Penilaian Diri Sendiri untuk Proses Utama atas produk agrikultur dan hewan Self-Assessment for Primary Processing of agricultural and animal products PENDAHULUAN INTRODUCTION The Business Social Compliance Initiative (BSCI) merupakan sebuah inisiatif dari pengecer, importir dan produsen untuk meningkatkan standarstandar sosial secara berkelanjutan. Audit pihak ketiga adalah salah satu mekanisme untuk meningkatkan standar-standar sosial, namun kunci untuk perbaikan nyata dan berkelanjutan adalah bertindak dalam kemitraan dengan pemasok untuk mencapainya. BSCI bertujuan untuk menghargai kesediaan pemasok untuk bekerja sama. Kuesioner penilaian diri sendiri merupakan langkah awal dalam proses implementasi BSCI. Ini adalah alat yang harus dilengkapi oleh perusahaan Anda dan memiliki tiga tujuan utama: 1. Ini membolehkan perusahaan Anda untuk mengevaluasi performan (pelaksanaan atau penyelenggaraan) sosial Anda terhadap Kebutuhan-kebutuhan (Keharusan-keharusan atau Persyaratan-persyaratan) BSCI dan mendapatkan sebuah pemahaman pertama mengenai BSCI. 2.Ini memberikan Anda dan klien Anda (peserta BSCI) dengan gambaran pertama dari tanggung jawab sosial Anda dan dari pertanian yang mensuplai Anda (jika hal ini berlaku). 3. Ini membantu perusahaan Anda untuk bersiap-siap untuk keduanya baik audit internal maupun audit BSCI secara progresif. Bagian A terdiri dari pertanyaan-pertanyaan spesifik mengenai unit proses atau processing unit Anda atau pertanian Anda sedangkan Bagian B adalah sebuah persiapan untuk pemeriksaaan atau audit sosial yang akan datang. Penilaian kendiri ini adalah untuk diisi oleh pengaudit utama, yang mungkin Unit Pemprosesan Utama, Rumah Sembelih, Pembungkusan Rumah dan Ladang yang telah bersepadu dengan pemprosesan utama dalam struktur mereka. (Ladang atau unit pengeluaran seperti ini menghasilkan dan menyampaikan bahan mentah kepada pengaudit utama akan menggunakan penilaian sendiri-ladang). Anda tidak perlu mengisi penilaian kendiri ini dalam kes-kes di bawah: a) Anda adalah sebuah syarikat eksport tanpa tapak pengeluaran (syarikat anda hanya menyediakan perkhidmatan). b) Anda ladang yang menyampaikan bahan mentah kepada unit pemprosesan yang berasingan. c) Anda adalah ladang keluarga. Memiliki dokumentasi yang tepat untuk semua daerah yang tercakup dalam penilaian ini adalah komponen penting dari persiapan Anda. Jaga agar tetap di tangan dan siap untuk diperiksa baik oleh auditor internal dan auditor BSCI. Jangan ragu untuk meminta umpan balik dari mereka atas hasil audit Anda. Idenya adalah bekerja bersama menuju perbaikan yang berkelanjutan. The Business Social Compliance Initiative (BSCI) is an initiative of retailers, importers and manufacturers to improve social standards in a sustainable way. Third party audits are one of the mechanisms to improve social standards, but the key to real and sustainable improvement is acting in partnership with suppliers. The BSCI aims to reward the suppliers willingness to cooperate. The self-assessment questionnaire is the first step in the BSCI implementation process. It is a tool that your company should complete and it has three main purposes: 1. It allows your company to evaluate its own performance with regard to the BSCI Requirements and get a first understanding of the system. 2. It provides you and your clients (BSCI Participants) with a first overview of your social responsibility and that of your supplying farms (if applicable). 3. It helps your company to get prepared for both internal audits and BSCI audits in a progressive manner. Part A of this self-assessment includes specific questions regarding your processing unit or farm while Part B is a preparation for the upcoming social audit. This self-assessment is to be filled in by the main auditee, which may be a Primary Processing Unit, Slaughterhouse, Packing Houses and Farms that have integrated the primary processing in their structure. (Farms or equivalent production units producing and delivering the raw material to the main auditee will use the Self-assessments for Farms). You are not meant to fill in this self-assessment in the cases below: a) You are a export company