IV. PEMODELAN SISTEM A. ASUMSI PERHITUNGAN MODEL Perencanaan penjadwalan produksi menggunakan beberapa asumsi, asumsi-asumsi ini merupakan hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan produksi secara keseluruhan. Asumsi-asumsi yang digunakan antara lain : 1. Ruang lingkup penjadwalan hanya pada lini produk jeli drink dalam rentang bulan Januari - Maret 2008. 2. Perhitungan hal-hal yang terdapat dalam model antara lain : waktu pemesanan, jumlah pesanan, jenis produk, waktu proses, keterlambatan dan jumlah kebutuhan batch. 3. Mesin-mesin dan fasilitas dalam proses produksi diasumsikan tidak terdapat gangguan. 4. Penjadwalan dilakukan dalam periode mingguan. 5. Mesin yang digunakan adalah dua buah mesin. 6. Tenaga kerja selalu tersedia. Bahan material tidak ada yang mengalami keterlambatan pada lantai produksi. 7. Model ini dapat berfungsi dengan baik apabila diintegrasikan secara on line antara departemen produksi, purchasing, PPIC dan bagian gudang material. B. KONFIGURASI MODEL Model penjadwalan produksi untuk produk jeli yang diberi nama TRIMS 1.0 (Triteguh Manunggal Sejati Production Schedule 1.0), merupakan program aplikasi yang berguna untuk membantu proses penjadwalan produksi. TRIMS PS 1.0 dirancang untuk membantu pihak yang terkait dalam mengambil keputusan penjadwalan produksi, dimulai dari persediaan produk jadi, jumlah produk yang akan diproduksi, jumlah kebutuhan material, pengecekan material, jumlah kebutuhan batch produksi, serta pengurutan penjadwalan produk. 15
TRIMS 1.0 terdiri dari sistem manajemen tabel data,sistem manajemen basis model dan sistem manajemen dialog. Pengembangan model TRIMS 1.0 menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 untuk pengembangan sistem, Microsoft Office Access 2003 untuk pengembangan tabel datanya dan Adobe Photoshop untuk pengembangan user interface. C. RANCANGAN MODEL Untuk membantu proses perencanaan produksi, dikembangkan model penjadwalan dan model perhitungan kebutuhan material. Model penjadwalan produksi digunakan untuk mempermudah pengembilan keputusan mengenai urutan prioritas pengerjaan pesanan yang akan dilaksanakan pada bagian produksi sehingga dapat meminimalkan waktu aliar rata-rata dan keterlambatan. Proses produksi jeli ditentukan oleh ketersediaan bahan baku dan bahan kemasan. Pada penelitian ini hanya bahan kemasan yang diperhitungkan dalam penjadwalan. Proses produksi jeli akan dilaksanakan apabila persediaan material terpenuhi. Jika jumlah persediaan material tidak cukup maka penjadwalan akan dilaksanakan ketika bahan material tersebut tersedia. Keluaran dari model ini akan digunakan untuk menentukan kelayakan suatu produk untuk diproduksi. TRIMS 1.0 memiliki 12 tabel data utama dalam sistem yaitu tabel data pesanan, tabel data persediaan produk jadi, tabel data persediaan material, tabel data kebutuhan batch produksi, tabel data input penjadwalan, selain tabel data terdapat juga basis model, yaitu model persediaan produk jadi, model kebutuhan material, model produksi, model kebutuhan batch produksi serta model penjadwalan. 16
a. Kerangka Model Basis model merupakan fasilitas yang digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan yang berisi formulasi matematis sebagai alat perhitungan. Basis model ini memiliki keterkaitan dalam menganalisa data yang dimasukkan maupun yang terdapat pada tabel data pada penentuan perencanaan perusahaan. Basis model yang dikembangkan yaitu model persediaan, model kebutuhan, model penjadwalan produksi, model kebutuhan, dan model penjadwalan. 