BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dengan mengembangkan solusi yang terbaik bagi permasalahan. perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasikan sistem ke dalam subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur-prosedur. 4 Perancangan sistem di lakukan untuk memberikan sistem yang baik untuk perusahaan untuk mengenal Apikasi Pendaftaran Murid SD SION TANJUNGPINANG khususnya untuk pembagian pembukuan perusahaan agar menghasilkan informasi yang akurat serta dapat mempermudahkan proses pendaftaran murid yang lebih cepat. 4.1.1 Perancangan Diagaram Alur Dokumen ( Flow Map ) Yang Di Usulkan 1. Flow Map Usulan Pendaftaran Murid a. Murid mengambil formulir pendaftaran pada Tata Usaha b. Murid mengisi formulir pendaftaran sesuai dengan yang tertera pada formulir. 4 Adi Nugroho,analisa perancangan sistem informasi dengan metodologi berorentasi objek,informasi,bandung 2005 hal: 23 37
38 c. Setelah pengisian formulir, murid menyerahkan formulir yang telah terisi beserta syarat-syarat dan ketentuan yang diminta pihak sekolah kepada bagian Tata Usaha. d. Tata Usaha akan melakukan pemeriksaan akan kelengkapan formulir yang telah diisi dan juga syarat-syarat yang telah diserahkan. e. Apabila kurang lengkap, maka semua syarat dan juga formulir akan dikembalikan kepada murid untuk dilakukan pengisian formulir atau pengumpulan ulang syarat-syarat yang kurang lengkap. Dan apabila telah lengkap, maka akan dilanjutkan kepada tahap selanjutnya. f. Tata Usaha akan membuat Tanda Terima, Laporan dan Absensi secara komputerisasi. g. Tanda Terima akan diberikan kepada murid oleh Tata Usaha. h. Sedangkan Tata Usaha juga akan melaporkan Laporan kepada Kepala Sekolah dan Ketua Yayasan. i. Dan Absensi akan diserahkan kepada Wali Kelas oleh Tata Usaha.
39 PENERIMAAN MURID BARU M u r i d Tata Usaha Kepala Sekolah Ketua Yayasan Wali Kelas Formulir Formulir Laporan Penerimaan Murid Baru 1 2 Laporan Penerimaan Murid Baru Absensi Pengisian Form Fotokopi Akta Lahir Fotokopi KK Formulir Fotokopi Akta Lahir Fotokopi KK Formulir Pengecekan Kelenkapan Formulir Tidak Pengecekan Ya Input Biodata db_murid Cetak Tanda Terima Tanda Tanda Terima Terima Tanda Tanda Terima Terima Menanda Tangan dan Pelunasan Biaya Pendaftaran Tanda Terima Tertanda Tangan Tanda Terima Tertanda Tangan Input Biaya Pendaftaran Cetak Laporan Penerimaan Murid dan Absensi 1 2 3 Laporan Penerimaan Murid Baru Absensi Phase Gambar 4.1 Flowmap usulan penerimaan murid baru SD SION Tanjungpinang
40 KETUA YAYASAN ABSENSI TATA USAHA WALI KELAS Batasan Penerimaan Murid per kelas Batasan Penerimaan Murid per kelas Absensi Input Batasan db_murid Cetak Absensi Absensi Phase Gambar 4.2 Flowmap usulan absensi SD SION Tanjungpinang 4.1.2 Diagram Konteks Diagram konteks ini di gunakan untuk menggambarkan system secara garis besar. dapat di katakana bahwa diagram konteks ini berisi aliran data yang di berikan kepada system serta informasi yang lebih akurat yang di hasil kan oleh system itu sendiri.dapat digambarkan sebagi berikut:
41 Nomor Induk Mahasiswa Batasan Jumlah Penerimaan Penerimaan Murid Baru MURID KETUA YAYASAN Tanda Terima APLIKASI PENERIMAAN MURID BARU SD SION TANJUNGPINANG Laporan Penerimaan Murid Baru WALI KELAS KEPALA SEKOLAH Absensi Laporan Penerimaan Murid Baru Gambar 4.3 Diagram Konteks Aplikasi Penerimaan Murid Baru 4.1.3 Data Flow Diagram ( DFD ) DFD menggambarkan jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan antra satu dengan yang lainnya dan menyimpan data sebagai perangkat analisa.dan model ini hanya mampu memodelkan system dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. DFD ini juga merupakan system yang berorentasi pada alur data yang dapat mengambarkan analisa maupun rancangan system yang mudah di komunikasi oleh professional system kepada pemakai maupun pembuat program.
