163021(VI-SK) PERTEMUAN III

TOPIK KHUSUS 163021(VI-SK) PERTEMUAN III Sabtu, 13.00-18.00 (C) Ruang, E-302 Dosen Lie Jasa TOPIK BAHASAN Budaya TIK Prof. Richardus Eko Indrajit indrajit@post.harvard.edu 1

Informasi dan Organisasi Bagi organisasi semacam perusahaan, informasi adalah segalanya. Informasi merupakan bagian dari proses penciptaan barang dan jasa, manajemen membutukan informasi yang berkualitas. Namun tidak semua organisai memiliki budaya informasi yang serupa, terlalu kaku dalam menerapkan prinsip pengelolaan informasi yang dimilikinya. Ada juga informasi yang liberal, secara bebas dan terbuka siapa saja ingin memperoleh informasi untuk aktivitas organisasi sehari-hari. Klasifikasi Budaya Budaya terbentuk dari sejarah dan perilaku semenjak organisasi yang bersangkutan berdiri dengan berbagai dinamika perkembangannya. Memahami jenis budaya yang dimiliki organisasi sangat penting karena akan berpengaruh terhadap pemilihan strategi yang sesuai dalam setiap usaha untuk membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem informasi yang bermanfaat bagi organisasi Mengetahui budaya informasi sebuah organisasi akan membantu manajemen (devisi SDM) dalam menentukan struktur organisasi maupun fungsional yang sesuai dengan kebutuhan dan karateristik individu yang ada dalam organisasi. 2

Karakteristik Budaya informasi Struktur organisasi terkait dengan manajemen informasi sangat ditentukan tingkat kematangan atau penerapan budaya informasi. Max Biosot dalam buku information and organisations mendefinisikan budaya informasi sebagai suatu sistem kondusif yang mendukung terjadinya pertukaran informasi antar individu maupun kelompok didalam organisasi. Biosot Model mengakatan bahwa struktur manajemen informasi beserta konteks keberadaan organisasi yang bersangkutan dapat dikategorikan dalam dua koordinat matriks Karakteristik Budaya informasi Codified vs Uncodified Informasi dianggap Codified apabila dibutuhkan suatu mekanisme pengkategorian berdasarkan suatu standar kode tertentu (variabel, formula dsb). Informasi dianggap Uncodified sering dijumpai dalam berbagai representasi (majalah, koran, TV dsb). Diffused vs Undiffused Informasi dianggap sebagai Diffuse apabila dapat diakses secara bebas oleh publik, sementara undiffused hanya dapat diakses oleh sekelompok atau komunitas tertentu. 3

Model Budaya informasi Menurut Max Boisot, Justin Keen ada 5 model struktur manajemen informasi yang dipengaruhi oleh model budaya informasi perusahaan terkait : 1. Technocratic Utopianism 2. Anarchy 3. Feudalism 4. Dictatorship 5. Federalism Model Budaya Informasi Technocratic Utopianism Adalah suatu sistem dimana organisasi secara ketat, detail dan konsisten mengatur penciptaan, distribusi dan penggunaan setiap kategori informasi yang ada diperusahaan. Untuk kelancaran proses disusunlah prosedur standar yang harus dipatuhi oleh setiap individu dalam menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi. Dalam format ini ada unit TI yang bertugas menjamin tercapainya suasana budaya informasi yang ketat dan by the book (sesuai aturan yang disepakati) 4

Model Budaya Informasi Anarchy Sebuah perusahaan sama sekali tidak punya kebijakan dan perosedur manajemen informasi. Setiap individu diberikan kekuasaan untuk mengurus kebutuhan informasinya masing-masing sesuai peranan dan tanggung jawabnya. Perusahaan hanya menyediakan teknologi dan jalur akses terhadap berbagai sumber informasi terkait dengan bisnis perusahaan. Model Budaya Informasi Feudalism Terjadi apabila kebutuhan dan tata kelola manajemen informasi dipegang atau dimonopoli organisasi khusus. Organisasi ini yang menentukan model, katagori dan standar informasi yang dikelola perusahaan dan merekalah yang akan menyediakan seluruh individu yang ada. Maka akan terjadi ketergantungan dengan devisi TI yang dimaksud. 5

