1
ISI KANDUNGAN 1. TUJUAN 2. SKOP 3. MANUAL PENGGUNA 2
1. TUJUAN Manual Pengguna ini bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah menggunakan aplikasi atas talian bagi sistem PENDAFTARAN PEMBEKAL, Universiti Malaysia Sabah. 2. SKOP Skop Manual Pengguna dalam Pendaftaran Pembekal secara atas talian (online) ini melibatkan :- a. Pendaftaran Pembekal Baru b. Log Masuk Pembekal Berdaftar c. Permohonan Kemaskini Maklumat Pembekal 3
3. MANUAL PENGGUNAAN SISTEM A. PRA PENDAFTARAN PEMBEKAL BARU LANGKAH-LANGKAH:- 1. Layari laman rasmi iperolehan-pendaftaran Pembekal iaitu http://bendahari.ums.edu.my/idaftar/ 4
LANGKAH 2. Klik Daftar Pembekal Gambarajah 3.1 Laman Utama Sistem 5
Skrin Daftar Pembekal Baru dipaparkan seperti gambarajah 3.2 di bawah:- LANGKAH 3. Klik butang X Gambarajah 3.2 Skrin Pendaftaran Pembekal Baru **Sila baca panduan pendaftaran yang dipaparkan. 6
LANGKAH 4 LANGKAH 5 LANGKAH 6 LANGKAH 7 LANGKAH 4 Masukkan nama syarikat. Sekiranya mesej tertera Nama Syarikat telah berdaftar, anda perlu memasukkan no pendaftaran syarikat bagi mengesahkan syarikat anda telah berdaftar atau belum dengan pihak UMS. LANGKAH 5 Masukkan no pendaftaran syarikat. Sekiranya no pendaftaran syarikat telah ada dalam rekod UMS, anda tidak layak untuk membuat pendaftaran baru. Langkah 6 akan diabaikan. LANGKAH 6 Sekiranya maklumat dalam LANGKAH 5 tiada dalam rekod, sila masukkan maklumat :- o o o o o o o Tarikh penubuhan Taraf Pembekal Jenis Syarikat Nama Bank bagi akaun syarikat No Akaun bagi syarikat No Cukai Pendapatan Emel Syarikat (Sila pastikan emel syarikat anda adalah sah bagi memudahkan pihak anda mendapat maklumat semasa berkaitan status pendaftaran syarikat anda ) 7
LANGKAH 7 Klik butang DAFTAR untuk daftar/hantar maklumat pra pendaftaran syarikat anda. Klik butang PADAM untuk kosongkan semula ruangan. Klik butang KELUAR untuk batal pendaftaran. 8
Sekiranya maklumat Berjaya dihantar melalui LANGKAH 7, skrin seperti gambarajah 3.3 akan dipaparkan untuk memaklumkan Pembekal hanya mempunyai tempoh 7 Hari untuk melengkapkan proses pendaftaran. LANGKAH 8 Kemudian klik butang OK. LANGKAH 8 Gambarjah 3.3 Pop Up Mesej 9
XXXXXXX XXXXXXX LANGKAH 9 LANGKAH 10 Gambarjah 3.4 Skrin Maklumat Berjaya Disimpan dan dihantar 10
LANGKAH 9 Sila gunakan Login ID dan Katalaluan yang tertera dalam gambarajah atas untuk masuk ke sistem bagi melengkapkan proses pendaftaran pembekal. LANGKAH 10 Klik butang KLIK DI SINI untuk meneruskan proses pendaftaran. 11
B. LOG MASUK PEMBEKAL BERDAFTAR LANGKAH- LANGKAH: 11 Gambarajah 3.5 Laman Login LANGKAH 11 Masukkan id dan katalaluan yang diberi dalam LANGKAH 9 untuk melengkapkan proses pendaftaran. 12
LANGKAH 12 LANGKAH 13 LANGKAH 15 LANGKAH 16 LANGKAH 17 LANGKAH 18 LANGKAH 19 Gambarajah 3.6 Menu Portal Pembekal 13
