ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PADA POLIKLINIK STMIK AMIKOM YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PADA POLIKLINIK STMIK AMIKOM YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Masita Dwiastuti Raharnif 09.21.0434 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

ANALYSIS AND DESAIGN OF MEDICAL RECORD INFORMATION SYSTEM POLYCLINIC STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PADA POLIKLINIK STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Masita Dwiastuti Raharnif Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Health clinic in STMIK AMIKOM Yogyakarta still has weaknesses in terms of data collection and recording of medical records of a visit patients. This is still done manually and will take plenty of time to record or making a report of a medical records file. So this study aimed to analyze and design a system of medical record information to meet the clinic s own needs and can change the system of data collection, recording or making a report to be done manually based electronics. The result of this research is the information system is expected to shorten the process of collecting data and preparing reports and medical records can produce the appropriate reports with data that has been included. Keywords : information systems, medical records

1. PENDAHULUAN Kesehatan merupakan hal terpenting yang harus di jaga oleh setiap manusia. Menjaga kesehatan adalah salah satu upaya yang harus di perhatikan karena hal tersebut akan mempengaruhi aktivitas dan kinerja diri sendiri maupun orang lain. Saat ini banyak orang yang selalu mengabaikan kesehatan diri sendiri karena dengan berbagai aktivitas dan kesibukan yang mereka lakukan. Akibatnya saat ini banyak klinik-klinik atau rumah sakit manapun terdapat banyak orang berobat kesana dengan berbagai keluhan dan penyakit yang bermacam-macam jenisnya. Seharusnya setiap orang mampu untuk merasakan bagaimana kesehatan dirinya sendiri. Dan apabila terserang suatu penyakit apapun harus mampu untuk merasakan keadaan tubuhnya dan bersegera untuk memeriksakan diri ke klinik atau rumah sakit yang terdekat. Setiap pasien yang berkunjung ke suatu rumah sakit atau klinik pasti akan di catat identitas dari pasien tersebut. Dan juga semua tentang keluhan, diagnosa, tindakan medik oleh dokter dan obat apa yang akan diberikan kepada pasien akan dicatat oleh bagian administrasi rumah sakit atau petugas klinik. Semuanya tersebut akan dicatat ke dalam berkas-berkas pasien yang sering kali disebut dengan berkas rekam medis pasien. Selain rekam medis berisikan tentang semua informasi pasien yang telah berobat, juga dapat digunakan sebagai acuan apabila pasien tersebut berobat kembali. Tenaga kesehatan akan sulit untuk melakukan tindakan apabila belum mengetahui riwayat atau sejarah penyakit pasien sebelumnya dan tindakan tersebut tercatat pada berkas rekam medis sebelumnya. Salah satu hal penting lainnya yang terdapat dalam berkas rekam medis adalah ketersediaannya saat dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya. Dengan perkembangan teknologi yang semakin cepat ini, maka penyimpanan berkas rekam medis dapat dilakukan secara komputerisasi. Hal tersebut akan memudahkan dan mempercepat dalam pengolahan data-data yang dibutuhan baik hanya untuk di simpan atau akan di buat dalam bentuk laporan-laporan. Untuk meningkatkan mutu pelayanan pada poliklinik STMIK AMIKOM Yogyakarta, maka penelitian ini dilakukan agar dapat mengubah ke dalam sistem yang lebih baik.

2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Jerry Fitzgerald, Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya dan dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan untuk saat ini atau yang akan datang. Sumber informasi adalah data. Data adalah kumpulan huruf atau angka yang belum diolah sehingga tidak memiliki arti apapun. Kualitas Informasi 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki arti ganda atau menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat Waktu, berarti informasi yang datang pada penerima informasi tidak boleh terlambat. Informasi yang telah kadaluarsa tidak akan mempunyai arti apapun. 3. Relevan, berarti informasi yang akan disampaikan harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komputer untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data. 2. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi namajer, analis, programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 2.4 Pengertian Rekam Medis Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Isi Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Isi rekam medis sekurang-kurangnya memuat catatan atau dokumen tentang: Identitas pasien Pemeriksaan fisik Diagnosa atau masalah penyakit pasien Tindakan atau pengobatan yang dilakukan oleh dokter Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien 2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1 Flowchart (Bagan Alir) Flowchart program adalah suatu bagan yang menggambarkan atau merepresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah. Flowchart terbagi menjadi dua, yaitu flowchart sistem dan flowchart program. 2.5.2 DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) dapat diartikan sebagai alat untuk perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi data juga digunakan untuk menggambarkan analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikonsumsi oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

