BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Hampir semua perusahaan menyadari besarnya peranan teknologi dalam menunjang bisnis yang dijalani. Berbagai macam proyek teknologi informasi mulai dari otomatisasi administrasi untuk meningkatkan efisiensi sampai dengan pengembangan sistem yang bersifat strategis dikembangkan secara simultan dalam portpolio manajemen. Secara umum proyek-proyek teknologi informasi atau sistem informasi dalam korporat secara alamiah membentuk siklus tertentu. Mulai dari tahap analisa bisnis, perencanaan sistem, desain, konstruksi, implementasi, sampai pada tahap pascaimplementasi. Semua tahapan yang dilalui harus dimonitor dan dikelola dengan sebaik-baiknya, dengan alasan untuk menjamin keberhasilan program yang ditargetkan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya dan untuk menjamin pendayagunaan pemakaian berbagai macam sumber daya ( uang, waktu, manusia, kesempatan, informasi dan sebagainya ). Alasan lain adalah untuk menjaga integritas seluruh proyek yang dikerjakan, agar tidak terjadi konflik kepentingan maupun kelebihan pekerjaan. Secara garis besar ada tiga jenis proyek yang mendominasi kebanyakan perusahaan di Indonesia. Kelompok pertama adalah segala macam proyek yang berkenaan dengan konstruksi fisik infrastruktur 1
2 teknologi informasi, mulai dari instalasi kabel, pengadaan komputer, sampai dengan pembangunan jaringan komputer semacam LAN atau WAN. Kelompok kedua adalah implementasi dari paket perangkat lunak (application software) yang dibeli perusahaan. Kelompok terakhir adalah inhouse custom development yaitu berupa pengembangan perangkat lunak aplikasi oleh sumber daya manusia internal perusahaan atau dengan menggunakan pengembang (outsource). Apapun jenis proyek yang digunakan, yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah efektifitas penggunaannya. Banyak persoalan dikalangan pelaku bisnis dan praktisi teknologi informasi di Indonesia yang mengeluh kecilnya persentase proyek-proyek teknologi informasi yang sukses melewati tahap implementasi. Tidak terpakainya sistem yang bersangkutan, hasil yang tidak efektif, tidak efisien dan tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis, ketergantungan terhadap vendor teknologi informasi yang memiliki kualitas pelayanan buruk, management project yang buruk, rendahnya tingkat kemampuan (skill) sumber daya manusia internal perusahaan, terlalu kompleksnya sistem yang akan diinstalasi, budaya perusahaan yang tidak mendukung, besarnya biaya pemeliharaan sistem, merupakan beberapa fenomena yang mewarnai kegagalan-kegagalan tersebut. Dari semua keluhan yang ada, yang paling besar dan dampaknya terlihat secara langsung ke proses pengambilan keputusan dalam perusahaan adalah kualitas data atau informasi yang buruk
3 dalam artian kurang dapat dipercaya, dan jauh dari lengkap. Untuk itu peranan sistem informasi menjadi penting. Dalam kasus ini, PT Jamsostek merupakan salah satu perusahaan yang sedang melakukan pengembangan sistem dan investasi teknologi informasi untuk operasi bisnisnya. Jamsostek sebagai penyelenggara jaminan sosial bagi tenaga kerja, berfungsi memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, selalu berusaha untuk memberikan kepastian arus informasi penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang akibat resiko sosial. Untuk menunjang program dan memberikan pelayanan terbaik untuk para pelanggannya maka PT Jamsostek saat ini melakukan pengembangan sistem transaksi yang dahulunya desentralisasi menjadi sentralisasi berbasis aplikasi web base atau disebutnya Sistem Online. Pengembangan ini dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan baik dari segi sistem, manajemen, keuangan, maupun kepuasan pelanggan. Hingga kini sistem online baru diimplementasikan di beberapa cabang yang tersebar di Jakarta, Bogor, Tangerang dan Bekasi. Dengan adanya kasus proses transisi perusahaan ke sistem baru, kami mencoba untuk melihat sejauh mana keberhasilan strategi penerapan sistem online terhadap peningkatan kinerja organisasi perusahaan, dengan mencoba melakukan review System Development Life Cycle (SDLC) dari proyek sistem online.
4 1.2 PERUMUSAN MASALAH Dari beberapa pengamatan yang telah kami lakukan, kondisi PT.JAMSOSTEK saat ini dalam proses transisi ke sistem online. Implementasi sistem online tidak dapat dilakukan dengan baik atau dengan kata lain mengalami hambatan. Ada beberapa pertanyaan yang menjadi permasalahan dalam manajemen proyek yang sedang dilalui PT. JAMSOSTEK, yaitu: 1. Apakah Sistem Informasi Online yang diimplementasikan saat ini telah mencapai goal-centred? 2. Apakah SI sesuai dengan apa yang dibutuhkan organisasi perusahaan dalam meningkatkan kinerja produktiftasnya? 3. Sejauh mana tingkat keberhasilan implementasi sistem online di beberapa cabang PT.JAMSOSTEK? 4. Apakah proses pengimplementasian sistem online sudah melewati tahapan System Development Life Cycle (SDLC) yang benar? 5. Apakah system s resources yang digunakan telah maksimal dalam mendukung suksesnya implementasi SI?
5 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT Group Field Project yang kami lakukan pada PT. JAMSOSTEK bertujuan untuk melakukan evaluasi siklus pengembangan sistem, dimulai dari tahap analisa bisnis, hingga tahap implementasi sistem online. Dan diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan, antara lain: 1. Untuk mengembangkan sistem yang berkualitas yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan sesuai dengan yang dijanjikan dan biaya yang diperkirakan. 2. Menyediakan kerangka kerja untuk mengembangkan sistem yang berkualitas dengan menggunakan suatu proses yang identifiable, measurable, and repetable process. 3. Menyusun struktur manajemen proyek untuk memastikan bahwa tiap proyek pengembangan sistem diatur secara efektif sepanjang siklus hidupnya. 4. Mengidentifikasi dan menetapkan peran dan tanggung jawab seluruh pihak yang terlibat, termasuk manajer fungsional dan teknis, sepanjang siklus hidup pengembangan sistem. 5. Memastikan bahwa persyaratan pengembangan sistem didefinisikan dengan baik dan dipenuhi kemudian. 6. Perusahaan dapat mengukur sejauh mana keberhasilan implementasi sistem online hingga saat ini.
6 7. Perusahaan akan lebih mengenal kondisi organisasi dari seluruh sumber daya yang dimiliki, sehingga dapat mengukur kapasitasnya baik dari segi kekuatan dan kelemahan dalam melakukan pengembangan sistem. 8. Membantu perusahaan untuk melakukan pengambilan keputusan langkah jangka panjang dan jangka pendek dalam rangka implementasi sistem online. 9. Membantu perusahaan untuk menjamin keberhasilan proyek yang ditargetkan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya, untuk menjamin pendayagunaan pemakaian berbagai macam sumber daya ( uang, waktu, manusia, kesempatan, informasi dan sebagainya ), dan untuk menjaga integritas seluruh proyek yang dikerjakan, agar tidak terjadi konflik kepentingan maupun kelebihan pekerjaan. 1.4 RUANG LINGKUP Group field project ini dilakukan dengan menitikberatkan pada Lifecycle Quality Management dari implementasi sistem online, dengan cara melihat siklus implementasi sistem online apakah sudah melalui tahapan yang tepat. Sumber data current condition dan problem identification diperoleh dari user perceived baik direct atau non-direct user dan project team.