PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG NOMOR 3 TAHUN 1997 TENTANG PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II BADUNG Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang kearsipan maka dipandang perlu membentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung; b. bahwa sehubungan dengan huruf a tersebut diatas, maka dipandang perlu menetapkannya dengan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah- Daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-Daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32; Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 3. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang pokok pokok Pemerintahan di Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 38; Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3037);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1988 Nomor 10, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3373); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1992 tentang Penyelenggaraan Otonomi Daerah dengan Titik berat pada Daerah Tingkat II (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 77, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3487); 7. Keputusan Meteri Dalam Negeri Nomor 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi jabatan Arsiparis; 8. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis; 9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 1993 tentang Bentuk Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah Perubahan; 10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 97 Tahun 1993 tentang Pola Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah; 11. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten / Kotamadya Daerah Tingkat II;
12. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 1995 tentang Pembentukan 69 ( enam puluh sembilan ) Kantor Arsip Daerah Kabupaten / Kotamadya Daerah Tingkat II; 13. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Bali Nomor 688 Tahun 1995 tentang Pedoman Pembentukan, Susunan Organisasi Tata Kerja Kantor Arsip Kabupaten / Kotamadya Daerah Tingkat II se Bali. Dengan Persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung. MEMUTUSKAN Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG TENTANG PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : a. Daerah adalah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung;
b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung ; c. Bupati Kepala Daerah adalah Bupati Kepala Daerah Tingkat II Badung; d. Kantor Arsip adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung; e. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Arsip Kabupaten Daerah Tingkat II Badung; f. Kelompok Jabatan Fungsional adalah sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidangnya; BAB II PEMBENTUKAN Pasal 2 Dengan Peraturan Daerah ini dibentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kontor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung.
BAB III KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI Pasal 3 (1) Kantor Arsip adalah Unit Pelaksana Daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Bupati Kepala Daerah. (2) Kantor Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang melaksanakan tugasnya sehari hari secara administratif berada dibawah koordinasi Sekretaris Wilayah / Daerah Tingkat II Badung. (3) Kantor Arsip secara Teknis Fungsional kearsipan dibina oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Pasal 4 Kantor Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijakasanaan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangnan yang berlaku. Pasal 5 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 4, Kantor Arsip mempunyai fungsi :
a. penyusunan rencana dan program dibidang kearsipan Daerah berdasarkan kebijaksanan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku; b. pengumpulan dan pengelolaan arsip in aktif Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah; c. melakukan bimbingan kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan Pemeritah Daerah; d. melakukan penilaian dan penyerahan Arsip Statis Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai ketentuan peraturang perundang-undangan yang berlaku; e. melakukan urusan ketatausahaan; f. koordinasi merupakan segala usaha untuk mengadakan hubungan kerjasama atas dasar hubungan fungsional dengan Instansi/ unit Kerja terkait guna kelancaran pelaksanaan tugasnya; g. pengawasan merupakan segala usaha dan kegiatan untuk melaksanakan pengamanan pengendalian teknis atas pelaksanaan tugas pokok sesuai dengan perencanaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB IV SUSUNAN ORGANISASI Pasal 6 Susunan Organisasi Kantor Arsip terdiri dari : a. Kepala Kantor; b. Sub Bagian Tata Usaha; c. Seksi Program dan Pengembangan; d. Kelompok Jabatan Fungsional. Pasal 7 Bagan Susunan Organisasi Kantor Arsip sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Daerah ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Daerah ini. BAB V URAIAN TUGAS Bagian Pertama Kepala Kantor Pasal 8 (1) Kepala Kantor mempunyai tugas : a. menyusun rencana kebijaksanaan dibidang kearsipan dalam dalam rangka penetapan kebijaksanaan oleh Bupati Kepala Daerah;
b. merumuskan kebijaksanaan operasional dalam bidang kearsipan berdasarkan petunjuk petunjuk dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. mengkoordinasikan para bawahan dalam melaksanakan tugas agar terjalin hubungan kerja yang harmonis; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya; e. membimbing dan membina serta memberi petunjuk-petunjuk agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan yang diharapkan; f. menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan dalam peningkatan karier; g. mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan kegiatan kearsipan berdasarkan relisasi program kerja sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan dalam penyusunan program berikutnya; h. membuat laporan pelaksanaan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. (2) Kepala kantor dalam melaksanakan tugas berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Bupati Kepala Daerah.