42 Murid T_Murid P.1.0 Input Data Murid P.2.0 Registrasi T_Registrasi Batas Jumlah Murid T_Absensi P.3.0 Pembagian Kelas P.4.0 Cetak Laporan Pendaftaran Murid Baru Absensi Wali Kelas Ketua Yayasan Kepala Sekolah Gambar 4.4 DFD Level 0 T_Absensi P.4.1 Cetak Laporan Penerimaan Murid Baru Laporan Penerimaan Murid Baru Laporan Penerimaan Murid Baru Ketua Yayasan Kepala Sekolah P.4.2 Cetak Absensi Absensi Wali Kelas Gambar 4.5 DFD Level 1
43 4.1.4 Rancangan Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan representasi grafik hubungan antar entitas, selanjutnya akan digambarkan relasi entitas yang saling terkait dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Diagram relasi entitas Sistem Pengolahan Data Service dan Penggajian dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Murid n Mendaftarkan m Registrasi m Menghasilkan 1 Absensi Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.1.5 Kamus Data Kamus data berfungsi untuk menjelaskan semua data yang digunakan di dalam sistem. Kamus data untuk aplikasi yang akan dibuat dapat dilihat pada Tabel 4.1 berikut : Nama Deskripsi Berisi data Murid Tabel 4.1 Kamus Data
44 Struktur Data Nama Deskripsi Struktur Data Nama, NIM, Alamat, Jenis Kelamin, Tempat/Tanggal Lahir, Agama, Kelas Laporan Absensi Berisi Laporan Absensi Nama, NIM, Jenis Kelamin 4.1.6 Rancangan Struktu file Rancangan struktur file merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam perancangan sistem berbasis komputer, selanjutnya yang dimaksud file dalam database adalah file data atau tabel data. Database ini berfungsi sebagai penyediakan informasi bagi sipemakai sistem. File-file yang digunakan dalam perancangan aplikasi ini dapat dilihat dibawah ini. a. Tabel data murid Nama Tabel Fungsi Primary key : Murid : Untuk menginput data Murid : NIS
45 Tabel 4.2 Struktur data murid No Nama Field Type Size Key Keterangan 1 NIS Number 6 * Nomor Induk Siswa 2 Nama Text 40 Nama Murid 3 Alamat Text 60 Alamat Murid 4 Jenis Kelamin Text 10 Jenis Kelamin 5 Agama Text 20 Agama Murid 6 TTL Text 50 7 Kelas Text 10 Kelas Tempat/Tanggal Lahir b. Tabel Registrasi Nama Tabel Fungsi Primary key : Registrasi : Untuk meregistrasi data Murid yang telah diterima : NIS Tabel 4.3 Struktur Registrasi No Nama Field Type Size Key Keterangan 1 NIS Number 6 * Nomor Induk Siswa 2 Nama Text 40 Nama Murid 3 Alamat Text 60 Alamat Murid 4 Jenis Kelamin Text 10 Jenis Kelamin 5 Agama Text 20 Agama Murid 6 TTL Text 50 7 Kelas Text 10 Kelas Tempat/Tanggal Lahir
46 c. Tabel Absensi Nama Tabel Fungsi Primary key : Absensi : Untuk membuat absensi sesuai kelas masing-masing : Kelas Tabel 4.4 Struktur Absensi No Nama Field Type Size Key Keterangan 1 NIS Number 6 Nomor Induk Siswa 2 Nama Text 40 Nama Murid 3 Jenis Kelamin Text 10 Jenis Kelamin 4 Kelas Text 10 * Kelas 4.1.7 Rancangan Struktur Menu Agar Aplikasi Penerimaan Murid Baru yang hendak dibuat mudah digunakan oleh user, maka dibuatlah rancangan struktur menu. Struktur menu yang dimaksud adalah suatu interface yang bertujuan memudahkan user dalam menggunakan Sistem Pengolahan Data Penerimaan Murid Baru. Seluruh kelompok yang dirancang akan dibentuk ke dalam menu yang disebut menu utama, tujuannya sebagai proses data penerimaan murid baru. Dari menu utama terbagi ke dalam berbagai sub menu yang merupakan bagian dari sistem menu, sehingga keseluruhan sistem menu akan dapat berbentuk struktur pohon. Rancangan struktur menu Aplikasi penerimaan murid baru yang dibuat dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
47 MENU LOGIN MENU UTAMA M E N U REGISTRASI L A P O R A N PENDAFTARAN REGISTRASI TANDA TERIMA EXIT PEMBAGIAN KELAS LAPORAN PENDAFTARAN LAPORAN ABSENSI Gambar 4.7 Struktur Menu Aplikasi Penerimaan Murid Baru 4.1.8 Rancangan Struktur Program Struktur program yang dikembangkan dalam perancangan Aplikasi Administrasi pendaftaran murid baru SD SION TANJUNGPINANG merupakan analisis dengan menggunakan Diagram Aliran Data (DFD). Dalam perancangan struktur program Aplikasi Administrasi menggambarkan porses input dan output, struktur program ini dibagi menjadi modul-modul kecil yang mudah diperbaiki jika terjadi kesalahan dan mudah diuji jika ada modifikasi.
