16 BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah singkat Fakultas Ekonomi USU Fakultas Ekonomi lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Berhubungan Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas
17 Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata - 1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
18 1. Visi Fakultas Ekonomi Visi Fakultas Ekonomi adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. 2. Misi Fakultas Ekonomi Misi Fakultas Ekonomi adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
19 e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional. 3. Tujuan Fakultas Ekonomi Tujuan Fakultas Ekonomi adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitianpenelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan. 4. Jaringan Usaha / Kegiatan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan
20 laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya. 5. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
21 perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, dan lain lain. sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai dan norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. 6. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Medan antara lain adalah sebagai berikut : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa
22 B. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batasbatas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran
23 Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang akan diuraikan pada setiap bagian yang ada pada struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan. e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat. g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
24 h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan mahasiswa di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas. k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik. d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
25 h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian. 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan. g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
26 4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai. e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai. j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
27 b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan. d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
28 b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumah tanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan. e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan. g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. C. Pengertian Gaji dan Upah Apabila akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu mendapatkan profit semaksimal mungkin. Maka perusahaan harus melakukan cara yaitu dengan menggunakan Sumber Daya Manusia yang terampil dan cerdas dibidangnya masing-masing. Untuk itu pimpinan harus berusaha merangsang karyawannya agar dapat melakukan tugasnya dengan baik. Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawan yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Balas jasa yang bisa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat
29 mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua karyawan. Didalam masyarakat masih banyak yang belum bisa membedakan antara istilah gaji dan upah, hal ini disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan oleh atasan kepada tenaga kerja atas pekerjaannya. Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian gaji dan upah menurut beberapa pendapat para ahli yaitu: Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95): gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Menurut Ahmad dan Ruky (2001 : 8): gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedang upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu
30 pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya. Menurut Malthis dan Jackson ( 2002 : 119-378) upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja.. Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap. Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode. Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal hal seperti pendidikannhya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor faktor tersebut diatas. Dengan
31 kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan. Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu : 1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambar kan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya dibayarkan per sebulan. 2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang ter libat langsung dalam proses industri. Gaji menggambarkan kaitan karyawan. Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
32 D. Unsur unsur Gaji dan Upah Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertera dibawah ini : 1. Gaji pokok Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya. 2. Premi Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar. 3. Lembur Lembur merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya
33 maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif biasa. 4. Bonus Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja. 5. Catu Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula,beras dan sebagainya. 6. Perlengkapan dan sarana lain Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti : Pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang. Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
34 Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan. Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk men- catat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
35 4. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain. 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6. Surat pertanyaan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. 7. Amplop gaji dan upah Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kapada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen untuk pembayaran gaji dan upah menurut George, Bodnar dan William (2000 : 287) adalah:
36 1. Otorisasi dan Notifikasi 2. Menyiapkan gaji melalui kartu jam kerja, register penggajian dan cek pembayaran. Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu : 1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan. 2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan. 3. penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali. 4. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar. 5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. 6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
37 7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. Setiap perusahaan mempunyai prosedur pencatatan gaji dan upah. Prosedur pencatatan ini dilakukan untuk membedakan tugas yang dilakukan oleh satu bagian lainnya. Agar masing-masing bagian dapat bekerja semaksimal mungkin. Menurut George dan William (2000 : 286) proses penggajian harus terpisah dari penyiapan data masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian. Data kepegawaian diterima dari depertemen kepegawaian. Laporan-laporan jam kerja diterima dari pencatatan jam kerja. Daftar gaji membuat rincian perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi potongan-potongan). Cek pembayaran dikirimkan kedepartemen pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditelaah dan didistribusikan rangkapan daftar gaji dikirim kedepertemen utang usaha untuk dilakukan pencatatan penggajian. Pada Fakultas Ekonomi unsur unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut
38 1. Gaji pokok Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat/ golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun nonstaff. 2. Insentif Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertntu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja diatas standard yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi. 3. Tunjangan tunjangan Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain: a. Tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti: b. Tunjangan jabatan
39 Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan I- III sebagai berikut: Golongan I : 175.000 Golongan II : 180.000 Golongan III : 185.000 c. Tunjangan Struktural Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu: Tunjangan yang diberikan kepada Dekan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan. d. Tunjangan khusus Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pension, tunjangan kesehatan, tunjangan lebaran dan natal, tunjangan Pph pasal 21, dan tunjangan Jamsostek. Adapun unsur unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut: 1. Jamsostek pensiun Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pensiun.
40 2. Pph Pasal 21 Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang undang perpajakan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan. 3. Hutang para karyawan E. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut: 1. Bagian Umum a. Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki ) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
41 b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data data karyawan dan hal hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. 2. Kepala Bagian Masing masing unit Kepala bagian masing masing uhnit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan ( promosi ). a. Bagian keuangan 1. Kasir Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
42 2. Bagian pembukuan Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah. 3. Internal Auditor Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu: 1. Time Keeping Departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
43 2. Payroll Departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer. 3. Cost Departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa jasa karyawan. Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayarkan pada setiap karyawan per tanggal 5 dan 25 pada
44 suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan perusahaan. Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi Potongan-potongan Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat. Menurut Hasibuan (2005: 124) system perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu: 1. Sistem menurut upah waktu Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan. 2. Sistem upah menurut kesatuan hasil Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja.
45 3. Sistem borongan Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya. a. Hari kerja Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut: Senin kamis Pukul: 08.00-12. 00 kerja Pukul: 12.00-13.00 Istirahat Pukul: 13.00-14.00 kerja Jumat Pukul: 08.00-11.00 kerja Sabtu Pukul 08.00-13. 00 kerja
46 Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu. b. Cuti Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut : 1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji. 2. Cuti kusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu: a. Cuti pada saat pernikahan Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 2 hari. b. Cuti pada saat melahirkan Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.
47 Pada cuti kusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung dan tidak ada pemotongan gaji. Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi dijabarkan sebagai berikut: Gaji pokok per bulan... Rp. xxx Uang transport... Rp. xxx Insentif...Rp. xxx Uang makan...rp. xxx + Total pendapatan...rp. Xxx Potongan-potongan : Lain-lain : - Absensi.Rp. xxx - Gaji bersih.rp. xxx Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah memang karyawan perusahan.
48 F. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern. Menurut Hermanto (2001: 110) memberikan defenisi sebagai berikut: Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik (2002: 341) menyatakan bahwa: Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara cara dan alat alat yang dikoordinasikan
49 terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Untuk terlaksananya Sistem intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan. Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian Personalia Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada. Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
50 a. Teman teman pegawai perusahaan b. Badan badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima. Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut sakan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selam masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuaid dengan ketentuan penggajian yang berlaku. 2. Bagian Pengawasan waktu Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur
51 dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat. 3. Bagian Administrasi dan Keuangan Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan. 4. Kasir Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan. 5. Bagian Pembukuan Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal: Beban Gaji dan upah...xxx Hutang gaji danupah...xxx
52 Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal: Hutang gaji dan upah...xxx Kas...xxx Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas Ekonomi, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masingmasing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dengan jelas pada lampiran.