Jobs A. HR Management and Jobs 1. Dividing Work Into Job Job dan Work, memiliki definisi yang berbeda dalam organisasi. Work merupakan segala usaha yang dilakukan untuk menyelesaikan dan menghasilkan sesuatu. Sedangkan Job, adalah sekumpulan tugas, tanggung jawab yang merupakan total keseluruhan pekerjaan dibebankan kepada karyawan. Dimana tugas dan tanggung jawab ini dapat berubah seiring berjalannya waktu. Ada beberapa permasalahan yang timbul dalam Jobs, seperti bagaimana meningkatkan jobs yang ada pada saat ini untuk peningkatan produktivitas, bagaimana kelompok dapat berperan dalam jobs, bagaimana mengidentifikasi apa yang dilakukan orang terhadap jobs-nya saat ini dan apakah job yang ada telah sesuai dengan karakteristik orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Masalah-masalah ini dapat di selesaikan dengan beberapa pendekatan sepert job design, penjadwalan kerja, membentuk kelompok kerja, melakukan jobs analysis, descriptions dan spesification serta mengidentifikasi kompetensi dari karyawan. 2. Workflow Analysis Workflow analysis adalah suatu studi yang mempelajari bagaimana input, aktifitas dan output bekerja dan melakukan perubahan dalam organisasi. Studi ini biasanya akan dimulai dari menganalisa dari sisi outputnya. Bagaimana barang dan jasa diproduksi, dianalisa baik dari sisi kuantitas maupun dari sisi kualitasnya. Kemudian dilanjutkan analisa terhadap aktifitas, yaitu mengevaluasi bagaimana pencapaian output sesuai dengan yang diinginkan dan yang terakhir adalah analisa dari sisi input, yang termasuk didalamnya adalah orang, materialm informasi, data, peralatan dan lain sebagianya apakah penggunaan input untuk menghasilkan output telah efisien atau belum. Dengan melakukan worflow analysis dapat diketahui apakah prosedur atau tahapan dalam memproduksi barang atau jasa terlalu panjang dan tidak efisien atau tidak. Apabila dirasa bahwa langkah pekerjaan kurang efisien, maka dapat dilakukan design ulang terhadap pekerjaan atau dapat mengubah prosedur kerja yang ada agar lebih efektif. 3. Re-engineering Business Processs Workflow analysis dapat membantu perusahaan memahami bagaimana suatu pekerjaan diselesaikan, sementara re-engineering adalah melihat perlu tidaknya organisasi atau perusahaan melakukan perubahan atau tidak. Tahapan dalam reengineeringa da tiga, yaitu : Rethink, melihat apakah pekerjaan saat ini mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen atau tidak. Redesign, menganalisa apakah perlu dilakukan perubahan desain pekerjaan atau tidak. Dan terakhir adalah Retool, yaitu melihat pada teknologi baru sebagai peluang untuk meningkatkan kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan dan meningkatkan kepuasan konsumen. B. Developing Jobs for Individuals and Teams
1. Job Design Job Design adalah mengelola agar tugas dan tanggung jawab dapat menjadi suatu bentuk yang produktif bagi perusahaan. Job desain sangat penting, karena dapat memepengaruhi motivasi dan kinerja karyawan. Selain itu job design juga dapat mempengaruhi tingkat kepuasan kerja. Dan yang terutama job design dapat mempengaruhi kesehatan fisik dan psikis dari karyawan. Dalam mendesain Job, dapat melakukan dua hal yang paling umum, yaitu Job Enlargement dan Job Enrichment. Job Enlargement adalah memperluas ruang lingkup pekerjaan tugas dalam level yang masih sama, sedangkan Job enrichment adalah menambah tanggung jawab dalam pekerjaannya, dapat mencakup sejak mulai dari perencanaan, mengorganisasikan, mengawasi dan mengevaluasi job yang dilakukannya. Hal lain yang dapat dilakukan dalam Job Design adalah melakukan Job Rotation, yaitu melakukan perputaran karyawan dari suatu job ke job yang lain, secara periodik, biasanya dalam waktu mingguan. 