1. Model Persediaan Model persediaan produk jadi digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan produk jadi pada saat ini. Model persediaan dihitung berdasarkan jumlah persediaan masuk dan persediaan keluar. Input dari model yaitu data jumlah persediaan awal, jumlah persediaan masuk, serta jumlah persediaan keluar. Adapun rumus perhitungan yang digunakan pada model ini adalah sebagai berikut : Total Persediaan = persediaan awal + jumlah produk Masuk - jumlah produk Keluar Output dari model ini berupa jumlah total persediaan akhir yang akan menjadi acuan dalam menentukan jumlah produk yang akan diproduksi. Hasil dari perhitungan akan disimpan pada tabel data persediaan produk. Diagram alir deskriptif model persediaan dapat dilihat pada Gambar dibawah ini. 17
Gambar 5. Diagram Alir Deskriptif Model Persediaan Produk Jadi 2. Model Produksi Model produksi ini digunakan untuk mengetahui kekurangan jumlah produk yang akan diproduksi. Perhitungan model ini berdasarkan jumlah pesanan dikurangi jumlah persediaan. Input yang digunakan dalam model produksi adalah jumlah pesanan (order) yang datang pada minggu ini, jumlah pesediaan produk jadi satu minggu sebelumnya, jenis produk yang akan diproduksi. Input model yaitu data jumlah order menggunakan masukan dari tabel data order. Output yang dihasilkan berupa jumlah produk yang akan diproduksi. Hasil model akan disimpan pada tabel data produksi. Informasi ini berguna digunakan dalam perhitungan model- 18
model kebutuhan material dan kebutuhan batch. Diagram alir deskriptif model produksi ini dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 6. Diagram alir deskriptif model order produksi 3. Model Kebutuhan Model kebutuhan ini terdiri dari dua sub model, yaitu sub model kebutuhan material dengan sub model kebutuhan batch produksi. Sub model kebutuhan material ini bertujuan untuk menghitung jumlah material yang dibutuhkan untuk tiap pesanan pada proses produksi. Model kebutuhan dihitung berdasarkan jumlah produk yang diproduksi dibagi dengan besarnya nilai konversi masing-masing material. Informasi kebutuhan material ini berguna bagi depatemen PPIC dan departemen pembelian untuk menentukan jumlah material yang harus disediakan pada periode minggu depan. 19
Input yang digunakan pada sub model kebutuhan material adalah jumlah produksi. Input menggunakan data jumlah produksi yang berasal dari model produksi dan nilai konversi yang berasal dari tabel data konversi. Output yang dihasilkan berupa jumlah kebutuhan material cup, seal, sedotan dan karton. Hasil model disimpan pada tabel data kebutuhan material. Informasi ini berguna dalam menentukan jumlah material penunjang yang akan dipesan oleh departemen pembelian. Model penghitungan yang digunakan yaitu : Satu dus jeli drink berisi 24 unit, untuk memproduksi satu dus jeli drink memerlukan 24 unit cup, 24 seal, satu pak sedotan dan satu pcs karton. Penyebut pada perhitungan pembagian ini berasal dari tabel data nilai konversi. Perhitungan kebutuhan material adalah sebagai berikut : Cup : Jumlah produk diproduksi (Dus) x 24 cup / 2250 cup (tiap dus) Seal: Jumlah produk diproduksi (Dus) / 1740 cup (tiap roll) Sedotan: Jumlah produk diproduksi (Dus) / 400 unit (tiap Pak) Karton: Jumlah produk diproduksi (Dus) / 1 pcs Diagram alir deskriptif model kebutuhan material dapat dilihat pada Gambar 7 dibawah ini. 20
