KODE ETIK AMATIR RADIO Amatir Radio Berjiwa Perwira. Secara sadar ia tidak akan menggunakan udara untuk kesenangan pribadi, sedemikian rupa sehingga mengurangi kesenangan orang lain. Amatir Radio Adalah Setia. Ia mendapat ijin amatir dari Pemerintah karena Organisasinya dan akan setia dan patuh kepada Negara dan Organisasinya. Amatir Radio Adalah Progresif. Amatir Radio selalu menyesuaikan stasiun radionya setingkat dengan ilmu pengetahuan. Ia membuatnya dengan baik dan efisien, ia melayaninya dengan cara yang bersih dan teratur. Amatir Radio Adalah Seorang Ramah Tamah. Jika diminta, ia akan mengirim beritanya dengan perlahan dan sabar, kepada yang belum berpengalaman ia memberi nasehat, pertimbangan dan bantuan secara ramah tamah. Inilah ciri-ciri khas Amatir Radio. Amatir Radio Berjiwa Seimbang. Radio merupakan hobbynya, ia tidak akan memperkenankan hobby nya mempengaruhi kewajibannya terhadap rumah tangga, pekerjaan, sekolah atau masyarakat sekitarnya. Amatir Radio Adalah Seorang Patriot. Ia selalu siap sedia dengan pengetahuan dan stasiun radionya untuk mengabdi kepada Negara dan Masyarakat. ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN : Alamat : Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 - PO Box 129. Email : ordakalsel2014@gmail.com.
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh. Salam sejahtera untuk kita semua. Puji dan Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan Rahmat dan Karunia Nya yang senantiasa diberikan kepada kita semua, sehingga ORARI Daerah Kalimantan Selatan dapat menerbitkan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANIASI ini tepat diawal masa kepengurusan ORARI Daerah Kalimantan untuk masa bakti 2014 2019. PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini diterbitkan sebagai acuan kerja bagi sekretariat penyelengga organisasi pada ORARI Daerah dan ORARI Lokal di Kalimantan Selatan, agar dalam pengelolaannya tercipta administrasi yang tertib, kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien. ORARI Daerah Kalimantan Selatan mengucapkan terimakasih yang sebesar besarnya kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan dan pemikiran, baik berupa data dan informasi serta dukungan moril dalam penyusunan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini. Menyadari akan adanya keterbatasan dan kekurangan dalam penyusunan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini perlu adanya kritik dan saran agar lebih sempurna serta sebagai masukan bagi ORARI Daerah untuk pengembangan lebih lanjut agar benar benar dapat bermanfaat dimasa yang akan datang. Banjarmasin, 01 April 2015. ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA, H.M. NAHWAN.SA, S.Sos - YB7NSA
DAFTAR ISI PENGANTAR ---------------------------------------------------------------------------------------------- i KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR : NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN ------------------------------------------------------------------- 6 LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR : 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. ---------------------------------------------------------- 8 BAB I PENDAHULUAN -------------------------------------------------------------------------- 8 A. LATAR BELAKANG ------------------------------------------------------------------ 8 B. KETENTUAN UMUM ----------------------------------------------------------------- 8 C. MAKSUD DAN TUJUAN -------------------------------------------------------------- 9 C. SASARAN ------------------------------------------------------------------------------ 9 D. ASAS ------------------------------------------------------------------------------------ 9 E. RUANG LINGKUP -------------------------------------------------------------------- 9 F. PENGERTIAN UMUM ---------------------------------------------------------------- 10 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH ORGANISASI ----------------------------------------- 10 A. NASKAH ORGANISASI ARAHAN -------------------------------------------------- 10 1. Naskah Organisasi Pengaturan ----------------------------------------------- 11 a. Peraturan -------------------------------------------------------------------- 11 b. Pedoman --------------------------------------------------------------------- 11 c. Petunjuk Pelaksanaan ----------------------------------------------------- 14 d. Surat Edaran ---------------------------------------------------------------- 16 2. Naskah Organisasi Penetapan (Keputusan) ------------------------------- 18 3. Naskah Organisasi Penugasan ------------------------------------------------ 21 a. Instruksi --------------------------------------------------------------------- 21 b. Surat Perintah -------------------------------------------------------------- 23 c. Surat Tugas ----------------------------------------------------------------- 25 B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI --------------------------------------- 27 1. Naskah Organisasi Korespondensi Intern ---------------------------------- 27 a. Nota Organisasi ------------------------------------------------------------ 27 b. Memorandum --------------------------------------------------------------- 29 2. Naskah Organisasi Korespondensi Ekstern -------------------------------- 31 3. Surat Undangan ----------------------------------------------------------------- 33 C. NASKAH ORGANISASI KHUSUS --------------------------------------------------- 35 1. Surat Perjanjian ----------------------------------------------------------------- 35 2. Surat Kuasa ---------------------------------------------------------------------- 41 3. Berita Acara ---------------------------------------------------------------------- 43 4. Surat Keterangan --------------------------------------------------------------- 45 5. Surat Pengantar ----------------------------------------------------------------- 47 6. Pengumuman -------------------------------------------------------------------- 49 D. LAPORAN ----------------------------------------------------------------------------- 51 E. TELAAHAN ANGGOTA -------------------------------------------------------------- 53 F. FORMULIR ----------------------------------------------------------------------------- 55 G. NASKAH ORGANISASI ELEKTRONIK -------------------------------------------- 55
BAB III PENYUSUNAN NASKAH ORGANISASI ------------------------------------------------ 55 A. PERSYARATAN PENYUSUNAN ---------------------------------------------------- 55 B. NAMA ORGANISASI PADA KEPALA NASKAH ORGANISASI ------------------ 55 C. PENOMORAN NASKAH ORGANISASI -------------------------------------------- 55 D. NOMOR HALAMAN ------------------------------------------------------------------ 58 E. KETENTUAN JARAK SPASI --------------------------------------------------------- 58 F. PENGGUNAAN HURUF -------------------------------------------------------------- 59 G. LAMPIRAN ---------------------------------------------------------------------------- 59 H. DAFTAR DISTRIBUSI ---------------------------------------------------------------- 59 I. RUJUKAN ------------------------------------------------------------------------------ 59 J. RUANG TANDA TANGAN ----------------------------------------------------------- 59 K. PENENTUAN BATAS/RUANG TEPI ----------------------------------------------- 60 L. PENGGUNAAN BAHASA ------------------------------------------------------------ 60 M. MEDIA/SARANA NASKAH ORGANISASI ----------------------------------------- 60 N. SUSUNAN SURAT ORGANISASI --------------------------------------------------- 63 O. KETENTUAN SURAT MENYURAT ---------------------------------------------- 64 BAB IV PENGURUSAN NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI ------------------------- 66 A. NASKAH ORGANISSI KORESPONDENSI INTERN (Nota Organisasi/ Memorandum) -------------------------------------------------------- 66 B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI EKSTERN --------------------------- 66 BAB V PENGURUS PENANDA TANGAN NASKAH ORGANISASI --------------------------- 69 A. PENANDATANGANAN -------------------------------------------------------------- 70 B. UNTUK PERHATIAN (u.p.) --------------------------------------------------------- 70 C. KEWENANGAN PENANDATANGANAN ------------------------------------------ 70 BAB VI PENGGUNAAN LOGO ORGANISASI DALAM NASKAH ORGANISASI -------------- 71 A. PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI --------------------------------------------------------------------------- 71 B. KETENTUAN PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI ------------------------------------------------------ 72 BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH ORGANISASI ------------------------------------------------------------------- 73 A. PENGERTIAN ------------------------------------------------------------------------- 1. Perubahan ------------------------------------------------------------------------ 73 2. Pencabutan ---------------------------------------------------------------------- 73 3. Pembatalan ---------------------------------------------------------------------- 73 4. Ralat ------------------------------------------------------------------------------- 73 B. TATA CARA PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT --------------------------------------------------------------------------- 73 BAB VIII PENUTUP ---------------------------------------------------------------------------------- 73 4
LAMPIRAN LAMPIRAN ------------------------------------------------------------------------------ 74 A. CONTOH FORMULIR PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI ------------------------------------------ 75 B. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA KEHORMATAN ORARI --------------------------------------- 85 C. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI YANG BERLAKU SEUMUR HIDUP. ---------------- 87 D. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO KHUSUS-------------------------- 89 E. CONTOH SURAT PINDAH KEANGGOTAAN LOKAL DALAM DAERAH---------------- 91 F. CONTOH SURAT MOHONAN KEPUTUSAN PENGUKUHAN PEJABAT KETUA ORARI LOKAL --------------------------------------------------- 94 G. CONTOH KOP NASKAH DENGAN LOGO ORGANISASI ---------------------------------- 96 5
ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Menimbang : a. bahwa dalam rangka bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pengelolaan organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan perlu disusun Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan tentang Tata Naskah Organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan; Mengingat : 1. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor. 33/PER/M.KOMINFO/08/2009 tertanggal 31 Agustus 2009 tentang Penyelenggaraan Amatir Radio. 2. Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ORARI; 3. Keputusan Ketua Umum Organisasi Amatir Radio Indonesia Nomor: KEP-069/OP/KU/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Izin Amatir Radio Dan kartu Tanda Anggota ORARI. 4. Ketetapan Musyawarah Daerah VII ORARI Daerah Kalimantan Selatan Tahun 2014; Memperhatikan : 1. Hasil Rapat Pleno Pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan tanggal 07 Januari 2015. 2. Tanggapan ORARI Lokal atas laoran Ketua ORARI Daerah pada Rapat Kerja ORARI Daerah Kalimantan Selatan tanggal 07 Maret 2015. MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALLIMANTAN SELATAN TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. PERTAMA KEDUA : Menetapkan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan sebagaimana terlampir pada Surat Keputusan ini. : Pedoman Tata Naskah ini berlaku dan untuk diterapkan dalam ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan seluruh ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 6
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan jika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya Ditetapkan di : Banjarmasin Pada Tanggal : 01 April 2015. ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA, H.M. NAHWAN.SA, S.Sos - YB7NSA Tembusan : 1. Ketua Umum ORARI - di Jakarta 2. DPP ORARI Daerah Kalsel. 3. Pengurus ORARI Lokal se Kalimantan Selatan 7
KETUA ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Ketatalaksanaan organisasi merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan organisasi di lingkup ORARI Daerah Kalimantan Selatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan organisasi adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah, kearsipan, serta tata cara pengurusan izin amatir radio dan kartu tanda anggota. Tata naskah organisasi sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah organisasi, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk administrasi, dan ralat atau revisi. B. KETENTUAN UMUM 1. Pedoman Tata Naskah Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini. 2. Pedoman Tata Naskah Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan sebagaimana dimaksud dalam point 1 merupakan acuan bagi Pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan seluruh ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 3. Tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan yang telah ada secara bertahap agar disesuaikan dengan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini paling lambat 6 (enam) bulan sejak Keputusan ini ditetapkan. 4. Pedoman ini mengatur pula berbagai hal terkait administrasi Pengurusan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota ORARI, baik bagi Calon Anggota, Anggota, Anggota Kehormatan, Warga Negara Asing maupun pengelolaan ORARI Daerah dan ORARI Lokal, serta Izin Amatir Radio Khusus. 5. Pedoman ini digunakan sebagai Pedoman Kerja bagi Sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan, dan Sekretariat ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 8
C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah organisasi pada ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pengelolaan Organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan. D. SASARAN Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah : 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah organisasi; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah organisasi dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah organisasi; 5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah organisasi. E. ASAS Pedoman tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini disusun berdasarkan : 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah organisasi, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 3. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 6. Kecepatan dan Ketepatan Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 7. Keamanan Tata naskah organisasi harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. F. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah organisasi meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah organisasi; penyusunan naskah organisasi; pengurusan naskah organisasi korespondensi; pengurus penanda tangan naskah organisasi; penggunaan logo organisasi dalam naskah organisasi; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah organisasi. 9
G. PENGERTIAN UMUM Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut. 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah organisasi, singkatan, akronim, dan kearsipan. 2. Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi keorganisasian yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pengurus yang berwenang di lingkungan ORARI Daerah Kalimantan Selatan dalam rangka penyelenggaraan tugas organisasi. 3. Tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah organisasi, serta media yang digunakan dalam komunikasi organisasian. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo organisasi, dan cap organisasi. 5. Penanda tanganan naskah organisasi adalah pengurus yang menandatangani naskah organisasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab keorganisasian pada jabatannya. 6. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas organisasi. BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH ORGANISASI Jenis naskah organisasi terdiri atas dua macam, yaitu naskah arahan dan naskah korespondensi. Kedua jenis naskah organisasi tersebut dijelaskan sebagai berikut : A. NASKAH ARAHAN Naskah arahan merupakan naskah yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan ORARI Daerah dan ORARI Lokal yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Pengaturan Naskah yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan Ketua Umum ORARI. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan organisasi yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik organisasi yang bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan atau dibuat untuk keperluan terlaksananya operasional pengelolaan organisasi yang belum ada kebijakan sebelumnya dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pengurus yang berwenang. 10
