1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pada era globalisasi perkembangan teknologi berkembang sangat cepat. Perkembangan ini menuntut manusia untuk mempelajari sistem kinerja teknologi untuk meningkatkan mutu dari individu. Dinamika masyarakat global semakin terakselerasi dengan dukungan teknologi informasi yang memungkinkan terselenggaranya arus informasi secara cepat. Arus informasi yang cepat, dengan ditopang kemajuan teknologi menyebabkan cakrawala kehidupan semakin luas. Informasi merupakan kebutuhan primer organisasi karena tanpa adanya informasi organisasi tidak akan bisa berjalan lancar untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila informasi tersendat maka akan berdampak buruk untuk semua komponen yang ada dalam organisasi. Seperti halnya urat nadi organisasi, informasi juga harus dipenuhi secara cepat, tepat, akurat dan terpercaya. Bukan hal yang mudah untuk mendapatkan informasi yang sedemikian itu, dikarenakan sumber informasi haruslah baik dan benar. Informasi itu sendiri adalah sesuatu pesan atau kumpulan pesan yang bermakna menafsirkan pada tergantung konteks ilmu yang membahasnya. Informasi adalah sesuatu hal yang penting bagi organisasi, selain sebagai salah satu pertimbangan pengambilan keputusan informasi juga dapat sebagai bukti otentik yang mempunyai nilai hukum. Salah satu bukti otentik keberadaan suatu organisasi adalah arsip. Keberadaan arsip merupakan suatu hal yang secara sengaja diciptakan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan keorganisasian. Arsip berfungsi sebagai lat bukti dan sekaligus memuat
2 suatu informasi yang penting. Arsip menurut undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 1. Dari pengertian tersebut bisa diambil arti bahwa arsip berguna untuk memaksimalkan kinerja Sumber Daya Manusia dan untuk meningkatkan mutu organisasi. Faktor utama dalam meningkatkan mutu dan perkembangan organisasi adalah Sumber Daya Manusia. Sumber Daya Manusia yang profesional dalam melaksanakan pekerjaan diharapkan dapat memanfaatkan semua penunjang pekerjaan yang ada di organisasi, terutama memudahkan individu dalam melaksanakan pekerjaan. Arsip tersebut dapat disimpan bila memiliki nilai-nilai: Educational Value yaitu keberadaan arsip yang dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung didalamnya, serta Documentary Value yaitu keberadaan Arsip yang dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya, dengan demikian pengalihmediaan arsip merupakan kegiatan yang dapat dilakukan sebagai pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan efektif 2. Keuntungan yang diperoleh 1 Undang-Undang Dasar 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 2 Sukoco M. Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Surabaya: Erlangga, 1995) hlm. 87.
3 dari kegiatan alih media yaitu, cepat dalam proses penemuan kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, SDM yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan tempat simpan arsip 3. Arsip suatu organisasi harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai serta instansi yang bersangkutan untuk pengambilan suatu keputusan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu organisasi membuat organisasi tersebut harus melakukan pengolahan terhadap arsip. Pengolahan arsip yang baik adalah yang dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. arsip dikelompokkan berdasarkan sifat dan jenis arsip, dan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dapat sangat membantu dalam hal penyimpanan, perawatan, dan pelayanan. Bentuk arsip terdiri dari bentuk kertas atau sering disebut dengan arsip konvensional, dan arsip yang telah dialihmediakan seperti arsip elektronik atau digital. Arsip dengan bentuk konvensional sudah terbiasa digunakan, oleh karena itu media arsip baru sangatlah dibutuhkan sesuai dengan perkembangan ilmu teknologi saat ini. Salah satu hasil perkembangan ilmu teknologi adalah pengalihmediaan arsip dari bentuk konvensional ke bentuk elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi file elektronik disebut alihmedia. Proses alih media 3 Sri Mulyani, Fidya Alfian Rahmawati, dan Andri Susilowati, diakses dari (http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=64), pada tanggal 27 Desember 2013 pukul 21:07.
4 menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan filefile hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual. Gambaran diatas oleh Badri Munir Sukoco dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern kegiatan yang mencakup pengelolaan arsip yang dilakukan menggunakan komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan disebut dengan Otomasi Arsip 4. Dalam memaksimalkan otomasi kearsipan selain mementingkan teknologi sebagai peranan utamanya, sumber daya manusia juga harus ditingkatkan mutu dan kualitasnya. Sumber Daya Manusia ini selanjutnya berfungsi sebagai 4 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Ciracas:Erlangga, 2007), hlm 112.