without production site (your company only provides a service). b) You are a farm that delivers raw material to a separate processing unit. c) You are family farm. Having proper documentation for all the areas covered in this assessment is an essential component of your preparation. Keep it on hand and ready for review both by the internal auditor and the BSCI auditor. Don t hesitate to ask them for feedback on your audit results. The idea is to work together towards continuous improvement. > Klik di sini untuk diteruskan ke daftar dokumen yang diperlukan: > Click here to be forwarded to the list of documents needed: Daftar Istilah Singkatan Abridged Glossary... 2 KUESIONER BAGIAN A.1 QUESTIONNAIRE PART A.1... 3 KUESIONER BAGIAN A.2 QUESTIONNAIRE PART A.2... 5 KUESIONER BAGIAN A.3 QUESTIONNAIRE PART A.3... 7 KUESIONER BAGIAN B QUESTIONNAIRE PART B... 10 Dokumentasi pada tanggal audit Documentation at the date of the audit... 20 BSCI Penilaian Diri Sendiri untuk Unit Produksi Primer Hak cipta dilindungi undang-undang (All rights reserved). Tidak ada bagian dari publikasi ini yang boleh direproduksi, diterjemahkan, disimpan dalam sistem pencarian, atau ditransmisikan, dalam bentuk apapun atau dengan cara apapun, elektronik, mekanik, fotokopi, rekaman atau sebaliknya, akan dipinjamkan, dijual kembali, disewa atau diedarkan tanpa otoritas FTA. Hak Cipta 2012, 2012 oleh FTA - Foreign Trade Association, Brussels BSCI Self-Assessment for Primary Processing Unit All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, translated, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, be lent, re-sold, hired out or otherwise circulated without the FTA s authority. Copyright 2012, 2012 by FTA Foreign Trade Association, Brussels 1
Daftar Istilah Singkatan Abridged Glossary Sertifikasi Ini adalah sebuah rangkuman dari istilah-istilah yang paling relevan yang akan Anda temui ketika mengisi kuesioner ini. Untuk melihat istilah yang lebih lengkap, mohon kunjungi website BSCI This is a summary of the most relevant terms you will face when filling in this questionnaire. To view the complete glossary, please visit the BSCI website Certifications ISO 9001 Standar Manajemen Kualitas Quality Management Standard (www.iso.org) ISO 14001 Standar Manajemen Lingkungan Environment Management Standard (www.iso.org) International Food Safety IFS Standar Kualitas dan Keamanan Makanan Quality and Food Safety Standard (www.mygfsi.com) BRC Standar Kualitas dan Keamanan Makanan Quality and Food Safety Standard (www.brcglobalstandards.com) GLOBAL GAP - Good Agricultural Practice Standar Kualitas dan Keamanan Makanan Quality and Food Safety Standard (www.globalgap.org) SA8000 Standar Sosial Social Standard (www.sa-intl.org) Fair Trade Standar dan Lingkungan Sosial Social and Environmental Standard (www.fairtrade.net) Rainforest Alliance Standar dan Lingkungan Sosial Environmental and Social Standard (www.rainforest-alliance.org) Skema sosial lain, dimana tidak bersertifikasi Other social schemes, which are not certifications GRASP GRASP singkatan dari GLOBALG.AP Risk Assessment on Social Practice atau Penilaian Diri atas Praktek Sosial GLOBALG.AP. Ini adalah modul sukarela yang disediakan oleh GLOBALG.AP, yang membantu meningkatkan kesadaran akan pentingnya isu-isu sosial di bidang pertanian serta memberikan pedoman praktis tentang apa yang bisa dilakukan produsen untuk mempromosikan praktekpraktek sosial yang baik dalam operasi mereka. Penilaian GRASP tidak merupakan bagian dari audit GLOBALG.AP reguler dan sertifikasinya yang terakreditasi. GRASP stands for GLOBALG.A.P Risk Assessment on Social Practice. It is a voluntary module provided by GLOBALG.A.P, that helps raise the awareness of the importance of social issues in agriculture as well as provide practical guidance on what a producer can do to promote good social practices in their operations. The GRASP Assessment does not form part of the regular GLOBALG.A.P audit and its accredited certification. SMETA SMETA singkatan dari Sedex Members Ethical Trade Audit atau Anggota Sedex Pemeriksaan Perdagangan Etis. Ini adalah kompilasi dari praktek terbaik dalam teknis audit