APLIKASI KOMPUTER SEKRETARIS 1 RONI FASLAH, S.PD., MM ISBN: 978-602-96746-7-5 Diterbitkan Oleh: Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta 2011 Komplek Universitas Negeri Jakarta Jl. Rawamangun Muka Jakarta Timur 13220 Telp. 021-4721227
KATA PENGANTAR Bismillahirrohmanirrohiim Alhamdulillah, puji syukur kehadiran Allah, atas perkenan-nya buku dengan judul Aplikasi Komputer Sekretaris 1 telah selesai disusun. Perkembangan teknologi informasi telah merambah keberbagai aktivitas kehidupan dunia bisnis termasuk kegiatan administrasi. Karena apapun bentuk dan tujuannya, besar maupun kecil bisnis yang dijalankan, sudh dapat dipastikan terdapat kegiatan administrasi di dalamnya. Pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan perangkat teknologi informasi. Komputerisasi telah merubah pandangan dan cara kerja seseorang, pekerjaan administrasi yang bersifat manual sudah hampir ditinggalkan. Pengisian formulir dengan sistem online, elektronik filing system membantu mempermudah pengelolaan administrasi karena database digital telah berkembang sangat cepat, cukup satu kali klik, file digital ditemukan. Berbagai template korespondensi telah tersedia, proses penghitungan, penggandaan, scaning dokumen, dll, dengan fasilitas komputer semakin murah. Kemajuan dan perkembangan teknologi komputer dibidang administrasi harus diimbangi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional penggunanya. Buku ini, dengan memanfaatkan software yang sudah familiar dan user friendly yaitu Microsoft Office, akan membantu tenaga administrasi dalam mengelola kegiatan administrasi. Buku ini juga berusaha untuk memanfaatkan secara optimal, berbagai kemampuan yang dimiliki Microsoft Office tetapi jarang sekali dikembangkan secara optimal. Konsep mengetik cerdas dengan memanfaatkan fasilitas Short keys akan membantu mempercepat pengetikan. Pengelolaan adminisitrasi kearsipan dengan ii
memanfaatkan fasiltias hyperlink, akan membantu mempercepat penemuan file. Desain presentasi dengan memanfaatkan fasilitas hyperlink, akan mempermudah presenter dalam menemukan materi yang ada dalam slide. Desain presentasi otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada komputer dalam menggerakan teks, animasi, audio-visual dan bahkan durasi presentasi pun dapat kelola sesuai dengan ketersediaan waktu, akan memberikan kemudahan bagi pesenter dalam mengelola kegiatan presentasi. Dan berbagai kemampuan lain yang dapat dikembangkan dalam kegiatan administrasi perkantoran, dikupas dalam buku ini. Termasuk didalamnya bagaimana cara mencari dan menemukan dokumen diinternet secara cepat dan tepat dalam format doc, xls, ppt, dan pdf. Ini akan memudahkan para pengguna, karena ketersediaan dokumen yang dikehendaki akan mudah dilacak. Semoga buku ini dapat bermanfaat dalam membantu menciptakan kemampuan, keterampilan dan sikap profesional pegawai administrasi. Jakarta, Maret 2011 Roni Faslah iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... Halaman ii iv BAB I BAB II BAB III MENGETIK CERDAS A. Short Keys... 1 Latihan 1.1.... 4 Latihan 1.2.... 6 B. AutoCorrect Options... 8 Latihan 1.3... 10 Latihan 1.4... 11 Latihan 1.5... 12 PROTEKSI DOKUMEN & PENCEGAHAN VIRUS A. Proteksi Dokumen... 13 Latihan 2.1... 15 Latihan 2.2... 17 Latihan 2.3... 21 B. Pencegahan Virus... 22 MENGELOLA ARSIP A. Mengelola Surat Masuk dan Keluar... 33 B. Sistem Penyimpanan Arsip... 35 Latihan 3.1.... 40 Latihan 3.2.... 42 BAB IV DESAIN FORM DAN DATABASE... 43 Latihan 4.1.... 48 BAB V PENGETIKAN NASKAH ILMIAH A. Pengetikan Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar Lampiran... 50 Latihan 5.1.1... 54 Latihan 5.1.2.... 56 Latihan 5.1.3.... 57 B. Pengetikan Daftar Pustaka... 58 Latihan 5.2.... 59 C. Kutipan dan Catatan Kaki... 61 Latihan 5.3.... 64 iv
BAB VI BAB VII BAB VIII BAB IX DESAIN PRESENTASI A. Desain Prensentasi Otomatis... 67 B. Hyperlink... 73 C. Menyisipkan Sound Dan Movie... 74 Latihan 6.1.... 84 Latihan 6.2.... 88 Latihan 6.3.... 90 Latihan 6.4.... 91 DESAIN PEKERJAAN ADMINISTRASI KHUSUS A. Desain Sertifikat... 93 B. Desain Kartu Nama... 94 C. Desain Brosur... 96 Latihan 7.1.... 97 Latihan 7.2.... 98 Latihan 7.3.... 99 Latihan 7.4.... 100 PEMANFAATAN INTERNET SECARA EFEKTIF A. Pendahuluan... 101 B. Pencarian Dokumen Secara Efektif... 105 C. Google Translate... 108 Latihan 8.... 113 SIKAP DALAM PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI A. Etika dan Moral Dalam Menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi... 114 B. Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Dalam Menggunakan Perangkat Teknologi Informasi Dan Komunikasi... 121 DAFTAR PUSTAKA... 134 v