Model Budaya Informasi Dictatorship Menempatkan posisi para pimpinan perusahaan yang disebut dewan direksi sebagai pihak yang paling memutuskan dan mengontrol keberadaan informasi perusahaan. Dean direksi yang akan menentukan jenis informasi yang dibutuhkan perusahaan, siapa saja yang boleh memproleh dan mengaksesnya, sampai struktur kontrol dan pelaporan manajemen yang terkait dengannya Model Budaya Informasi Federalism Merupakan sistem manajemen yang cukup demokratis, karena sejumlah pihak yang berkepentingan mengadakan konsensus menentukan tata kelola informasi yang ada dan mengalir diperusahaan. Misal yang formal membentuk unit atau komunitas khusus dimasing-masing fungsinya sampai dengan dewan perwakilan user. 6

Perusahaan dan Budaya Informasi Kesalahan klasik yang dilakukan menajemen perusahaan adalah langsung membentuk struktur unit TI beserta mekanismenya tanpa memperhatikan tingkat kematangan budaya informasinya diperusahaan. Sementara itu perusahaan yang sangat tergantung dengan informasi namun baru pimpinan saja yang mengerti strategi penerapan model dictatorship akan lebih efektif dibandingkan model lainnya. Contoh penerapan model technocratic utopianism diimplementasikan oleh perusahaan dimana kualitas informasi sangat menentukan arah institusi seperti organisasi antariksa NASA, lembaga intelijen negara, bursa saham, perpustakaan nasional. Perusahaan dan Budaya Informasi Tidak semua perusahaan mengerti dan memahami fungsi strategis dari informasi di era globalisasi saat ini. Sering dijumpai hanya segelintir individu yang paham betul akan makna informasi dan bagaimana pemanfaatannya dapat meningkatkan kinerja usaha keras secara signifikat namun yang bersangkutan mengalami kesulitan untuk meyakinkan mitra kerjanya yang lain. Ada pula perusahaan dimana mayoritas manajemen dan karyawannya sangat berniat untuk mempelajari seluk beluk informasi beserta teknologinya, namun mereka tidak mau membagikan ilmunya kepada mereka yang membutuhkan. 7

Perusahaan dan Budaya Informasi Banyak orang yang salah mengartikan kalimat information is power, dimana mereka menganggap jika memberitahukan informasi yang dimilikinya, maka dengan sendirinya power yang mereka miliki akan hilang. Padahal, menurut Bill Gates dalam suatu kesempatan, prinsip yang benar adalah the power is coming from the share of information; not from the board of information. Budaya membagi informasi harus meresap ke dalam jiwa masing-masing individu jika ingin perusahaan dimana mereka bekerja akan meningkat kinerjanya dari hari ke hari. Sumber: Information and Organisation, 2003 8

Sejarah Sistem Sentralisasi Sejarah perkembangan teknologi informasi dan ilmu sistem informasi, kebanyakan aplikasi perusahaan dibangun secara ad-hoc sehingga perkembangannya sering ditemui fenomena sistem aplikasi tambal sulam. Masing-masing departemen membangun sistemnya sendiri-sendiri untuk mendukung kegiatan fungsionalnya, seperti: sistem informasi akuntasi dan keuangan, sistem informasi pemasaran dan penjualan, sistem informasi operasional, sistem informasi logistik dan pengadaan, sdb. Sejarah Sistem Sentralisasi Pada mulanya, tidak bermasalah apapun. Namun setelah berkembang, perusahaan menyadari perlunya proses lintas fungsional yang mengharuskan data mengalir dari satu bagian ke bagian lainnya. Ketika berbicara asalah integrasi inilah dijumpai permasalahan yang seluruhannya bermula karena faktor incompatible atau tidak dapat berkomunikasinya satu sistem informasi dengan lainnya karena adanya sejumlah perbedaan teknis seperti masalah standar, protokol, teknologi, algoritma, metoda, dan lain sebagainya. 9

