Isi dapat dicopy dengan mencantumkan nama penulis. By Tatag Lindu Bhakti, S.T., M.Eng. Silakan kunjungi website saya di www.tatag.net ========================================== Penjelasan 10 critical success factor (CSF) untuk kegiatan operasional: 1. Definisi Produk Bagaimana mendefinisikan produk. Produk barang berbeda sifat dengan produk jasa. Definisikan produk sedetail mungkin. Semakin detail semakin baik. Dan perlunya standarisasi produk. Riset harus dilakukan untuk mendapatkan inovasi. Seperti halnya kehidupan, semua produk pasti memiliki umur. Produk akan mengalami 4 fase: perkenalan, remaja, matang dan kadaluarsa. Perlu adanya perlakuan khusus di tiap-tiap fase produk ini. Inovasi adalah cara untuk meremajakan produk. Produk yang matang di satu tempat belum tentu mengalami fase yang sama di tempat lain. Contohnya adalah internet. Di negara maju mungkin telah mencapai fase matang tetapi di negara berkembang masih mencapai fase remaja. 2. Kendali Kualitas Produk Bagaimana mencapai kualitas produk. Kualitas adalah keinginan pelanggan/target pasar secara detail yang dihubungkan dengan sifat-sifat produk barang/jasa. Manager harus dapat mendefinisikan dengan tepat kualitas yang diinginkan oleh pelanggan untuk dikomunikasikan dengan seluruh elemen pembangun kualitas. Kualitas adalah gratis namun menjadi usaha wajib yang harus dilakukan (dalam hal ini adalah tanggung jawab manager secara penuh) dan diberikan kepada seluruh elemen sistem. Penurunan kualitas berkorelasi kuadratis terhadap konsumen (prinsip Taguchi). Kualitas turun 3x lipat maka konsumen akan menurun 9x lipat. Gunakan prinsip pareto: masalah-masalah akan terdistribusi normal dengan simpangan kecil. Masalah yang signifikan akan mengambil jumlah yang jauh lebih sedikit daripada masalahmasalah kecil. Masalah-masalah signifikan biasa menyita 70-80% dari total permasalahan. Dengan menyelesaikan masalah signifikan maka manager dapat menyelesaikan 70-80% persoalan dengan baik. Seorang manager diharuskan mengenali masalah-masalah signifikan ini dengan baik kemudian menyelesaikannya secara ekonomis.
3. Teknologi Proses Produksi Bagaimana sebuah produk diproduksi. Hal ini menyangkut teknologi dan ekonomi perusahaan. Intinya adalah produktifitas. Produktifitas didefinisikan sebagai perbandingan antara output yang dihasilkan dengan besarnya masukan atau dengan kata lain adalah gain ekonomi. Produktifitas berbeda dengan produksi. Produksi adalah proses menghasilkan output. Sama sekali tidak mempedulikan besaran input. Dalam proses produksi, perbandingan antara kualitas dengan output real didefinisikan sebagai utilisasi. Sedangkan perbandingan antara perkiraan output yang diharapkan (lebih rendah dari kualitas) dengan output real didefinisikan sebagai efisiensi. Misal: utilisasi 75% artinya output real = 75% dari rancangan ideal. Efisiensi 60% berarti output real = 60% dari harapan realistis. Andaikan harapan realistis adalah 80% dari rancangan ideal berarti utilisasi = 60% x 80% = 48%. Target Output adalah kualitas. Kualitas adalah output ideal. Output real selalu memiliki efisiensi lebih rendah dari kualitas. Berikut adalah gambaran dari proses operasional sebuah sistem produksi barang/jasa Gambar 1. Gambaran Produktivitas
Seperti pada gambar, produktifitas sebuah sistem didefinisikan sebagai besarnya output (AB) dibandingkan besarnya input (AE). Produktifitas adalah cara yang paling signifikan untuk menaikkan kemakmuran. Secara tinjauan ekonomi modern, tidak ada cara lain untuk menaikkan kemakmuran yang lebih efektif daripada menaikkan produktifitas. Ada beberapa cara untuk menaikkan produktifitas: 1. Menaikkan utilisasi/efisiensi dengan input konstan. 2. Menurunkan input dengan menjaga utilitas/efisiensi yang konstan. Sebaiknya dihindari prosedur menaikkan produktifitas dengan cara menurunkan input yang bersamaan dengan menaikkan utilisasi/efisiensi. 