POLISI SKIM CUTI BELAJAR STAF BUKAN AKADEMIK (SCuBBA) UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA --
POLISI SKIM CUTI BELAJAR STAF BUKAN AKADEMIK (SCuBBA) UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA A) TAFSIRAN Dalam Polisi ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain Anugerah Perkhidmatan Cemerlang ertinya anugerah tahunan yang diberikan kepada staf yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dan tertakluk kepada kelulusan Universiti; Bahasa Pengantar ertinya bahasa selain daripada Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris; Bahagian Cuti Belajar (BCB) ertinya Bahagian Cuti Belajar, Pejabat Pendaftar, Universiti Teknikal Malaysia Melaka; Biasiswa ertinya bayaran yang diberikan untuk membantu staf membiayai pengajian; Elaun ertinya bayaran yang diberikan untuk membantu staf membiayai pengajian di peringkat Ijazah Lanjutan sahaja; Cuti Belajar ertinya tempoh cuti yang diluluskan di dalam Surat Kelulusan Cuti Belajar; Ijazah Lanjutan ertinya Ijazah Sarjana dan Ijazah Doktor Falsafah; Jawatankuasa SCuBBA ertinya jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Skim Cuti Belajar Staf Bukan Akademik (SCuBBA); Keluarga ertinya suami atau isteri dan tidak melebihi tiga (3) orang anak yang berumur di bawah 13 tahun kecuali anak kurang upaya (OKU) yang tiada had umur; keputusan rasmi pengajian ertinya keputusan akhir peperiksaan yang telah diluluskan oleh Senat di institusi pengajian masing-masing; Kerajaan ertinya kerajaan Malaysia; Laporan Kemajuan Pengajian ertinya laporan mengenai prestasi pengajian dari institusi pengajian seperti yang dinyatakan di dalam Perjanjian; 1 / 22
Pegawai Perubatan ertinya seseorang doktor perubatan atau doktor pergigian berdaftar yang berkhidmat dengan Kerajaan Malaysia termasuk seseorang doktor perubatan atau doktor pergigian yang berkhidmat dengan sebarang hospital universiti atau Angkatan Tentera Malaysia; Perjanjian ertinya Perjanjian Cuti Belajar di bawah Skim Cuti Belajar Staf Bukan Akademik (SCuBBA); Polisi ertinya Polisi Skim Cuti Belajar Staf Bukan Akademik (SCuBBA); Skim Perubatan Universiti ertinya skim perubatan yang diluluskan oleh Universiti; Surat Kelulusan Cuti Belajar ertinya surat kelulusan untuk menyambung pengajian di bawah Skim Cuti Belajar Staf Bukan Akademik (SCuBBA); Tempoh Pengajian ertinya tempoh pengajian sepertimana yang dinyatakan di dalam surat tawaran dari institusi pengajian; dan Universiti ertinya Universiti Teknikal Malaysia Melaka. 2 / 22
B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN Pemohon-pemohon hendaklah memenuhi syarat-syarat berikut:- 1. Warganegara Malaysia; 2. Telah disahkan dalam perkhidmatan; 3. Telah berkhidmat sekurang-kurangnya lima (5) tahun; 4. Mencapai markah purata prestasi 85% untuk tiga (3) tahun terakhir sebelum memohon pengajian dan tertakluk kepada penilaian semasa yang berkuat kuasa; 5. Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang sekurang-kurangnya sekali di UTeM; 6. Staf telah mendapat perakuan dari Ketua Pusat Tanggungjawab; 7. Umur staf adalah tertakluk kepada keupayaan staf untuk memenuhi semua tempoh kontraknya dengan tidak melebihi had umur persaraan wajib; 8. Bidang yang diambil hendaklah selari dengan keperluan Universiti; 9. Tawaran tempat pengajian mestilah tawaran muktamad dan tanpa syarat; 10. Bebas ikatan kontrak dari lain-lain penaja; 11. Bebas daripada tindakan tatatertib; 12. Telah mengikuti Kursus Kaedah Penyelidikan (KKP) anjuran Bahagian Cuti Belajar (BCB) dengan jayanya bagi pengajian di peringkat Ijazah Lanjutan; 13. Lulus tapisan keselamatan; 14. Menghadiri Program Transformasi Pegawai Ke Luar Negara (PTPLN) anjuran Biro Tatanegara (BTN) bagi pengajian Luar Negara; 15. Telah mendapat skor TOEFL 650 atau IELTS 6.5 (bagi yang mengikuti kursus di negara yang menggunakan Bahasa Inggeris) atau IELTS 6.0 (bagi yang mengikuti kursus di negara yang tidak menggunakan Bahasa Inggeris) bagi pengajian Luar Negara; dan 16. Telah mendapatkan surat tawaran penuh pengajian dan lulus Bahasa Penghantar (jika berkaitan). 3 / 22