Sejarah Sistem Sentralisasi Fitur atau karakteristik dari sebuah sistem sentralisasi antara lain: Strategi, kebijakan dan pendekatan manajemen informasi berlaku seragam dan standar bagi seluruh unit organisasi dengan kecenderungan tata kelola secara top down ; Keputusan terkait dengan jenis sistem, tipe aplikasi, dan infrastruktur, dan lain sebagainya ditentukan oleh pusat (sentral); Sejarah Sistem Sentralisasi Unit teknologi informasi yang berada di pusat memiliki kekuasaan dan/atau kewenangan yang jauh lebih besar dan tinggi dibandingkan dengan unit serupa yang ada di berbagai cabang perusahaan atau business unit; dan Computing power akan cenderung diletakkan di pusat yang ditandai dengan diinstalasinya sejumlah powerful servers dan datawarehouse yang berisi seluruh data konsolidasi kantor-kantor cabang. 10

Sejarah Sistem Sentralisasi Sistem sentralisasi kelebihan, antara lain: Jaminan terbentuknya sistem yang holistik dan koheren di seluruh tataran organisasi karena sifatnya yang standar dan terpusat; Pertukaran data dan/atau informasi dapat dilakukan dengan mudah karena keseragaman teknologi penyimpanan data primer maupun sekunder; Potensi terjadinya anarki karena fenomena tambal sulam dan kesulitan membangun interface dari sejumlah sistem yang tersebar dapat direduksi seminimum mungkin; dan lain sebagainya. Sejarah Sistem Sentralisasi sejumlah kekurangan yang sangat mengganggu keberadaannya, seperti: Kecenderungan yang terjadi adalah kontrol yang berlebihan dan terlalu ketat hingga terjadi manajemen informasi yang cukup kaku dan sangat hirarkis; Fokus lebih banyak diarahkan pada conformity atau ketaatan pada prosedur standar sehingga mengurangi sejumlah inisiatif yang terkadang dapat berguna bagi perusahaan; Karena biasanya akan mengarah pada satu standar tertentu, kerap perlu dikeluarkan biaya yang relatif jauh lebih mahal dibandingkan dengan non-standar; 11

Sejarah Sistem Sentralisasi Karena TI terdiri dari sejumlah komponen yang beragam, belum tentu masing-masing komponen yang dipilih adalah yang terbaik; Terkadang dalam perkembangannya ditemukan teknologi baru yang canggih dan berguna bagi perusahaan, namun peluang tersebut dilepaskan begitu saja; Nature atau karakteristik dari perkembangan TI yang serba open system dan open standard membuat sistem sentralisasi belum tentu memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan pendekatan lainnya; Sejarah Sistem Sentralisasi Asumsi yang selalu dipergunakan di dalam sistem sentralisasi adalah kesamaan fasilitas dan performa di seluruh unit bisnis perusahaan, padahal untuk di negara kepulauan semacam Indonesia masalah infrastruktur dan digital divide menjadi kendala utama yang kerap menghambat efektivitas kinerja sistem; dan lain sebagainya. 12

Migrasi Menuju Sistem Desentralisasi beralih ke sistem yang terdesentralisasi, keunggulan dan karakteristik sbb: Seluruh unit bisnis perusahaan sepakat dengan sebuah kerangka strategis sistem informasi korporat dan masing masing akan mengembangkan sistem aplikasinya sendiri sendiri dengan berpegang pada kerangka tersebut sebagai acuan bersama agar keseluruhan sistem yang dibangun dapat terintegrasi dan terpadu; Perangkat terkait dengan arsitektur dan spesifikasi data / informasi, aplikasi, perangkat keras, infrastruktur teknologi, kebijakan dan prosedur, beserta berbagai supratstruktur lainnya dikembangkan berdasarkan konsensus dan negosiasi bersama (perwakilan masing-masing unit bisnis); Migrasi Menuju Sistem Desentralisasi Setiap pengambilan keputusan dilakukan secara bersamasama melalui forum resmi seperti rapat pimpinan unit bisnis, dewan perwakilan pengguna, kelompok kerja unit teknologi informasi, dan lain sebagainya; Biasanya di dalam perusahaan akan terbentuk suatu tim spesialis teknologi informasi yang berfungsi sebagai penasehat atau konsultan internal untuk melayani kebutuhan stakeholder dan user yang ada di dalam perusahaan; Arsitektur teknis teknologi informasi akan menggunakan sistem tersebar dan/atau terdistribusi dengan kekuatan maupun spesifikasi yang disesuaikan dengan unit bisnis masing masing; dan lain sebagainya. 13