Mulai o o Input : nama Produk Jumlah Diproduksi Sub Model : Kebutuhan Material Panggil Database : Nilai Konversi Jml produksi Output: Jumlah Material yang dibutuhkan: o Cup (Dus) o Seal (Roll) o Karton (psc) o Sedotan(Ball) Ya Cukup Tidak Pesan Material Selesai Gambar 7. Diagram alir deskriptif sub model kebutuhan material Sub model kebutuhan batch berguna untuk menentukan waktu proses produksi setiap pesanan. Model ini mempertimbangkan kapasitas setiap batch dan waktu alir proses. Hasil dari kebutuhan batch produksi ini menjadi acuan untuk pada model penjadwalan produksi. Input model menggunakan data yang berasal dari tabel data produksi yaitu data jumlah produksi. Input dari model ini adalah jumlah produksi, kapasitas (volume) batch produksi dan waktu laju alir proses. Output dari model ini adalah banyaknya jumlah batch yang akan diproduksi dan total waktu yang untuk produksi. 21
Adapun perhitungan penentuan kebutuhan batch ini adalah sebagai berikut : Perhitungan kebutuhan batch produksi adalah sebagai berikut Jumlah diproduksi (Dus) : Kapasitas per Batch (Dus) Perhitungan waktu proses produksi adalah sebagai berikut Total waktu proses = Jumlah kebutuhan batch x waktu alir proses (Hari) (menit), setelah itu dikonversi ke dalam hari. Diagram alir deskriptif model penjadwalan produksi dapat dilihat pada Gambar 9. Gambar 8. Diagram alir deskriptif model kebutuhan batch 4. Model Penjadwalan Produksi Model penjadwalan produksi digunakan untuk menghasilkan suatu jadwal produksi berdasarkan batas waktu (due date). Model ini menekankan prioritas pengurutan pengerjaan pesanan yang akan masuk kedalam dua mesin yaitu 22
mesin JB 3 dan JB 4. Mesin-mesin ini disusun secara paralel dengan aliran proses yang identik. Permasalahan yang terjadi adalah bagaimana menentukan urutan produk yang harus diproduksi terlebih dahulu kedalam kedua mesin tersebut. Kesulitan masalah pengurutan ditentukan oleh tipe atau kondisi sistem produksi. Metode yang digunakan pada model ini yaitu metode pengurutan (sequencing) karena sistem produksi yang bersifat kontinyu. Teknik pengurutan ini dilakukan pada n produk dan pada m mesin. Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada Gambar dibawah ini. Produk Gambar 9. Penjadwalan produksi dengan n produk dan m mesin Teknik yang digunakan dalam pengurutan penjadwalan ini terdiri dari tiga macam, yaitu : 1. Teknik Shortest Processing Time (SPT) dimana pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan terpendek akan dikerjakan terlebih dahulu. 2. Teknik Longest Processing Time (LPT) dimana pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan terpanjang akan dikerjakan terlebih dahulu. 3. Teknik Critical Ratio (CR) memberikan prioritas pada pekerjaan yang harus dilakukan agar tepat jadwal. Adapun rumus perhitungan CR dapat adalah sebagai berikut. 23
Menurut Machfud (1999), aturan SPT (Shortest Processing Time), merupakan aturan yang baik untuk menyelesaikan masalah penjadwalan produksi untuk n produk dengan m mesin paralel untuk mendapatkan rata-rata waktu penyelesaian produk, yang dihitung dengan rumus: Fs = n 1 Pi( n 1 1) n 1 i Keterangan : Fs = waktu alir rata-rata Pi = waktu Proses (i = 1, 2,, n) n = Banyaknnya pesanan Aturan LPT dapat digunakan pula untuk meminimumkan waktu penyelesaian produk (Makespan) dan rata-rata waktu alir (mean flow time). Model penjadwalan digunakan untuk mengetahui kapan urutan produk dapat diproses. Penjadwalan didapat setelah melakukan penentuan terhadap tgl produksi dan penempatan produk pada mesin. Model menggunakan masukkan dari tabel data kebutuhan batch dan tabel data mesin dan teknik. Dimana pada model penjadwalan dikelompokkan berdasarkan waktu mulai periode produksi. Keluaran dari hasil berupa jadwal produksi harian berdasarkan teknik dan mesin. Diagram alir deskriptif penjadwalan produksi dapat dillihat padagambar 10. 24
Gambar 10. Diagram alir deskriptif model penjadwalan produksi 25
