PENYUSUNAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) DENGAN SISTEM ACTIVITY BASED COSTING(ABC) Oleh : Fatimah Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah komponen yang sangat penting pada proses pengadaan barang jasa. HPS yang tidak disusun dengan baik akan berakibat pada kelanjutan proses pengadaan barang jasa. Penyusunan HPS menjadi tanggung jawab Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Penyusunan HPS yang terlalu rendah akan menyebabkan para penyedia tidak berani melakukan penawaran sehingga pelelangan terancam ulang bahkan gagal. Sebaliknya, HPS disusun dengan nilai cukup, tetapi PPK lupa memasukkan komponen pekerjaan yang penting, maka akibatnya ketika barang sudah diperoleh, barang tidak bisa dioperasikan karena HPS yang disusun tidak mencakup kegiatan yang mendukung beroperasinya barang tersebut. Penulis memberikan contoh sebuah instansi yang melaksanakan pengadaan barang berupa pembelian computer. Setelah melalui proses pelelangan, instansi tersebut mendapatkan komputer dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada saat komputer diterima oleh PPK, komputer tersebut ternyata belum ada operating system (OS)-nya sehingga computer belum bisa digunakan untuk bekerja. Setelah diteliti, ternyata pada HPS yang disusun PPK, harga dan spesifikasi pekerjaan yang dicantumkan memang hanya untuk pembelian komputernya saja tanpa instalasi software untuk mengoperasikannya. Harga software OS (windows) sendiri cukup signifikan, sehingga penyedia tidak bersedia memberi software gratis tanpa tambahan biaya. Alternatif pertama untuk mengoperasikan komputer ini adalah dengan meng-install aplikasi open source. Untuk menginstall aplikasi open source, misalnya linux, kemungkinan akan mengeluarkan biaya tambahan, proses instalasinya mungkin gratis, tetapi kegiatan pelatihan untuk pegawai yang selama ini lebih terbiasa menggunakan windows akan membutuhkan biaya yang besar. Alternatif kedua adalah menggunakan software bajakan yang jelas-jelas melanggar hak atas kekayaan intelektual (HAKI). Kita bisa melihat bahwa kesalahan yang mungkin orang menganggap kecil ternyata berdampak sangat besar. Dari contoh permasalahan di atas, penulis ingin mengupas lebih lanjut pentingnya menyusun HPS yang baik. Baik di sini berarti komponen yang dimasukkan dalam menyusun HPS telah memasukkan segala kemungkinan biaya yang timbul untuk mendukung penggunaan alat atau terlaksananya kegiatan. Salah satu sistem penghitungan biaya yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan activity based costing (ABC). Apa yang dimaksud dengan sistem ABC, apa manfaatnya dan bagaimana proses penyusunannya, pertanyaan-pertanyaan inilah yang ingin penulis bahas pada tulisan kali ini. Sebelum menjawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut, mari kita lihat kembali sumber dan komponen biaya yang diperhitungkan dalam penyusunan HPS. PENYUSUNAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden nomor 70 Tahun 2012, penyusunan HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan meliputi: a. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa; b. informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS); c. informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; d. daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal; e. biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya; f. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia; g. hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; h. perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer s estimate); i. norma indeks; dan/atau j. informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Penyusunan HPS untuk pemilihan Penyedia secara internasional menggunakan informasi harga yang berlaku di luar negeri. Dalam menyusun HPS telah memperhitungkan: (1) Pajak Pertambahan Nilai (PPN); dan (2) keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar bagi penyedia maksimal 15% (lima belas perseratus) dari total biaya tidak termasuk PPN; HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan (PPh) penyedia; Yang dimaksud dengan biaya overhead adalah biaya yang dikategorikan sebagai biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Dalam sebuah perusahaan yang memproduksi barang, biaya overhead didefinisikan sebagai biaya penolong, biaya tenaga kerja tidak langsung, dan semua biaya produksi lainnya yang tidak dapat dengan mudah diidentifikasikan atau dibebankan secara langsung pada pesanan dan produk tertentu. Di dalam pengadaan barang jasa, biaya overhead bisa diartikan sebagai