perdagangan etis, ditujukan untuk auditor yang berpengalaman untuk membantu mereka untuk melakukan audit kualitas tinggi dalam format untuk audit perdagangan etis yang dapat dengan mudah dibagikan. Hal ini juga dimaksudkan untuk memberikan transparansi yang lebih besar ke dalam kualifikasi auditor dan praktek yang mendukung laporan. SMETA bukan sebuah kode etik baru atau standar. SMETA stands for Sedex Members Ethical Trade Audit. It is a compilation of best practice in ethical trade audit technique, intended for experienced auditors to help them to conduct high quality audits in a format for ethical trade audits that can be easily shared. It also intends to give greater transparency into the auditor qualifications and practices that underpin reports. SMETA is not a new code of conduct or standard. 2
KUESIONER BAGIAN A.1 QUESTIONNAIRE PART A.1 A.1 Profil Perusahaan Company Profile Lokasi Perusahaan Tanggal Penilaian Diri Sendiri* Date of the self-assessment* Nama Perusahaan* Company name* Location of Company DBID - Nomor Identifiasi Database BSCI DBID (BSCI Database Identification Number) Jalan* Street* Kota* City* Kode Pose Zip Code Negara* Country* Telepon Phone* Faks Fax Website Website Email E-mail* Petunjuk Tambahan Additional directions Koordinasi GPS GPS Coordinates Data Dasar Basic Data Tahun pertama beroperasi First Year of Operation Status Hukum/ Registrasi Kantor Resmi Legal Status / Official Company Registration Bahasa yang digunakan oleh Manajemen Kantor dan Karyawan/Pekerja Language(s) spoken by office management and workers Manajemen Management Karyawan/Pekerja Workers Orang yang bisa dihubungi Nama Name Posisi Position Bahasa untuk berbicara Languages spoken Telepon Phone Email E-mail Contact Person Kapasitas Produksi Saat Tahun Tahun Terakhir Tahun yang lalu Production Capacity current Year Last Year 2 years ago Total kapasitas produksi (termasuk unit ukuran) Total production capacity (including unit of measurement) Kapasitas maksimal per bulan di musim puncak atau musim ramai (termasuk unit ukuran) Maximum capacity per month in peak month (including unit of measurement) Kapasitas maksimal per bulan di musim sepi atau musim rendah (termasuk unit ukuran) Maximum capacity per month in low season (including unit of measurement) Pasar domestik (unit produksi) Domestic market in percentage Ekspor (unit produksi) Export in percentage 3
Asrama (Jika ada) Dormitories (if applicable) 1 2 3 Jika asrama disediakan, mohon isi alamat untuk setiap lokasi atau jenis «N / A» jika tidak berlaku If dormitories are provided, please fill in the address for each location or type «N/A if not applicable Jumlah orang yang tinggal di asrama yang disediakan oleh perusahaan / jumlah pekerja di perusahaan Number of individuals living in the dormitories provided by the company Jumlah keluarga yang tinggal di asrama yang disediakan oleh perusahaan Number of families living in the dormitories provided by the company Jumlah dari sqm/individual Number of sqm/individual 4
KUESIONER BAGIAN A.2 QUESTIONNAIRE PART A.2 A.2 Struktur dan Ukuran Perusahaan Umum General Company Structure and Size Gambaran Umum Usaha dan Representasi atau Perwakilan Pekerja Business Overview and Labor Representation Apakah aktivitas-aktivitas bisnis atau usaha Anda yang utama? What are your main business activities? Lain-lain, mohon jelaskan Others, please describe 1. 2. Produk Product Pemprosesan Processing Pembungkusan Packing % dari total produksi per tahun % of total production per year Pertanian Farming Mengimport Importing Mengeksport Exporting Musim tinggi (ramai) Peak season Bulan mulai Start month Bulan akhir End month 4. 