b. Struktur basis data Basis data adalah kumpulan dari struktur record atau data yang disimpan dalam sistem komputer (Conolly dan Begg, 2002). Basis data pada model terdiri atas beberapa tabel. Tabel data berfungsi sebagai pemasukan, penghapusan, penyimpanan, pengolahan, pengorganisasian, pemanggilan, penyedia data serta sebagai masukan dalam model penjadwalan produksi. Tabel data dalam model program TRIMS PS 1.0 menggunakan Microsoft Access 2003 untuk pengolahan tabel data. Manajemen tabel data pada program aplikasi TRIMS PS 1.0 mempunyai fasilitas dalam memanipulasi data seperti input, edit, simpan, hapus serta mencetak hasil penjadwalan. Model TRIM PS 1.0 disusun atas basis data dan basis model. Basis data yang digunakan dalam pengembangan program TRIM PS 1.0 terdiri atas tabel-tabel data yaitu tabel data produk, order, produksi, persediaan produk, persediaan material, kebutuhan batch, kebutuhan material, pesan material, konversi, mesin dan teknik. Dibawah ini merupakan diagram keterkaitan antar tabel (entity relationship diagram) dalam program TRIMS PS 1.0. 26
persediaan produk Produk Kode Nm produk deskripsi nm produk J ml_prod order IDorder tgl order nm produk jumlah order minggu bulan tahun due date Jml_Ordr IDPrsProd jumlah awal jumlah masuk jumlah keluar total persediaan T otl_prs produksi kode produk NmProd jumlah produksi konversi IDKonversi Nm Mat Nilai Knvrs Nil ai _Konvrs persediaan material IDPrsMat jumlah persediaan Nm Mat Nm_mat pesan material IDPsnMat Nm Mat jumlah material tgl pesan tgl datang kap_mesi n mesin ID mesin deskripsi batch produksi IDBatch Tgl Prod tgl cek Nm Prod Jml batch waktu proses jml _batch nm_teknik teknik ID teknik deskripsi J ml_prod kebutuhan material IDBthMat jumlah kebutuhan Nm Prod penjadwalan IDJadwal mulai selesai terlambat FlowTime tgl_dtg Gambar 11. Entity Relationship TRIMS PS 1.0 Tabel data penyusun program dibagi menjadi dua yaitu tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master terdiri atas tabel data produk, nilai konversi, mesin dan teknik. Untuk tabel data transaksi terdiri atas tabel data order, tabel data produksi, tabel data persediaan produk, tabel data persediaan material, tabel data kebutuhan batch, tabel data kebutuhan material, pesan material. Uraian tabel data adalah sebagai berikut : 1. Tabel data produk Tabel data produk merupakan tabel data yang berisi informasi jenis produk yang diproduksi oleh PT. TRMS. Tabel data ini bersifat tetap tetapi dapat diubah apabila terdapat perubahan pada perusahaan. Sistem tabel data ini dirancang untuk memungkinkan pengguna melakukan penambahan data ataupun pengurangan data, sehingga data terus disesuaikan dengan keperluan perusahaan. 27
2. Tabel data pesanan Tabel data pesanan merupakan tabel data yang berhubungan dengan pesanan dimana meliputi nama produk, jumlah pesanan (order), waktu berlaku order (tahun,bulan,minggu), jumlah order, jumlah produk produksi serta due date (batas waktu). Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan serta perubahan. 3. Tabel data persediaan produk jadi Tabel data persediaan produk jadi berisi laporan keluar dan masuk produk jadi digudang. Informasi pada tabel data persediaan produk jadi meliputi nama bulan, tahun, minggu, jenis produk, jumlah persediaan awal, jumlah masuk, jumlah barang yang keluar serta total persediaan. Total persediaan merupakan hasil perhitungan dari model persediaan produk jadi. Total persediaan ini dapat diakses pada model order produksi dan menjadi masukkan pula pada tabel data pesanan. 4. Tabel data produksi Tabel data produksi terdiri atas nama produk, jumlah persediaan, jumlah order dan jumlah produksi. Jumlah produksi dapat diakses pada model kebutuhan batch dan merupakan masukan dalam model tersebut, sedangkan data persediaan produk jadi berasal dari tabel data persediaan produk jadi. Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan serta perubahan. 5. Tabel data konversi Tabel data konversi berisikan informasi mengenai jumlah nilai konversi yang berguna sebagai masukan dalam model kebutuhan material. Tabel data ini berupa nama produk, nilai konversi material dan nama material. Tabel data ini bersifat tetap dan digunakan sebagai masukan dalam model kebutuhan material. 28