biaya yang diperlukan oleh penyedia selain harga barang itu sendiri, misalnya untuk mengirimkan barang ke lokasi pengguna. Biaya overhead yang dimasukkan di dalam komponen penyusunan HPS bisa jadi berbeda untuk setiap jenis pengadaan, tetapi PPK harus memastikan bahwa semua komponen biaya pendukung ini sudah diperhitungkan sehingga tidak menimbulkan kesalahan di kemudian hari. ACTIVITY BASED COSTING (ABC) Selain biaya pendukung, komponen biaya utama dari sebuah proses pengadaan adalah semua biaya yang mungkin dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa. Memperoleh barang/jasa di sini artinya mendapatkan barang/jasa yang sesuai, dapat beroperasi dengan baik, dan sesuai kebutuhan. Barang/jasa yang sesuai berarti barang yang diperoleh mempunyai spesifikasi dan kemampuan sesuai dengan keinginan pengguna. Dapat beroperasi dengan baik berarti ketika barang diterima pengguna yakin bahwa barang berfungsi dan siap digunakan. Sesuai kebutuhan berarti terdapat kesesuaian antara rencana dan realisasi, misal membeli AC maka harusnya semuanya bisa dipasang sesuai di ruang yang direncanakan, bukan rencana di ruang A, tetapi karena selang kurang panjang akhirnya realisasinya dipasang di ruang B. PPK sebagai pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan bertugas menyusun dan menetapkan HPS harus teliti dalam memasukkan semua komponen biaya untuk menjamin tercapainya proses tersebut. Sebelumnya sudah penulis sampaikan bahwa salah satu sistem yang bisa digunakan oleh PPK dalam menyusun HPS adalah dengan penyusunan pembiayaan berdasarkan aktivitas atau biasa disebut activity based costing(abc). Activity atau aktifitas menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah kegiatan atau kerja yang dilaksanakan dalam tiap bagian dalam perusahaan. Sedangkan cost atau biaya adalah uang yang dikeluarkan untuk melakukan sesuatu. Kalau kita terjemahkan ke dalam bahasa kita activity based costing adalah pembiayaan berdasarkan aktivitasnya. Jadi, semua aktivitas untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai, dapat beroperasi dengan baik, dan sesuai kebutuhan harus diperhitungkan. Ada beberapa teori mengenai sistem activity based costing (ABC). Salah satunya menurut Hongren dalam Dunia (2009), yang dimaksud dengan activity based costing adalah suatu sistem pendekatan perhitungan biaya yang dilakukan berdasarkan aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan 1. Wikipedia mendefinisikan activity-based costing (ABC) is a costing methodology that identifies activities in an organization and assigns the cost of each activity with resources to all products and services according to the actual consumption by each. Dari dua teori mengenai sistem ABC inilah maka kita bisa mengaplikasikannya untuk keperluan penyusunan HPS. Penerapan sistem ini kita lakukan dengan cara memasukkan segala aktivitas yang 1 Firdaus Ahmad Dunia, 2009, Akuntansi Biaya, Salemba Empat, Jakarta
berpotensi menimbulkan biaya dalam pengadaan barang/jasa. Semua komponen biaya yang diperkirakan muncul ini selanjutnya akan dituangkan dalam spesifikasi teknis pekerjaan sebagai bagian dari proses penyusun HPS. MANFAAT PENERAPAN SISTEM ABC DALAM PENYUSUNAN HPS Menurut Djoni T, tujuan penerapan sistem ABC didalam sebuah perusahaan adalah untuk meningkatkan akurasi nilai yang dialokasikan kedalam sebuah produk. Dengan sistem ini pembebanan / pengalokasian biaya kedalam produk akan menjadi lebih jelas dan lebih adil (fair). Menurut Horngren 2 biaya aktivitas dan produk atau jasa (sistem ABC) yang digunakan pada proses produksi disampaikan pada manajemen agar selanjutnya dapat digunakan untuk perencanaan, pengendalian biaya, dan pengambilan keputusan. Dari dua definisi tersebut, penulis menyimpulkan bahwa ada dua manfaat yang diperoleh dengan menggunakan sistem ini. Manfaat bisa kita tinjau dari sisi PPK sebagai wakil pengguna serta dari sisi penyedia sebagai berikut: 1. Dari sisi PPK sistem ini dapat digunakan sebagai alat untuk merencanakan, mengendalikan biaya dan mengambil keputusan mengenai berbagai aktivitas yang berpotensi menimbulkan biaya sehingga menghasilkan