3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo organsiasi dan nama jabatan ketua ORDA/ORLOK yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran keputusan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan ditepi kanan atas kertas. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) pengurus yang menetapkan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign. (4) cap organisasi. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1 11
Contoh 1 FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL. KETUA ORGANISASI AMAMTIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR... TAHUN... TENTANG PEDOMAN... PEDOMAN BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG... B. KETENTUAN UMUM... C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud... 2. Tujuan... D. SASARAN... E. ASAS... F. RUANG LINGKUP... G. PENGERTIAN UMUM... 12
BAB II... A....... B.......,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, dan seterusnya......., Tanda Tangan dan Cap...... Tembusan : 1.... 2.... 3.... 13
c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah organisasi pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pengurus yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Ketua ORARI Daerah/Lokal. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo organisasi dan nama jabatan Ketua ORARI Daerah/Lokal yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran keputusan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan ditepi kanan atas kertas. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari : (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koororganisasii, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan Ketua ORARI Daerah/Lokal yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pengurus yang menetapkan; (3) nama lengkap Ketua ORARI Daerah/Lokal yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign. (4) cap organisasi. Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2 14
Contoh 2 FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL. KETUA ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR... TAHUN... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN... PETUNJUK PELAKSANAAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang........ B. Maksud dan Tujuan........ C. Ruang Lingkup....... D. Pengertian Umum.......... BAB II PELAKSANAAN A...... B....... dan seterusnya......, Tanda Tangan dan Cap...... 15
d. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah organisasi yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh Ketua/Wakil Ketua ORARI Daerah/Lokal dapat dilimpahkan kepada Sekretaris atau pengurus yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris (center text; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris(center text); (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. (center text) b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah organisasi lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pengurus penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menetapkan; (4) nama lengkap pengurus penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap organisasi. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat organisasi/memorandum/nota organisasi dari pengurus yang berwenang kepada pengurus dan pihak terkait lainnya. Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3 16
Contoh 3 FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com KETUA ORGANISASI AMAMTIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN SURAT EDARAN NOMOR :... TAHUN... TENTANG... A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar D...... dan seterusnya. Ditetapkan di pada tanggal........., Tanda Tangan dan Cap...... 17
3. Naskah Organisasi Penetapan (Keputusan) Jenis naskah organisasi penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan, a. Pengertian Keputusan adalah naskah organisasi yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/ mengubah status personal/ keanggotaan/ material/ peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pengurus yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Ketua ORARI Daerah/Lokal yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a). kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (b) kata keputusan dan nama jabatan pengurus yang menetapkan, dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat keputusan di bawahnya secara simetris (center text); (c) nomor keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pengurus yang menetapkan keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari (a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundangundangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. (c) Kata memperhatikan, yaitu konsiderans yang memuat dasar pemikiran pengeluaran keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan organisasi. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 18
