Ulasan / Review Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27-31 Komite Penjamin Mutu Diklat: Audit Internal Kualitas Pelayanan Kediklatan Rahmat Suyatna Widyaiswara of Education and Training Institutes of Banten Province, Jl. Raya Lintas Timur KM 4 Karangtanjung, Pandeglang, Banten Province, Indonesia (Diterima 10 Maret 2016; Diterbitkan 30 Mei 2016) Abstract: Education and training have a significant effect in improving knowledge, attitudes and skills of the civilian state apparatus. However, in practice, the committee guarantor of the quality of education and training should carry out its role as well as possible so that its intended purpose can be achieved optimally. Committee on training quality assurance is an internal audit of the whole series of education and training ranging from planning, implementation and monitoring and evaluation is supported by the standard of facilities and adequate infrastructure. Quality training that will be realized when organizations implement integrated quality management. A culture of quality should be implemented through the implementation of systems and procedures are strict, one with the implementation of standard operating procedures from planning and design of education and training, training implementation to monitoring and evaluation. With a strong commitment to quality education and training that can create Training Agency which is reliable and competitive, insha'allah. Keywords: kualitas diklat, akreditasi, audit internal Corresponding author: Rahmat Suyatna, E-mail: rahmat.suyatna@gmail.com, Tel. +62-812-9145-4124. Pendahuluan Isu kualitas telah menyeruak kedalam kehidupan organisasi sejak lama. Berbagai teori yang menjelaskan tentang kualitas begitu banyaknya yang secara empirik dapat dibuktikan. Jika dihubungkan dengan pelayanan public maka kualitas menjadi sangat mendesak untuk diimplementasikan. Pelayanan public langsung dapat dirasakan oleh pelanggan. Kalau saja ada kekurangan dari sisi kualitas, maka pelanggan akan sangat mudah merasakan kekurangan tersebut. Terkait dengan kualitas dan pelayanan public, penulis ingin fokus pada pendidikan dan pelatihan karena bidang ini merupakan pelayanan yang diberikan oleh penyelenggara termasuk widyaiswara di dalamnya dan tentu saja harus berkualitas mulai dari hulu hingga hilir. Badan Pendidikan dan Pelatihan memiliki tugas mendidik dan melatih aparatur sipil negara untuk memiliki pengetahuan, sikap dan 27
keterampilan yang diikat erat oleh kompetensi. Dalam penyelenggaraan diklat yang begitu kompleks ada tiga pilar yang harus diperhatikan yaitu: Penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat. Ketiganya tidak bisa berdiri sendiri, ketiganya merupakan bagian integral. Ketiga bagian integral ini harus menunjukkan kualitas tertentu sehingga sebuah diklat diharapkan outcomes (hasilnya) dapat memiliki daya ungkit. Layaknya Quality Control yang ada di perusahaan-perusahaan, komite penjamin mutu diklat yang ada di sebuah instansi kediklatan menjadi auditor internal yang tugas menjamin kualitas pendidikan dan pelatihan sebagaimana telah dinyatakan dalam tujuan perencanaannya. Dapat dibayangkan sebuah penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat) diselenggarakan tanpa adanya pengendalian mutu baik masukan, proses, keluaran, hasil, manfaat, sampai dengan dampaknya. Tentu saja hal ini membutuhkan keseriusan semua pihak dalam menyelenggarakan diklat yang berkualitas. Seperti apakah diklat yang berkualitas, tentu untuk menjawab pertanyaan ini diperlukan kajian yang mendalam. Diklat yang baik akan diawali dengan perencanaan yang baik. Jika diklat teknis, maka diklat ini harus dipastikan berasal dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD). Melalui AKD akan dihasilkan jenis-jenis diklat yang betul-betul dibutuhkan oleh peserta diklat. Dengan demikian maka akan ada kemistri yang baik antara peserta diklat, penyelenggara dan widyaiswara. Diklat Berkualitas Sebelum menjelaskan diklat berkualitas penulis membatasi dulu apa itu kualitas. Dalam http://www.businessdictionary.com/definition/quality kualitas dibatasi sebagai... a measure of excellence or a state of being free from defects, deficiencies and significant variations. It is brought about by strict and consistent commitment to certain standards that achieve uniformity of a product in order to satisfy specific customer or user requirements. (anonym, 2016). Yaitu suatu ukuran keunggulan atau keadaan yang bebas dari cacat, kekurangan dan variasi yang signifikan. Hal ini disebabkan oleh komitmen yang ketat dan konsisten dengan standar tertentu yang mencapai keseragaman produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau pengguna tertentu. Sedangkan ISO 8402-1986 standard mendefinisikan kualitas sebagai "the totality of features and characteristics of a product or service that bears its ability to satisfy stated or implied needs. (Howell, 2009) Yaitu totalitas fitur dan karakteristik dari produk atau jasa yang dikenakan kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan yang dinyatakan atau tersirat. Dengan merujuk pada definisi di atas maka diklat yang berkualitas memang sangat dibutuhkan bukan hanya oleh peserta diklat namun oleh semua komponen system. Sehingga diklat yang berkualitas harus dirancang dari hulu secara ketat, dilaksanakan secara ketat dan dipantau oleh komite penjamin mutu mulai dari hulu hingga hilir. Artinya hasil akhir diklat sebagaimana telah ditetapkan oleh penyelenggara dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dalam Permendagri Nomor 2 Tahun 2013 secara tersurat menyatakan tentang diklat berbasis kompetensi. Diklat berbasis kompetensi ini adalah diklat berkualitas karena hasil akhir diklat akan diuji kompetensinya sehingga keluaran diklat akan berkualitas. Penyelenggaraan diklat berbasis kompetensi tidak akan terwujud tanpa mengusung diklat berkualitas. Maka sejalan dengan itu, Analisis Kebutuhan Diklat juga harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan berdasarkan Competency Gap yang teranalisis. Bukan saatnya lagi, diklat terselenggara karena keinginan. Dengan merujuk pada kebutuhan maka tindak lanjut dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat adalah penyusunan Kurikulum 28
Diklat, Modul Diklat, Rancang Bangun Pembelajaran Mata Diklat, dan Bank Soal. Ini penting agar perencanaan terkait bahan-bahan ajar betul-betul ideal. Manajemen Mutu Terpadu Untuk mewujudkan mutu diklat, tiga pilar diklat yaitu penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat harus menyadari perannya masing-masing. Dibutuhkan keseriusan semua stakeholder untuk mewujudkan diklat berkualitas. Keberadaan Komite Penjamin Mutu Diklat dan Badan Standar Nasional (BSN) mutlak dibutuhkan untuk mengendalikan penyelenggaraan diklat secara menyeluruh. Tanpa pengendalian tidak mustahil akan terjadi banyak penyimpangan dalam seluruh rangkaian penyelenggaraan diklat mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan monitoring dan evaluasinya. Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan suatu sistem nilai yang mendasar dan komperhensip dalam mengelola organisai dengan tujuan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan dalam jangka panjang dengan memberikan perhatian secara khusus pada tercapainya kepuasan pelanggan dengan tetap memperhatikan secara memadai terhadap terpenuhinya kebutuhan seluruh stakeholders organisasi yang bersangkutan. Masalah kualitas dalam MMT menuntut adanya keterlibatan dan tanggung jawab semua pihak dalam organisasi (Yulia, 2012). Dalam organisasi Badan Diklat, penanggungjawab kegiatan adalah eselon II sedangkan secara langsung penanggungjawab terjaminnya kualitas penyelenggaraan diklat berada di tangan Pejabat Pelaksana Teknik Kegiatan (PPTK). PPTK yang bertanggungjawab akan memastikan terselenggaranya diklat yang berkualitas mulai dari hulu sampai hilir. Untuk memastikan apakah sebuah organisasi memiliki Manajemen Mutu Terpadu maka dapat merujuk pada kriteria berikut: Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Apakah penyelenggara betul-betul fokus pada kebutuhan peserta diklat mulai dari penginapan, akomodasi, konsumsi, peralatan diklat, kesehatan, hiburan, olah raga, dan lain-lain. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas Penyelenggara memiliki standar acuan kualitas dan menjalankannya secara tegas dan konsisten (tidak kompromi) Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah; Diklat terselenggara berdasarkan AKD, memiliki kurikulum dan modul yang merupakan Standar LAN RI, memiliki pedoman penyelenggaraan yang jelas sehingga memudahkan pimpinan mengambil keputusan. Memiliki komitmen jangka penjang Terselenggaranya evaluasi pasca diklat yang terjadwal, yang tergambar dari jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang Membutuhkan kerjasama tim Tersedianya Tim Penjamin Mutu, Tim Evaluasi Pasca Diklat, Tim AKD. 29
Memperbaiki proses secara berkesinambungan Merevisi Sisdur, SOP Pelayanan, SOP Rutin, SOP Penugasan dan SOP Teknis secara rutin tahunan Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan Penyelenggaraan diklat yang mengacu pada SOP Penyelenggaraan Diklat Memberikan kebebasan yang terkendali Keputusan tetap berada dipucuk pimpinan namun kreativitas sepenuhnya diserahkan kepada setiap individu Memiliki kesatuan tujuan Perlu adanya sosialisasi visi, misi, dan ditetapkan. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan strategi agar tetap konsisten dengan tujuan yang telah Pelibatan semua pihak diperlukan demi lancarnya dan tercapainya tujuan yang tekah ditetapkan. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur tetap harus dilaksanakan secara berkelanjutan agar lebih berdaya. (Yulia, 2012) Manajemen Mutu Terpadu dalam pelaksanaannya memerlukan dukungan seluruh stakeholder diklat baik di internal Badan Diklat Provinsi Banten, eksternal SKPD Provinsi Banten, dan eksternal badan Pembina kepegawaian di kabupaten dan kota lingkup Provinsi Banten. Tanpa keseriusan dan dukungan yang penuh, mustahil sebuah diklat berkualitas akan terwujud. Sejatinya, Komite Penjamin Mutu Diklat akan melakukannya tugasnya dengan penuh tanggungjawab dalam rangka menjamin penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Namun untuk menjamin independensi diperlukan juga penjamin mutu eksternal yang secara fair akan memberikan masukan positif terkait penjaminan mutu diklat. Organisasi eksternal yang dapat melakukan pekerjaan ini adalah Badan Standar Nasional. Penulis memiliki harapan besar terwujudnya Badan Diklat yang terpercaya dan berdaya saing melalui pengendalian seluruh kegiatan kediklatan melalui badan eksternal ini. Melalui penataan system dan prosedur yang kini sedang dilakukan Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten diharapkan satu atau dua tahun ke depan bisa meraih standar pelayanan public terbaik, melalui ISO 9001:2015 (Admin, 2015). Kesimpulan Pendidikan dan pelatihan akan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia jika tiga pilar kediklatan menunjukkan keseriusannya. Penyelenggara, widyaiswara, dan peserta diklat harus secara simultan memainkan peranannya masing-masing dengan sangat baik. Manajemen mutu terpadu mamainkan peranan yang tidak kecil dalam rangka penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Jika tiga pilar tadi adalah driver dan penumpangnya maka MMT adalah kendaraannya. Keduanya harus bersinergi dan taat pada aturan lalu lintas yang diatur oleh polisi lalu lintas yaitu Komite Penjamin Mutu Diklat. Terwujudnya diklat yang berkualitas merupakan langkah positif lembaga penyelenggara kediklatan dalam rangka mengoptimalkan penggunaan keuangan negara dan membantu komisi pemberantasan korupsi dalam upaya pencegahannya, wallahu a lam bissawab 30
Daftar Pustaka Admin. (2015, September 15). Quality management systems -- Requirements. Retrieved from http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62085 anonym. (2016, June 22). Retrieved from BusinessDictionary.com: http://www.businessdictionary.com/definition/quality.html Howell, R. S. (2009, December 15). A Whole New World of Quality Management. Retrieved from http://www.commerce.gov.lc/articles/view/13 Yulia, E. (2012, May 14). Retrieved from manajemen mutu terpadu dalam pendidikan: https://manajemenmututerpadudalampendidikan.wordpress.com/2012/05/14/ 31