HPS yang lebih jelas dan adil. 2. Dari sisi penyedia sistem ini memberikan arahan dan standar lebih jelas serta terukur karena sudah memperhitungkan kemungkinan terjadinya biaya sampai barang jasa siap digunakan. Dengan demikian penyedia lebih jelas batas tanggung jawab pekerjaan yang harus dikerjakan. CONTOH PENYUSUNAN HPS DENGAN ACTIVITY BASED COSTING Untuk mendukung pembahasan, penulis akan memberi contoh sebuah proses penyusunan HPS pengadaan barang. Kita ambil contoh saja sebuah kantor akan melaksanakan pengadaan barang. Pengadaan barang berupa projector dan screen projector masing-masing sebanyak 20 buah. Spesifikasi teknis untuk 20 projector yang diinginkan sama, tetapi sejumlah 10 projector rencananya akan dipasang permanen di kelas. Spesifikasi teknis untuk screen projector dibedakan menjadi dua, 10 buah akan dipasang permanen dan menggunakan remote, 10 buah lainnya tidak permanen dan menggunakan tripod. Untuk memenuhi keinginan pengguna tersebut, PPK kemudian membuat sebuah bagan perkiraan komponen penyusun biaya termasuk kegiatan pendukung yang berpotensi menimbulkan biaya. Berikut contoh bagan perkiraan komponen penyusun biaya yang bisa digunakan oleh PPK. 2 Charles T. Hongren, Sundem, & Stratton, 1996 : 502
GAMBAR 1. BAGAN PERKIRAAN KOMPONEN PENYUSUN BIAYA PROJECTOR BRACKET PENGADAAN BARANG Selanjutnya, PPK melengkapi dengan spesifikasi teknis barang yang diinginkan serta perkiraan pembiayaan yang diperoleh dari data sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Setelah dilengkapi maka PPK sudah bisa menetapkannya menjadi HPS. Tabel berikut ini adalah contoh penyusunan HPS dengan sitem ABC yang ditetapkan PPK. GAMBAR 2. TABEL PENYUSUNAN HPS DENGAN ACTIVITY BASED COSTING Barang Spesifikasi teknis Volume Harga satuan Jumlah Projector WXGA (1280 x 800), 500 Lumens 20 bh Rp9.000.000,00 Rp180.000.000,00 Projector Bracket PROJECTOR (20) SCREEN PROJECTOR (20) ANSI, 1.2 kg, DLP Technology Projector Bracket Max load 20 kg, height 43-65 cm Screen Projector 100 Screen, Format 4:3 & 16:9, Remote Control (IR), Material Matt White 10 bh Rp600.000,00 Rp6.000.000,00 10 bh Rp5.000.000,00 Rp50.000.000,00 Biaya Pemasangan 10 bh Rp250.000,00 Rp2.500.000,00 Bracket Kabel VGA 200 m Rp25.000,00 Rp5.000.000,00 Kabel power 200 m Rp10.000,00 Rp2.000.000,00 Screen Projector 10 bh Rp2.500.000,00 Rp25.000.000,00 84" x 84" (213 x 213 cm), Screen Projector and Tripod PERMANEN MOBILE PERMANEN REMOTE MOBILE TRIPOD KABEL VGA KABEL POWER BIAYA PEMASANGAN JUMLAH RP270.500.000,00 PPN Rp27.050.000,00 TOTAL HPS RP297.550.000,00 Dua ratus sembilan puluh tujuh juta lima ratus lima puluh ribu rupiah
Dari tabel di atas kita bisa melihat bahwa PPK merinci kegiatan dan membaginya ke dalam dua kelompok besar yaitu pengadaan projector permanen dan mobile. Untuk mendukung aktivitas pengadaan projector permanen maka PPK menambahkan pembelian projector bracket, biaya pemasangan, kabel VGA dan kabel power untuk 10 buah projector. Semua komponen biaya yang timbul dari aktivitas tersebut sudah masuk dalam penyusunan HPS oleh PPK. Dengan memasukkan semua komponen penyusun biaya dan aktivitas pendukung, maka diharapkan perkiraan biaya tersebut lebih masuk akal dan proses penyelesaian pekerjaan diharapkan sesuai keinginan pengguna. Demikian pembahasan mengenai penyusunan harga perkiraan sendiri (HPS) dengan sistem activity based costing kali ini. Penulis berharap dapat memberikan sedikit gambaran dan bisa memberikan manfaat khususnya bagi para PPK yang bertanggung jawab terhadap penyusunan HPS. Dengan penyusunan HPS yang baik diharapkan proses selanjutnya juga baik dan lancar. Semua yang diawali dengan niat yang baik hasilnya akan baik. Selamat bekerja.
DAFTAR PUSTAKA 1. Dunia, F. A. (2009). Akuntansi Biaya. Jakarta: Salemba Empat. 2. http://en.wikipedia.org/wiki/activity-based_costing 3. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa pemerintah (LKPP). (2010). Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010. Jakarta: LKPP. 4. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). (2012). Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012. Jakarta: LKPP. 5. http://www.konsultasi.lkpp.go.id/index.php?page=konsultasi&do=details&id=269 6. http://kbbi.web.id/aktivitas 7. http://kbbi.web.id/biaya 8. T. Djoni T, Drs. MSc, Ak. Akuntansi Manajemen. Alokasi Biaya berbasis Aktivitas