6. BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Pengendalian Febriani, (2005:11) yang mengatakan bahwa : pada pokoknya pengendalian adalah keseluruhan dari pada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma norma, standar atau rencana rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengendalian di dalam suatu organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana atau program tanpa diiringi dengan suatu pengendalian yang baik dan berkesinambungan, jelas akan mengakibatkan lambatnya atau bahkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan. Pengertian tentang pengendalian sangat beragam dan banyak sekali pendapat para ahli yang mengemukakannya, namun demikian pada prinsipnya kesemua pendapat yang dikemukakan oleh para ahli adalah sama, yaitu merupakan tindakan membandingkan antara hasil dalam kenyataan (dassein) dengan hasil yang diinginkan (das sollen), yang dilakukan dalam rangka melakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam kegiatan manajemen. Berikut beberapa pengertian tentang pengendalian dari para ahli : Mockler (1994:241) mengatakan bahwa : Pengendalian adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja sesungguhnya dengan standard yang terlebih dahulu ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur
7. penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan tengah digunakan sedapat mungkin dengan cara yang peling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan. Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengendalian adalah : Proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sujamto (2002:177) lebih tegas mengatakan : Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan satu hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Selanjutnya,Lembaga Administrasi Negara (1996:159) mengungkapkan bahwa Pengendalian adalah salah satu fungsi organik manajemen, yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan sasaran serta tugas organisasi telah terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana, kebijakan, instruksi, dan kententuanketentuan yang telah ditetapkan dan yang berlaku. Sarwoto (2005:12) mengatakan bahwa : Pengendalian adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.sementara Manullang (1977:136) mengatakan bahwa Pengendalian adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.pada hakekatnya, pandangan Manullang di atas juga menekankan bahwa pengendalian merupakan suatu proses dimana pekerjaan itu telah dilaksanakan
8. kemudian diadakan penilaian apakah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan ataukah terjadi penyimpangan. Bertitik tolak dari pengertian para ahli tentang Pengendalian sebagai mana diungkapkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Pengendalian adalah sebagai suatu proses kegiatan pimpinan yang sistematis untuk membandingkan / memastikan bahwa tujuan dan sasaran serta tugas organisasi yang akan terlaksana dengan baik sesuai dengan standard, rencana, kebijakan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan, guna pemanfaatan manusia dan sumber daya lain yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. 2.2 Pengerian Kas. Kas suatu pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku dalam perekonomian kita, kas terlibat secara langsung atau tidak langsung hampir semua transaksi usaha. Bahkan sekiranyapun kas tidak terlibat secara langsung dalam suatu transkasi, namun pos ini memberi dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos yang lain. Kas juga sesuatu yang penting bagi perorangan, perusahaan dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi likuiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar yang bersangkutan dapat terus beroperas. Oleh karena itu, kas menurut penulis adalah merupakan uang tunai dan surat-surat yang dimiliki perusahaan yang bisa digunakan untuk menghasilkan uang. Dimana kas dapat digunakan kapan saja dibutuhkan oleh perusahaan.
9. Menurut Munawir (1983:14) kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterimah dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro, yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali ( dengan menggunakan cek atau bilyet). Baridwan (2000:85) mengatakan bahwa kas adalah alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas mengukur aktiva yang paling lancar, dalam arti yang paling sering berubah-ubah. Lain halnya menurut Soemarso (2004:228) kas adalah saldo uang tunai yang ada diperusahaan. Aktiva ini merupakan aktiva paling lancar bagi perusahaan karena dapat langsung digunakan untuk segala macam transaksi. Berdasarkan beberapa pendapat, disimpulkan bahwa kas adalah seluruh uang tunai dan bentuk-bentuk lainnya yang dapat diuangkan setiap saat apabila perusahaan membutuhkan. Kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas. Maka tanpa kas perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar. Kas merupakan harta yang paling liquid karena kas dapat diubah menjadi aktiva lain digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva lain. Oleh karena sifatnya yang sangat liquid, kas sering menjadi sasaran kecurangan atau penggelapan. Itulah sebabnya dalam akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk melindunginya dari penggelapan atau penyalagunaan sangat penting artinya. Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam artian paling
10. sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas terdiri dari : uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet. Kas (cash) terdiri dari saldo kas dan rekening giro yang dimiliki perusahaa. Sementara kas ( cash and equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka waktu pendek, dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai., misalnya deposito berjangka yang kurang dari tiga bulan dan investasi. 2.3 Pengendalian Kas. 2.3.1 Pengendalian Kas Terhadap Penerimaan Kas. Menurut Haryono (2001:97) pengendalian yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan 3 prinsip pokok pengendalian, yaitu : 1. Harus terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang merangkap sebagai petugas pencatat transaksi dan penyimpanan kas tidak merangkap sebagai pencatat transaksi kas. Prinsip ini diperlukan agar antara petugas yang menyimpan kas dan mencatat kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan, kecuali mereka bersekongkol. 2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. Prinsip ini dirancang agar petugas yang bersanngkutan tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan untuk keperluan pribadi.
