MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN DAN SELEKSI MAHASISWA BARU PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2011
MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN DAN SELEKSI MAHASISWA BARU PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : PDTM-02 Revisi : 0 Tanggal : Diperiksa oleh : Sekretaris PMD FT Disetujui oleh Hadi Suyono, ST.,MT.,Ph.D NIP. 19730520 200801 1 013 : Ketua PMD FT Prof. Ir. ING. Wardana, M.Eng, Ph.D NIP. 19590703 198303 1 002 ii
KATA PENGANTAR Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya sebagai institusi penyelenggara pendidikan mempunyai orientasi di masa depan dengan membuat penjabaran tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan untuk pengembangan Tri Darma Perguruan Tinggi. Dari latar belakang tersebut, maka Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya membuat Manual Prosedur Pendaftaran dan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Manual Prosedur Pendaftaran dan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Program Doktor Teknik Mesin ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas Fakultas Teknik dan pihak-pihak lain yang terkait. Malang, 30 Desember 2011 Ketua PDTM Prof. Ir. ING Wardana, M.Eng., Ph.D iii
DAFTAR ISI Kata Pengantar...iii Daftar Isi...iv 1. Sop (Standard Operating Procedure) Publikasi Penerimaan Mahasiswa Baru... 1 2. S O P(Standard Operating Procedure) Pendaftaran Mahasiswa Baru... 3 2.1 Sop Bagi Calon Mahasiswa Baru... 3 2.2 S O P Bagi Staf Administrasi... 5 3. S O P(Standard Operating Procedure) Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru... 7 iv
1. SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) PUBLIKASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU S O P Bagi Staf Administrasi ITEM SOP Nama : PUBLIKASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Latar Belakang : Yang dimaksud dengan publikasi penerimaan mahasiswa baru adalah sebagai media publikasi diperlukan sarana informasi pendaftaran bagi mahasiswa baru baik Lembaga Pendidikan, Intansi Pemerintah Maupun Swasta juga bagai perseorangan yang datang ke PPSUB. Kegiatan PPMB ini melibatkan unit kerja di PPSUB secara menyeluruh oleh karena itu perlu dibuat SOP yang mengikat semua unit kerja. Kegunaan SOP : 1. SOP PPMB Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten pada kegiatan selanjutnya. 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk 1
memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Mempersiapkan materi publikasi berdasarkan data tahun sebelumnya. 2. Design publikasi tahap pertama untuk informasi tahun akademik yang akan berjalan 3. Menyerahkan Draft publikasi ke KPS dan pengelola untuk koreksi 4. Menerima draft Publikasi dari KPS setelah revisi untuk editing 5. Design ulang yang menarik sesuai permintaan KPS dan keinginan pengelola 6. Diserahkan ke KPS lagi untuk persetujuan baik isi dan design 7. Masuk percetakan yang ditunjuk 8. Sambil menunggu hasil cetakan publikasi, mempersiapkan data alamat yang akan dikirim dan tempat Publikasi 9. Proses pengiriman brosur berisi surat pengantar, brosur dan formulir pendaftaran dalam amplop 10. Mempersiapkan proses pendaftaran maba Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 2
2. S O P (STANDARD OPERATING PROCEDURE) PENDAFTARAN MAHASISWA BARU 2.1 SOP Bagi Calon Mahasiswa Baru ITEM 3 SOP Nama : PENDAFTARAN MAHASISWA BARU Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pemberian brosur, informasi program studi, Biaya studi dan jadwal Pendaftaran serta menerima pendaftaran sebagai mahasiswa baru. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan
digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Calon mahasiswa mengambil brosur dan formulir pendaftaran 2. Membayar biaya pendaftaran ke bank yang di tunjuk 3. Mengembalikan Form pendaftaran beserta persyaratan akademik yang telah ditetapkan. 4. Mengikuti Tes Potensi akademik dan Toefl sesuai jadwal yang ditentukan 5. Proses Seleksi penerimaan oleh Tim KPS dan Fakultas 6. Menerima Surat Penerimaan mahasiswa baru untuk mendaftar ulang 7. Mendaftar ulang kegiatan Penataran Alih Tahun 8. Daftar ulang semester I dan mengisi KRS 9. Mengikuti Perkuliahan sesuai Program studi yang diambil Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 4
2.2 S O P Bagi Staf Administrasi Nama ITEM SOP PENDAFTARAN MAHASISWA BARU Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pemberian brosur, informasi program studi, Biaya studi dan jadwal Pendaftaran serta menerima pendaftaran sebagai mahasiswa baru. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal 5
Procedure : 1. Mempersiapan brosur pendaftaran untuk semua program studi yang ada. 2. Menggandakan Formulir pendaftaran, BPPS, TPA dan TOEFL 3. Pengumpulan daftar Alamat yang dikirim informasi pendaftaran 4. Pengiriman Brosur, Formulir pendaftaran ke alamat yang dituju. 5. Memberikan informasi dan menyerahkan formulir kepada calon mahasiswa baru 6. Menerima pendaftaran Mahasiswa Baru 7. Mengecek kelengkapan administrasi calon mahasiswa baru. 8. Membuat Laporan Pendaftaran setiap Hari Selasa 9. Membuat daftar calon mahasiswa untuk Seleksi penerimaan 10. Membuat Surat Penerimaan mahasiswa baru 11. Mengirimkan ke alamat masingmasing 12. Menerima daftar ulang Penataran Alih Tahun Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 6
3. S O P (STANDARD OPERATING PROCEDURE) SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Bagi Staff Administrasi ITEM Nama : SOP SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Latar Belakang : Dalam rangka mempersiapkan data calon mahasiswa baru perlu di buatkan rekap data calon mahasiswa untuk Seleksi. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal 7
Procedure : 1. Membuat laporan dengan format identitas mahasiswa lengkap untuk keputusan penerimaan 2. Membuat undangan penerimaan mahasiswa baru ke KPS dan Pengelola 3. Memberikan informasi berkasberkas yang dibutuhkan oleh KPS dan Pengelola 4. Menyiapkan HR dan konsumsi untuk Rapat penerimaan 5. Menggandakan laporan untuk masing-masing KPS dan Pengelola PPS 6. Menerima hasil keputusan penerimaan dari KPS. 7. Membuat Surat Penerimaan dan di Tanda tangani oleh Direktur 8. Mengirim Surat penerimaan ke mahasiswa sesuai stautus masingmasing calon mhs. Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 8