C) SYARAT-SYARAT SELEPAS KELULUSAN 1.0 TEMPAT PENGAJIAN Staf hendaklah mengikuti pengajian di institusi pengajian yang dinyatakan di dalam Surat Kelulusan Cuti Belajar. Staf adalah dilarang sama sekali menukar kursus atau berpindah institusi pengajian tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran daripada Universiti. Jika syarat ini tidak dipatuhi, Universiti berhak menarik balik kelulusan Cuti Belajar dan staf akan dipanggil untuk kembali bertugas dengan serta-merta. 2.0 MAKLUMAT PENGAJIAN 2.1 Staf hendaklah memberitahu tentang ketibaannya di tempat pengajian, alamat kediaman, maklumat bank dan sebagainya dengan mengisi borang Maklumat Diri Di Tempat Pengajian Bagi Staf Sedang Bercuti Belajar. Borang yang telah lengkap hendaklah dihantar kepada Bahagian Cuti Belajar, Pejabat Pendaftar, Universiti Teknikal Malaysia Melaka, Hang Tuah Jaya, 76100 Durian Tunggal, Melaka. 2.2 Staf hendaklah mengemukakan bukti tarikh pendaftaran di institusi pengajiannya yang berupa surat / resit / slip pendaftaran kepada Universiti ini. 2.3 Staf hendaklah mengemukakan kepada Universiti maklumat-maklumat mengenai kursusnya dalam tempoh satu (1) bulan setibanya di tempat pengajian iaitu jumlah kredit / unit / mata pelajaran yang perlu diambil oleh staf untuk menyempurnakan pengajiannya (setelah ditolak pengecualian dan perpindahan kredit). 2.4 Staf hendaklah menghantar Laporan Kemajuan Pengajian dan membenarkan institusi pengajiannya menghantar Laporan Kemajuan Pengajian kepada Universiti setiap enam (6) bulan sekali. 3.0 BAHASA PENGANTAR Sepanjang tempoh pengajian, staf tidak dibenarkan mengambil mata pelajaran Bahasa Pengantar sebagai mata pelajaran pra-syarat kepada kursus itu iaitu yang bertujuan semata-mata untuk mempertingkatkan kebolehan dan penguasaan staf 4 / 22
di dalam Bahasa Pengantar kecuali ianya diambil kira sebagai salah satu mata pelajaran yang dimestikan untuk memenuhi keperluan pengajian. 4.0 TEMPOH CUTI BELAJAR 4.1 Tempoh Cuti Belajar Dalam Negara (DN) dan Luar Negara (LN) adalah meliputi masa dalam perjalanan ke tempat pengajian sehingga tarikh bertolak balik melalui perjalanan yang paling dekat dengan kadar tambang paling murah atau masa menunggu di tempat pengajian akibat kelewatan urusan perjalanan yang tidak dapat dielakkan. 4.1.1 DN (Dalam Ibu Pejabat) / 25 KM dari Ibu Pejabat Tarikh mula Tarikh Pendaftaran. Tarikh tamat Tarikh peperiksaan akhir / tarikh peperiksaan lisan (viva) / tarikh staf mengemukakan tesis akhir / mana-mana tarikh yang terdahulu. 4.1.2 DN (Luar Ibu Pejabat) Tarikh mula Sehari sebelum tarikh pendaftaran. Tarikh tamat Sehari selepas tarikh peperiksaan akhir / tarikh peperiksaan lisan (viva) / tarikh staf mengemukakan tesis akhir / mana-mana tarikh yang terdahulu. 4.1.3 LN Tarikh mula Tujuh (7) hari sebelum tarikh pendaftaran. Tarikh tamat Sehari selepas tarikh peperiksaan akhir / tarikh peperiksaan lisan (viva) / tarikh staf mengemukakan tesis akhir / mana-mana tarikh yang terdahulu. 4.2 Staf hendaklah menumpukan sepenuh perhatian kepada pengajian yang diikuti dan menghadiri syarahan-syarahan / kuliah, latihan amali dan sebagainya yang ditetapkan serta memasuki semua peperiksaan yang dijadualkan di dalam pengajian yang diikuti itu. 4.3 Universiti boleh menamatkan Cuti Belajar yang telah diluluskan pada mana-mana tarikh yang lebih awal bergantung kepada tarikh terdahulu tamatnya pengajian sebagaimana yang dinyatakan di Perenggan 4.1 di atas. 5 / 22