48 STRUKTUR PROGRAM INPUT PROSES OUTPUT PENDAFTARAN REGISTRASI TANDA TERIMA PEMBAGIAN KELAS LAPORAN PENDAFTARAN LAPORAN ABSENSI Gambar 4.8 Struktur Program Aplikasi Penerimaan Murid Baru SD SION Tanjungpinang 4.1.9 Perancangan Antar Muka Pada tahap perancangan antar muka ini adalah tahap dimana desain sistem yang sudah dipersiapkan dan selesai kemudian ditampilkan menjadi interaksi antar user atau pengguna dalam program itu sendiri. Pada tahap pembuatan ini perancangan antar muka ini diusahakan untuk mengurangi tingkat kesulitan penggunaan program agar mempermudah penggunaan oleh user.
49 1. Form Login Username Password OK CANCEL Gambar 4.9 Rancangan Form Login 2. Form Menu Menu laporan LOGO APLIKASI PENERIMAAN MURID BARU SD SION TANJUNGPINANG Gambar 4.10 Rancangan Form Menu
50 3. Form Registrasi N I S : NAMA : T T L : JENIS KELAMIN : ALAMAT : A G A M A : K E L A S : PENCARIAN CARI KALENDER N E W S A V E UPDATE DELETE E X I T NIS NAMA TTL JENIS KELAMIN ALAMAT AGAMA KELAS 4. Form Pembagian Kelas Gambar 4.11 Rancangan Form Registrasi N I S : NAMA : K E L A S : KALENDER JENIS KELAMIN : PENCARIAN N E W S A V E DELETE UPDATE CARI E X I T NIS NAMA KELAS JENIS KELAMIN Gambar 4.12 Rancangan Form Pembagian Kelas
51 5. Form Pendaftaran N I S : NAMA : T T L : JENIS KELAMIN : ALAMAT : A G A M A : K E L A S : PENCARIAN CARI KALENDER P R I N T N E W S A V E UPDATE DELETE E X I T NIS NAMA TTL JENIS KELAMIN ALAMAT AGAMA KELAS Gambar 4.13 Rancangan Form Pendaftaran 6. Form Tanda Terima TANDA TERIMA N I S : NAMA : T T L : ALAMAT : A G A M A : K E L A S : JENIS KELAMIN : Tanjungpinang, tgl bln thn TATA USAHA Gambar 4.14 Rancangan Tanda Terima
52 7. Laporan Pendaftaran Murid KOP SEKOLAH NO NIS LAPORAN PENDAFTARAN MURID NAMA JENIS KELAMIN ALAMAT AGAMA Gambar 4.15 Rancangan Laporan Pendaftaran Murid 8. Absensi NO NIS NAMA KOP SEKOLAH ABSENSI JENIS KELAMIN NAMA BULAN Gambar 4.16 Rancangan Absensi
53 9. Form Pembagian Kelas N I S : NAMA : K E L A S : KALENDER JENIS KELAMIN : PENCARIAN N E W S A V E DELETE UPDATE CARI E X I T NIS NAMA KELAS JENIS KELAMIN Gambar 4.17 Rancangan Form Pembagian Kelas