5 pengoprasi teknologi informasi dalam proses pengolahan arsip elektronik. Apabila otomasi arsip ini ditangani oleh tenaga yang profesional dalam menejemen arsip dapat terlaksana dengan baik. Maka dari itu arah teknologi informasi itu sendiri mendukung adanya kebutuhan pelayanan akan informasi secara cepat, tepat, dan lengkap. Informasi itu sendiri juga menjadi suatu komponen penentu keberadaan suatu lembaga. Dan karena itulah kebutuhan informasi dalam suatu Organisasi haruslah terpenuhi secara efektif dan efisien agar menimbulkan suatu pelayanan prima. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan di lingkup Pemerintah Kota Yogyakarta yang sudah melakukan otomasi kearsipan bertujuan untuk mempercepat temu balik arsip, selain itu agar arsip konvensionalnya tidak mudah rusak apabila digunakan terus-menerus. Adanya proses otomasi ini user yang ingin menggunakan arsip tersebut bisa langsung mengakses melalui suatu sistem aplikasi arsip yang sudah berbentuk digital. Maka dari itu penulis ingin membahas mengenai otomasi arsip konvensional di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ini. Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana Otomasi arsip yang ada di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta? 2. Sarana Otomasi arsip apa saja yang terdapat di seksi pengelolaan Kantor arsip Daerah dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta? 3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan proses Otomasi Arsip di Seksi Pengelolaan Kantor Arsip Daerah Yogyakarta?
6 B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Penelitian ini bertujuan untuk memberikan wawasan ilmiah terutama bagi penulis. Dan sebagai langkah awal menerapkan ilmu-ilmu dan teori-teori ilmu kearsipan khususnya tentang alih media arsip kebentuk digital secara mendalam dan lebih profesional secara langsung di lapangan. Kedua yaitu mengetahui proses alih media arsip secara otomasi kearsipan dan mengetahun hasil pengolahan. Ketiga dapat mengetahui efektifitas dan efisiensi otomasi kearsipan dalam proses penemuan kembali secara komputerisasi dan dapat menemukan titik masalah teori dan pratikum secara langsung dan dapat mengambil solusi. Keempat, penulis diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah di bidang kearsipan dalam instansi tersebut. Praktik Kerja Lapangan ini mempunyai manfaat untuk menambah ilmu pengetahuan otomasi kearsipan. Kemudian manfaat lain dari kegiatan ini adalah mendatkan pengalaman dan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja serta memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi dalam menghadapi proses otomasi kearsipan. C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan untuk mendapat informasi dan data yang akurat serta relevan dengan tema otomasi kearsipan, antara lain : 1. Studi Pustaka Dengan metode ini dapat diperoleh data-data yang akan digunakan sebagai sumber penulisan laporan tugas akhir. Hal tersebut dapat dilakukan dengan
7 cara membaca dan menelaah bahan-bahan pustaka yang sesuai dengan tema sebagai referensi atau acuan dalam penulisan tugas akhir tersebut. 2. Observasi - partisipasi Penulis ikut berpartisipasi mengolah arsip guna mengetahui keadaan yang sebenarnya dalam kegiatan otomasi yang dilakukan di KAD Yogyakarta. Selain itu, juga untuk menambah informasi yang berguna untuk penulisan laporan tugas akhir. 3. Wawancara Metode wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi dari narasumber yang ahli di bidangnya. Selain itu metode wawancara juga digunakan untuk melengkapi data-data dalam penulisan laporan tugas akhir. Wawancara dapat dilakukan secara formal maupun informal. D. Tinjauan Pustaka Buku pertama adalah buku dengan judul Manajemen Administrasi Perkantoran Modern pada buku ini Sukoco M. Badri menjelaskan mengenai tujuan dan fungsi arsip elektronik dan memahami manfaat penggunaan sistem pengolahan secara elektronik yaitu cepat ditemukan, pengindeksan yang fleksibel, pencarian secara full-text, kecil kemungkinan file akan hilang, menghemat tempat, mengarsip secara digital, berbagi arsip secara mudah, meningkatkan keamanan, mudah melakukan recovery data. Selain itu buku ini menjelaskan tentang Otomasi Arsip adalah kegiatan yang mencakup pengelolaan arsip yang dilakukan menggunakan komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan
8 penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. Buku kedua adalah Records Management pada buku ini Jay Kennedy dan Cherryl Schauder menjelaskan tentang model dari dokumen elektronik sebagai sarana simpan otomasi arsip yang dapat disimpan dalam bentuk Write once Read Many, Erasable, CD. Dan dalam penggunaannya informasi yang baru/ arsip yang baru dapat di tambahkan di dalam media tersebut tergantung kapasitasi penyimpanannya. Buku ketiga adalah Manajemen Kearsipan Modern oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, dalam buku ini mereka membahas tentang penggunaan komputer dalam sistem kearsipan dan sistem dasar kearsipan elektronik berbasis komputer tentang kelebihan dan keterbatasan komputer, selain dengan proses pengolahannya yang cepat dan tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi komputer juga dapat mempermudah dalam berinteraksi dengan penggunanya, komputer itu hanyalah sebuah alat yang memerlukan program aplikasi untuk mengoperasikannya, terdapat gambaran umum sistem komputer agar lebih mengerti tentang sistem komputer, sistem tersebut dibagi menjadi subsub sistem yang terdiri dari Hardware, dan Software.