5.0 PELANJUTAN TEMPOH PENGAJIAN 5.1 Sekiranya staf gagal menamatkan pengajiannya dalam tempoh yang telah ditetapkan dan berhasrat memohon lanjutan tempoh Cuti Belajar, staf hendaklah memohon lanjutan tempoh daripada Universiti sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum tamat tempoh Cuti Belajar sedia ada. Permohonan hendaklah:- 5.1.1 memberi butir-butir tentang tempoh lanjutan yang diperlukan serta sebab-sebabnya; 5.1.2 disertakan dengan sokongan dan perakuan secara bertulis oleh penyelia / institusi pengajiannya; 5.1.3 disertakan dengan senarai mata pelajaran yang diambil dan keputusan peperiksaan atau laporan kemajuan yang diperoleh dari tarikh staf memulakan kursus sehingga ke tarikh permohonan itu dibuat (bagi kursus secara kerja kursus / syarahan); dan 5.1.4 disertakan dengan jadual perancangan kursus (plan of study) bagi tempoh yang dipohon (staf yang mengikuti kursus secara penyelidikan); 5.2 Kegagalan mengemukakan permohonan seperti yang dinyatakan di Perenggan 5.1 di atas boleh menyebabkan permohonan ditolak / lewat diproses. 5.3 Apa-apa tambahan masa atau lanjutan tempoh yang diluluskan oleh Universiti tidak semestinya akan melayakkan staf mendapat segala kemudahan atau faedah di bawah Polisi ini. 6.0 GAGAL PENGAJIAN 6.1 Staf yang gagal mengemukakan keputusan rasmi pengajian semasa melapor diri setelah tamat pengajian akan diberi tempoh seperti berikut:- 6 / 22
6.1.1 Tempoh dua (2) tahun dari tarikh kelulusan Cuti Belajar bagi peringkat Sijil; 6.1.2 Tempoh tiga (3) tahun dari tarikh kelulusan Cuti Belajar bagi peringkat Diploma; 6.1.3 Tempoh lima (5) tahun dari tarikh kelulusan Cuti Belajar bagi peringkat Ijazah Sarjana Muda; 6.1.4 Tempoh empat (4) tahun dari tarikh kelulusan Cuti Belajar bagi peringkat Ijazah Sarjana; atau 6.1.5 Tempoh enam (6) tahun dari tarikh kelulusan Cuti Belajar bagi peringkat Ijazah Doktor Falsafah. Contoh pengiraan untuk mengemukakan keputusan rasmi pengajian di peringkat Sijil : Tarikh Kelulusan Cuti Belajar : 1 Februari 2015 sehingga 31 Januari 2016 Tarikh melapor diri setelah tamat tempoh Cuti Belajar : 1 Februari 2016 Tarikh akhir mengemukakan keputusan rasmi pengajian : 31 Januari 2017 *Staf dianggap gagal pengajian sekiranya gagal mengemukakan keputusan rasmi pengajian sebelum atau pada 31 Januari 2017. 6.2 Sekiranya Universiti mendapati bahawa staf: a) telah mengabaikan tanggungjawabnya yang mengakibatkan Laporan Kemajuan Pengajian tidak memuaskan; b) gagal dalam mana-mana peperiksaan; atau c) gagal dalam pengajian, maka kelulusan Cuti Belajar dan Biasiswa akan ditamatkan dengan serta-merta dan staf hendaklah melapor diri dan bertugas dengan segera. 7 / 22
7.0 TIKET PENERBANGAN Semua permohonan tiket penerbangan hendaklah melalui BCB. Staf yang belajar di DN (Sabah / Sarawak sahaja) dan LN tidak boleh meminda tarikh penerbangan pergi dan balik yang telah dipersetujui oleh Universiti dan staf. Sekiranya staf meminda tarikh penerbangan maka staf hendaklah menanggung kos yang mungkin terlibat akibat dari pindaan tarikh tersebut. 8.0 PERJANJIAN 8.1 Staf hendaklah menandatangani Perjanjian dan akan terikat untuk berkhidmat dengan Universiti dalam tempoh yang ditetapkan setelah tamat pengajian. Tempoh ikatan perjanjian dan jumlah gantirugi adalah seperti yang dinyatakan di dalam Perjanjian. 8.2 Sekiranya staf tidak menandatangani atau menyempurnakan Perjanjian selewat-lewatnya dua (2) minggu dari tarikh Surat Kelulusan Cuti Belajar dikeluarkan, maka Surat Kelulusan Cuti Belajar tersebut adalah terbatal dengan sendirinya. 9.0 LAPORAN PEMERIKSAAN KESIHATAN Sekiranya laporan pemeriksaan kesihatan sebagaimana yang disyaratkan di dalam Surat Kelulusan Cuti Belajar menunjukkan bahawa staf tidak berkeupayaan (unfit) untuk mengikuti pengajian, maka Surat Kelulusan Cuti Belajar adalah terbatal dengan sendirinya. 10.0 SAKIT TERUK DAN BERPANJANGAN 10.1 Sekiranya staf didapati sakit teruk dan berpanjangan yang boleh menyebabkan pengajian staf terjejas atau tidak dapat diteruskan, maka staf hendaklah memohon penangguhan dari institusi pengajian atau memohon untuk berhenti dari pengajian. Bagi tujuan ini staf hendaklah mengemukakan laporan kesihatan daripada Pegawai Perubatan. 10.2 Pihak Universiti berhak menarik balik Surat Kelulusan Cuti Belajar dan tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan, gantirugi atau kerugian 8 / 22
