BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Penyusutan Arsip Menurut Arsip Nasional RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip." Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Penyusutan arsip berarti : a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah masing masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan penyusutan dilakukan baik di lingkugan central file / tempat penyimpanan arsip aktif maupun di pusat arsip. Pada central file penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktif ke pusat arsip (unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai untuk dipindahkan. Pada dasarnya penyusutan dilakukan sejak pelaksanaan pemberkasan. Pada saaat tersebut sekaligus dilakukan penyortiran untuk mendapatkan arsip-arsip yang tidak layak disimpan. Ada arsip-arsip tertentu yang sangat penting bagi organisai/perusahaan sehingga harus tetap dipertahankan,namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan mana yang tidak berguna. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa Penyusutan arsip berarti memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan, serta penyerahan arsip statis. 2.2 Tujuan Penyusutan Arsip Menurut Wursanto (1991: 209), tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi yaitu : 1) Segi Administrasi Dari segi administrasi, tujuan penyusutan arsip ialah: a. Pencampuran adukan arsip aktif dan arsip inaktif dapat terhindar, demikian pula arsip penting dan arsip yang bernilai tidak penting dapat terpisahkan b. Mencari arsip yang diperlukan dapat lebih cepat dilaksanakan c. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru 4
d. Untuk memantapkan jangka hidup arsip menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik e. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional 2) Segi Penelitian Ilmiah Tujuan penyusutan arsip dilihat dari segi penelitian ilmiah, ialah membantu para peneliti apabila arsip sudah mencapai masa statis, karna arsip akan tinggi kegunaannya dibidang penelitian ilmiah Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan penyusutan arsip yaitu: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi b. Pendayagunaan arsip inaktif dan inaktif c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi 2.3 Jenis-Jenis Arsip Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut Berthos (2007: 4), terdapat dua jenis arsip yaitu : a) Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas : 1. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. 2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. b) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaa pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrai sehari-hari. Sedangkan menurut Martono (1994 : 30), ditinjau dari kegunannya arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe yaitu: a) Arsip sementara adalah arsip yang dimusnahkan jika kegunaannya bagi manajemen telah selesai. Jangka waktu penyimpanannya (retensi) dapat hanya beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama 5
b) Arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungannya setelah kegunaannya bagi manajemen selesai. 2.4 Prosedur Penyusutan Arsip Prosedur penyusutan arsip merupakan tata cara dalam melakukan penyusutan arsip. Adapun prosedur dalam melakukan penyusutan arsip menurut Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia antara lain: 2.4.1 Pemindahan Arsip Arsip-arsip yang telah tidak berguna lagi akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Arsip aktif yang sudah mencapai masa inaktif atau telah sampai jangka waktunya akan dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip. Pemindahan arsip atau transfering adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari (Wursanto, 1991: 216). Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ke tempat lain sehingga rak/lemari yang semula dipakai dalam pelaksaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru. Langkah-langkah pelaksanaan pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan adalah : 1) Menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif. 2) Menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk menentukan arsip in-aktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip. 3) Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan. 4) Memasukkan berkas yang dipindahkan dalam boks arsip yang telah tersedia. 5) Menempelkan lebel pada boks arsip dengan memberikan petunjuk tentang isi boks secara singkat. 6) Menyampaikan usulan pemindahan arsip in aktif kepada Pimpinan Unit Pengolah. 7) Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. 8) Memeindahkan arsip setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan. 9) Memindahkan arsip in-aktif kepada Unit Kearsipan disertai Berita Acara Serah Terima Pemindahan arsip. 10) Pemeriksaan, penerimaan dan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip oleh yang menyerahkan dan yang menerima arsip. 6
11) Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 3 tahun keatas) adalah: a. memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. b. Menerima arsip in aktif dari Unit Kearsipa, dengan langkah-langkah : 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip 2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif 3) Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan. Sedangkan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif (yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih) ke Kearsipan Pusat (Record Center) adalah: a. Memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar Arsip. b. Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif, dengan langkah-langkah: 1) Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan 2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif. 3) Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan. c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan disimpan ditempat yang aman. d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip. e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain sehingga rak/lemari yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru. 2.4.2 Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampau jangka waktu penyimpanan atau pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan 7
dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti : 1. Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Adapun yang dimaksud dengan JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 2. Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan. 3. Pembentukan Panitia Pemusnahan Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di atas 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggotaanggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundangundangan, serta unit-unit lain yang terkait. 4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5. Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan DPA dan Berita Acara (BA). Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 6. Pelaksanaan Pemusnahan 8
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas. Pada pokoknya fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Tempat pemusnahan dapat diatur sesuai kebutuhan, namun semua harus dikendalikan oleh unit kearsipan instansi yang bersangkutan. Pemusnahan wajib disaksikan oleh dua orang pejabat, masingmasing yang bertanggung-jawab bidang hukum/perundang-undangan dan pengawasan di instansi yang bersangkutan sekaligus bertindak sebagai saksi dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip. Adapun prosedur pemusnahan duplikasi dan non arsip antara lain : 1. Mengelompokkan non arsip dan duplikasi arsip. 2. Membuat Daftar Non Arsip dan Duplikasi yang akan dimusnahkan. 3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip. 4. Menyimpan tembusan Berita Acara Pemusnahan Kepada Unit Kearsipan Pusat. Pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 4 (empat) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain: 1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan. 5. Memusnahkan arsip secara total (pemusnahan arsip secara total adalah fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang pejabat dengan dibuat Barita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat dan Unit Kearsipan. Sedangkan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain: 1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 2. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4. Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat. 9
5. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat. Lain halnya dengan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan diatas 10 (sepuluh) tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan Arsip antara lain: 1. Membentuk Tim Pemusnahan Arsip 2. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam JRA. 3. Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan arsip. 4. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 5. Tim Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusun rekomendasi hasil penilaian. 6. Meminta persetujuan pemusnahan kepada tim pemusnahan arsip misalnya: Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara (BPK) jika menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia. 7. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat dari bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tahapan pemusnahan arsip dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu: 1. Pemeriksaan, 2. Pendaftaran, 3. Pembentukan panitia pemusnahan, 4. Penilaian, persetujuan dan pengesahan, 5. Pembuatan berita acara 6. Pelaksanaan pemusnahan. 2.4.3 Penyerahan Arsip Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip bernilai guna pertanggung-jawaban nasional (arsip statis) ke ANRI atau Arsip Daerah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggung-jawaban Nasional, tetapi 10
tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut: 1. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat. 2. Bagi arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. Adapun tahap-tahap penyerahan arsip statis adalah sebagai berikut : a) Seleksi Seleksi terhadap arsip-arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional adalah dengan memilih arsip-arsip yang mempunyai nilai permanen. Seleksi arsip-arsip berdasarkan pada jadwal retensi arsip. Setiap lembaga negara dan badan pemerintah yang akan memusnahkan arsipnya harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional RI. Persetujuan ini pada dasarnya sebagai tindakan pengawasan. Dari jadwal retensi dapat diketahui saat berakhirnya masa simpan dan nilai arsip secara keseluruhan. Dengan seleksi akan diperoleh arsip-arsip permanen yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional, dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan. b) Pembuatan Daftar Arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional harus dibuat daftarnya. Daftar arsip yang akan dipindahkan ini penting baik bagi instansi pengirim, maupun bagi penerima, untuk mengetahui arsip-arsip yang akan disimpan di Arsip Nasional. Daftar ini memuat : a) Nama instansi/departemen yang mengirim arsip b) Kode dan pokok masalah c) Jenis fisik arsip d) Tahun, bulan, tanggal berkas e) Sistem penyimpanannya f) Jumlah berkas c) Pemusnahan Arsip Arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak dipergunakan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut : 11
a) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan ditingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional pusat b) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan pemerintahan di tingkat daerah haus diserahkan kepada Arsip Nasioanl Daerah Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip bernilaiguna pertanggung jawaban nasional (arsip statis) ke ANRI sesuai dengan ketentuan yang berlaku.dengan demikian bahwa penyerahan ke Arsip Nasional RI merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hiidup arsip. 12