Slide Panduan Pembelian Alat Berat Menggunakan Aplikasi e-purchasing Untuk PANITIA
Dalam Aplikasi e-purchasing Alat Berat, ada 3 tipe user yang terlibat yaitu - Panitia - Penyedia - PPK
PANITIA Agar dapat melakukan pembelian alat berat melalui aplikasi e-purchasing Alat Berat, satker /pokja harus mempunyai username dan password untuk login ke dalam website LPSE Satker login sebagai non-penyedia ke dalam website LPSE masing-masing
Masuk ke dalam lpse dimana satker terdaftar, dan Mengklik Login-Non Penyedia
Halaman Login, user memasukkan username dan password username *******
Panitia berhasil login, saat di halamanhome memilih Aplikasi e-procurement lainnya Mengklik Halaman Aplikasi Home e-procurement aplikasi LPSE lainnya.
Panitia akan masuk ke dalam portal inaproc. Disini panitia memilih aplikasi e-purchasing Alat Berat >> MasukVersi Production Pilih aplikasi e-purchasing Alat Berat
Setelah Login, Panitia akan masuk ke dalam halaman awal aplikasi e-purchasing alat berat Klik kelola paket untuk membuat paket baru / mengecek paket yang ada
Tampilan halaman kelola paket untuk semua user pada dasarnya terdiri dari Tombol Perintah Filtering List paket yang pernah dibuat
Halaman Kelola Paket List Tombol Paket Fungsi Pernah Filtering Perintah Dibuat
Fungsi Tombol Perintah Tombol perintah adalah bagian dari halaman yang memuat tombol-tombol untuk melakukan perintah dalam aplikasi. Ada beberapa tombol diantaranya : - Buat paket untuk membuat paket baru - Validasi cetak pesanan melihat kapan terakhir surat pesanan dicetak - Refresh untuk me-refresh halaman (update halaman)
Fungsi Filtering Fungsi filtering adalah bagian untuk mencari paket tertentu Pencarian paket bisa melalui nama paket, status paket, posisi paket, status negosiasi, dan urutan tanggal
List Paket Bagian list paket adalah bagian dari halaman yang menampilkan paket yang telah ada. Ada beberapa fungsi yang dapat dilakukan pada paket yang telah ada yaitu edit, detail paket, dan download surat pemesanan
Mulai Membuat Paket Untuk membuat paket baru, klik Buat paket
Yang Harus Diisi Pada Form Pembuatan Paket Detail Satker Detail PPK dan anggota ULP Produk Alat Berat yang Dibeli SIMPAN
Mengisi Form Panitia Mengisi Form: Panitia Mengisi Form: Informasi detail KLDI dan detail PPK yang terkait dengan paket tersebut.
Menambahkan PPK Klik tombol Cari PPK untuk menambah informasi PPK
Menambahkan PPK Setelah mengklik cari ppk, akan muncul daftar list seluruh PPK yang pernah login ke Aplikasi e-purchasing Alat Berat. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama PPK yang mau ditunjuk. Jika PPK yang akan ditunjuk tetap belum ada di daftar list, Jika PPK yang akan ditunjuk tetap belum ada di daftar list, kemungkinan PPK tersebut belum pernah login ke aplikasi e- Purchasing Alat Berat. Maka PPK tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi e-purchasing Alat Berat.
Fungsi Selanjutnya Filtering Tampilan untuk mengklik Daftar/List Mencari di nama PPK Cari PPK yang yang PPK hendak ditunjuk. ditunjuk.
Menambahkan Anggota Panitia Klik tombol Tambah Anggota untuk memasukkan anggota panitia lainnya
Menambahkan Anggota Panitia Setelah mengklik tambah anggota, akan muncul daftar list seluruh nama panitia yang pernah login ke Aplikasi e- Purchasing Alat Berat. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama panitia yang masuk dalam satker. Jika nama panitia yang menjadi anggota satker tetap belum ada di daftar list, kemungkinan panitia tersebut belum pernah login ke aplikasi e-purchasing Alat Berat. Maka panitia tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi e- Purchasing Alat Berat.