Sentralisasi vs Desentralisasi Dengan mempelajari kedua sistem tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem sentralisasi nampaknya cocok diterapkan di perusahaan yang memiliki budaya informasi technocratic utopianism, sementara sistem desentralisasi sangat tepat untuk perusahaan yang memiliki budaya informasi federalism Sentralisasi vs Desentralisasi Sumber: Information and Organisation, 2003 14

Sistem Hybrid Oleh karena itulah maka sering dipergunakan model gabungan di antara keduanya, yang dikenal dengan istilah hybrid. Dalam model pengelolaan ini, sejumlah proses dan aktivitas pengelolaan teknologi informasi diputuskan untuk dipusatkan (sentralisasi), sementara yang lainnya Menggunakan model tersebar (desentralisasi). Untuk menentukan proses atau aktivitas mana saja yang perlu dipusatkan dan mana yang didistribusikan, perlu dilakukan kajian governance yang lengkap dan menyeluruh Sistem Hybrid Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan kajian dimaksud antara lain sebagai berikut: Jenis informasi yang dibutuhkan dalam konteks proses bisnis organisasi atau perusahaan yang dianut, baik yang bersifat core maupun supporting; Sumber dan karakteristik informasi yang dihasilkan serta dikelola oleh organisasi yang bersangkutan, yang dikaitkan dengan arsitekturnya; Kapabilitas dan topologi jaringan infrastruktur yang dimilii organisasi; 15

Sistem Hybrid Portofolio beragam sumber daya aplikasi maupun program yang ada pada teritori organisasi; Kemampuan serta kompetensi kolektif dari individu yang berada dalam divisi terkait dengan sistem dan teknologi informasi; Prinsip-prinsip bisnis dan strategi usaha yang dijadikan panduan bersama dalam menyusun berbagai strategi maupun pendekatan pengelolaan sumber daya organisasi; dan lain sebagainya. Tipe Individu Ada 4 (empat) jenis individu yang dominan dalam pembentukan kultur atau budaya pengelolaan informasi di organisasi, masing-masing: User (pengguna) yang memiliki ciri sebagai pihak pekerja yang menggunakan berbagai aplikasi dan tools untuk menunjang aktivitasnya sehari-hari; Influencer (pemberi pengaruh) yang senantiasa memastikan adanya aplikasi atau tool untuk mendukung aktivitas pekerjaan berbasis tim atau kelompok kerja; 16

Tipe Individu Advocate (penasehat) - yang merupakan pemberi motivasi secara konsisten dan berkesinambungan agar sebanyak mungkin individu di organisasi memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mempermudah aktivitas pekerjaannya; dan Expert (ahli) - yang memiliki tugas atau pekerjaan utama untuk merancang serta memastikan dipilih dan dipergunakannya teknologi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tipe Individu Sumber: Information and Organisation, 2003 17

Tipe Individu Idealnya, jika keempat tipe individu dalam organisasi ini digambarkan secara grafis akan membentuk bangunan piramid, dengan jumlah pengguna sebagai tipe terbanyak dan ahli yang paling sedikit. Keempat tipe indidividu ini adalah kekuatan sebuah organisasi dalam membangun budaya atau kultur informasi berbasis teknologi yang diharapkan. Dengan kerjasama keempatnya berdasarkan semangat one for all dan all for one, maka nischaya organisasi dimaksud akan cepat dalam pembentukan kulturnya menuju institusi berbasis teknologi informasi dan komunikasi. 18