ASOSIASI PROFESI TEKNIK INDONESIA Sekretariat Pusat : Kampus B Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta. Jl.Cempaka Putih Tengah No.27.Jakarta Pusat.10510. Telp : 021-4256024.Faxs : 021-4256023 KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK ) PANITA MUNAS APTI Dalam rangka pelaksanaan Munas APTI perlu dibuat panduan tentang tugas pokok dan tanggung jawab setiap Devisi / bidang masing masing. I. PENDAHULUAN 1. Umum 1.1 Uraian tugas KAK merupakan mekanisme agar semua unsur panitia memahami tugas pokok dan fungsi secara garis besar sesuai devisi / bidang tugasnya. 1.2 Keberhasilan / kegagalan pelaksanaan munas APTI tergantung pada pemahaman tugas pokok & fungsi masing-masing dalam menjalankan kegiatan. 2. DASAR 2.1. Perlem nomor 09 Tahun 2013 2.2. Anggaran dasar dan Anggaran Rumah Tangga APTI 2.3. Hasil rapat Pra Munas tanggal 3 Maret 2016 di UMS 3. Maksud dan Tujuan KAK ini dibuat sebagai panduan secara garis besar bagi setiap Panita dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. II. STEERING COMMITTEE 1. Steetring committee adalah panitia yang ditunjuk melalui SK Dewan Pengurus untuk membantu kelancaran jalannya Munas APTI dalam hal menjelaskan isi materi persidangan. 1.1 Tugas Pokok 1. Membuat dan menentukan arah serta tujuan pelaksanan acara Munas, 2. Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait, 3. Memberi pengarahan tentang kegiatan Munas, 4. Membantu Panitia dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi, 5. Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor, 6. Membuat tema kegiatan, 7. Melakukan rapat diantara para Steering Committee. 1.1 Fungsi 1. Menciptakan kebijakan yang memastikan dukungan kegiatan Munas untuk mencapai sasaran strategis APTI khususnya acara Munas. 2. Melakukan pengendalian fiskal dengan bertidak sebagai yang berwenang dalam memberikan persetujuan untuk seluruh permintaan akan pendanaan yang berhubungan dengan acara Munas. 3. Menyelesaikan perselisihan yang terjadi sehubungan dengan prioritas sebelum, saat dan pasca Munas. KAK-PANITIA MUNAS APTI Page 1
III. ORGANIZING COMMITTEE 1. Ketua dan Wakil Ketua 1.1 Tugas Pokok a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan semua kegiatan pelaksanaan Munas, b. Kontrol anggota Organizing Committee / OC agar berjalan sesuai tugas masingmasing. c. Memimpin sidang paripurna. 1.2 Fungsi a. Menyusun, mengawasi, melaporkan dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan kegiatan. b. Menandatangani dan mengesahkan semua surat menyurat dalam pelaksanaan Munas c. Wakil Ketua bertugas mewakili Ketua saat tidak dapat melaksanakan tugas. 2. SEKRETARIS dan WAKIL SEKRETARIS 2.1 Tugas Pokok a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional administrasi umum, keuangan dan pengelolaan, b. Notulensi pra kegiatan, surat menyurat internal OC maupun eksternal, proposal, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dengan koordinasi bendahara. c. Wakil Sekretaris bertugas mewakili Sekretaris saat tidak dapat melaksanakan tugas. 2.2 Fungsi a. Penyusunan program dan petunjuk teknis penyelenggaraan administrasi umum, keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan. b. Pengkoordinasian penyusunan kegiatan dan laporan. c. Mewakili ketua / wakil ketua apabila yang bersangkutan tidak bisa hadir dalam rapat. d. Melaksanakan koordinasi dengan bidang terkait. e. Sekretaris dan Wakil Sekretaris berkoordinasi dalam menjalankan tugasnya. f. Koordinasi 3. BENDAHARA dan WAKIL BENDAHARA 3.1 Tugas Pokok : a. Mengelola segala keuangan dan Administrasinya. b. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja. c. Membuat list donatur / sumber dana potensial, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dengan koordinasi sekretaris. d. Wakil Bendahara bertugas mewakili Bendahara saat tidak dapat melaksanakan tugas. 3.2 Fungsi a. Mengendalikan Keuangan sesuai Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja. b. Menyusun dan membuat laporan pertanggung jawaban keuangan. c. Melaksanakan koordinasi dengan Devisi / bidang terkait. d. Bendahara dan Wakil Bendahara berkoordinasi dalam menjalankan tugasnya. KAK-PANITIA MUNAS APTI Page 2