11. 3. Semua pengeluaran hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu dengan menggunakan kas kecil. Selain merupakan akibat dan prinsip ke dua, semua juga dimaksudkan agar 4. transaksi kas memiliki pencatatan yang terpisah dan dilakukan oleh pihak luar perusahaan. Hasil pencatatan yang dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bank yang dapat dijadikan konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahaan. Pengendalian atas penerimaan kas antara lain: terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerimah, dan yang mencatat penerimaan uang, tidak diperkenankan merangkap dan melakukan pencatatan. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank dan penerimaan kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterimah dalam amplop atau berupa poswesel. Apabila cek diterimah melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang diantaranya membuat daftar cek yang diterimah sebanyak tiga rangkap. Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama berupa cek-cek yang diterimah, dikirimkan kepada kasir. Lembar kedua dikirimkan kepada bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang bersangkutan sebagai arsip. Prosedur pengendalian penerimaan kas menurut Baridwan (2004:7) yaitu penerimaan kas dalam suatu perusahaan atau koperasi biasa berasal dari penjualan tunai, penerimaan piutang, penerimaan setoran simpanan baik pokok, wajib, sukarela atau pinjaman pihak ketiga.
12. Menurut Baridwan (1992:87) ada beberapa prosedur pengendalian kas yang digunakan antara lain : 1. Harus ditunjukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan harus dicatat dan disetorkan ke bank. 2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas. 3. Diadakan pengendalian yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas, harus dibuatkan laporan kas. 2.3.2. Pengendalian Kas Terhadap Pengeluaran Kas. Menurut Soemarso (2004:297) Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas atau bahkan kadang-kadang lebih penting dari pada penerimaan kas. Pada dasarnya untuk menghasilkan sistem pengendalian yang baik, maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Terdapat pemisahan tugas pokok dan fungsi antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas yang menyiapkan uang kas serta mencatat pengeluaran kas. 2. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek dan pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan dalam dana kas kecil. Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relative kecil tidak efektif jika dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek membutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil adalah biaya maksimum, biaya perlengkapan, biaya keperluan kantor dan biaya-biaya lain.
13. Menurut Soemarso (2004:313) ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksnankan dana kas kecil adalah : 1. Prosedur pembentukan dana kas kecil. Tahap pertama dalam pembentukan dana kas kecil adalah menaksir jumlah yang diperlukan untuk dana tersebut setelah jumlah ini ditentukan, katakanlah Rp.100 sebuak cek ditarik keterangan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut : (D) Dana kas kecil Rp.100 (K) Bank Rp. 100 2. Prosedur pengeluaran dana kas kecil. Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record). Prosedur pengawasan pengeluaran uang dapat dilakukan sebagai berikut : a. Semua pengeluaran harus dapat persetujuan dari pejabat. b. Dibentuk dana kas kecil untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relative kecil. c. Harus dipisahkan antara pejabat operasional dan penyimpanan pencatatan. d. Semua pengeluaran dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran rutin yang jumlahnya kecil. e. Diadakan pemeriksaan kas secara mendadak. 2.3.3. Pengendalian Kas Dalam Pengendalian Internal. Dalam hal ini karakteristik kas yang merupakan aktiva perusahaan yang sangat mudah untuk diselewengkan maka dibutuhkan suatu proses pengendalian untuk menghindari kecurangan yang mungkin akan dilakukan oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab.
14. Menurut Mulyadi (2010:172) pengendalian kas ini dapat dicegah dengan pengendalian internal yang dijabarkan sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian. Lingkungan pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada filosofi dan gaya operasi maupun sturktur organisasi secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian yang menunjukkan pola wewenang dan tanggungjawab yang ada dalam suatu perusahaan. 2. Penilaian Resiko. Semua organisasi maupun perusahaan memiliki resiko dalam kondisi apapun dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis. Penilaia resiko merupakan proses identifikasi dan analisis resiko yang relevan terkait pencapaian tujuan suatu organisasi maupun perusahaan dan menentukan respon yang tepat dalam menentukan resiko yang dapat diterimah. 3. Prosedur Pengendalian. Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai dengan baik dengan penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi. 4. Pemantauan Pengendalian. Pengendalian internal dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan menentukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian dalam pengawasan kas. Usaha pemantauan dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
15. 5. Sistem Informasi dan Komunikasi. Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian internal perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketatnya dengan pelaporan hokum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.