BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Berikut adalah gambaran tentang PT. Phanovindo Suksestama meliputi sejarah perusahaan, struktur, pembagian tugas dan tanggung jawab di dalam perusahaan. 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Phanovindo Suksestama berdiri pada tanggal 7 April 2004 dengan SH No. 9. Didirikan oleh Bapak F.L. Yosepha kerena beliau menilai semakin banyaknya pembangunan-pembangunan yang dilakukan oleh developer seperti mall, apartemen, hotel, dan sebagainya. Modal awal dilakukan dengan menyewa tempat kecil di daerah Jelambar, Jakarta Barat dengan mempekerjakan 15 orang karyawan. Tanggal 1 November 2004, PT. Phanovindo Suksestama pindah ke daerah Tomang dengan penambahan pegawai 35 orang. PT. Phanovindo Suksestama pada awalnya bergerak dalam bidang kontraktor, mechanical, electrical dan kabel. Pada bulan Juni 2005 terjadi perubahan bidang usaha yaitu dengan memfokuskan pada bidang kabel. PT. Phanovindo Suksestama mengambil barang dari supplier dan menjualnya kembali kepada customer. Barang-barang yang dijual meliputi segala jenis kabel diantaranya adalah : NYA, ITC (Indoor
63 Telephone Cable), FRC (Fired Resistant Cable), AAAC, NYY, Twisted NFA, dan lain-lain. 3.1.2 Tujuan Adapun tujuan perusahaan, yaitu mencapai peningkatan keuntungan yang maksimal dari tahun ke tahun, masa depan yang nyata, dan pencarian pelanggan yang sesuai dan semakin luas, serta menjalankan visi dan misi perusahaan dengan baik. Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan besar di bidang kabel. Dan, misi perusahaan antara lain pelayanan yang cepat, handal dan tepat waktu, meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan hingga memberikan hasil semaksimal mungkin bagi perusahaan, serta meningkatkan pelayanan kepada pembeli demi tercapainya kepuasan pembeli. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Utama Kegiatan bisnis utama dari perusahaan ini adalah memasarkan dan mendistribusikan kabel ke seluruh daerah di Indonesia. 3.1.4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan PT Phanovindo Suksestama, dibentuk dan disetujui pada tanggal 1 November 2004, bertepatan dengan adanya penambahan karyawan. Struktur organisasi ini tetap diberlakukan sampai saat ini
64 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Phanovindo Suksestama 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur : a. Bertindak sebagai pimpinan perusahaan. b. Menerima laporan perkembangan usaha dan menentukan kebijakan usaha berdasarkan laporan yang diterima. c. Memonitor hasil pekerjaan divisi yang berada di bawahnya. 2. Manager : a. Bertindak sebagai wakil direktur b. Memonitor hasil pekerjaan sub divisi yang berada di bawahnya. c. Menerima laporan yang berkaitan dengan operasional usaha. d. Mengatur seluruh alur operasional perusahaan
65 3. Akuntansi : a. Menghitung pajak pembelian dan penjualan b. Membuat laporan neraca c. Membuat laporan laba-rugi d. Membuat laporan keuangan bulanan, yang meliputi : merecord transaksi kas besar dan membuat rekonsiliasi bank e. Mengurus stock opname tiap akhir bulannya untuk kemudian dibuat laporan. 4. Operasional (Kepala Operasional) : a. Mengatur tugas-tugas di gudang mulai dari penyusunan barang, stock barang, pengiriman barang hingga penerimaan barang b. Mengecek barang masuk dan barang keluar c. Memegang penuh kekuasaaan atas barang-barang yang ada di gudang d. Bertanggung jawab apabila ada barang rusak atau hilang. 5. Administrasi Operasional : a. Melaksanakan tugas administrasi di gudang b. Pemberian uang jalan untuk staff (supir/kenek). c. Mencatat stock barang, penerimaan dan pengeluaran barang di kartu stock d. Membuat surat jalan dan surat penerimaan barang.
66 6. Pembelian : a. Membantu marketing dalam hal pembelian barang mulai dari pemesanan hingga barang tiba b. Melakukan pencatatan dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) c. Membantu tugas operasional dalam hal pengontrolan barang yang harus dibeli kembali d. Mengetahui harga barang (bahan baku) yang ada e. Bertanggung jawab akan penawaran harga (kapan barang akan dikirim ke perusahaan dan juga kelengkapan surat-suratnya). 7. Sales & Marketing : a. Melakukan pendekatan terhadap calon-calon pembeli potensial b. Melakukan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan-pelanggan usaha c. Mencari calon-calon pelanggan potensial. 8. Administrasi Penjualan : a. Membuat faktur penjualan b. Mencatat kartu piutang c. Mengecek jatuh tempo pembayaran pelanggan d. Membantu tugas marketing dalam menawarkan barang e. Menerima pembayaran dari pelanggan (baik berupa giro, cek atau cash).