sekiranya staf memohon penangguhan dari institusi pengajian atau berhenti dari pengajian akibat daripada sakit teruk dan berpanjangan yang boleh menyebabkan pengajian staf terjejas atau tidak dapat diteruskan seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 11.1 di atas. 10.3 Walau apapun yang terkandung dalam peruntukan ini, Universiti boleh menangguhkan atau menamatkan pengajian staf sekiranya pihak Universiti mendapat laporan kesihatan daripada Pegawai Perubatan yang menyatakan keadaan kesihatan staf boleh menyebabkan pengajian staf terjejas atau tidak dapat diteruskan akibat tidak berkeupayaan (unfit) atau sakit teruk dan berpanjangan. 11.0 TATATERTIB Dalam tempoh Cuti Belajar, staf adalah tertakluk kepada Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000, peraturan, pekeliling, dasar, garis panduan dan undang-undang yang berkuat kuasa. Staf hendaklah pada setiap masa berkelakuan selaras dan seimbang dengan tanggungjawabnya sebagai seorang staf Universiti. 12.0 HAK UNIVERSITI Walau apa pun yang terkandung di dalam Polisi, Surat Kelulusan Cuti Belajar atau Perjanjian, Universiti berhak meminda apa-apa peruntukan, terma-terma atau syarat-syarat pada bila-bila masa tanpa sebarang makluman dan staf adalah tertakluk kepada pindaan-pindaan tersebut. Universiti juga berhak menarik balik Surat Kelulusan Cuti Belajar atau menamatkan Biasiswa pada bila-bila masa tanpa memberi sebarang sebab dan Universiti tidak akan melayani apa-apa tuntutan, gantirugi atau kerugian akibat dari perkara ini. D) KEMUDAHAN CUTI BELAJAR 13.0 PEMBAYARAN BIASISWA 13.1 Universiti akan membayar biasiswa kepada staf dalam tempoh pengajiannya mengikut kawasan dan negara tertakluk kepada keputusan Jawatankuasa SCuBBA. 9 / 22
13.2 Biasiswa akan dibayar untuk tempoh pengajian seperti tarikh-tarikh berikut:- 13.2.1 Tarikh mula Biasiswa adalah tertakluk kepada tarikh staf mendaftar pengajian di institusi pengajian. 13.2.2 Tarikh tamat Biasiswa ialah pada:- i) tarikh akhir peperiksaan; ii) tarikh peperiksaan lisan (viva); iii) tarikh staf mengemukakan tesis pada kali yang terakhir; atau iv) mana-mana tarikh yang terdahulu. * Sekiranya staf tidak termasuk dalam kategori di atas maka ditetapkan tarikh tamat pembayaran Biasiswa ialah pada tarikh yang akan ditetapkan oleh Universiti. 14.0 BANTUAN LUAR Kecuali dengan kebenaran Universiti, staf tidak boleh menerima apa-apa bantuan kewangan dan kemudahan dari sumber lain selain daripada Universiti atau penganjur yang diluluskan oleh Universiti. Apa-apa bantuan yang diterima akan diselaraskan oleh Universiti. Sekiranya diketahui bahawa staf menerima elaun atau bayaran dari sumber lain tetapi tidak melaporkan kepada Universiti maka tindakan tatatertib boleh diambil ke atas staf dan Universiti boleh menarik balik atau menamatkan kelulusan Cuti Belajar dan Biasiswa. 15.0 PEMBAYARAN GAJI Dalam tempoh Cuti Belajar, staf (semua peringkat pengajian) adalah layak menerima pergerakan gaji tahunan dan pembayaran gaji secara bergaji penuh hanya layak diterima oleh staf bagi pengajian di peringkat seperti berikut:- 15.1 Sijil kemahiran & diploma kemahiran di bawah SkillsMalaysia Teknikal dan Vokasional (TVET); dan 15.2 Ijazah Lanjutan sahaja. 10 / 22
16.0 PEMBAYARAN ELAUN Staf yang melanjutkan pengajian di peringkat Ijazah Lanjutan sahaja layak menerima elaun-elaun seperti berikut:- 16.1 Elaun Sara Hidup Staf akan dibayar Elaun Sara Hidup setiap bulan bagi menyara hidup sepanjang tempoh pengajian yang telah diluluskan. 16.2 Elaun Bantuan Keluarga (EBK) EBK akan dibayar kepada staf yang membawa keluarga (berpindah) tertakluk kepada syarat-syarat berikut:- 16.2.1 tempoh pengajian dua belas (12) bulan atau lebih; dan 16.2.2 keluarga tinggal bersama-sama staf dalam tempoh pengajian secara terus menerus tidak kurang dari enam (6) bulan. 16.3 Elaun Bantuan Sewa Rumah (EBSR) 16.3.1 EBSR akan dibayar kepada staf yang membawa keluarga (berpindah) tertakluk kepada syarat-syarat berikut:- a) tempoh pengajian dua belas (12) bulan atau lebih; dan b) keluarga tinggal bersama-sama staf dalam tempoh pengajian secara terus menerus tidak kurang dari enam (6) bulan. 16.3.2 EBSR dan EBK tidak akan dibayar:- a) kepada staf bujang; b) kepada staf yang tidak membawa keluarga; c) jika pengajian kurang daripada dua belas (12) bulan; atau d) jika keluarga tinggal bersama-sama staf di tempat pengajian secara terus- menerus kurang dari enam (6) bulan. 11 / 22
