi Riau yang menggunakan e-office dan yang terlibat dalam proses perubahan budaya organisasi yang berjumlah sebanyak 113 orang. 42
Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini ditentukan dengan rumus Slovin. Adapun perhitungannya sebagai berikut: N n 1 Ne 113 n 1 113(0,1) 2 2. (3.1) n 113 2,13 n 53 Berdasarkan rumus tersebut maka didapatkan sampel pada penelitian ini berjumlah sebanyak 53 orang. Penelitian ini menggunakan teknik sampling stratified random sampling, dimana setiap elemen dalam populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih menjadi item sampel. Sedangkan pendapat yang hampir sama dikemukakan Sundayana mengungkapkan bahwa stratified random sampling disebut juga dengan istilah teknik sampling berlapis atau berjenjang. Teknik ini digunakan apabila populasinya heterogen atau terdiri atas kelompok-kelompok yang bertingkat. Penentuan tingkat berdasarkan karakteristik tertentu. Karakteristik responden pada penelitian ini yaitu Jenis Kelamin, Usia, Jabatan, Pendidikan Terakhir dan Lama Kerja pegawai. 3.2 Tahap Pengumpulan Data Tahap ini merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap perencanaan. Setelah data ditentukan, maka selanjutnya adalah mengumpulkan data tersebut. Tahapan ini berisi tentang proses dalam pengumpulan data, berupa data primer maupun data sekunder. 3.2.1 Teknik Pengumpulan Data Pada kegiatan ini penulis melakukan proses pengumpulan data yaitu: 1) Observasi Melakukan pengamatan langsung ke objek penelitian untuk lebih mengetahui permasalahan yang diteliti dan kondisi dilapangan. Dalam penelitian ini penulis melakukan pengamatan langsung dilingkungan 43
Diskominfo-PDE Provinsi Riau. Pengamatan dilakukan dengan melihat dan mengamati budaya organisasi terhadap penerapan e-office yang digunakan oleh pegawai. 2) Studi Pustaka Pengumpulan data yang berasal dari beberapa literatur berupa buku dan jurnal serta bacaan lain yang berhubungan dan mendukung penelitian ini. 3) Wawancara Penulis bertatap muka langsung dengan sumber informasi untuk mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara kepada pegawai Diskominfo-PDE Provinsi Riau yaitu Bapak Drs.H. Eddy Yusra, M.Kom sebagai Kabid.Aplikasi dan Informatika, dan Ibu Nofira Ismayani S.Kom sebagai admin e-office. Jenis pertanyaan dalam wawancara ini merupakan pertanyaan terbuka dimana yang diwawancarai bebas merespon dan memberi jawaban dari pertanyaan yang diajukan. 4) Kuesioner Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden dalam arti laporan tentang pribadinya atau hal-hal yang ia ketahui. Pada penelitian ini didalam kuesioner terdapat 24 pernyataan yang dibagi kedalam enam dimensi, setiap dimensi ditunjukan untuk mengetahui pandangan responden mengenai karakteristik dominan, kepemimpinan organisasi, pengelolaan pegawai, perekat organisasi, penekanan strategis, dan kriteria keberhasilan yang dipandang penting oleh organisasi. 3.2.2 Jenis dan Sumber Data Dalam penelitian ini data yang digunakan adalah data yang bersumber langsung pada Diskominfo-PDE Provinsi Riau serta data yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Adapun data yang digunakan yaitu: 44