67 f. Mengatur pengiriman barang ke pelanggan atas pemesanan barang yang dilakukan 9. Kolektor : a. Bertindak sebagai orang yang menagih piutang yang sudah jatuh tempo dari customer. 10. Keuangan : a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan b. Mengatur lalu lintas tagihan c. Membuat rekonsiliasi (pencatatan transaksi keluar masuk) bank d. Menghitung pembayaran gaji pegawai e. Bekerja sama dengan bagian akuntansi untuk membuat laporan keuangan perusahaan. 11. Kasir : a. Membuat buku laporan penerimaan cek/giro/cash setiap harinya b. Mencatat transaksi keluar / kas keluar harian dalam buku kas c. Membuat laporan keuangan kasir (baik bank ataupun kas). Dalam setiap pengeluaran cek/giro,kasir selalu mengeluarkan voucher pengeluaran bank/cek/giro yang ditandatangani oleh kasir, accounting dan direktur.
68 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan Pada saat pembuatan skripsi, sitem yang dipakai dapat digambarkan sebagai berikut: a. Penyimpanan segala informasi (faktur, laporan, kegiatan transaksi, persediaan barang, aliran dana, dll) menggunakan file based, yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel untuk mengolah data. b. Segala kegiatan transaksi yang membutuhkan faktur / bon (seperti pembelian, penjualan, retur, pembayaran) ditulis manual menggunakan kertas. c. Gambaran proses-proses yang terjadi dapat dilihat dari Data Flow Diagram 3.2.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram di PT. Phanovindo Suksestama, meliputi diagram konteks dan diagram alir data
69 3.2.1.1 Diagram Konteks Diagram Konteks di PT. Phanovindo Suksestama meliputi semua sistem yaitu pembelian, penjualan dan persediaan. Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian, Persediaan dan Penjualan PT. Phanovindo Suksestama 3.2.1.2 Diagram Alir Data
70 Pada diagram ini digambarkan tentang aliran data barang pada PT. Phanovindo Suksestama Gambar 3.3 Diagram Alir Data Level-0 Sistem Pembelian, Persediaan dan Penjualan PT. Phanovindo Suksestama 3.2.2 Prosedur Di Dalam Sistem
71 1. Prosedur Pembelian Pertama-tama bagian Sales & Marketing meminta persediaan barang yang ada ke bagian operasional. Kemudian, bagian operasional akan mengecek, apakah barang yang diminta cukup atau tidak. Jika barang yang dimaksud masih tersedia (cukup) maka tidak terjadi proses pembelian sedangkan apabila barang yang dimaksud tidak tersedia atau kurang dari reorder point yang ada, maka bagian operasional akan melaporkannya kepada bagian pembelian. Kemudian, bagian pembelian tersebut akan membuat Purchase Order (PO). PO tersebut ditandatangani oleh bagian operasional, administrasi pembelian dan supplier (pemasok) dan dibuat dalam tiga rangkap : 1 lembar untuk difax ke supplier, 1 lembar untuk bagian administrasi operasional, dan 1 lembar untuk bagian akuntansi.
72 Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Pembelian 2. Prosedur Pembayaran Pembelian Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok, bisa berupa tunai ataupun kredit (tergantung dari persetujuan yang telah dilakukan oleh bagian keuangan dengan pihak pemasok sebelumnya). Jika pembayaran dilakukan dengan cara tunai, maka dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan cara transfer kepada rekening pemasok maupun penyerahan giro. Pembayaran (secara tunai) dapat dilakukan pada saat; sebelum barang diterima, setelah barang diterima (atau selambat-lambatnya 1 minggu setelah
73 barang diterima), atau setelah pihak perusahaan melakukan pemeriksaan ulang terhadap barang yang dikirimkan oleh pihak pemasok. Catatan serta harga yang telah diolah dikirimkan kepada bagian keuangan untuk dikalkulasikan jumlahnya yang harus dibayarkan dan diperiksa ulang kemudian menyerahkannya kepada kasir. Setelah pembayaran dilakukan terhadap pemasok, laporan pembayaran diserahkan kepada manager. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, maka pembayaran dilakukan secara berkala sampai batas waktu yang ditentukan (sesuai dengan persetujuan awal). Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pembayaran Pembelian
74 3. Prosedur Penerimaan Barang Pada saat barang yang dibeli (melalui PO) telah dikirim oleh supplier, maka operasional melakukan pengecekan terhadap nama barang beserta jumlahnya berdasarkan surat jalan (Delivery Order) dari supplier dan PO dalam dua rangkap. Kemudian, bagian operasional melakukan pembandingan surat jalan dengan PO yang dimilikinya. Apabila sesuai, maka bagian operasional akan menandatangani dua rangkap surat jalan tersebut. Kemudian, dua rangkap surat jalan didistribusikan kepada : 1 lembar untuk dikembalikan kepada supplier dan 1 lembar untuk bagian operasional perusahaan.