Fungsi Filtering untuk Mencari Nama Panitia Selanjutnya Mengklik Tampilan Nama Daftar/List Panitia yang Tambah Akan Dijadikan Anggota Anggota Satker yang Hendak Dimasukkan Menjadi Satker
Menambahkan Alat Berat yang Dibeli Untuk memasukkan produk alat berat yang akan dibeli, dengan cara memilih nama penyedia alat berat terlebih dahulu. Perlu diketahui bahwa pengertian paket dalam sistem aplikasi e- Purchasing Alat Berat berbeda dengan pengertian paket pada istilah pengadaan. Paket pada aplikasi e-purchasing hanya bisa untuk pembelian ke satu penyedia saja. Jadi apabila ada paket (menurut istilah pengadaan) akan membeli produk alat berat dari dua penyedia, maka panitia membuat dua buah paket di aplikasi e-purchasing dengan informasi nama paket, PPK, anggota, mata anggaran,dsb yang sama persis.
Pilih penyedia alat berat terlebih dahulu Klik tombol Tambah Alat Berat untuk menambah produk
Pilih produknya, kemudian klik OK di kanan bawah
Isi Kuantitas Ubah Ongkir jumlah sesuai produkdengan Lampiran yang dipesan Ongkir (jika ada) Total harga tiap produk dan Total Keseluruhan akan otomatis terupdate
Bila seluruh informasi telah diisi, panitia menyimpan paket dengan meng-klik tombol Simpan di bagian atas Klik Simpan untuk menyimpan paket
Masuk ke Halaman Detail Paket Setelah selesai membuat sebuah paket, maka paket tersebut akan muncul di list paket. Klik pada nama paket tersebut untuk masuk ke detail paket
Mengirim Paket ke Penyedia dan Negosiasi Setelah paket tersimpan, maka proses selanjutnya adalah mengirim paket tersebut ke penyedia dan tahapan negosiasi Panitia diberi kesempatan untuk melakukan negosiasi terhadap harga yang dicantumkan oleh penyedia (dari halaman detail paket) Untuk melakukan negosiasi, caranya ialah Mengubah / masukkan harga baru pada kolom harga satuan kemudian klik Ajukan Negosiasi Jika Panitia tidak ingin melakukan negosiasi, maka tinggal klik Sepakati Harga Tahapan selanjutnya adalah kirim ke penyedia dengan klik Kirim ke Penyedia
Status Negosiasinya, bila panitia telah setuju, klik tombol Sepakati Harga. Paket hanya dapat dilanjutkan bila panitia dan penyedia dua-duanya telah setuju pada harga Tombol Ajukan Negosiasi Tombol untuk mengirimkan paket ke penyedia Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi
Setiap mengklik Kirim ke Penyedia akan muncul box, box ini bisa diisi dengan catatan pesanan untuk dibaca penyedia misalkan terkait tenggat waktu. Box ini bisa dikosongkan. Waktu Pelaksanaan 60 hari Akan tetapi kami sarankan untuk memanfaatkan fitur ini untuk diisi dengan informasi yang penting sbg teknis pengadaan tetapi belum diakomodir oleh sistem. Misalnya jangka waktu pelaksanaan.
Setelah mengklik Kirim ke Penyedia atau Kirim Ulang ke Penyedia, ada dua jenis notifikasi yaitu: - Berhasil dan notifikasi email sudah dikirim - Berhasil namum email gagal dikirim Hal tersebut sama-sama menandakan bahwa paket sudah Hal tersebut sama-sama menandakan bahwa paket sudah berhasil dibuat dan sudah masuk ke halamannya Penyedia. Bedanya hanya penyedia tidak menerima notifikasi email bahwa ada paket masuk, tetapi sebenarnya paket tsb sudah ada di Penyedia, dan sudah tertampil saat mereka login aplikasi e-purchasing.
Di sisi penyedia, akan muncul harga negosiasi yang diberikan oleh panitia, disini penyedia dapat melakukan nego harga juga dengan memasukkan harga yang diinginkan pada kolom harga dan klik ajukan negosiasi Tetapi bila penyedia sudah setuju, maka penyedia mengklik tombol sepakati harga agar paket dapat dilanjutkan ke proses berikutnya Panitia juga bisa melakukan hal yang sama untuk menanggapi nego yang diajukan oleh penyedia.
Jika sudah terjadi kesepakatan harga dan penyedia sudah menyanggupi paket, maka disebut paket sepakat Paket sepakat tersebut kemudian dikirimkan ke PPK
Tampilan detail paket yang sudah sepakat antara penyedia dan panitia Tombol untuk meneruskan paket ke PPK
Tugas Pantia Sudah Selesai sampai di tahap paket sepakat Tugas selanjutnya adalah di PPK
Pertanyaan Jika ada pertanyaan terkait aplikasi e-purchasing bisa menghubungi: - Call Center: (021) 29935577 - Call Center: (021) 46293000 - Email helpdesk: helpdesk-lpse@lkpp.go.id - Email katalog: e-katalog@lkpp.go.id
wsn