2.6 Konsep Basis Data Basis Data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. 2.6.1 DBMS (Database Management System) Kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya disebut DBMS. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat di dalam DBMS: 1. Data Definition Language (DDL) Bahasa yang mendefinisikan tentang pembuatan dan penghapusan objek dalam database. Misalnya : CRATE (membuat), ALTER (mengubah), DROP (menghapus). 2. Data Manipulation Language (DML) Bahasa yang digunakan untuk memanipulasi atau memodifikasi isi tabel. Misalnya : SELECT (menampilkan data), INSERT (memasukan data), UPDATE (mengubah data), DELETE (menghapus data). 3. Query adalah pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi, disebut Query Language. 2.6.2 Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data/database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Kegunaan normalisasi : 1. Meminimasi pengulangan informasi. 2. Memudahkan indentifikasi entiti/obyek. 3. Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan.

2.7 Perangkat Lunak 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 a. Komponen Microsoft Visual Basic 6.0 1. Menu Bar Berfungsi sebagai navigasi untuk membantu pembuatan aplikasi. 2. Tool Bar Merupakan kumpulan perintah yang dapat memudahan kerja progamer, pada tool bar ini juga terdapat perintah untuk menjalankan dan menghentikan progam. 3. Form Merupakan halaman interface, yang berfungsi sebagai tempat untuk meakukan desain terhadap program. 4. Project Explorer Untuk menampilkan seluruh penyusun project/aplikasi, baik form, report, module, data environment atau file lain pendukung project. 5. ToolBox Berisi komponen-komponen yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi. Untuk menambahkan tool box caranya tekan Ctrl+T atau pilih Project lalu pilih compoment. 6. Properties Merupakan jendela yang digunakan untuk mengatur property atau karakteristik sebuah objek 7. Form Layout Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk mengatur posisi dari form pada saat form dijalankan 8. Code Editor Merupakan jendela yang digunakan untuk menulis kode program. 9. Fasilitas Autolist Memudahkan dalam pengetikan kode program dan memperkecil kesalahan program. 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 a. Pengertian Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan perangkat lunak Relation Database Management Sistem (RDMS) yang handal, Microsoft SQL Server 2000 dirancang untuk melakukan pengolahan data dalam jumlah yang besar.

b. Fasilitas Microsoft SQL server 2000 1. SQL server profiler SQL Profiler adalah utility graphis yang mengizinkan administrator database dan pengembang aplikasi untuk memonitor dan merekam aktifitas database. SQL Server dapat menampilkan seluruh aktivitas secara real time, atau dapat membuat filter yang terfokus pada aksi dari pengguna tertentu, aplikasi atau tipe-tipe perintah. SQL Profiler adalah perangkat yang penting untuk menyesuaikan dan melacak kesalahan aplikasi, mengaudit dan memprofil pengguna SQL Server. 2. Service Manager Service Manager berfungsi mangatur keseluruhan objek dari SQL Server, SQL Server Agent dan distribured transaction coordination (DTC). Service Manager berfungsi untuk mengatur memulai, berhenti, atau mengecek layanan yang ada 3. SQL query analyzer Fungsi Query Analyzer adalah memasukan perintah query untuk melihat data. devaultnya cukup memnuliskan titik pada SQL server dan pilih Windows authentication kemudian ok. 4. Enterprise Manager Pada Enterprise Manager ini user diberikan kemudahan dalam pelakukan pembuatan database, pembuatan tabel, dan juga melakukan manipulasi data 3. ANALISIS (PROSES PENELITIAN) Langkah awal yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem dengan mengidentifikasi masalah yang ada pada sistem lama. Biasanya masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan atau diselesaikan. Masalah yang ada pada poliklinik STMIK AMIKOM Yogyakarta yaitu poliklinik tersebut masih menggunakan cara tradisional untuk entry dan pencatatan data pasien yaitu dengan menggunakan berkas-berkas yang masih tertulis tangan untuk menyajikan suatu informasi. Dengan masalah tersebut sering terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi dan sering terjadi kesamaan data, bahkan dapat terjadi berkas informasi tersebut rusak atau hilang, hal tersebut akan menghambat dalam penyampaian informasi. Adanya sistem informasi rekam medis ini diharapkan dapat membantu permasalahan yang terjadi pada poliklinik ini. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan

analisis ini akan didapatkan beberapa masalah yang sering dihadapi dari sistem yang lama. 1. Kinerja (Performance) Pada poliklinik STMIK AMIKOM Yogyakarta proses pengolahan data pasien masih secara manual, hal ini sangat mempengaruhi kinerja dalam melakukan pengolahan data pasien maupun rekam medis. Kinerja merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga tujuan dapat segera tercapai. Pengukuran kinerja dapat diukur dari jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari suatu sistem. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan waktu tanggap adalah rata-rata diantara suatu transaksi dan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. 1. Throughput : Petugas belum banyak mengetahui tentang data-data apa saja yang dibutuhkan saat pembuatan laporan hasil rekam medis pasien, ataupun laporan data-data lainnya. 2. Response Time : Saat pelaporan data-data baik data rekam medis ataupun data yang lain masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data masih tersimpan dalam bentuk arsip atau buku-buku. 2. Informasi (Information) Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan. Di Poliklinik STMIK AMIKOM Yogyakarta terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi., seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data pasien maupun rekam medis pasien. 1. Akurat : Masih kurangnya keakuratan data yaitu seringnya kessalahan yang terjadi saat pencatatan data tersebut dibuat. 2. Tepat Waktu : Pencatatan data pasien maupun data rekam medis pasien masih manual sehingga pada saat pencarian data tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. 3. Relevan : Informasi yang dibutuhkan belum tersusun dengan jelas.

3. Ekonomi (Economic) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang dikembangkan. Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan buku-buku dan alat tulis lainnya sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. 1. Biaya : Pencatatan data-data pasien dan rekam medis memerlukan biaya operasional yang cukup banyak, apabila seringnya terjadi kesalahan hal ini, dapat mengakibatkan pembengkakan biaya hingga 2x lebih besar. 2. Manfaat : Informasi yang disampaikan belum cukup jelas dan kurang lengkap sehingga manfaat diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan, karena masih bersifat arsip atau buku-buku. 4. Pengendalian (Control) Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberdaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas yang mengalami gangguan dapat diatasi. Kontrol bertujuan untuk pengendalian agar dapat mendeteksi dan memperbaiki kesalahankesalahan, pengelapan, kecurangan-kecurangan yang akan terjadi pada data dan informasi yang ada pada suatu perusahaan. Sehingga dibutuhkan suatu kontrol yang baik dan ampuh, agar data dan informasi dapat terhindar dari hal-hal yang dapat mengganggu kelancaran dalam penggunaan sistem. 1. Hak Akses : Data dapat dibuka atau diolah oleh setiap orang karena tidak adanya pembatasan hak akses. 2. Keamanan Data : Tidak adanya proteksi terhadap data karena semua data disimpan dalam bentuk arsip atau buku-buku yang mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan atau kehilangan data. 5. Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan pengeluaran atau biaya yang paling minimal, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Komoditas yang akan dinaikkan atau diturunkan dapat berupa manusia, uang, waktu, atau sumber daya lainnya.

1. Sumber daya yang digunakan : Untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada penanggung jawab poliklinik lumayan banyak, sedangkan data-data tersebut belum tersusun dengan jelas dan masih banyak yang terpecah-pecah sehingga akan membutuhkan sumber daya manusia yang berlebih. 6. Pelayanan (Service) Analisis ini berhubungan dengan pelayanan yang lebih baik, yang diberikan oleh sistem. Analisis pelayanan ini diberikan tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data serta dapat menghasilkan informasi yang cepat. 1. Pelayanan : Pasien memerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data pasien atau laporan hasil rekam medis dan proses pencarian data pasien sering mengalami kesulitan karena banyaknya arsip yang menumpuk pada buku-buku. 4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dari penelitian yang dilakukan maka dihasilkan sebuah sistem yang diharapkan mampu melakukan pengolahan data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien. Dengan sistem yang baru maka diharapkan proses penyajian informasi mengenai data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien dapat dilakukan dengan cepat, hemat waktu dan tenaga kerja. Proses pemasukan data, proses pengubahan data, proses penghapusan data, proses pencarian data dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, sehingga jika sewaktu-waktu data dibutuhkan maka data dapat diperoleh dengan mudah. Berikut merupakan penelasan menu-menu yang terdapat dalam program: 4.1 Form Login Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login pada saat memasuki program. 4.2 Form Menu Utama Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihan-pilihan menu yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan.