5. Ketentuan hukum ketenagakerjaan yang mana yang berlaku di dalam perusahaan Anda? Which labour law statutes are applicable within your company? Apakah satu (atau lebih) dari orang-orang atau organisasi-organisasi di bawah ini ada di dalam perusahaan Anda? Is one (or more) of the following persons or organisations present in your company? Nama perwakilan Name of representative Zona perdagangan Bebas Free Trade Zone Perwakilan Pekerja Worker Representative Pertanian Agriculture Dewan Pekerja Worker Council Industri Industry Serikat Pekerja Trade Union Perjanjian Bersama Collective Agreement Lainnya Other 3. Informasi operasi Operations Information Mohon indikasikan semua unit bisnis yang termasuk di dalam operasi Anda dan isilah hingga penuh semua bagian untuk setiap unit (termasuk unit-unit dimiliki sendiri, sub-kontrak, dsb) Please indicate all business units included in your operations and complete all sections for each unit (including processing, packing, farming, etc.) Nama unit/ Identifikasi Tipe aktivitas bisnis Orang yang bisa Hubungan bisnis dimulai sejak Alamat lokasi Jarak ke perusahaan Produk utama dihubungi (tanggal) (dalam kilometer) Name of unit / Identification Type of business activity Contact Person Business Relation since (date) Location Address Distance to the company (in km) Main Product 1. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 2. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 3. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 5
4. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 5. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 6. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 7. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance 8. Sertifikasi: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Certifications: ISO 9001 ISO 14001 IFS - International Food Safety BRC Global Gap SA8000 Fair Trade Rainforest Alliance Apakah sertifikasi atau laporan-laporan audit atau pemeriksaan dari pemeriksaan yang telah pernah dilakukan terhadap perusahaan Anda tersedia? Jika ya, mohon lampirkan sebuah fotokopi dari sertifikat yang valid. Are certificates or audit reports available from past audits conducted at your company? If yes, please attach a copy of valid certificates. N/A N/A Apakah Anda menerima Kode Etik BSCI? Did you receive the BSCI Code of Conduct? 6
KUESIONER BAGIAN A.3 QUESTIONNAIRE PART A.3 A.3 Struktur Pekerjaan Employment Structure Mohon jelaskan di bawah ini karyawan-karyawan atau pekerja-pekerja yang Anda pekerjakan. Jika Anda menggunakan sebuah pihak ketiga dalam mempekerjakan atau mengupahi pekerja-pekerja atau karyawan-karyawan Anda, mohon jelaskan secara rinci. Please describe below the workers you hire. In case you use a third party for hiring, please include its details. Jumlah total karyawan atau pekerja pada tanggal penilaian diri sendiri Total number of workers at the time of the self-assessment Musim Puncak atau musim ramai Peak Season Jumlah total pekerja* Total number of workers* Jumlah maksimum dari pekerja sementara atau musiman* Maximum number of temporary or seasonal workers* Pekerja lokal Local Workers Pekerja migran Migrant Workers Musim Rendah atau Musim Sepi Low Season Jumlah total pekerja* Total number of workers* Dipekerjakan secara langsung Hired directly Dipekerjakan melalui pihak ketiga Hired through third party Nama pihak ketiga Name of the third party Kontak secara rinci dari pihak ketiga Contact details of the third party Jumlah maksimum dari pekerja sementara atau musiman* Maximum number of temporary or seasonal workers* Pekerja lokal Local Workers Pekerja migran Migrant Workers Waktu atau Jam Kerja Working Hours Berapa jumlah jam atau waktu kerja wajib dalam seminggu kerja di negara Anda? What is the statutory number of working hours per working week in your country? Berapa jumlah rata-rata jam atau waktu lembur mingguan? What is the average number of weekly overtime hours? Mohon jelaskan informasi berikut per departemen Please indicate the following information per department. Nama departemen Department name Jumlah pekerja No. of workers Shift atau giliran kerja di departemen Shifts worked in the department Shift atau giliran 1 Shift 1 Istirahat Break Hari Weekdays Musim Puncak Peak season Mulai atau awal Start Musim rendah Low season Akhir End Musim Puncak Peak season Mulai atau awal Start Musim rendah Low season Akhir End Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming M Tu W Th F Sa Su M Tu W Th F Sa Su Hari istirahat Resting day 7