2. Characterisctics of Jobs Jobs Characteristics, merupakan teori yang dikembangkan oleh Hackman dan Oldham, yang mengidentifikasi adanya lima karakteristik pekerjaan, yaitu : a. Skill variety Karakteristik yang timbul apabila suatu work, dalam penyelesaiannya membutuhkan berbagai aktifitas didalamnya. Dimana setiap aktifitas membutuhkan ketrampilan yang berbeda, semakin banyak ketrampilan yang ada dalam pekerjaan, semakin berarti pekerjaan tersebut. b. Task identity Adalkah karakteristik yang timbul apabila seluruh proses pekerjaan dari mulai sampai berkahir dilakukan oleh satu kelompok, dengan output yang jelas terlihat. Contoh karakteristik pekerjaan ini dapat dilihat pada kantor jasa profesional seperti pengacara, yang melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir, sampai kasus yang ditangani terpecahkan c. Task significance Karakteristik yang menunjukkan adanya dampak pekerjaan terhadap orang lain. Sperti pekerjaan yang dilakukan oleh angkatan bersenjata, polisi dan para pengabdi masyarakat lainnya. d. Autonomy Karaktersitik Job yang dimana individu didalamnya memeliki jadwal kerja yang lebih bebas, dan dapat diatur oleh individu yang bersangkutan, seperti pekerjaan yang ada dalam industri kreatif dan periklanan, jadwal kerja disesuaikan dengan individu, klien dan sebagainya, tidak terllalu terikat pada jam kantor e. Feedback Merupakan sekumpulan informasi mengenai seberapa baik pekerjaan yang telah dilakukan.
3. Team Jobs Dalam menyelesaikan pekerjaan, dapat dilakukan secara berkelompok sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan itu sendiri. Berbagai macam bentuk tim yang mungkin dilakukan adalah : a. Special purpose team Tim ini dibentuk apabila perusahaan menghadapai permasalahan yang spesifik yang harus diselesaikan yang dapat mempengaruhi atau meningkatkan kualitas dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. b. Self-directed work teams Dalam bentuk tim yang kedua, individu bekerja sendiri-sendiri, tetapi dilakukan melalui arahan dari tim kerja. Membentuk Team Jobs dapat memberikan keuntungan, diantaranya meningkatkan produktifitas, meningkatkan keterlibatan karyawan, pembelajaran dapat lebih tersebar dan keterlibatan karyawan dalam pemecahan masalah akan semakin tinggi. Tetapi perlu diingat bahwa tidak semua Job harus dibentuk dalam sebuah Tim kerja, karena beberapa Job memang didesain untuk diselesaikan secara individu C. Other Job Design Issues : Work Schedule and Locations 1. Work Schedule Penjadwalan kerja merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam mendesain pekerjaan. Beberapa alternatif dalam penjadwalan kerja adalah sebagai berikut : a. Flexitime Flexi time adalah mengatur jadwal kerja dimana jam mulai dan berakhirnya dapat diatur dan berubah-ubah asalkan sesuai jumlah total jam kerja dengan yang seharusnya. b. Compressed workweek Compressed workweek adalah memadatkan hari kerja dalam satu minggu, dengan total jam kerja perminggunya tetap sama, misalnya bekerja hanya 4 hari dalam seminggu, tetapi jumlah jam kerja seharinya adalah 10 jam, sehingga total jam kerja dalam satu minggu tetap 40 jam. c. Shift work Adalah tetap dalam sehari menggunakan standar 24 jam, tetapi membaginya dalam 3 jadwal kerja. Dengan mengalokasikan sumber daya dalam setiap jadwal atau shift yang telah ditetapkan. 2. Alternatives Physical Works Locations Pada saat sekarang ini, dimana teknologi telah berkembang dan mendukung pekerjaan, membuat beberapa pekerjaan tidak harus dilakukan di kantor, Ada
beberapa alternatif lokasi bekerja yang dapat dilakukan diluar kantor resmi. Istilah yang cukup populer saat ini adalah telecommuting dimana pekerjaan diselesaikan di luar kantor, untuk kemudian pekerjaan dikirm melalui media komunikasi seperti internet. Isitlah lain adalah hoteling, dimana karyawan bergantian masuk kantor, atau masuk hanya sesuai kebutuhan masing-masing, sehingga seolah-olah setiap karyawan bergantian masuknya. Istilah lain adalah virtual office, dimana kantor dapat berpindah-pindah dan biasanya menyewa suatu ruangan di gedung tertentu yang seolah-olah menjadi kantor representatif bagi para klien, tetapi karyawan tetap melakukan pekerjaan di luar kantor tersebut. D. The Nature of Job Analysis 1. Job Analysis Merupakan cara yang sistematis dalam memngumpulkan dan mengalisisi informasi mengani isi, dan