BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang ini, sistem terkomputerisasi banyak digunakan pada berbagai bidang. Teknologi informasi akan terus berkembang karena meningkatnya kebutuhan informasi. Dalam hal ini, kita menyadari bahwa akan pentingnya informasi yang cepat dan akurat agar dapat bersaing di pangsa pasar nasional hingga global. Dengan kita memanfaatkan teknologi dengan baik, suatu perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat dan dapat mengelola data lebih akurat. Proses bisnis yang dijalankan akan menghasilkan fakta-fakta yang kemudian akan diolah menjadi data di mana banyaknya data tersebut bergantung pada kompleksitas dari proses bisnis tersebut. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka data yang dibutuhkan akan semakin besar. Dari sudut pandang teknologi informasi, perusahaan diharapkan dapat mengorganisasikan dan mengolah data yang ada dalam suatu system yang terintegrasi, sehingga apabila suatu informasi tersebut ingin digunakan kembali, maka dapat dilakukan penelusuran data yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan secara lengkap dan real time. Salah satu sistem yang dapat mendukung hal itu yaitu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis dan pengelolaan sumber daya dalam suatu organisasi. Sistem ini mengintegrasikan antara satu unit bisnis dengan unit bisnis lainnya. Dengan pelaksanaan sistem ini dalam suatu organisasi untuk mendukung operasi perusahaan, diharapkan memberikan manfaat yang optimal bagi perusahaan. (Soja, 2008:105). Menurut Rajesri Giovindaraju dan Leksananto Gondodiwirjo (2008, p35) dalam jurnalnya yang berjudul Studi Mengenai ERP System Adoption berbasis Technology Acceptance Model, sistem ERP merupakan sistem informasi yang mengintegrasikan fungsi fungsi bisnis dalam perusahaan, seperti fungsi manufaktur, keuangan dan manajemen rantai suplai. Sistem ini menjadi salah 1
2 satu komponen yang penting dalam penerapan teknologi informasi tersebut. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang mendukung proses bisnis dengan menyediakan informasi secara realtime yang terintegrasi antar divisi-divisi fungsional perusahaan. Dengan adanya ERP, perusahaan dapat menyimpan data atau informasi dalam jumlah yang besar serta dapat mengolah dan menampilkan informasi atau data tersebut sesuai dengan yang diinginkan. Beberapa contoh produk ERP yang diterapkan dalam perusahaan adalah Microsoft Dynamic, PeopleSoft, Oracle, e-bussines Suite, SYSPRO, SAP Bussines One, SAP/R3, dan EPICOR iscala 2.3. Sedangkan beberapa contoh vendor ERP Solution yaitu : IBM, Oracle, EPICOR, SAP, Visma, Netsuit serta Microsoft. Menurut Hasibuan dan Dantes (2012: 11) Produk ERP yang kuat dan baik ditentukan oleh proses pemilihan produk dengan benar. Oleh karena itu, perusahaan perlu memilih salah satunya untuk mendukung nya proses operasional. Salah satu vendor ERP Solution dari Amerika Serikat yang kini sedang berkembang adalah EPICOR. EPICOR berdiri pada tahun 1984 di California, Amerika Serikat. Produk-produk dari EPICOR antara lain EPICOR Enterprise, EPICOR Vantage, EPICOR iscala 2.3, EPICOR 9, dan lain sebagainya. EPICOR mampu mendukung dan memimpin bisnis pada tingkat lokal, regional, maupun multinasional. EPICOR menyediakan solusi lengkap guna meningkatkan performa perusahaan, efisiensi operasional perusahaan, serta dirancang sebagai solusi yang hemat biaya dan fleksibel. Diantara produk EPICOR, EPICOR iscala 2.3 adalah produk yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. EPICOR iscala 2.3 merupakan salah satu produk dari ERP yang dapat mendukung perusahaan perusahaan dalam menjalankan proses bisnis dari modul modul yang ada seperti Production Management, Planning & Scheduling, Project Management, Product Data Management, Service Management, Human Capital Management, Sales Management, Customer Relationship Management, Financial Management,dan Supply Chain Management. EPICOR iscala 2.3 dapat diterapkan pada Chemical and Pharmacy Industry, Industial Machinery, Light Engineering, Electronics, Automotive Components, Consumer Packaged Goods, serta Hospitality.
3 PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi pewarna plastik terkemuka dengan pangsa pasar lokal dan ekspor yang berlokasi di Cikarang dan Vietnam. Saat ini PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA mempunyai visi menjadi yang pertama dalam bidang pewarnaan untuk industri plastik, oleh karena itu PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA bersikeras untuk terus melakukan inovasiinovasi maupun pengembangan- pengembangan ke arah yang lebih baik dilihat dari sisi sistem maupun kemampuan manajerial yang telah ada. Dalam rangka melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik, maka PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA menyadari bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan terkait masih memiliki banyak sekali permasalahan. Oleh karena itu PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA berfokus pada perencanaan perbaikan pada area proses bisnis perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal ini PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA berencana akan mengintegrasikan seluruh sistem yang ada pada setiap bagian untuk memperoleh informasi-informasi yang akurat dan real time. Hal inilah yang memutuskan perusahaan untuk mengambil langkah lebih lanjut dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam rangka menyempurnakan sistem serta proses bisnis pada perusahaan terkait. Dalam mengimplementasikan ERP, PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA memilih produk EPICOR iscala karena EPICOR iscala merupakan solusi ERP yang lengkap dan fleksibel yang dianggap mampu memenuhi kebutuhan PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA. Dalam proses implementasi ini, PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA berencana untuk menerapkan berbagai modul dalam mendukung proses bisnisnya. Modul- modul yang akan diimplementasikan adalah modul Production Management, Sales Management, Financial Management dan Supply Chain Management. Dan dalam penulisan skripsi ini, modul yang akan dibahas adalah implementasi pada modul Production Management dan Supply Chain Management.
