Pertemuan 5 Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap Objektif: 1. Mahasiswa dilatih mengerjakan transaksi pada modul AR/AP dalam software dea4 2. Mahasiswa belajar mengenal software dea4 di modul AR/AP Pertemuan 5 49
P5.1 Teori Hutang Dagang Hutang dagang atau account payable adalah jumlah uang yang masih harus dibayarkan kepada pemasok, karena perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa. Salah satu contoh hutang dagang adalah pembelian barang dagangan atau peralatan kantor secara kredit. Hutang ini tidak memerlukan surat atau perjanjian tertulis sehingga pelaksanaannya didasarkan atas rasa saling percaya. Piutang adalah tuntutan (claims) terhadap pihak tertentu yang penyelesaiannya diharapkan dalam bentuk Kas selama kegiatan normal perusahaan. Klaim timbul karena berbagai sebab. misalnya penjualan secara kredit, pemberian pinjaman kepada karyawan, porsekot dalam kontrak pembelian, porsekot kepada karyawan, dll. Tidak semua klaim tersebut di sebut sebagai piutang. Berikut ini beberapa bentuk klaim antara lain klaim terhadap kelebihan pembayaran pajak, klaim terhadap perusahaan angkutan atas barang-barang yang rusak atau hilang dalam perjalanan, klaim ganti rugi terhadap perusahaan asuransi, piutang terhadap pemesan saham, piutang penghasilan yaitu penghasilan yang sudah terjadi tetapi belum diterima, bunga yang masih harus diterima, sewa yang masih harus diterima, dll. Jenis-Jenis Piutang Piutang Dagang (Account Receivables) yaitu piutang yang timbul dari penjualan kredit barang atau Jasa yang merupakan usaha pokok perusahaan. Bila piutang timbul dari penjualan asset perusahaan, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu maka piutang tersebut tidak termasuk golongan piutang dagang Wesel Tagih yaitu Piutang yang secara formil didukung oleh penjanjian untuk membayar secara tertulis (Notes Payable) Piutang non dagang yaitu piutang yang timbul akibat penjualan asset, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu. Misalnya pinjaman karyawan. Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 50
Penyajian Piutang dalam Neraca Penyajian piutang dalam neraca harus tetap menyajikan jumlah bruto piutang karena piutang yang tak dapat direalisasikan hanya berdasarkan taksiran. (Prinsip Akuntansi Indonesia 3.1 Pasal 9). Harus dipisahkan secara jelas antara piutang dagang, piutang karyawan dan piutang lainya. Apabila suatu perusahaan mempunyai hubungan jual beli dengan suatu pihak, sehingga terdapat piutang dagang dan juga utang dagang atau utang lainnya, penyajian dalam neraca tidak boleh dokompensasi akan tetapi harus dinyatakan secara terpisah. Mencatat Piutang Dalam sistim akuntansi manual, piutang dicatat oleh bagian khusus yang menangani piutang. Pada sistim akuntansi komputer umumnya pengembang menyerahkan tugas tersebut kepada komputer sehingga bagian piutang cukup melakukan verifikasi untuk menjamin validasi catatan yang dilakukan komputer. Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 51
P5.2 ContohKasus MEMASUKKAN TRANSAKSI KE MODUL PAYABLE LEDGER Dengan cara pilih menu Transaction / Payable Ledger, kemudian tampil sbb : Number Vendor Code Vendor Name Type Payable Ledger Transaction Entry Tekan Enter, maka akan diberikan no. secara otomatis oleh DEA Tekan F5, kemudian pilih misalnya A1 sebagai kode vendor. Pada saat memasukkan vendor code, DEA akan menampilkan nama vendor secara otomatis. Ada 3 type transaction Payable ledger yang tersedia : - Invoice : Untuk transaksi yang terjadi pertama kali, masukkan ke dalam type Invoice. - Debit : Suatu transaksi yang akan mengurangi saldo hutang. Misalnya apabila ada transaksi pembayaran hutang. - Credit : Suatu transaksi yang akan menambah saldo hutang.. Misalnya apabila ada transaksi pembelian barang secara kredit. Invoice Diisi dengan nomor faktur yang ada pada soal. Reference Diisi deskripsi dari transaksi atau dapat