5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari (a) tempat dan tanggal penetapan keputusan; (b) jabatan pengurus yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pengurus yang menetapkan keputusan; (d) nama lengkap pengurus yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nama panggilan/callsign. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pengurus yang bertanggung jawab di bidang administrasi umum atau pengurus yang ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pengurus penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. f. Hal yang Perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan organisasi. Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4. 19
Contoh 4 FORMAT SURAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR TAHUN. TENTANG... KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Menimbang : a....; b....; Mengingat : 1....; 2....; Menetapkan M E M U T U S K A N : KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN TENTANG......... PERTAMA :......... KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan jika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya PETIKAN Keputusan ini diberikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di :... Pada Tanggal :........., SALINAN keputusan ini disampaikan kepada : 1.... 2.... 3.... 4....... -... 20
3. Naskah Organisasi Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah organisasi yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Ketua ORARI Daerah / Lokal. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata instruksi nama jabatan pengurus yang menetapkan, dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat keputusan di bawahnya secara simetris (center text); (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pengurus yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari (1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. e) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) ama jabatan pengurus yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pengurus yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pengurus yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan peratiran dalam organisasi. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pengurus lain. Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5 21
Contoh 5 FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com INSTRUKSI KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR TAHUN. TENTANG. KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Dalam rangka........ dengan ini memberi instruksi Kepada : Kepada : 1. Nama/Jabatan; 2. Nama/Jabatan; 3. Nama/Jabatan; 4. Nama/Jabatan; Untuk : KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di : pada tanggal :........., Tanda Tangan dan Cap...... 22
b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah organisasi dari Ketua ORARI Daerah/Lokal yang berwenang yang ditujukan kepada pengurus atau anggota organisasi yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh pengurus yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pengurus atau anggota organisasi yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menugasi; (4) nama lengkap pengurus yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign; (5) cap organisasi. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pihak yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pengurus atau anggota yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6 23
Contoh 6 FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com SURAT PERINTAH NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Menimbang Dasar : a. bahwa.... ; b. bahwa..... ; : 1.... ; 2.... ; Memberi Perintah Kepada Untuk : 1.... ; 2.... ; 3.... ; 4. dan seterusnya. : 1.... ; 2.... ; 3.... ; 4. dan seterusnya. Ditetapkan di :... Pada Tanggal :.........,... -... Tembusan : 1.... 2.... 3.... 4.... 24
c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah organisasi dari Ketua ORARI Daerah/Lokal yang ditujukan kepada pengurus atau anggota lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menugasi; (4) nama lengkap penguus yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign; (5) cap organisasi. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pihak yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pengurus atau anggota yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7. 25
Contoh 7 FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com SURAT TUGAS NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Menimbang Dasar : a. bahwa... ; b. bahwa... ; : 1.... ; 2.... ; Memberi Tugas Kepada Untuk : 1.... ; 2.... ; 3.... ; 4. dan seterusnya. : 1.... ; 2.... ; 3.... ; 4. dan seterusnya. Ditetapkan di :... Pada Tanggal :.........,... -... Tembusan : 1.... 2.... 3.... 4.... 26