1) Data Primer Data yang diperoleh atau dikumpulkan secara langsung dari sumber datanya. Seperti data tentang sejarah, profil, visi misi dan struktur organisasi Diskominfo-PDE Provinsi Riau. Data primer juga diperoleh dari melalui observasi, wawancara dan penyebaran kuesioner. 2) Data Sekunder Data sekunder adalah data yang tidak langsung diperoleh dari objek penelitian. Data diperoleh dari berbagai sumber yang telah ada, seperti buku, jurnal dan informasi dari internet yang berhubungan dengan penelitian mengenai penerapan e-office dan budaya organisasi. 3.3 Tahap Analisis dan Hasil Penelitian Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mengolah data yang didapat dari hasil penyebaran kuesioner. Adapun kegiatan yang dilakukan yaitu: 3.3.1 Analisis Responden Pada analisis responden yang dilakukan berupa analisis berdasarkan karakteristik-karakteristik responden yang dikelompokan berdasarkan jenis kelamin, usia, jabatan, pendidikan terakhir dan lama kerja pegawai. 3.3.2 Analisis Budaya Organisasi dengan OCAI Analisis dilakukan untuk mengetahui budaya organisasi saat ini dan budaya organisasi yang diharapkan dengan penyebaran kuesioner. Kuesioner pada penelitian ini berdasarkan dari Organization Culture Assessment Instrument (OCAI). Setelah kuesioner dibagikan kepada responden, lalu dilakukan perhitungan terhadap kuesioner. Kuesioner yang dipakai pada penelitian ini adalah kuesioner yang sudah pernah dipakai pada penelitian budaya organisasi oleh Cameron dan Quinn sejak tahun 1999. Kuesioner ini terdiri dari enam dimensi yang mewakili setiap karakter yang hendak dinilai. Dimana pada masingmasing dimensi terdapat empat pernyataan (A,B,C,D) yang mewakili empat tipe budaya yaitu: 45
1) Tipe A merupakan indikasi Clan Culture 2) Tipe B merupakan indikasi Adhocracy Culture 3) Tipe C merupakan indikasi Market Culture 4) Tipe D merupakan indikasi Hierarchy Culture Sebelum dilakukan pengambilan data biasanya penelitian yang akan menggunakan kuesioner untuk pengumpulan datanya akan didahulukan dengan uji coba kuesioner. Namun pada penelitian ini tidak dilakukan uji coba kuesioner karena kuesioner OCAI telah teruji validitas dan reliabilitasnya dalam skala Internasional. Menurut studi yang dilakukan Spreitzer, seperti yang dikutip Evan 2005 (dalam Hidayat, 2012) memberikan bukti validitas OCAI dengan analisis multitraid-multimethod menggunakan dua instrumen berbeda untuk memeriksa dimensi budaya yang sama. Penelitian ini mendukung validitas OCAI dalam menentukan tipe budaya organisasi. Pada setiap pernyataan, responden diharuskan mengisi nilai pada kolom yang disediakan yaitu kolom sekarang ( now) dan yang diharapkan ( preferred). Responden diharuskan memberi nilai keempat alternatif. Nilai tertinggi diberikan pada alternatif yang dianggap paling sesuai dengan kondisi di organisasi (sesuai dengan pendapat masing-masing responden). Jumlah dari keempat nilai tersebut harus bernilai 100. Berikut adalah kuesioner penelitian yaitu: Tabel 3.1 Kuesioner Penelitian 1. Karakteristik Dominan A Instansi merupakan tempat yang personal (menyenangkan), seperti keluarga besar. Para pegawai saling berbagi satu sama lain. B C Instansi merupakan tempat yang sangat dinamis. Pegawai memiliki keinginan dan berani mengambil resiko. Instansi mengutamakan hasil pekerjaan. Para pegawai sangat kompetitif dalam menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan e-office. Now (Saat Ini) Preferred (Diharapkan) 46
D Instansi adalah tempat yang sangat terkontrol dan terorganisir. Terdapat prosedur-prosedur formal yang mengatur apa yang dilakukan pegawai. Total 100 100 2. Kepemimpinan Organisasi A B C D Kepemimpinan di dalam instansi pada umumnya dianggap untuk membimbing dan memberikan arahan kepada pegawai tentang penggunaan e-office. Kepemimpinan di dalam instansi pada umumnya dianggap untuk menunjukan jiwa kepemimpinan, inovasi atau pengambilan resiko. Kepemimpinan di dalam instansi pada umumnya dianggap untuk menunjukan fokus yang sebenarnya dan berorientasi pada hasil pekerjaan. Kepemimpinan di dalam instansi pada umumnya dianggap untuk menunjukan efisiensi terhadap penggunaan e-office yang berjalan dengan baik. Now (Saat Ini) Preferred (Diharapkan) Total 