Tabel data ini diubah apabila terdapat perubahan nilai konversi yang digunakan oleh perusahaan. 6. Tabel data kebutuhan material Tabel data kebutuhan material merupakan tabel data yang digunakan untuk mengetahui jumlah banyak material yang diperlukan untuk melakukan suatu penjadwalan produk. Tabel data ini dapat diakses pada menu order produksi. Tabel data kebutuhan material terdiri atas nama produk, nama material dan jumlah persediaan. Tabel data ini berfungsi sebagai tabel data transaksi. Walaupun tidak digunakan pada basis model, tabel data ini berguna pada saat pengecekan material. 7. Tabel data persediaan material Tabel data persediaan material merupakan tabel data yang berhubungan dengan tingkat persediaan material. Tabel data persediaan material berisikan informasi mengenai nama produk, nama material, serta tgl pengecekan. Tabel data ini juga dapat diakses pada menu pengecekan persediaan. 8. Tabel data pemesanan Tabel data pemesanan merupakan tabel data yang digunakan untuk memesan suatu material setelah dilakukan pengecekan terlebih dahulu. Tabel data pesanan ini pun dilengkapi dengan fasilitas penambahan dan pengurangan data. Tabel data ini terdiri dari jenis produk, jenis material, jumlah material, tanggal pesan dan tanggal kedatangan. Jenis produk dan tanggal kedatangan merupakan masukkan untuk tabel. 9. Tabel data kebutuhan batch Tabel data kebutuhan batch berisikan infomasi mengenai lama proses yang akan dijalankan untuk melakukan penjadwlan beserta jumlah batch yang akan diproduksi. Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga memungkinkan pengguna untuk melakukan penambahan, penghapusan ataupun perubahan apabila 29
terdapat perubahan. Tabel data kebutuhan batch terdiri atas tanggal produksi, tanggal pengecekan, nama produk, jumlah batch dan waktu proses. 10. Tabel data mesin Tabel data teknik berisikan data mengenai nama teknik. Tabel data ini digunakan dalam model penjadwalan produksi. Tabel data ini bersifat tetap. 11. Tabel data teknik Tabel data teknik merupakan data yang berisi mengenai nama-nama teknik penjadwalan. Tabel data ini digunakan pada model penjadwalan produksi. 12. Tabel data penjadwalan Tabel data penjadwalan berisikan informasi mengenai rangkuman data-data yang dibutuhkan dalam melakukan penjadwalan. Tabel data penjadwalan terdiri atas waktu mulai, waktu selesai, terlambat dan waktu penyelesaian rata-rata (mean flow time). Tabel data ini berfungsi sebagai tabel data transaksi. c. Sistem Manajemen Dialog Sistem manajemen dialog merupakan fasilitas yang dapat mengatur interaksi antara pengguna dengan program ketika menjalankan program. Interaksi ini dapat berupa keadaan ketika pengguna memberikan input kepada program, seperti menambah, mengurangi, atau memodifikasi input di tempat yang sudah disediakan oleh program. Kondisi lainnya adalah ketika pengguna memerintahkan program untuk menjalankan fungsi tertentu, atau ketika pengguna memperoleh output yang ditampilkan oleh program dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh pengguna, misalnya dalam bentuk informasi tulisan, angka, satuan, tabel dan lain-lain. 30