16.3.3 Universiti akan menanggung bayaran Cukai Rumah Kediaman (council tax) dan Key Money bagi staf yang mengikuti pengajian kawasan yang dikenakan bayaran cukai berkenaan. 16.4 Elaun Penempatan 16.4.1 DN - Elaun Penempatan akan dibayar sebelum staf mendaftar di institusi pengajian bagi tujuan untuk menampung perbelanjaan seperti tambang dari rumah ke institusi pengajian. 16.4.2 LN - Elaun Penempatan merangkumi tambang dari rumah ke lapangan terbang dan dari lapangan terbang ke institusi pengajian termasuk cukai lapangan terbang, upah mengangkut barang-barang, perbelanjaan membawa barang-barang lebihan dan lain-lain perbelanjaan runcit. 16.4.3 Universiti akan membayar Elaun Penempatan kepada staf tertakluk kepada syarat-syarat berikut:- a) tempoh kursus sembilan (9) bulan atau lebih; b) kursus dijalankan 25 km daripada kawasan ibu pejabat; dan c) bagi staf yang diluluskan membawa keluarga, ia perlu tinggal bersama staf di tempat pengajian secara terus-menerus tidak kurang daripada enam (6) bulan. 16.4.4 Universiti tidak akan membayar Elaun Penempatan kepada staf yang sedang atau sudah sedia berada di institusi pengajian. 16.5 Tambang Perjalanan 16.5.1 Jadual perjalanan / penerbangan staf akan ditetapkan oleh Universiti. Staf akan mendapat kemudahan tambang kapal terbang seperti berikut: a) DN - dari lapangan terbang di Kuala Lumpur ke lapangan terbang negeri pengajian (Sabah dan Sarawak sahaja), sekali pergi dan 12 / 22
sekali balik mengikut jalan terdekat dan / atau kadar tambang termurah. b) LN - dari lapangan terbang di Malaysia ke lapangan terbang negara pengajian, sekali pergi dan sekali balik mengikut jalan terdekat dan / atau kadar tambang termurah. 16.5.2 Universiti ini akan membayar tambang kapal terbang pergi dan balik untuk keluarga staf tertakluk kepada syarat-syarat berikut:- a) Tempoh pengajian staf dua belas (12) bulan atau lebih; dan b) Keluarga tinggal bersama-sama staf di tempat pengajian secara terus menerus tidak kurang dari enam (6) bulan. 17.5.3 Tiket penerbangan hanya akan dikeluarkan setelah staf menyempurnakan semua syarat sebagaimana dinyatakan dalam Surat Kelulusan Cuti Belajar. 16.6 Elaun Pindahan Elaun Pindahan akan dibayar oleh Universiti kepada staf bagi tujuan membantu staf menghantar barang-barang ke kampung untuk simpanan sebelum memulakan Cuti Belajar dan selepas tamat Cuti Belajar. Segala tuntutan hendaklah dengan mengisi borang Tuntutan Perpindahan Cuti Belajar. Syarat dan kadar Elaun Perpindahan adalah tertakluk kepada undang-undang, dasar, pekeliling, peraturan atau garis panduan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 16.7 Elaun Pakaian Panas (Hanya Untuk Staf Cuti Belajar Luar Negara Sahaja) 16.7.1 Elaun Pakaian Panas akan dibayar kepada staf yang mengikuti pengajian di negara beriklim sederhana / sejuk tertakluk kepada syarat bahawa staf tidak menerima Elaun Pakaian Panas dalam tempoh tiga (3) tahun sebelum tarikh kuat kuasa Cuti Belajar ini. Staf hanya layak menerima Elaun Pakaian Panas satu (1) kali sahaja dalam tempoh Cuti Belajar. 13 / 22