kebutuhan sumber daya dalam suatu pekerjaan. Ruang lingkup dari Job Analysis yaitu; aktifitas pekerjaan dan perilaku di dalamnya, interaksi diantara karyawan, standar kinerja, anggaran dalam pekerjaan tersebut, mesin dan peralatan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan itu sendiri, supervisi yang perlu diberikan dan pengetahuan, ketrampilan serta kemampuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2. Task based Job Analysis Yaitu melakukan analisis terhadap task, duty dan responsibility dalam suatu pekerjaan. Task adalah ciri khusus yang membedakan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Duties, merupakan kumpulan dari task yang di kerjakan oleh setiap individu karyawan dalam organisasi. Tanggung jawab adalah perasaan kewajiban yang timbul untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sehingga analusus ini adalah melihat bagaimana suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya apakah sudah sesuai antara tugas dengan tanggung jawabnya. E. Stages in Job Analysis Process Tahapan-tahapan dalam melakukan proses Job analysis adalah sebagai berikut : 1. Planning the Job analysis Perencanaan merupakan tahapan yang krusial. Perencanaan dilakukan untuk mengetahui data apa yang akan dikumpulkan dari para manajer dan karyawan terkait dengan analisa pekerjaan ini. Apakah analisis yang dilakukan mencakup hanya deskripsi pekerjaan, atau meredesian satu departemen saja, atau sampai mengubah struktur dari organisasi tersebut. 2. Preparing and Introducing the Job Analysis Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan identifikasi terhadap apa yang akan dianalisa. Apakah yang dianalisis merupakan pekerjaan yang sifatnya klerikalm apakah merupakan pekerjaan yang ada dalam satu divisi saja, atau pekerjaan yang dilakukan oleh seluruh organisasi. Dalam tahap ini juga ditentukan metode apa yang akan dgunakan dalam melakukan analisis. Untuk
kemudian dikomunikasikan kepada manajer dan seluruh karyawan yang akan dianalisis. 3. Conducting the Job Analysis Melakukan analisis pekerjaan sesuai dengan metode yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Tahapan ini juga termasuk didalamnya adalah mengkompilasi data dan informasi yang dikumpulkan dari karyawan dan manajer yang dianalisis 4. Developing Jobd Descriptions and Job Specifications Dari hasil data dan informasi yang dikumpulkan, dapat dilakukan penyusunan awal untuk deskripsi pekerjaan dan job spesification. Kemudian draft awal ini diberikan kepada manajer dan supervisors untuk dilakkukan review 5. Maintaining and Updating Job Descriptions and Job Specifications Setelah direview dan tersusun rapih, maka sistem kerja mulai dikembangkan sesuai dengan job description dan jobspesification yang telah ditetapkan tersebut. Yang dibutuhkan adalah komunikasi antara manajer dan karyawan agar job desc dan job spec yang baru ini dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan F. Job Analysis Method Beberapa metode yang dapat dilakukan dalam melakukan analisa pekerjaan adalah: 1. Observation Pengamatan dapat dilakukand engan menggunakan sampling, artinya karyawan yang diamati tidak semua, tetapi hanya sekelompok tertentu yang dianggap dapat mewakili karyawan yang lain. Hanya saja tidak semua jenis pekerjaan dapat dilakukan analisa dengan metode observasi. 2. Interview Wawancara dilakukan dengan mengunjungi langsung karyawan yang ingin digali informasinya dan diajak bicara. Dalam melakukan wawancara, sebelumnya telah disiapkan daftar pertanyaan apa yang akan ditanyakan. Wawancara dapat dilakukan secara individu maupun berkelompok. Metode ini sangat menyita waktu, membutuhkan waktu lama dalam mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. 3. Questionnaire Merupakan satu set pertanyaan yang disusun untuk mengumpulkan informasi dari para karyawan dan manajer. Kuesioner banyak digunakan karena dapat menghemat waktu dan biaya. Kuesioner sendiri dapat dilakukan dengan mengkombinasikannya melalui interview, sehingga didapatkan informasi yang lebih dalam.