4. Strategi Lokasi Adalah bagaimana cara bagi seorang manager untuk menentukan posisi spasial secara tepat untuk meningkatkan produktifitas. Mengoptimasi posisi titik-titik kerja terhadap para kustomer akan meningkatkan produktifitas secara umum. Tugas seorang manager adalah menentukan titik-titik kerja yang paling ekonomis baik jalur produksi maupun pemasaran. 5. Tata Letak Produksi Adalah sebuah tinjauan spasial untuk mengatur bagian dalam titik kerja secara individual. Tujuannya adalah mengoptimasi kinerja spasial per titik kerja yang aktif. Penyusunan ulang ruang kerja dengan visualisasi perpindahan tenaga kerja dan produk akan meningkatkan produktifitas. Misal: barang yang bergerak ke pekerja akan memiliki efisiensi waktu yang lebih tinggi daripada pekerja yang mendekati barang. Langkah kerja terpendek adalah terbaik karena memiliki waktu terpendek. 6. Human Capital Development Adalah bagaimana seorang manager mengatur sustainabilitas sebuah organisasi. Ini adalah bagian terpenting dalam industri jasa. The right men in the right place adalah prinsip efisiensi human capital development. Tugas manager dalam konteks ini antara lain: 1. Memberikan insentif dan denda yang sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan 2. Memberikan pelatihan yang tepat
3. Spesialisasi pekerjaan dan pembagian beban pekerjaan 4. Rotasi karyawan terutama secara hirizontal (penukaran job pada level yang sama) 5. Kaderisasi 7. Supply Chain Management Adalah bagaimana agar sebuah produk dapat tetap memiliki input yang konstan. Manajemen rantai pasokan penting dilakukan guna mempertahankan keberlangsungan sistem produksi. Prinsip utamanya adalah menjalin hubungan yang baik dengan sistem pemasok. Bukan prinsip mana yang paling murah diantara banyak pemasok /sistem lelang. Sistem lelang akan meningkatkan produktifitas jangka dekat tetapi akan menurunkan secara drastis sustainabilitas sebuah produksi. 8. Inventory Management Adalah bagaimana cara mengatur semua aset perusahaan yang dikhususkan ke aset produk. Prinsip inventory management modern adalah Just In Time (JIT). Secara harfiah dapat digambarkan pas butuh pas ada. JIT adalah sistem yang mereduksi stok sampai taraf optimum dengan mempertahankan kualitas output. Banyak persediaan yang dimiliki berarti akan menaikkan biaya penyimpanan (barang rusak, sewa gudang, dll) dan akan sulit merespon pasar yang berubah dengan cepat (yang berarti pula umur produk yang pendek). Tetapi mustahil sebuah perusahaan mencapai kualitas output yang diharapkan tanpa adanya masukan. Sehingga teknik ini harus digabungkan dengan manajemen rantai pasokan yang handal. Semboyan yang tepat: persediaan adalah malapetaka. 9. Penjadwalan dan Peramalan Penjadwalan adalah langkah yang digunakan bagi seorang manager untuk mensinkronisasi seluruh elemen sesuai dengan peramalan pasar yang dilakukan. Dalam hal ini seorang manager dituntut memprediksi dengan tepat tentang definisi kualitas dan kuantitas produk untuk mempertahankan dan menaikkan produktifitas. Seorang manager bertanggungjawab penuh terhadap peramalan produksi. 10. Perawatan Adalah usaha memperlama sistem produksi.
Tambahan: Gambar 2. Siklus Produk Sebuah perusahaan terdiri atas 3 bagian utama 1. Marketing (mengkonversi produk menjadi aliran uang / cashflow; meng-generate demand) 2. Keuangan (mengendalikan aliran uang / cashflow) 3. Operasional (menghasilkan produk) Masukan sistem produksi efektif terdiri dari 3 komponen: 1. Tenaga Kerja ( 10% ) 2. Modal ( 38% ) 3. Manajemen ( 52% ) *)Penentu kesuksesan proyek terbesar adalah masukan manajemen (52%).
Gambar 3. Manajemen proyek (lengkap) Strategi proyek ada 3 1. Pembedaan Produk (paling mudah) 2. Harga yang Rendah (medium) 3. Respon konsumen yang cepat (paling sulit)
Dalam manajemen 3 bagian utama perusahaan, dikenal adanya Critical Success Factor (CSF); CSF Marketing (6) : 1. Pemasaran 2. Distribusi 3. Promosi 4. Harga 5. Jalur Distribusi 6. Penempatan Produk CSF Keuangan (7): 1. Pinjaman 2. Investasi 3. Modal Kerja 4. Piutang 5. Utang 6. Pengendalian Keuangan 7. Kredit CSF Operasional (10): lihat hal 1~4