16.7.2 Elaun Pakaian Panas untuk keluarga akan dibayar kepada staf yang membawa keluarga tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut:- a) Keluarga staf tidak menerima Elaun Pakaian Panas dalam tempoh tiga (3) tahun sebelum tarikh mula kuat kuasa Cuti Belajar ini; b) Tempoh pengajian dua belas (12) bulan atau lebih; dan c) Keluarga tinggal bersama-sama staf di luar negara secara terus-menerus tidak kurang dari enam (6) bulan. 16.8 Elaun Buku Dan Elaun Alat Perkakas Elaun Buku dan Elaun Alat Perkakas akan dibayar secara outright grant sekali setahun mengikut peringkat pengajian. Walau bagaimanapun, Elaun Buku dan Elaun Alat Perkakas tidak akan dibayar dalam tempoh perlanjutan yang diluluskan. 16.9 Elaun Latihan Praktikal (ELP) 16.9.1 ELP akan dibayar tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut:- a) Latihan tersebut diwajibkan oleh institusi pengajian sebagai keperluan pengajian; b) Latihan tersebut mendapat sokongan daripada penyelia; dan c) Latihan tersebut dijalankan dalam tempoh pengajian. 16.9.2 ELP tidak akan dibayar sekiranya:- a) Tempat latihan terletak di dalam kawasan 25 km dari institusi pangajian; atau b) Staf mendapat atau menerima apa-apa bantuan kewangan atau kemudahan dari sumber lain. 16.9.3 Selain daripada ELP, tambang pergi dan balik kereta api kelas dua atau tambang bas akan dibayar bagi perjalanan sekali di awal dan sekali di akhir tempoh latihan praktikal. Bagi tujuan ini, tuntutan boleh dibuat dengan mengemukakan tiket perjalanan yang telah digunakan. 14 / 22
16.10 Elaun Tesis 16.10.1 Jika staf dikehendaki oleh institusi pengajiannya mengemukakan satu tesis atau kertas projek berkaitan dengan kursusnya, staf hendaklah mengemukakan dan menyerahkan satu salinan tesis tersebut kepada Universiti sebaik sahaja ianya disempurnakan. 16.10.2 Elaun Tesis dibayar sekali sahaja sepanjang pengajian dengan syarat penyediaan tesis atau disertasi diperlukan sebagai satu keperluan dalam pengajian. 16.10.3 Pembayaran Elaun Tesis akan dibuat diakhir pengajian iaitu setelah staf mengemukakan dan menyerahkan satu salinan tesis atau disertasi kepada Universiti. 16.10.4 Tuntutan Elaun Tesis hendaklah dibuat dalam tempoh satu tahun dari tarikh keputusan rasmi pengajian. 16.10.5 Tesis yang telah dikemukakan dan diserahkan kepada Universiti adalah menjadi hak milik Universiti dan atas kebenaran Universiti, ianya boleh digunakan oleh pegawai-pegawai kerajaan, staf dan pelajar UTeM atau orang perseorangan sebagai bahan bacaan dan rujukan. 16.11 Elaun Akhir Pengajian 16.11.1 DN - Elaun Akhir Pengajian akan dibayar setelah staf kembali bertugas selepas menamatkan pengajian, bagi tujuan menampung perbelanjaan seperti tambang dari rumah di tempat pengajian ke tempat kediaman. 16.11.2 LN - Elaun Akhir Pengajian merangkumi tambang dari rumah ke lapangan terbang di negara berkenaan dan dari lapangan terbang ke tempat kediaman termasuk cukai lapangan terbang, upah mengangkut barang-barang, perbelanjaan membawa barang-barang lebihan dan lain-lain perbelanjaan runcit. 15 / 22
16.11.3 Universiti akan membayar Elaun Akhir Pengajian kepada staf tertakluk kepada syarat-syarat berikut:- a) tempoh kursus sembilan (9) bulan atau lebih; b) kursus dijalankan 25 km daripada kawasan ibu pejabat; dan c) bagi staf yang diluluskan membawa keluarga, ia perlu tinggal bersama staf di tempat pengajian secara terus-menerus tidak kurang daripada enam (6) bulan. 16.12 Elaun Program Spouse 16.12.1 Sekiranya staf dan pasangannya bersama-sama melanjutkan pengajian di institusi pengajian yang sama atau institusi pengajian yang berbeza tetapi tinggal bersama dan ditaja di bawah tajaan kerajaan atau / dan Universiti, maka salah seorang sahaja akan ditaja di bawah Program Spouse. 16.12.2 Di bawah program ini, staf akan dibayar Biasiswa penuh manakala pasangannya hanya akan diberi separuh elaun sara hidup dan lain-lain elaun yang layak diterima iaitu Elaun Penempatan, Elaun Buku dan Alat Perkakas, Elaun Tesis dan Elaun Akhir Pengajian. 17.0 YURAN PENGAJIAN 17.1 Yuran pengajian akan dibayar oleh Universiti bagi pihak staf seperti berikut:- 17.1.1 Yuran pendaftaran kemasukan; 17.1.2 Yuran pengajian, termasuk yuran makmal dan syarahan; 17.1.3 Yuran peperiksaan yang berhubung dengan kursus; 17.1.4 Bench fees; dan 17.1.5 Yuran tesis atau yuran viva (dalam tempoh pengajian yang dibenarkan). 18.2 Bagi tujuan Perenggan 18.1 di atas, staf hendaklah memberitahu institusi pengajiannya supaya mengemukakan invois atau bil-bil tuntutan yang berkaitan dengan yuran pengajian di atas terus kepada Universiti bagi tujuan pembayaran. 16 / 22