4. DEVISI ACARA 4.1 Tugas Pokok : a. Mengelola semua acara kegiatan munas. b. Menentukan rapat rutin pra kegiatan, c. Menyusun susunan acara dengan efisien, d. Hanya menyusun, bukan membuat susunan acara karena untuk menentukan isi acara adalah koordinasi seluruh SC dan OC, time keeper atau pengatur waktu saat acara berlangsung agar berjalan sesuai jadwal, menjaga ketertiban selama acara berlangsung. e. Koordinator kegiatan lapangan dan mengatur hal-hal teknis. 4.2 Fungsi : a. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, pengisi acara, perlengkapan dan tempat). b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya. c. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak yang terkait. 5. DEVISI PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI 5.1 Tugas Pokok : a. Mengelola semua kegiatan publikasi dan dokumentasi, b. Jumpa Pers, c. Menyebar undangan dan surat menyurat, d. Mempublikasikan kegiatan pada calon peserta, pendukung acara, dan instansi terkait, e. Membuat dan mengkoordinasi dekorasi, dan banner ruang kegiatan, f. Dokumentasi acara dalam bentuk foto. 5.2 Fungsi : a. Mengatur dan menyusun teknis publikasi ke media cetak maupun elektronik. b. Menyusun dan medokumentasikan semua kegiatan Munas c. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait. d. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video. 6. DEVISI DANA 6.1 Tugas Pokok Mengupayakan sumber dana guna pelaksanaan Munas yang tidak melanggar ketentuan / peraturan. 6.2 Fungsi a. Berusaha mencari dana untuk terselengaranya kegiatan. b. Menghimpun dana dan bekerjasama dengan pihak lain baik swasta maupun pemerintah. c. Melaksanakan koordinasi dengan bidang terkait. KAK-PANITIA MUNAS APTI Page 3
7. DEVISI AKOMODASI DAN TRANSPORTASI 7.1 Tugas Pokok : a. Mengkoordinir dan mengelola semua akomudasi dan transportasi dalam pelaksanaan kegiatan. 7.2 Fungsi a. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan. b. Menyediakan penginapan bagi semua peserta munas c. Koordinasi 8. DEVISI HUMAS 8.1 Tugas Pokok a. Mengkoordinir dan mengelola semua kerjasama dengan pihak lain yang terkait dengan kegiatan. b. Promosi dan sosialisasi. c. Informasi publik. 8.2 Fungsi : a. Menjalin Kerjasama dengan mitra / instansi terkait kegiatan Munas. b. Sebagai Mediator dengan mitra. c. Sebagai fasilitator dan mediator kegiatan. d. Mensosialisasikan dan mempromosikan semua kegiatan munas. e. Melaksanakan koordinasi dengan bidang terkait. 9. DEVISI PERLENGKAPAN 9.1 Tugas Pokok a. Mengkoordinir dan mengelola semua perlengkapan yang diperlukan. b. Membuat survenir dan goody bag, c. Menyiapkan sound system. 9.2 Fungsi : a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya. b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaan peralatan. c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan / perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan. d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan. 10. DEVISI KONSUMSI 10.1 Tugas Pokok a. Mengkoordinir dan mengelola semua kebutuhan konsumsi peserta munas. b. Mengelola menu makanan. 10.2 Fungsi a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat ) termasuk penjadwalannya. b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara. c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan d. Mengurus biaya konsumsi. f. koordinasi KAK-PANITIA MUNAS APTI Page 4
11. DEVISI P3K DAN PENGAMANAN 11.1 Tugas Pokok a. Mengkoordinir dan mengelola semua kegiatan P3K dan sistem pengamanan peserta munas. b. Mengkoordinir dan mengelola sistem parkir kenderaan peserta dan tamu munas. 11.2 Fungsi a. Menyiapkan segala kebutuhan darurat saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti SC, OC, atau peserta Munas yang sakit / bila terjadi inseden. b. Melaksanakan sistem pengamanan disemua kegiatan dan lingkungan Munas. c. Menyiapkan tempat parkir bagi semua peserta dan tamu. IV. PENUTUP 1. Segala sesuatu yang belum tercantum dalam panduan ini, dan atau perubahan-perubahan yang dipandang perlu untuk kepentingan pelaksanaan Munas secara dinamis akan diadakan penyempurnaan sebagai mana mestinya. 2. Panduan ini mulai berlaku sejak ditanda tangani dan telah berakhinya Munas APTI. Ditetapkan : di Jakarta Pada Tanggal : 30 Mei 2016. Ketua Panita : Dr. Ir. Budiyanto, M.T... KAK-PANITIA MUNAS APTI Page 5