Shift atau giliran 2 Shift 2 Istirahat Break Hari Weekdays Hari istirahat Resting day Shift atau giliran 3 Shift 3 Istirahat Break Hari Weekdays Hari istirahat Resting day Shift atau giliran 4 Shift 4 Istirahat Break Hari Weekdays Hari istirahat Resting day Informasi Upah atau Gaji Berapakah upah minimum secara hukum yang berlaku di unit produksi Anda? What is the legal minimum wage applicable in your production unit? Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming M Tu W Th F Sa Su M Tu W Th F Sa Su Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming M Tu W Th F Sa Su M Tu W Th F Sa Su Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming Senin Sel Rab Kam Jum Sab Ming M Tu W Th F Sa Su M Tu W Th F Sa Su Wages Information Jumlah dalam mata uang lokal Amount in local currency Indikasi unit untuk upah (jam/hari/bulan) Indicate unit for wage (hour/day/ month) Kotor Gross Bersih Net Berapakah upah terendah yang Anda bayar kepada pekerja untuk jam kerja biasa atau reguler? What is the lowest wage you pay workers for regular working hours? Berapakah upah tambahan yang diharuskan oleh hukum? (mata uang lokal) What are the wage supplements required by law? (local currency) Berapa persentasi untuk upah tambahan atau suplemen yang dibayarkan dalam relasi dengan seluruh biaya sumber daya manusia? What is the percentage for wage supplements paid in relation with your human resources overall costs? Seberapa sering Anda mengkompensasikan atau mengganti rugi pekerja Anda? How often do you compensate your employees? Yaş Bilgileri Age Information Berapa usia untuk pekerja termuda? What is the age of the youngest worker? Sejak kapan ia bekerja? Since when is he/she working? Lembur Overtime Hari istirahat mingguan Weekly rest day Hari libur Holiday Shift atau giliran malam Night shift Lain-lain Other Catatan: Dalam hal Anda memiliki pekerja anak-anak atau orang muda di perusahaan Anda, mohon lengkapi tabel berjudul «Lembar Pencatatan Pekerja Anak dan Orang Muda» Note: In case you have children or young workers in your company please complete the tab titled «Child & Young Worker Record Sheet» 8
Lembar Rekam Pekerja Anak dan Pekerja Muda Child and Young Worker Record Sheet Harap hanya melengkapi tabel ini jika Anda memiliki anak-anak (orang di bawah usia minimum nasional) atau pekerja orang muda (seseorang di atas usia minimum nasional tetapi di bawah 18 tahun) di Perusahaan Anda. Please only complete this table if you have children (anyone below the national minimum age) or young workers (anyone above the national minimum age but below 18 years of age) in your company. Nama Name Tanggal lahir (bulan, tahun) Birthday (month, year) Mengikuti sekolah atau bersekolah? Attending school? Tanggal mulai bekerja (bulan, tahun) Working start date (month, year) Wilayah dia bekerja di Area he/she works in 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Jadwal jam kerja Working time schedule Komentar Comments 9
KUESIONER BAGIAN B Luangkan waktu Anda untuk mengisi kuesioner penilaian diri sendiri ini yang memberikan informasi sebanyak mungkin. Cobalah untuk menjawab «tidak berlaku» (N / A) hanya bila sangat atau benar-benar diperlukan. Selama pemeriksaan atau audit, Anda akan diminta untuk menunjukkan catatan atau pencatatan waktu, lembar atau slip pembayaran, pembayaran tunjangan sosial, serta dokumentasi kesehatan dan keselamatan seperti catatan pelatihan, penilaian risiko dan lembar data keamanan. Mengumpulkan semua dokumentasi yang berkaitan dengan pabrik mungkin memakan waktu lama. Mohon gunakan daftar dokumen terlampir untuk memonitor dokumen yang harus Anda sediakan. Sebagai tambahan, jika Anda mencari bahan mentah dari unit produksi eksternal -pertanian atau sejenisnya- Anda akan perlu untuk mengimplementasikan sebuah Internal Social Management System (ISMS) untuk memonitor kepatuhan sosial mereka. Hal ini diperlukan baik apakah Anda memiliki sendiri atau tidak unit produksi atau mereka independen dari struktur bisnis Anda. Please take your time to fill in this self-assessment questionnaire providing as much information as possible. Try to answer «not applicable» (N/A) only when strictly necessary and add comments whenever necessary. During the BSCI audit you will be required to show time records, payslips, social security payments, as