18.0 RAWATAN DAN KEMUDAHAN PERUBATAN / RAWATAN PERGIGIAN 19.1 Cuti Belajar (DN) Kemudahan perubatan yang diluluskan kepada staf Cuti Belajar (DN) adalah melalui peruntukan seperti berikut:- 18.1.1 Staf dan tanggungannya adalah layak mendapat kemudahan perubatan sebagaimana ditetapkan di dalam peraturan / pekeliling dan Skim Perkhidmatan Perubatan staf Universiti. Di tempat-tempat di mana tidak terdapat perkhidmatan klinik panel Universiti, staf hendaklah mendapatkan rawatan dan kemudahan perubatan dari hospital atau kinik kerajaan sahaja. 18.1.2 Universiti tidak akan menanggung bayaran perbelanjaan perubatan atas rawatan yang diperoleh/dijalani dari klinik swasta. 19.2 Cuti Belajar (LN) Kemudahan perubatan yang diluluskan kepada staf Cuti Belajar (LN) adalah melalui peruntukan seperti berikut:- 19.2.1 Peruntukan Bagi Negara Yang Mempunyai Skim Insurans Kesihatan Tempatan a) Universiti akan membayar:- i. Premium insurans bagi staf dan keluarga; ii. Perbezaan tuntutan rawatan staf dan keluarga yang tidak dibayar sepenuhnya oleh pihak insurans kesihatan berkenaan; dan iii. Rawatan bersalin yang akan dibayar oleh pihak insurans kesihatan berkenaan sekiranya isteri staf telah sedia mengandung sebelum bertolak ke luar negara. b) Di negara-negara terdapatnya skim insurans kesihatan, contohnya di Amerika Syarikat staf hendaklah mencarum di bawah skim insurans tersebut meliputi diri dan keluarga. Tanggungjawab itu termasuklah rawatan bersalin kecuali bagi staf yang disyaratkan untuk mencarum kepada skim insurans yang ditetapkan oleh institusi pengajiannya; 17 / 22
c) Staf hendaklah mengemukakan kepada Universiti salinan perkara-perkara berikut:- i. Kad Ahli Skim Insurans Kesihatan Keluarga; dan ii. Polisi atau Skim Insurans Kesihatan. d) Tuntutan pembayaran premium insurans kesihatan staf dan keluarga tidak akan dibayar oleh Universiti sehinggalah perkara-perkara di perenggan 19.2.1(a), (b), (c) dan (d) di atas diterima oleh Universiti. 19.2.2 Peruntukan bagi Negara Yang Tidak Mempunyai Skim Insurans Kesihatan Di negara-negara yang tidak mempunyai Skim Insurans Kesihatan, staf hendaklah mendapatkan rawatan perubatan di hospital dan klinik kerajaan. Walau bagaimanapun, dalam kes kecemasan rawatan di hospital dan klinik swasta boleh dipertimbangkan. 19.2.3 Rawatan Pergigian Yang Layak Dibayar Kemudahan rawatan pergigian adalah seperti berikut:- a) Rawatan seperti yang dibayar di bawah Skim Insurans Kesihatan Kerajaan; dan b) Mereka yang mencarum dengan skim insurans selain daripada yang diluluskan oleh Universiti, Universiti hanya menanggung rawatan bagi mencabut gigi sahaja (Dental care for emergency alleviation of pain). 19.2.4 Tanggungan Bagi Keluarga Staf Keluarga staf yang tidak mengiringi staf Cuti Belajar ke luar negara adalah layak mendapat rawatan perubatan dalam negara di bawah Skim Perubatan Universiti. 18 / 22
19.0 KEMUDAHAN PEMBENTANGAN KERTAS KERJA DI SEMINAR / PERSIDANGAN SEMASA CUTI BELAJAR DI DALAM DAN LUAR NEGARA 19.1 Syarat-syarat pembentangan kertas kerja adalah seperti berikut:- 19.1.1 Pembentangan kertas kerja di seminar / persidangan secara lisan (oral); 19.1.2 Membuat permohonan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum seminar / persidangan diadakan dengan melampirkan surat sokongan penyelia; 19.1.3 Mendapat sokongan Dekan/Ketua PTj dan kelulusan Universiti terlebih dahulu; 19.1.4 Kelayakan pemohon mestilah di peringkat pengajian Ijazah Lanjutan sahaja; dan 19.1.5 Telah melepasi proposal defense dalam tempoh pengajian. 19.2 Bayaran yang akan dipertimbangkan ialah:- 19.2.1 Yuran pendaftaran persidangan; 19.2.2 Tambang perjalanan pergi / balik (mengikut jalan yang terdekat); 19.2.3 Bayaran penginapan; dan 19.2.4 Elaun makan. 19.3 Bayaran penginapan dan tambang perjalanan DN untuk sekali pergi dan sekali balik hanya dibayar dengan syarat tempat seminar / persidangan terletak di luar kawasan 25 KM. 19.4 Bagi bayaran LN adalah mengikut wilayah yang dibenarkan. 20.0 MENGUTIP DATA PENYELIDIKAN Staf yang diluluskan Cuti Belajar (LN) tidak dibenarkan kembali ke Malaysia bagi mengutip data penyelidikan. 19 / 22