100 100 3. Pengelolaan Pegawai A Gaya manajemen dalam penggunaan e-office dicirikan dengan kerja sama tim, dan partisipasi pegawai. B Gaya manajemen dalam penggunaan e-office dicirikan dengan pengambilan resiko oleh individu, inovasi, dan kebebasan pegawai. C Gaya manajemen dalam penggunaan e-office dicirikan dengan kompetisi yang sangat ketat, tuntutan yang tinggi dan pencapaian hasil D Gaya manajemen dalam instansi dicirikan dengan dan kepatuhan pegawai dalam menggunakan e- office. Now (Saat Ini) Preferred (Diharapkan) Total 100 100 4. Perekat Organisasi A Perekat/hubungan di dalam instansi adalah loyalitas dan saling percaya. Komitmen pegawai terhadap penggunaan e-office tinggi. Now (Saat Ini) Preferred (Diharapkan) 47
B Perekat/hubungan di dalam instansi adalah komitmen terhadap inovasi dan pengembangan. Terdapat keinginan untuk menjadi lebih maju dengan penggunaan e-office. C Perekat/hubungan di dalam instansi adalah penekanan terhadap pencapaian hasil kerja melalui penggunaan e-office. D Perekat/hubungan di dalam instansi adalah aturanaturan dan kebijakan-kebijakan formal. Penting bagi pegawai untuk menjaga instansi agar berjalan dengan baik. Total 100 100 5. Penekanan Strategis A B C D Instansi menekankan terhadap pengembangan sumber daya manusia. Pegawai memiliki kepercayaan tinggi, keterbukaan dan partisipasi terhadap penggunaan e-office. Instansi menekankan untuk mendapatkan sumber daya baru dengan menciptakan tantangan baru. Menerima terhadap percobaan sesuatu yang baru. Instansi menekankan terhadap tindakan-tindakan yang kompetitif dengan mencapai target-target yang sulit. Instansi menekankan stabilitas yang tetap. Efisiensi, pengendalian yang lancar merupakan hal penting dalam penggunaan e-office. Now (Saat Ini) Preferred (Diharapkan) Total 100 100 6. Kriteria Keberhasilan Now (Saat Ini) Instansi menentukan keberhasilan penerapan e- A office berdasarkan pada pengembangan sumber daya manusia, kerjasama tim, komitmen pegawai dan perhatian terhadap pegawai. Instansi menentukan keberhasilan atas dasar B memiliki kebijakan baru yang bertujuan untuk menjadi panutan bagi instansi lain. Instansi menentukan keberhasilan atas dasar C keunggulan di publik. Kepemimpinan publik yang kompetitif merupakan kunci keberhasilan. Preferred (Diharapkan) 48
Instansi menentukan keberhasilan atas dasar D efisiensi kerja yang dapat diandalkan, penjadwalan serta hasil kinerja yang baik merupakan hal penting dalam penerapan e-office. Total 100 100 Sumber : OCAI Report (2010) Setelah kuesioner selesai dibagikan kepada responden, maka dapat dilakukan pengolahan data hasil kuesioner OCAI. Pada tabel dibawah ini akan menjelaskan tentang pengolahan data yaitu: Tabel 3.2 Pengolahan Data OCAI Dimensi Clan Adhocracy Market Hierarchy Karakteristik Dominan Kepemimpinan Organisasi Pengelolaan Pegawai Perekat Organisasi Penekanan Strategis Kriteria Keberhasilan A1 B1 C1 D1 A2 B2 C2 D2 A3 B3 C3 D3 A4 B4 C4 D4 A5 B5 C5 D5 A6 B6 C6 D6 Adapun delapan langkah selanjutnya dari pemrosesan hasil kuesioner yang diisi oleh responden, (Effendi, 2011) yaitu: 1) Kelompokkan semua jawaban pertanyaan kategori A dalam kolom saat ini dan hitung rata-rata nilai per baris. 2) Kemudian kelompokkan semua jawaban pertanyaan kategori A dalam kolom yang diharapkan dan hitung rata-rata nilai per baris. 3) Ulangi langkah no. 1 dan 2 untuk kategori pertanyaan B, C, D. Setiap nilai rata-rata di setiap kategori pertanyaan mencerminkan tipe budaya organisasi tersebut. 49