dikosongkan. Date Diisi tanggal transaksi Original Date Diisi berdasarkan tanggal faktur yang ada pada transaksi. Due Date Field ini menampilkan tanggal kapan pembayaran invoice dan transaksi debit tersebut jatuh tempo. DEA menghitung tanggal ini dengan menggunakkan tabel termin yang ditujukkan pada layer langganan. Kita dapat mengedit tanggal ini jika diperlukan. Discount Date Field ini menampilkan tanggal terakhir dari discount yang tersedia bagi debitur yang melakukan pembayaran invoice segera dan transaksi debit. Tinggalkan atau abaikan field ini pada waktu kita memasukkan transaksi kredit, apabila termin pembayaran tidak ada di sini. Discount Rate Field ini menampilkan persentase discount yang diberikan apabila debitur melakukan pembayaran dalam tanggal discount. Abaikan field ini apabila kita memasukkan transaksi kredit, yang tidak ada termin pembayaran Discount Available DEA menghitung dan menampilkan jumlah discount yang ada apabila debitur menyerahkan pembayaran masih dalam tanggal discount. Account Tekan F5, pilih no perkiraan yang diinginkan lalu Enter. Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 52
Description Debit Credit Total Diisi keterangan singkat mengenai transaksi, tidak lebih dari 24 karakter. Diisi berdasarkan jumlah yang ada di transaksi. Diisi berdasarkan jumlah yang ada di transaksi. Field ini berisi total untuk semua debit dan credit dari transaksi yang dimasukkan. Ket : Setelah selesai mengisi satu transaksi, Tekan F10 untuk memproses dan menyimpan transaksi kemudian kembali ke Menu Utama untuk melakukan jurnal. MELAKUKAN JURNAL MODUL PAYABLE LEDGER Dengan cara pilih menu Journal/Payable Ledger, kemudian tampil sebagai berikut : AR/AP Journal Journal type Pilih Journal Date Diisi dengan tanggal transaksi. Beginning Transaction Number Tanggal Awal Periode Period Ending Transaction Number Tanggal Akhir Periode Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 53
Ket : Tekan F10 untuk masuk ke Report Disposition, dengan tampilan sebagai berikut : Report Disposition Printer Name Printer Port Lines Per Page Line Length Print Mode Report Disposition Screen Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 54
DOS Path & File Name File Format Text Delimiter Field Delimiter File Information Report Ket : Tekan F10 untuk memprosesnya, maka akan tampil Report Viewing. Tekan Esc untuk kembali ke Menu Utama. Kemudian kembali ke menu Transaction, lakukan seperti langkah di atas sampai transaksi selesai. Setelah semua transaksi selesai dan telah di jurnal, lakukan langkah posting. MELAKUKAN POSTING MODUL PAYABLE LEDGER Dengan cara pilih menu Posting/Payable Ledger, tampilannya sebagai berikut : Payable Ledger Date to post Diisi tanggal yang berkaitan dengan periode mana yang transaksinya ingin kita posting Period Diisi sesuai bulan transaksi Delete transaction after Posting No Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 55
Ket : Tekan F10 untuk memproses posting. Kembali ke Menu Utama. Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 56
P5.3 Latihan 01/12 PD. MANCHESTER membeli barang dagang kepada PD. NEWCASTLE seharga Rp 50.000.000 dengan termin 3/15, n/30, no. faktur 301, no. invoice NEW-01. (Ref. Posting : AP-1) 13/12 PD. MANCHESTER membeli barang dagang kepada PD. LIVERPOOL seharga Rp 15.000.000 secara tunai, no. bukti 403. 11/12 PD. MANCHESTER melunasi hutangnya kepada PD. NEWCASTLE, no. bukti 402. (Ref. Posting : AP-3) 07/12 Barang dagang yang dibeli PD. MANCHESTER dari PD. NEWCASTLE dikembalikan karena rusak seharga Rp 300.000, no. bukti 501. (Ref. Posting : AP-2) Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 57
P5.4 DaftarPustaka 2. 1. Al Haryono Yusuf, Dasar Dasar Akuntansi, STIE YKPN Yogyakarta, 1999. 3. 2. Dharma Tintri, Seri diktat kuliah Pengantar Akuntansi, Gunadarma, Jakarta 4. 3. Henry Simamora, Akuntansi Salemba Empat, 2000 Memasukan Transaksi ke Modul Ar/Ap 58