21.0 KEMUDAHAN PENYELIDIKAN BAGI STAF YANG MENGIKUTI PENGAJIAN DI DALAM NEGARA 21.1 Kemudahan penyelidikan tertakluk kepada pengajian di peringkat Ijazah Doktor Falsafah sahaja. 21.2 Staf dibenarkan mengikuti sebahagian pengajiannya di luar negara tertakluk kepada tempoh minimum tiga (3) bulan dan maksimum sembilan (9) bulan. 21.3 Staf yang ingin menggunakan kemudahan ini hendaklah mengemukakan permohonan tiga (3) bulan sebelum tarikh mengikuti sebahagian kursus berkenaan. 22.0 CUTI REHAT DI DALAM & LUAR NEGARA Bagi tempoh pengajian yang melebihi dua belas (12) bulan, staf layak untuk mendapat kemudahan cuti rehat dihadkan kepada tujuh (7) hari sahaja dengan syarat staf masih mempunyai baki cuti rehat sebelum memulakan pengajian. 23.0 KENAIKAN PANGKAT DALAM TEMPOH CUTI BELAJAR Tempoh Cuti Belajar boleh diambil kira untuk kekananan dan staf adalah layak dipertimbangkan kenaikan pangkat. 24.0 ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG Staf adalah layak dipertimbangkan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dalam tempoh Cuti Belajar. 25.0 CARA-CARA PEMBAYARAN 25.1 Pembayaran elaun, biasiswa dan lain-lain bayaran akan dibuat oleh Universiti terus kepada akaun bank yang diberikan oleh staf. Bagi tujuan tersebut, staf hendaklah memberikan salinan muka depan atau slip maklumat akaun bank. 20 / 22
25.2 Staf hendaklah memberitahu dan meminta pihak yang berkenaan di tempat pengajiannya supaya mengemukakan inbois atau bil-bil yang berkaitan dengan yuran pengajian terus kepada Universiti bagi tujuan pembayaran. E) TANGGUNGJAWAB STAF DALAM TEMPOH PENGAJIAN 27.0 KELAKUAN STAF 27.1 Semasa tempoh Cuti Belajar, staf hendaklah berkelakuan sebagai seorang penuntut yang bertanggungjawab dan hendaklah mematuhi arahan-arahan atau peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Universiti dan kerajaan dari semasa ke semasa. Tindakan sewajarnya akan diambil sekiranya staf melanggar mana-mana arahan, peraturan atau undang-undang yang berkuat kuasa. 27.2 Sekiranya staf didapati atau dilaporkan terlibat dalam mana-mana kes jenayah atau apa-apa kesalahan yang akan mencemarkan nama baik Kerajaan, Universiti atau institusi pengajiannya, maka staf akan dipanggil balik dan tindakan tatatertib akan diambil dan Surat Kelulusan Cuti Belajar serta Biasiswa akan ditamatkan serta-merta. 27.3 Dalam tempoh Cuti Belajar, staf tidak dibenarkan membuat perjalanan ke lain-lain negara selain dari negara tempat staf belajar kecuali dengan kelulusan Universiti. Sekiranya staf didapati atau dilaporkan melakukan perjalanan sedemikian tanpa kelulusan, maka staf akan dipanggil balik dan tindakan tatatertib akan diambil dan Surat Kelulusan Cuti Belajar serta Biasiswa akan ditamatkan serta-merta. 28.0 KEGIATAN POLITIK 28.1 Staf adalah dilarang dari mengambil bahagian dalam apa-apa kegiatan politik dan dalam apa-apa pertubuhan, badan atau kumpulan orang yang bercorak politik tanpa terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Universiti. 28.2 Sekiranya staf melanggar mana-mana peruntukan di dalam Polisi, maka staf akan dipanggil balik dan tindakan tatatertib akan diambil dan Surat Kelulusan Cuti Belajar serta Biasiswa akan ditamatkan serta-merta. 21 / 22
29.0 Polisi ini adalah tertakluk kepada undang-undang, dasar, pekeliling, peraturan atau garis panduan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. BAHAGIAN CUTI BELAJAR PEJABAT PENDAFTAR 2015 22 / 22