4 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari skripsi yang akan dibahas dengan implementasi ERP dengan menggunakan EPICOR iscala 2.3 yang akan dilakukan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa meliputi: i. Analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan proses bisnis yang diharapkan. ii. Business process yang dibahas meliputi Supply Chain Process dan Production process pada PT. Plasticolors Eka Perkasa dengan rincian per modul sebagai berikut : Modul Supply Chain Management adalah sebagai berikut : a. Purchase Order : Shipments Memo. b. Order Entry : Inven Withdrawals c. Inven Control: Stock Taking Basis, Inven Taking, Quality Control. Modul Production Management adalah sebagai berikut : a. Order Planning : Work Order. b. Shop Floor Control : Work Center Planning, Dispatching/Reporting Screen. c. Reporting : Material Issues, Receipt Work Order, Close Work Order. iii. Tahap Prepare, Plan dan Collaboration yang meliputi tahapan Analyze, Design dan Construct pada Signature Methodology. Ruang lingkup tulisan ini mengenai implementasi EPICOR iscala 2.3 modul Production Management dan Supply Chain Management tidak termasuk dengan proses penjualan (Sales Order), proses pembelian (Purchase Order) dan yang menyangkut tentang proses Financial & Accounting serta seluruh proses transaksi yang berjalan di kantor cabang yang terletak di Vietnam. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis proses bisnis sistem berjalan untuk mendapatkan business requirement sebagai dasar proses implementasi sistem EPICOR iscala 2.3.
5 2. Mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis yang terdapat dalam implementasi pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. 3. Mendesain gambaran umum proses bisnis sistem yang akan berjalan terkait dengan modul Production Mangement dan Supply Chain Management. Adapun manfaat dari tujuan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Business Requirement Review (BRR) pada skripsi ini dapat dijadikan indikator keberhasilan dalam melakukan implementasi sesuai kebutuhan PT. Plasticolors Eka Perkasa. 2. Adanya solusi dan rekomendasi masalah yang dapat digunakan untuk membantu proses implementasi berjalan sesuai kebutuhan user. 3. Sebagai dasar dalam pelaksanaan tahap Deploy pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. 1.4 Metodologi Penelitian Pada penulisan skripsi ini, hal hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. Objek Penulisan Skripsi a. PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA, Cikarang. b. Business Process terkait pada modul-modul yang dibahas sesuai dengan ruang lingkup. c. EPICOR iscala 2.3 Modul Production Management dan Supply Chain Management. 2. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan pada buku-buku yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan. Dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran informasi dari berbagai buku literatur, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori.
6 b. Studi Lapangan i. Wawancara Melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para Manager dan user yang menggunakan sistem lama sehingga dapat menganalisis dan mengidentifikasi kekurangannya dan menyesuaikan dengan sistem ERP yang akan diimplementasi dalam perusahaan tersebut agar sesuai kebutuhan user. ii. Observasi Dengan terlibat kerja secara langsung dan mengumpulkan informasi informasi yang dibutuhkan untuk penulisan ini. iii. Program Magang Suatu kegiatan pembelajaran di lapangan yang bertujuan untuk memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan mahasiswa dalam dunia kerja nyata. Pembelajaran ini terutama dilaksanakan melalui hubungan yang intensif antara peserta program magang dan tenaga pembinanya di instansi/perusahaan. 3. Metode Implementasi Metode Implementasi sistem ERP yang digunakan adalah Signature Methodology yang merupakan metodologi khusus dalam implementasi produk-produk EPICOR. Signature Methodology terdiri 6 tahapan yaitu Prepare, Plan, Analyze, Design, Construct dan Deploy. Dalam penyusunan tulisan ini yang akan kami bahas adalah tahapan yang terdiri dari : 1. Prepare Tahapan dimana dilakukan persiapan dalam pengadaan hardware, software serta infrastruktur yang diperlukan dalam implementasi. 2. Plan Tahapan dimana perencanaan pengerjaan proyek, tugas dan tanggung jawab setiap team project dilakukan agar implementasi berjalan sesuai target yang ditentukan.
7 3. Analyze Tahapan dimana analisis dilakukan terhadap data yang telah dipersiapkan sebelumnya untuk menghasilkan informasi yang akan dijadikan sebagai input atau output bagi jalannya pelaksanaan proses implementasi. 4. Design Dengan adanya desain maka pelanggan mendapatkan gambaran system yang akan mereka gunakan dan memberikan masukan agar sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5. Construct Tahap yang dilakukan untuk memastikan semua tahapan yang dilakukan sebelumnnya sesuai dengan rencana dan mulai melakukan set-up serta persiapan tahap deploy. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bagian yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang mengenai penelitian ini, ruang lingkup mengenai sistem yang akan dibahas, data yang dibutuhkan, tujuan dan manfaat dari penelitian, metode yang digunakan selama penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori umum, khusus, maupun pendukung dalam melakukan implementasi sistem ERP. BAB 3: PROJECT PROFILE Bab ini berisi mengenai gambaran umum mengenai PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA, struktur organisasi, sistem yang
8 sedang berjalan pada perusahaan, masalah yang sedang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah. BAB 4 RANCANGAN SISTEM Bab ini berisi mengenai tahapan implementasi yang diterapkan diantaranya seperti spesifikasi sistem, rencana implementasi, prosedur operasional, konfigurasi dan gambaran mengenai sistem ERP EPICOR iscala 2.3 pada PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai rekomendasi dari penelitian yang telah dilakukan pada PT. PLASTICOLORS EKA PERKASA dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk dapat melaksanakan proses implementasi dengan lebih baik.