12b Gambarajah 3.8a Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi ) LANGKAH 12 : MAKLUMAT SYARIKAT [Rujuk Gambarajah 3.8a dan 3.8b ] 12a. Terdapat 2 bahagian mpaparan maklumat iaitu MAKLUMAT ASAS SYARIKAT dan MAKLUMAT PEGAWAI PERHUBUNGAN. 12b. Klik ikon/pautan u n t u k m e l e n g k a p d a n m e n g e m a s k i n i m a k l u m a t s y a r i k a t s e p e r t i p a p a r a n pada gambarajah 3.8b. 1 2 c. P e m b e k a l d i b e n a r k a n K e m a s k i n i m a k l u m a t k a t a l a l u a n d a n m a k l u m a t a s a s 1 2 d. I s i k a n m a k l u m a t p e g a w a i a t a u o r a n g p e r h u b u n g a n s y a r i k a t d e n g a n l e n g k a p 1 2 e. K l i k b u t a n g K E M A S K I N I u n t u k s i m p a n m a k l u m a t y a n g d i i s i. 14
12c 12d 12e Gambarajah 3.8b Paparan Maklumat Syarikat (Wajib untuk diisi ) 15
13a 13c 13d 13e Gambarajah 3.9 Skrin Daftar Maklumat Alamat (Wajib Di Isi) LANGKAH 13 : MAKLUMAT ALAMAT [Rujuk gambarajah 3.9] 13a. Pilih jenis alamat ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP. 13b. Isikan maklumat dengan lengkap. Emel syarikat tidak dibenarkan ubah disebabkan emel tersebut telah didaftarkan semasa pra pendaftaran. 13c. Klik butang Simpan 13d. Klik butang Padam untuk mengosongkan semula maklumat. 13e. Maklumat alamat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan dalam jadual. 13f. Setelah PEMBEKAL Berjaya menyimpan maklumat ALAMAT BERDAFTAR/UTAMA/TETAP, PEMBEKAL dibenarkan menyimpan maklumat alamat yang lain iaitu ALAMAT SURAT MENYURAT dan ALAMAT CAWANGAN. 13g. Proses mengisi maklumat sama seperti dari 13a hingga 13d. 13h. Untuk kemaskini semula maklumat alamat, klik ikon pada bahagian Action dalam jadual. Untuk buang maklumat alamat, klik ikon 16
LANGKAH 14: MAKLUMAT AHLI ( Nota: Wajib untuk diisi) 14a. PEMBEKAL perlu pilih pangkat ahli dan kemudian masukkan maklumat lain disetiap ruang yang disediakan. (Rujuk gambarajah 3.10) 14b. Jika jenis syarikat adalah ENTERPRISE, maka PEMBEKAL hanya dibenarkan untuk mengisi maklumat bagi seorang ahli sahaja iaitu PEMILIK. (Nota: Petak Pangkat Ahli, Nama Ahli, No Kad Pengenalan, Alamat dan No Telefon adalah wajib untuk diisi) 14c. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang diisi. 14d. Klik butang Padam untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi. 14e. Untuk kemaskini semula maklumat ahli, klik ikon dalam jadual. Untuk buang maklumat ahli, klik ikon. 17
Gambarajah 3.10 Skrin Daftar Maklumat Ahli Syarikat (Wajib Diisi jika jenis syarikat bukan KEPUNYAAN PERSEORANGAN) 18
LANGKAH 15: MAKLUMAT SIJIL ( Rujuk gambarajah 3.11a, 3.11b) 15a. Pilih jenis sijil. 15b. Seterusnya masukkan maklumat yang berkaitan dengan jenis sijil yang dipilih. 15c. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat sijil yang diisi. 15d. Maklumat sijil yang berjaya disimpan akan dipaparkan di bahagian jadual. 17e. Klik butang Padam untuk mengosongkan maklumat sijil yang telah diisi. 15f. Untuk kemaskini maklumat setiap sijil yang telah disimpan, klik ikon 15g. Untuk buang maklumat setiap sijil, klik ikon Buang Maklumat 15h. Untuk tambah kod bidang setiap sijil, klik ikon Tambah Bidang Sijil 15i. Bagi menambah kod bidang sijil (Rujuk gambarajah 3.11b), pilih kod data yang ingin dimasukkan dan kemudian klik butang Tambah Bidang. 15a 15b 15c 15d 15h Gambarajah 3.11a Daftar Maklumat Sijil 19
15i Gambarajah 3.11b Daftar Maklumat Kod Bidang Sijil 20
LANGKAH 16: MAKLUMAT KEWANGAN [Rujuk gambarajah 3.12a dan 3.12b] 16a. Klik u n t u k m e l e n g k a p k a n m a k l u m a t a k a u n s y a r i k a t. N a m a b a n k d a n n o a k a u n y a n g d i n y a t a k a n d a l a m j a d u a l a d a l a h b e r d a s a r k a n m a k l u m a t p r a p e n d a f t a r a n. 16b. Isikan semua maklumat dengan lengkap. 16c. Seterusnya, Klik butang Simpan untuk daftar maklumat kewangan syarikat. 1 6 d. Klik ikon untuk buang maklumat kewangan yang telah disimpan. 16a 16d Gambarajah 3.12a Jadual Maklumat Kewangan 16b 16c Gambarajah 3.12b Paparan kemaskini maklumat kewangan 21
LANGKAH 17: AKUAN SETUJU EFT [Rujuk gambarajah 3.13] 17a. Klik petak setuju terima 17b. Klik butang SIMPAN untuk hantar setuju terima EFT 17a 17b Gambarajah 3.13 Paparan Akuan Setuju EFT 22
LANGKAH 18: MUAT NAIK DOKUMEN [Rujuk gambarajah 3.13a dan 3.13b] (Nota: Dokumen iringan yang disenaraikan adalah berdasarkan maklumat-maklumat yang telah didaftarkan oleh PEMBEKAL. PEMBEKAL boleh membuat pilihan samada untuk muat naik atau tidak.) (Nota : Dokumen yang sah diterima untuk proses muat naik hanya berformat.pdf) 18a. Klik link MUAT NAIK 18b. klik butang CHOOSE FILE untuk memasukkan salinan dokumen yang berkaitan. 18c. Setelah memilih dokumen yang dikehendaki, PEMBEKAL perlu klik butang MUAT NAIK untuk menyimpan salinan dokumen tersebut. 18d. Klik butang Kembali untuk ke paparan gambarajah 3.13a. 18a Gambarajah 3.13a Skrin Muat Naik Dokumen 18c 18b 18d Gambarajah 3.13b Skrin Memasukkan Dokumen Muat Naik 23
LANGKAH 19: PENGESAHAN DAFTAR [Rujuk gambarajah 3.14a, 3.14b, 3.14c, 3.14d dan 3.14e] i. Merujuk gambarajah 3.14a, dipaparkan SENARAI SEMAK PENGISIAN MAKLUMAT SYARIKAT dan SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN. ii. Bagi SENARAI SEMAK MUAT NAIK DOKUMEN, dokumen yang telah dimuat naik akan berstatus UPLOADED dan jika tiada muat naik dilakukan, maka status MUAT NAIK akan dipaparkan. iii. Merujuk gambarajah 3.14b, PEMBEKAL boleh klik butang SAHKAN PENDAFTARAN sekiranya semua maklumat yang wajib diisi telah berstatus LENGKAP. (Nota: Butang SAHKAN PENDAFTARAN tidak akan dipaparkan sekiranya terdapat maklumat syarikat yang wajib diisi masih yang berstatus TIDAK LENGKAP) iv. Kemudian, satu mesej box akan dikeluarkan bagi mengesahkan PEMBEKAL ingin menghantar permohonan pendaftaran untuk diproses oleh pihak UMS (rujuk gambarajah 3.14c). Klik butang OK untuk menghantar permohonan pendaftaran baru. v. Sekali lagi satu Mesej Box berkaitan Permohonan Pendaftaran Telah Diterima (rujuk gambarajah 3.14d) akan dipaparkan. Klik butang OK untuk proses yang seterusnya. vi. Proses akhir, PEMBEKAL wajib mencetak slip maklumat yang tersenarai untuk dihantar kepada pihak UMS (rujuk 3.14e) 24
Gambarajah 3.14a Skrin Senarai Semak Gambarajah 3.14b Skrin Sahkan Pendaftaran 25
Gambarajah 3.14c Mesej Box Pengesahan Hantar Permohonan Pendaftaran Gambarajah 3.14d Mesej Box Permohonan Diterima Gambarajah 3.14e Paparan Pendaftaran Telah DiSahkan 26
MAKLUMAT TAMBAHAN Mesej Laman Utama Keluar Gambarajah 3.15 menu tambahan Help Laman Utama Help Mesej Keluar = Link ke halaman utama portal pembekal = Merujuk nama pegawai perolehan untuk bantuan teknikal = Paparan mesej untuk pembekal = Keluar dari system. 27
C. PERMOHONAN KEMASKINI MAKLUMAT PEMBEKAL (Nota : No Pembekal sebagai ID login dan ID Saga sebagai katalaluan untuk Login Sistem) LANGKAH- LANGKAH:- i. Gambarajah 3.15 merupakan paparan laman utama bagi pembekal/kontraktor yang telah sah berdaftar dengan pihak UMS. Untuk membuat permohonan kemaskini, Gambarajah 3.15 Skrin Utama PEMBEKAL SAH BERDAFTAR 28
Klik pautan Permohonan Kemaskini di bahagian menu sebelah kiri. Paparan pautan Permohonan Kemaskini adalah seperti gambarajah 3.16a dan gambarajah 3.16b dibawah. Gambarajah 3.16a Skrin Pengesahan Mohon Kemaskini 29
Gambarajah 3.16b Skrin Pautan Untuk Kemaskini Maklumat ii. Berdasarkan gambarajah 3.16a, sila klik YA jika pembekal ingin membuat permohonan kemaskini. Kemudian, setelah sah diterima, klik pautan << SINI >> (Rujuk gambarajah 3.16b) untuk mula mengisi maklumat kemaskini yang diingini. Paparan pengisian maklumat kemaskini, sila rujuk gambarajah 3.17 di bawah. 30
c A B D E Gambarajah 3.17 Skrin Pengesahan Permohonan Kemaskini iii. Merujuk gambarajah 3.17 di atas, simbol A merupakan senarai tab menu. Sila klik ikon dan untuk melihat senarai tab menu yang ada. Penerangan setiap tab adalah seperti jadual 1.0 di bawah:- 31
Jadual 1.0 Penerangan Tab Menu Nama Tab Skrin Penerangan 1. Pengesahan Permohonan Kemaskini Rujuk gambarajah 3.17 32
2. Kemaskini Maklumat Asas Syarikat Rujuk gambarajah 3.18 3. Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan Rujuk gambarajah 3.19 33
4. Kemaskini Maklumat Alamat Rujuk gambarajah 3.20 5. Kemaskini Maklumat Ahli Syarikat Rujuk gambarajah 3.21 6. Kemaskini Maklumat Kewangan Rujuk gambarajah 3.22 7. Kemaskini Sijil PMS Rujuk gambarajah 3.23 34
8. Kemaskini Sijil PKK Rujuk gambarajah 3.24 9. Kemaskini Sijil CIDB Rujuk gambarajah 3.25 35
Gambarajah 3.18 Skrin Kemaskini Maklumat Asas Syarikat Gambarajah 3.19 Skrin Kemaskini Maklumat Pegawai Perhubungan 36
Gambarajah 3.20 Skrin Kemaskini Maklumat Alamat Syarikat Gambarajah 3.21 Skrin Kemaskini Maklumat Ahli Syarikat 37
Gambarajah 3.22 Skrin Kemaskini Maklumat Kewangan Gambarajah 3.23 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PMS 38
Gambarajah 3.24 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil PUKONSA 39
Gambarajah 3.25 Skrin Kemaskini Maklumat Sijil CIDB Gambarajah 3.26 Pop Up Mesej Pengesahan Permohonan Kemaskini iv. Berdasarkan gambarajah 3.26 di atas, skrin tersebut akan dipaparkan setelah pembekal klik butang SAHKAN PERMOHONAN KEMASKINI untuk menghantar dan mengesahkan permohonan kemaskini yang dibuat. (Rujuk gambarajah 3.17) 40
v. Kemudian, klik semula pautan PERMOHONAN KEMASKINI pada menu sebelah kiri dan paparan terbaru berkaitan status semasa permohonan kemaskini pembekal akan dijana. (rujuk gambarajah 3.27) Gambarajah 3.27 Skrin Status Semasa Permohonan Kemaskini vi. Seterusnya, pembekal perlu klik ikon Cetak Slip Permohonan untuk mencetak slip. Slip permohonan kemaskini ini perlu dihantar bersama-sama dokumen yang dinyatakan dalam slip kepada pihak Perolehan UMS sebelum tarikh akhir penghantaran slip berakhir (Rujuk gambarajah 3.27) 41