Bagian Kedua Sub Bagian Tata Usaha Pasal 9 (1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas : a. mennyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku serta petunjuk atasan sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan; b. membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundangundangan yang berlaku; c. memberi petunjuk kepada bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan agar tercapai keserasian dan kebenaran kerja; d. menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai agar sesuai dengan rencana dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang ditetapkan sebagai bahan dalam peningkatan karier; e. melaksanakan urusan surat menyurat, perlengkapan rumah tangga, kepegawaian, keuangan, humas, penyusunan program, dan evaluasi Kantor Arsip;
f. melakukan pengelolaan administrasi, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan pemeliharaan; g. mengevaluasi hasil kegiatan Sub Bagian Tata Usaha secara keseluruhan; h. membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. (2) Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertangung jawab langsung kepada Kepala Kantor. Bagian Ketiga Seksi Program dan Pengembangan Pasal 10 (1) Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan seksi Program dan Pengembangan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas;
b. membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundangundangan yang berlaku; c. memberi petunjuk kepada bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku agar tercapai keserasian dan kebenaran kerja; d. menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai agar sesuai dengan rencana dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang ditetapkan sebagai bahan dalam peningkatan karier; e. melakukan penyusunan dan perencanaan kegiatan kearsipan, pengembangan pendidikan dan latihan serta kerjasama teknik kearsipan; f. melakukan penyusunan dan perencanaan kegiatan bimbingan kearsipan di Desa dan Kecamatan untuk para Arsiparis; g. melakukan penyusunan kerja dan pengembangan peningkatan profesionalisme Arsiparis melalui pendidikan dan latihan formal serta kedinasan; h. menyiapkan bahan kerjasama teknik jaringan informasi kearsipan dengan lembaga / badan arsip didalam dan di luar negeri; i. menyiapkan bahan untuk melaksanakan tugas kelompok Arsiparis;
j. mengevaluasi hasil kegiatan Seksi Program dan Pengembangan secara keseluruhan; k. membuat laporan pelaksanaan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; l. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. (2) Seksi Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor. Bagian Keempat Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 11 (1) Kelompok Jabatan Fungsional dilingkungan Kantor Arsip mempunyai tugas melakukan kegiatan Teknis kearsipan dalam menunjang tugas pokok Kantor di bidang keahliannya masingmasing; (2) Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis mempunyai tugas mengembangkan, mengolah dan melakukan laporan kearsipan, menilai dan menyeleksi arsip serta melakukan pemasyarakatan kearsipan dan pengembangan profesi.
Pasal 12 (1) Kelompok Jabatan fungsioanal sebagaimana tersebut pada pasal 11 ayat (1) terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang kehalian dan kebutuhan. (2) Setiap kelompok tersebut ayat (1) di pimpin oleh seorang Tenaga Fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Kantor dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Kantor. (3) Jumlah Tenaga Fungsional di tentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja. (4) Jenis dan tunjangan Jabatan Fungsional pada ayat (1) sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (5) Pembinaan terhadap Tenaga Fungsional dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BAB VI TATA KERJA Pasal 13 (1) Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian,Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional wajib
menetapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing. (2) Kepala Kantor dalam melaksanakan tugasnya melakukan koordinasi vertikal dan horizontal dengan instansi terkait baik Pusat maupun Daerah. Pasal 14 Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan apa bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah- langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 15 (1) Setiap pimpinan satuan Organisasi dalam lingkungan Kantor Arsip bertanggungjawab, memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya; (2) Setiap pimpinan satuan Organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya; (3) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan Organisasi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk-petunjuk kepada bawahan.
BAB VII KEPEGAWAIAN Pasal 16 (1) Kepala Kantor diangkat dan diberhentikan oleh Bupati Kepala Daerah. (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi diangkat dan oleh diberhentikan oleh Bupati Kepala Daerah atas usul Kepala Kantor. (3) Jenis dan Jejang Jabatan Fungsional di lingkungan kantor Arsip diangkat dan diberhentikan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Pasal 17 Jenjang Pengangkatan dan susunan kepegawaian Kantor Arsip diatur berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. BAB VIII PEMBIAYAAN Pasal 18 Segala pembiayaan untuk kegiatan Kantor Arsip dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung serta Subsidi atau bantuan dari Pemerintah atasan dan Lembaga lain yang sah.
BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 19 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung. Di tetapkan di : Denpasar Pada Tanggal : 19 Maret 1997 DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II BADUNG BADUNG K E T U A, ttd. ttd. I G.B. ALIT PUTRA I KETUT GARGA Disahkan Oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Bali dengan Keputusan Tanggal 27 7 1997 Nomor 427 Tahun 1997 Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung Nomor : 47 Tanggal : 12 8 1997 Seri : D Nomor : 41
Sekretaris Wilayah / Daerah Tingkat II Badung T.T.D Drs. Ida bagus Yudara Pidada Pembina Utama Muda NIP. 010045843
PENJELASAN ATAS PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG NOMOR 3 TAHUN 1997 TENTANG PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG I. UMUM Bahwa dalam rangka peningkatan dan kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan Pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna maka dipandang perlu membentuk Kantor Arsip Kabupaten Daerah Tingkat II Badung. Sehubungan dengan hal tersebut diatas dengan pedoman pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 1995 tentang Pembentukan 69 ( enam puluh sembilan ) kantor Arsip Daerah / Katomadya Daerah Tingkat II Badung tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Badung. II. PASAL DEMI PASAL Pasal 1 : Cukup Jelas Pasal 2 : Cukup Jelas Pasal 3 : Cukup Jelas Pasal 4 : Cukup Jelas Pasal 5 : Cukup Jelas Pasal 6 : Cukup Jelas Pasal 7 : Cukup Jelas Pasal 8 : Cukup Jelas Pasal 9 : Cukup Jelas Pasal 10 : Cukup Jelas Pasal 11 : Cukup Jelas Pasal 12 : Cukup Jelas
Pasal 13 : Cukup Jelas Pasal 14 : Cukup Jelas Pasal 15 : Cukup Jelas Pasal 16 : Cukup Jelas Pasal 17 : Cukup Jelas Pasal 18 : Cukup Jelas Pasal 19 : Cukup Jelas
LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG TANGGAL 19 MARET 1997 NOMOR 3 TAHUN 1997 TENTANG PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG. BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG K E P A L A K A N T O R SUB BAGIAN TATA USAHA S E K S I PROGRAM DAN PENGEBANGAN K E L O M P O K JABATAN FUNGSIONAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II BADUNG K E T U A, BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II BADUNG ttd. ttd. I G.B. ALIT PUTRA I KETUT GARGA
Disahkan oleh : Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Bali Dengan Keputusan Tanggal 25-7-1977 Nomor 427 Tahun 1997