BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi ini, teknologi informasi memegang peranan yang sangat penting bagi seluruh aspek kehidupan. Dengan menguasai teknologi dan informasi, perusahaan memiliki modal yang cukup untuk menjadi pemenang dalam persaingan global, banyak yang berpendapat tidak menguasai teknologi informasi identik dengan buta huruf. Maka dari itu, sekarang ini hampir semua perusahaan berlomba-lomba untuk mengelola Teknologi Informasi yang mereka miliki agar bisa bersaing di pasar. Tentu saja fenomena ini sangat mempengaruhi hampir seluruh proses bisnis mereka yang harus berubah menjadi lebih efektif dan efisien. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks pula proses dan fungsi fungsi bisnis yang mereka miliki. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terintegrasi untuk dapat memberikan informasi yang real-time sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam satu sistem informasi yang dapat diandalkan, serta membuat sistem perusahaan menjadi real-time dan transparan. PT Astra Internasional telah menerapkan SAP pada kegiatan bisnis yang dilakukan. PT Astra International mempunyai kantor cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia yang berjumlah melebihi 300 kantor cabang. PT Astra International 1
2 biasa menyebut modul - modul tersebut sebagai Human Resource, Finance, Service, Finished Unit, Sparepart, dan CRM. PT Astra International mempunyai banyak kantor cabang yang memiliki persamaan dan perbedaan bisnis proses sehingga settingnya pun berbeda - beda pada Sistem SAP yang mereka terapkan. Kantor cabang yang dikelola memiliki jenis yang berbeda-beda yaitu 4 wheelers (Toyota, Daihatsu, Isuzu, UD Trucks, Peugeout, BMW), 2wheelers (Honda), Tentu saja antara kantor cabang yang satu dengan yang lain memiliki kebutuhan informasi dan peraturan - peraturan yang berbeda - beda, dan akan mempengaruhi pengaturan pada menu SAP yang ada. Di setiap kantor cabang yang ada pasti memiliki pengaturan berbeda. Pengaturan dilakukan tidak hanya bersifat setting standard SAP saja, tetapi sudah merupakan setting dari PT Astra International. Maka dari itu, proses bisnis yang terjadi pada PT Astra International harus diketahui secara jelas dan lengkap terlebih dahulu, sehingga proses pencarian kesalahan (dalam bentuk tidak konsisten) dan melakukan pembetulan bisa dilakukan dengan baik dan benar. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas berkisar pada proses customizing dan testing adalah : 1.2.1 Ruang Lingkup Organisasi Ruang lingkup organisasi dalam proses pengecekan, customizing dan testing mencakup:
3 - Toyota ( diwakili oleh tcode T ) 1.2.2 Ruang Lingkup Proses Bisnis 1. Finance Proses bisnis ini berjalan sesuai dengan standar modul SAP yang ada. Semua cabang yang dibuka akan memiliki divisi Finance untuk menunjang kelancaran proses bisnis yang dijalankan. Adapun sedikit perbedaan setting pada Toyota dan Honda, dan akan terdapat beberapa tabel konfigurasi PT Astra International. 2. Service Pada proses ini memiliki fungsi tentang pelayanan service kendaraan. Di proses ini dibagi menjadi Body-Painted, Regular Service, Body- Painted and Regular Service, Live Contract. 3. Finished Unit Pada proses ini memiliki fungsi tentang penjualan produk astra ( Four wheel and Two wheel ). 4. Sparepart Pada proses ini memiliki fungsi tentang spareparts yang dibagi atas Parts and Consumable. Proses menemukan dan memperbaiki ketidak konsistenan akan dilakukan untuk semua proses bisnis di atas dan akan disesuaikan untuk kantor cabang yang bersangkutan.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini : 1. Memeriksa hasil setting kantor cabang di client 120 dan client 140 pada PT Astra International untuk menemukan kemungkinan kesalahan setting yang ada. 2. Memperbaiki kesalahan yang ada pada setting SAP PT Astra International sesuai hasil temuan. 3. Melakukan testing terhadap aplikasi SAP dengan pendekatan User Acceptance Testing ( UAT ) 4. Mendokumentasikan hasil pemeriksaan, perbaikan dan testing transaksi yang dilakukan. Adapun manfaat yang ingin dicapai : 1. Memastikan dan mengoptimalkan setting SAP pada client 120 dan client 140 sehingga sesuai dengan ketentuan yang berlaku PT Astra International. 2. Mempermudah karyawan baru dalam melakukan proses transaksi menggunakan sistem SAP pada bagian finished unit, finance, sparepart, dan service. 3. Mengetahui apakah proses transaksi sistem SAP bagian finished unit, finance, sparepart dan service masih berjalan dengan baik. 1.4 Metodologi Proses pemeriksaan, perbaikan, dan testing transaksi ini memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
5 1. Metode Analisa Menganalisa proses bisnis dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design with Unified Process, dengan tools Activity Diagram. 2. Metode testing a. User Acceptance Testing (UAT) Metode ini digunakan untuk memastikan apakah sistem SAP pada PT Astra International dapat berjalan dengan lancar atau tidak. Metode ini dilakukan oleh pengguna akhir. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berkaitan dengan teori-teori umum, teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teoriteori SAP yang bersangkutan dengan modul konfigurasi PT Astra International, serta teori-teori lainnya. BAB 3 : ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, keadaan sistem SAP yang berjalan pada saat ini, permasalahan yang terjadi.
6 BAB 4 : SETTING AND TESTING Bab ini berisi tentang perbaikan setting yang dilakukan pada sistem SAP PT Astra International. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya dan saran-saran untuk perusahaan ke depannya.