B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI 1. Naskah Organisasi Korespondensi Intern a. Nota Organisasi 1) Pengertian Nota organisasi adalah naskah organisasi intern yang dibuat oleh pengurus dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pengurus lain. Nota organisasi memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pengurus yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota organisasi dibuat oleh pengurus dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota organisasi terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata nota organisasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota organisasi terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota organisasi terdiri dari tanda tangan, nama pengurus, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota organisasi tidak dibubuhi cap organisasi. b) Tembusan nota organisasi berlaku di lingkungan intern organisasi. c) Penomoran nota organisasi dilakukan dengan mencantumkan nomor nota organisasi, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Organisasi dapat dilihat pada Contoh 8. 27
Contoh 8 FORMAT NOTA ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS. ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com NOTA ORGANISASI NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Yth Dari Perihal Tanggal :. :. :. :........................................................, Tembusan: 1.. 2.. 3..... -... 28
b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah organisasi intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat keorganisasian. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pengurus dalam lingkungan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pengurus serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap organisasi; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern organisasi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9 29
Contoh 9 FORMAT MEMORANDUM ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com MEMORANDUM NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Yth Dari Perihal Tanggal :. :. :. :........................................................... Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1.. 2.. 3.. 30
2. Naskah Organisasi Korespondensi Ekstern Jenis naskah organisasi korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat organisasi. a. Pengertian Surat organisasi adalah naskah organisasi pelaksanaan tugas pengurus dalam menyampaikan informasi keorganisasian berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah organisasi atau barang, atau hal keorganisasian lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan. b. Wewenang Penandatanganan Surat organisasi ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat organisasi terdiri dari a) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat organisasi; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di kanan atas di bawah kop surat organisasi; d) kata Yth., ditulis sejajar/sebaris dengan Nomor, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di awal pada hurup pertama nama pengurus yang dikirimi surat. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat organisasi terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat organisasi terdiri dari a) nama jabatan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan; c) nama lengkap pengurus/penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign; d) stempel/cap organisasi, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan penerima (jika ada) d. Distribusi Surat organisasi disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat organisasi hanya digunakan pada halaman pertama surat organisasi; 2) Jika surat organisasu disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; 3) Perihal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Organisasi dapat dilihat pada Contoh 10 31
Contoh 10 FORMAT SURAT ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com Nomor : A-01/ -Sek/ORDA-KS/2015 Sifat : Biasa Lampiran : -- Perihal :... Banjarmasin,... Kepada Yth :...... di Tempat (Alinea Pembuka)................ (Alinea Isi)............... (Alinea Penutup)....................., Tembusan : 1.... 2.... 3.... 4....... -... 32
3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat organisasi yang memuat undangan kepada penurus/anggota organisasi yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kegitaan keorganisasi tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat organisasi; c) tempat dan tanggal pembuatan surat undangan, diketik di kanan atas di bawah kop surat organisasi; d) kata Yth., ditulis sejajar/sebaris dengan Nomor, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di awal pada hurup pertama nama pengurus yang dikirimi surat. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf kapital, tanda tangan, dan nama pengurus ditulis dengan huruf kapitaldiikuti dengannama panggilan/callsign. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat organisasi; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11 33
Contoh 11 FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 3273624 PO Box 129. - Email : ordakalsel2014@gmail.com Nomor : A-01/ -Sek/ORDA-KS/2015 Sifat : Biasa Lampiran : -- Perihal :... Banjarmasin,... Kepada Yth :...... di Tempat (Alinea Pembuka)................ Hari / Tanggal :... Waktu : Pukul... Tempat :... Acara :............. (Alinea Penutup).....................,... -... 34
C. NASKAH ORGANISASI KHUSUS 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah organisasi yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Pengertian Kerja sama perjanjian di dalam organisasi dan di dengan luar organisasi baik di Daerah maupun Lokal dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan, baik di Daerah maupun di Lokal dibuat dan ditandatangani oleh pengurus sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) judul perjanjian; dan c) nomor. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. 3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B 35