well as health and safety documentation such as training records, risk assessments and safety data sheets. Gathering all documentation related to your processing unit or farm may take some time. Please use the list of documents attached to monitor the documents you need to have available. Additionally, if you source raw materials from external production units -farms or equivalent- you will need to implement an Internal Social Management System (ISMS) to monitor their social compliance. This is required whether or not you own the production units or they are independent of your business structure 1. Kepatuhan Hukum Legal compliance Penjelasan: Penjualan diatur oleh sejumlah persyaratan hukum yang dirancang untuk melindungi pelanggan Anda. Mengikuti hukum dapat membantu pabrik Anda membangun dan mempertahankan reputasi jujur dan dapat dipercaya, menghindari biaya tindakan hukum dan kehilangan keuntungan. Harapan: Unit pemrosesan atau unit proses Anda atau pertanian harus mematuhi semua hukum nasional, peraturan dan standar minimum yang terkait dengan aktivitas Anda. Dengan mengikuti BSCI, kami mengharapkan Anda untuk bekerja dengan sukses terhadap praktek-praktek sosial yang terbaik seperti yang didefinisikan oleh Organisasi Buruh Internasional dan Konvensi-konvensi PBB. Explanation: Sales are governed by a number of legal requirements designed to protect your customers. Playing it by the book can help your processing unit or farm build and maintain an honest and trustworthy reputation, avoid the cost of legal actions and loss of profit. Expectation: Your processing unit or farm should be compliant with all applicable national laws, regulations and industry minimum standards. By following the BSCI, we expect you to work successfully towards better social practices as defined by International Labour Organization and United Nations Conventions. QUESTIONNAIRE PART B 1.1 Apakah Anda memiliki sebuah kebijakan sosial yang mendokumentasikan keharusan atau syarat atau kewajiban BSCI yang sejalan dengan hukum nasional? Do you have a written social policy that documents BSCI requirements in line with the national law? 1.2 Apakah Anda menginformasikan pekerja atau memberikan mereka kesempatan untuk menginformasikan kepada diri mereka sendiri mengenai peraturan-peraturan nasional tentang ketenagakerjaan (sebagai contoh, apakah Anda menyediakan teks mengenai peraturanperaturan ini untuk pekerja yang tertarik atau apakah Anda mengadakan pertemuan informal mengenai peraturan-peraturan)? Do you inform the workers or give them the opportunity to inform themselves about national labour regulations (for example, do you provide the texts of these regulations to interested workers or do you hold informational meetings on the regulations)? 2. Sistem Manajemen Management system N/A N/A Penjelasan: Persyaratan Sosial lebih berhasil diterapkan ketika mereka dipahami oleh manajemen dan pekerja. Komunikasi yang transparan membantu untuk meningkatkan kesadaran dalam unit pemrosesan atau unit proses atau pertanian. Harapan: Unit proses atau pertanian harus menetapkan dan melaksanakan kebijakan sosial (termasuk kebijakan anti-suap / korupsi ) dan sebuah sistem manajemen untuk memastikan bahwa persyaratan dari Kode Etik BSCI dapat dipenuhi. Sebagai tambahan, ketika mencari bahan mentah dari unit produksi lain -pertanian atau yang sejenisnya-, sebuah Internal Social Management System akan dilaksanakan untuk memonitor kepatuhan sosial mereka. Manajemen bertanggung jawab atas pelaksanaan yang benar dan perbaikan terus-menerus dengan berkomunikasi secara efektif kepada para pekerja dan mengambil tindakan korektif. Penilaian secara periodik terhadap Kebijakan Sosial diharapkan. Explanation: Social requirements are more successfully implemented when they are understood by both management and workers. Transparent communication helps to raise awareness within the processing unit or farm. Expectation: The processing unit or farm shall define and implement a social policy (including anti-bribery / anti-corruption policy) and a management system to ensure that the requirements of the BSCI Code of Conduct can be met at its facilities. