BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan dunia informasi dan teknologi sekarang ini sudah sangat pesat. Semua hal dalam segala aspek kehidupan manusia sekarang ini, tidak bisa terlepas dari teknologi informasi. Telah banyak perusahaan yang menggunakan komputer dalam operasional usahanya agar memiliki daya saing yang tinggi dalam menghadapi persaingan usaha. PT Anugrah Argon Medica merupakan sebuah perusahaan distribusi farmasi, dan alat-alat kesehatan yang memiliki cabang di kota-kota besar di Indonesia. Pelanggan perusahaan terdiri dari Rumah Sakit, Klinik, Apotek, dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang membeli produk-produk perusahaan untuk dijual kembali kepada pengguna akhir (End User).Proses saat ini pelanggan melakukan pemesanan barang melalui fax, email dan telpon lalu Staff CSO (Costumer Sales Officer) selanjutnya CSO melakukan penginputan pesanan, complain, retur kedalam database, namun seiring dengan peningkatan usaha perusahaan, penambahan item dan variasi produk yang sangat besar berdampak pada meningkatnya volume transaksi pemesanan serta overload pekerjaan CSO. Pada titik tersebut permasalahan mulai timbul, yaitu pertama sering terjadi keterlambatan dalam proses input PO, sehingga berakibat banyak komplain atas keterlambatan pengantaran barang. Kedua sering terlupakan komplain dari pelanggan serta tidak adanya informasi penyelesaian komplain pelanggan. Ketiga konfirmasi pembayaran, ketersediaan barang, dan harga barang cukup merepotkan CSO sehingga proses penginputan barang pesanan terganggu, serta minimnya informasi terkini terkait kekosongan barang, dan kenaikan harga serta masa berlaku produk. Oleh karena itu untuk memperbaiki proses tersebut, pihak manajemen menilai diperlukan sebuah sistem informasi bisnis to bisnis yang memberikan akses kepada pelanggan-pelanggan perusahaan untuk dapat melakukan pemesanan barang, melihat informasi stok barang, melihat informasi masa berlaku barang, melihat informasi terkini harga barang, melihat status pembayaran dan status pemesanan. Sistem tersebut adalah Sistem Informasi Business to Business (B2B) Distributor untuk Reseller PT Anugrah Argon Medica. 1
2 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan di atas, maka rumusan masalah yang akan didentifikasikan bahwa : 1. Bagaimana pelanggan melakukan pemesanan barang sesuai dengan formulir pemesanan yang standard dan mendapatkan informasi proses pemesanannya? 2. Bagaimana pelanggan melakukan retur pengembalian barang dengan formulir dan aturan yang jelas serta mendapatkan informasi tentang proses returnya? 3. Bagaimana pelanggan dapat melakukan konfirmasi pembayaran dengan formulir yang standard serta informasi proses pembayarannya? 4. Bagaimana pelanggan dapat mengetahui informasi ketersediaan barang dan harga barang? 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penenilitian ini adalah : Merancang sistem informasi B2B Distributor Reseller berbasis web yaitu : Pelanggan dapat melakukan pemesanan barang melalui formulir pemesanan/pembelian barang secara online. Pelanggan dapat melakukan retur pembelian melalui formulir retur secara online. Pelanggan dapat melakukan konfirmasi pembayaran melalui formulir konfirmasi pembayaran secara online. Pelanggan dapat melakukan komplain melakukan komplain melalui formulir konfirmasi komplain secara online. Pelanggan dapat melihat histori pembelian yang telah dilakukan. Pelanggan dapat melihat informasi status pemesanan, status komplain, status retur pada halaman depan aplikasi. Pelanggan dapat melihat ketersediaan barang secara online. Manfaat yang ingin dicapai dengan perancang sistem ini adalah : 1. Perusahaan dapat melakukan efisiensi sumber daya terkait proses melakukan input kedalam sistem dilakukan oleh pelanggan atau dengan istilah pelanggan melakukan Self Service. 2. Meminimalkan kesalahan pada CSO serta memperkecil retur barang karena kesalahan input atau masa berlaku obat yang telah lewat, serta pemesanan yang lupa terinput.
3 3. Memudahkan pelanggan melakukan pemesanan barang secara langsung serta mendapatkan informasi tentang status pemesanannya. 4. Memudahkan pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran serta mendapatkan informasi tentang status pembayarannya. 5. Proses retur melalui proses input sesuai barang yang pernah dipesannya. 6. Memudahkan pelanggan mendapatkan informasi ketersediaan barang kosong. 7. Memudahkan pelanggan melakukan komplain terhadap pelayanan yang diberikan serta informasi status penyelesaian komplain. 8. Memudahkan pelanggan melihat histori pembelian. 1.4. Batasan Masalah Ruang lingkup proses bisnis antara pelanggan dengan perusahaan melalui aplikasi B2B dibuat dengan bentuk yang sederhana sehingga implementasi aplikasi ini tidak mencakup hal-hal berikut : 1. Aplikasi tidak dapat memproses hal-hal yang terkait keuangan/financial seperti arus kas masuk, laba atau rugi, dan pajak. 2. Aplikasi tidak dapat melakukan proses supply chain seperti proses barang keluar dan barang masuk, proses penambahan stok serta pencatatan masa berlaku barang tidak berdasarkan nomer batch produksi. 1.5. Metode Penelitian Pendekatan yang digunakan dalam proses penelitian ini dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan sebagai berikut : 1.5.1. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini dibagi menjadi tiga yaitu sumber, analisis, explanasi. Berdasarkan sumber penelitian, maka dalam penelitian kali ini digunakan metode Field Research (penelitian lapangan). Sedangkan berdasarkan analisisnya akan digunakan metode kualitatif dan berdasarkan explanasinya akan digunakan metode deskriptif. 1.5.2. Teknik Pengumpulan Data Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada pihak-pihak terkait untuk mendapatkan penjelasan mengenai sistem berjalan dan kelemahannya serta menangkap kebutuhan user akan sistem yang diinginkan.
4 Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam proses penelitian ini dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Studi Lapangan Penelitian dengan pengamatan langsung ke PT Anugrah Argon Medica yang merupakan sumber informasi langsung dari proses B2B. Dalam pengumpulan data ini menggunakan 2 cara, yaitu; a. Observasi Teknik pengumpulan data dengan mengadakan cara melibatkan pewawancara (observer) dalam kegiatan objek yang di observasi, didalam hal ini melakukan pengamatan langsung suatu kegiatan yang dilakukan sehingga didapatkan data-data yang sulit untuk dijelaskan. Teknik pengumpulan data ini bersifat umum tetapi menyeluruh dan manfaatnya dapat dipakai sebagai dasar untuk penelitian yang lebih spesifik. b. Wawancara Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dan sistematis. 2. Studi Pustaka Dengan mencari dan mempelajari bermacam-macam literature yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi ini. 1.5.3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode Waterfall. Metode ini diambil karena merupakan suatu metode pengembangan sistem yang dilakukan secara linier atau berurutan mulai dari analisa, desain, coding, testing. 1. Analisa Analisa yang dilakukan menggunakan metode waterfall. 2. Desain Desain yang digunakan dalam pengembangasn sistem ini berupa alat-alat yang dipakai dalam pembuatan sistem ini. Alat alat tersebut diantaranya laptop, UML
5 (Unified Modelling Language), Class Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, UseCase Diagram, Rich Picture. 3. Coding Pada tahap ini program dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MYSQL, XAMPP. 4. Testing Dalam testing ini akan dilakukan dengan metode blackbox testing dan whitebox testing. 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang dilakukan pada skripsi ini sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini membahas mengenai landasan-landasan teori yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini. BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini menerangkan mengenai analisa sistem yang digunakan sebagai dasar pembangunan aplikasi monitoring training ini, serta pemodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini berisi pengujian serta hasil pengamatan secara keseluruhan dari pembuatan aplikasi ini. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini membahas simpulan yang penulis dapatkan selama melakukan penelitian dan saran penulis untuk pengembangan sistem selanjutnya di masa depan.