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang 75
76 4. Prosedur Penjualan Bagian Marketing / Administrasi penjualan menerima pesanan dari pembeli. Pesanan tersebut dapat dilakukan oleh pembeli dengan datang langsung ke perusahaan atau memesan via telepon / fax. Kemudian bagian operasional akan mendata pesanan pembeli itu. Selanjutnya, bagian Administrasi Penjualan akan melakukan Penawaran Harga / Nego, yang kemudian diserahkan kepada Direktur untuk disetujui dan didistribusikan kepada pembeli. Kemudian bagian administrasi penjualan akan membuat faktur penjualan yang ditandatangani oleh manager dalam empat rangkap : 2 lembar untuk administrasi penjualan, 1 untuk pembeli, 1 untuk akuntansi.
Gambar 3.7 Flowchart Penjualan 77
78 5. Prosedur Pembayaran Penjualan Pembayaran dapat dilakukan oleh pihak pembeli dengan cara tunai maupun kredit. Prosedur pembayaran penjualan secara garis besar sama dengan prosedur pembayaran pembelian (dari perusahaan ke pemasok), hanya saja kali ini dari pelanggan ke perusahaan. Prosedur pembayaran penjualan secara tunai dilakukan dengan tiga cara, yaitu : transfer, giro, serta pembayaran tunai secara langsung. Jika dilakukan dengan cara transfer, maka copy dari bukti transfer akan dikirimkan melalui fax kepada pihak perusahaan. Prosedur pembayaran secara kredit dilakukan setelah tenggang waktu pembayaran telah menemui akhir batas penagihan (jatuh tempo). Jika telah jatuh tempo, maka bagian administrasi penjualan akan memberitahukan kepada kolektor untuk melakukan penagihan kepada pihak pembeli. Laporan penagihan akan diberikan kepada bagian kasir. Pembayaran yang umumnya dilakukan dengan giro akan diterima oleh administrasi penjualan, yang kemudian akan dicatat dalam voucher penerimaan kas / bank yang nantinya akan diserahkan kepada bagian akunting untuk diperiksa ulang. Voucher dan giro tersebut lalu diserahkan kepada bagian kasir untuk dicatat dan dicairkan pada waktu yang telah ditetapkan. Jika proses pencairan giro berhasil dilakukan, bagian kasir akan memberikan laporan kepada manager. Pada akhirnya, kasir akan melakukan penyeimbangan neraca perusahaan. Apabila pembeli telah melunasi pembayaran, maka barang dikirim beserta surat jalan dan faktur asli. Sebaliknya, apabila pembeli belum
79 melunasi pembayaran, barang dikirim beserta surat jalan dan copy-an faktur tersebut. Gambar 3.8 Flowchart pembayaran penjualan 6. Prosedur Pengiriman Barang Pengiriman barang dapat dilakukan secara serentak (langsung mengirim semua barang yang dipesan oleh pelanggan), atau berkala (mengirim sedikit demi sedikit barang yang dipesan dalam jangka waktu tertentu).
80 Pada saat pelanggan meminta barang pesanannya dikirim, bagian administrasi penjualan mengajukan pengiriman barang kepada bagian operasional, kemudian bagian operasional akan membuat surat jalan. Pengiriman barang ke tempat pelanggan pun dilakukan dengan disertakan surat jalan. Pada saat pelanggan menerima barang, dua rangkap surat jalan ditanda tangani oleh pelanggan, kemudian diserahkan kepada : 1 lembar untuk pelanggan dan 1 lembar untuk bagian operasional. Gambar 3.9 Flowchart Pengiriman Barang 7. Prosedur Retur Pembelian Pada saat terjadi retur pembelian, bagian pembelian akan membuat surat retur pembelian sebanyak tiga rangkap: bagian operasional menerima surat retur pembelian rangkap pertama dan ketiga dari bagian pembelian.
81 Berdasarkan surat retur pembelian, bagian operasional menyiapkan barang yang akan diretur dan dikirim ke supplier. Bagian operasional kemudian akan memperbarui daftar persediaan barang. Surat retur pembelian rangkap pertama dan ketiga ditandatangani oleh supplier. Surat retur pembelian rangkap pertama dan barang yang diretur diserahkan kepada supplier. Sedangkan surat retur pembelian rangkap ketiga diarsipkan pada bagian pembelian. Gambar 3.10 Flowchart Retur Pembelian
82 8. Prosedur Retur Penjualan Pada saat terjadi retur penjualan, bagian Sales & Marketing akan membuat surat retur penjualan sebanyak tiga rangkap: bagian operasional menerima surat retur penjualan rangkap pertama dan ketiga dari bagian penjualan. Berdasarkan surat retur penjualan, bagian operasional menyiapkan barang yang akan diretur dan dikirim ke customer. Bagian operasional kemudian akan memperbarui daftar persediaan barang. Surat retur penjualan rangkap pertama dan ketiga ditandatangani oleh customer. Surat retur penjualan rangkap pertama dan barang yang diretur diserahkan kepada customer. Surat retur penjualan rangkap ketiga akan diarsipkan pada bagian Sales & Marketing. 3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi Gambar 3.11 Flowchart Retur Penjualan
83 3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi Sebagai perusahaan yang ingin mengalami peningkatan secara terusmenerus, maka diperlukan penyajian data yang akurat dan terintegrasi. Dengan demikian, dapat memudahkan pihak-pihak perusahaan yang berkepentingan dalam menganalisis data dan memantau aktivitas perusahaan, sehingga dapat menentukan suatu kebijakan atau keputusan yang cepat dan tepat. Diperlukan suatu sistem yang dapat menyajikan data dalam bentuk yang lebih ringkas, sehingga meningkatkan keefisienan. Selain itu, diperlukan suatu sistem yang dapat menjamin keamanan dan integritas suatu data dengan memberikan wewenang pengaksesan data hanya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Tabel 3.1 Tabel Entity Entity name Description Aliases Pembeli Istilah umum yang Customer informasi tentang pembeli pada PT. Phanovindo Suksestama. Pemasok Istilah umum yang Supplier informasi tentang pemasok Barang Istilah umum yang -
84 informasi dan stok barang yang terdapat pada PT Phanovindo Suksestama. PermintaanBarang Istilah umum yang informasi tentang permintaan barang yang akan dibeli. Pembelian Istilah umum yang informasi tentang pembelian barang yang dilakukan oleh PT Phanovindo Suksestama ReturPembelian Istilah umum yang informasi tentang pengembalian barang yang dilakukan oleh PT Phanovindo Suksestama kepada pemasok. PembayaranPembelian Istilah umum yang informasi tentang pembayaran yang dilakukan oleh PT Phanovindo Suksestama kepada DaftarPermintaan Barang PurchaseOrder -
85 pemasok Penjualan Istilah umum yang informasi tentang penjualan barang yang dilakukan oleh PT Phanovindo Suksestama SuratJalan Istilah umum yang informasi tentang pengiriman barang kepada pembeli ReturPenjualan Istilah umum yang informasi tentang pengembalian barang yang dilakukan oleh pembeli kepada PT Phanovindo Suksestama. PembayaranPenjualan Istilah umum yang informasi tentang pembayaran yang dilakukan oleh pembeli kepada PT Phanovindo Suksestama. Giro Istilah umum yang informasi tentang giro Invoice - - - -
86 yang digunakan untuk melakukan pembayaran pembelian maupun pembayaran penjualan. Rekening Istilah umum yang informasi tentang rekening yang dimiliki oleh pemasok. Bank Istilah umum yang informasi tentang bank darimana giro atau rekening berasal. - - 3.2.4 Permasalahan yang dihadapi Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT Phanovindo Suksestama dan mendapat masukan dari pihak perusahaan saat wawancara, maka ditemukan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu : 1. Data - data yang ada kurang terintegrasi dengan baik, karena pengelompokan data masih dilakukan secara manual dalam bentuk berkas-berkas. 2. Untuk mendapatkan suatu informasi tentang persediaan, pembelian, dan penjualan, dibutuhkan proses yang memakan waktu karena harus mencari dari berkas-berkas yang disimpan terpisah.
87 3. Persediaan tentang barang yang ada hanya dapat diketahui oleh bagian operasional. Untuk mengetahui stok suatu barang, diperlukan pengecekan stok yang dilakukan secara manual oleh pihak operasional. Hal tersebut tentu saja memakan waktu dan juga dapat mengakibatkan human error. 4. File-file yang ada masih didokumentasikan dalam bentuk kertas. Sehingga jika terjadi bencana maka data tersebut tidak dapat diselamatkan. 3.2.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi, kami mengusulkan beberapa pemecahan masalah, yaitu : 1. Merancang suatu aplikasi basis data yang meliputi persediaan, pembelian, dan penjualan. Sehingga, proses pencarian data menjadi lebih mudah dan cepat. 2. Membuat suatu aplikasi basis data yang dapat menghasilkan laporan atau output yang tersaji dengan rapi dan mudah dipahami, yang berguna dalam penganalisisan dalam pengambilan keputusan. 3. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan yang dapat mengaksesnya.