4) Menggabungkan nilai rata-rata dari masing-masing bidang/unit kerja yang ada di organisasi kedalam kelompok nilai OCAI untuk masingmasing kategori pertanyaan. 5) Setelah mendapatkan perbandingan dari beberapa bidang/unit kerja yang berbeda jawaban dari seluruh pertanyaan dirata-ratakan untuk memperoleh perspektif budaya organisasi secara keseluruhan. 6) Langkah berikutnya adalah memplotkan nilai rata-rata gabungan untuk setiap kelompok nilai OCAI pada sebuah kuadran. Kuadran di sini dibagi menjadi 4 tipe organisasi yaitu Clan, Adhocracy, Market, Hierarchy. 7) Dari hasil rata-rata kelompok pertanyaan baik untuk budaya organisasi saat ini maupun yang diharapkan dikelompokkan ke masingmasing kuadran yang digambarkan pada grafik yang berbeda-beda untuk saat ini dan yang diharapkan. 8) Langkah selanjutnya berdasarkan hasil kuadran yang didapat adalah menganalisis dan membandingkan budaya organisasi saat ini dan yang diharapkan yang tergambar dalam bentuk kuadran. Setelah dilakukan analisis deskriptif terhadap masing-masing variabel tipe budaya pada Organizational Culture Assessment Instrument di atas maka kemudian diperoleh skor dari masing-masing tipe budaya pada saat ini dan yang diharapkan masa yang akan datang. Langkah selanjutnya, skor akan diintepretasikan ke dalam sebuah chart dengan tipe radar sehingga dapat terlihat dengan jelas kecenderungan budaya yang terjadi saat ini dan budaya yang diharapkan. Budaya yang terjadi saat ini akan terlihat melalui garis berwarna merah, sementara budaya yang diharapkan ditandai oleh garis berwarna biru. 50
Gambar 3.2 Diagram Radar Budaya Organisasi 3.3.3 Pembuatan rekomendasi menggunakan Eight Imperatives Dari hasil penilaian budaya organisasi yang telah didapatkan nantinya dapat diidentifikasi strategi maupun kebutuhan sistem yang tepat. Selain menggunakan Organization Culture Assessment Instrument (OCAI) juga digunakan Eight Imperatives For Leaders In A Networked World yang merupakan panduan kebijakan yang harus diambil para pimpinan dalam kaitannya dengan penggunaan teknologi informasi untuk pencapaian sasaran bisnisnya. Delapan langkah baku dalam penerapan teknologi informasi tersebut yaitu: 1) Memfokuskan pada bagaimana Teknologi Informasi (TI) dapat memperbaharui pekerjaan dan strategi sektor public 2) Menggunakan teknologi informasi untuk inovasi yang bersifat strategis, bukan sekedar otomasi yang bersifat taktis 3) Gunakan panduan praktis dalam menerapkan inisiatif TI 4) Meningkatkan pembiayaan untuk inisiatif TI yang menjanjikan 5) Melindungi privasi dan keamanan 6) Membentuk kerjasama dalam bidang TI untuk merangsang pertumbuhan ekonomi 51
7) Menggunakan TI untuk mempromosikan kesamaan kesempatan dan masyarakat yang sehat 8) Persiapkan untuk demokrasi digital Adapun kerangka pemikiran pada penelitian ini yaitu: Tuntutan Perubahan pada Diskominfo- PDE Provinsi Riau Budaya Organisasi Competing Values Framework dan OCAI Saat ini Yang diharapkan Clan Hierarchy Adhocracy Market Rekomendasi Eight Imperatives Kesimpulan dan Saran 52
3.4 Tahap Pembuatan Laporan Tahap terakhir yang dilakukan dalam penelitian ini adalah tahap pembuatan laporan. Pembuatan laporan ini sesuai dengan format penyusunan tugas akhir yang berlaku. Pada tahap ini semua hasil yang didapat selama penelitian didokumentasikan sehingga menjadi laporan tugas akhir. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Melengkapi Laporan Tugas Akhir Penulis melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing tugas akhir yang sangat diperlukan dalam penulisan laporan karena banyak saran dan masukan yang sebelumnya tidak diketahui oleh penulis. Selanjutnya menulis laporan sesuai sistematika penulisan laporan. 2. Mempresentasikan Hasil Laporan Seluruh data yang didapatkan, akhirnya didokumentasikan dalam bentuk sebuah laporan, dan selanjutnya di presentasikan didepan penguji. 3. Selesai 53