4.3 Form Input Data Pasien Form ini berfungsi untuk memasukkan data pasien. 4.4 Form Input Data Dokter Form ini berfungsi untuk memasukkan data dokter. 4.5 Form Input Data Obat Form ini berfungsi untuk memasukkan data obat. 4.6 Form Input Data Klinik Form ini berfungsi untuk memasukkan data klinik. 4.7 Form Input Jadwal Praktek Form ini berfungsi untuk memasukkan data jadwal. 4.8 Form Input Data Rekam Medis Form ini berfungsi untuk memasukkan data rekam medis pasien yang berkunjung. 4.9 Form Ubah Password Form yang berguna untuk mengganti password baru yang dapat masuk dan menggunakan aplikasi dengan nama dan password yang telah tersimpan. 4.10 Form Ubah Data Penanggung Jawab Form yang berguna untuk mengganti nama penanggung jawab baru apabila terjadi perubahan jabatan dari penanggung jawab sebelumnya. 4.11 Kartu Pasien Kartu pasien ini ditujukan untuk pasien, setiap pasien yang berkunjung baik yang sudah terdaftar atau pun belum diharapkan untuk membawa kartu tersebut. 4.12 Laporan Data Pasien Pada output data pasien ini digunakan untuk melihat semua data pasien yang sudah tersimpan dalam database. 4.13 Laporan Data Dokter Pada output data dokter ini digunakan untuk melihat semua data dokter yang sudah tersimpan dalam database. 4.14 Laporan Data Obat Pada output data obat ini digunakan untuk melihat semua data obat yang sudah tersimpan dalam database. 4.15 Laporan Data Klinik Pada output data klinik ini digunakan untuk melihat semua data klinik yang sudah tersimpan dalam database. 5.16 Jadwal Praktek Dokter Pada output jadwal praktek ini digunakan untuk melihat jadwal praktek dari dokter yang sudah tersimpan dalam database.

4.17 Form Laporan Rekam Medis Untuk menampilkan laporan rekam medis per bulan dan laporan rekam medis keseluruhan pasien. 4.18 Laporan Rekam Medis Perbulan Pada output data rekam medis perbulan ini digunakan untuk melihat semua data rekam medis yang sudah tersimpan dalam database. 4.19 Laporan Rekam Medis Keseluruhan Pada output data rekam medis keseluruhan ini digunakan untuk melihat semua data rekam medis yang sudah tersimpan dalam database. 5. KESIMPULAN Dari hasil penelitian, hal yang dapat penulis simpulkan jika sistem pengolahan data menggunakan sistem yang lama. Pada sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan cara manual untuk proses pengolahan data, sehingga dapat mengurangi pelayanan yang diberikan kepada pasien. Misalnya dalam pencarian data pasien, untuk sistem manual banyak mengalami kesulitan, diantara kesulitan tersebut sering terjadi kehilangan atau rusaknya berkas pasien yang disimpan, hal ini akan merugikan pasien, karena pasien tidak mendapatkan haknya sebagai pasien untuk mengetahui hasil rekam medisnya sendiri. Maka dari itu diperlukan sistem yang lebih terkomputerisasi untuk mengatasi hal-hal tersebut.

DAFTAR PUSTAKA Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, A. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta. Gava Media. Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sismoro, H. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Sjamsuhidajat dan Alwy, S. 2006. Manual Rekam Medis, http://inamc.or.id/download/manual%20rekam%20medis.pdf, diakses tanggal 27 Mei 2010. 2010. Data Flow Diagram, http://www.findtoyou.com/ebook/download-dfd+konsep- 313461.html, diakses tanggal 13 November 2010.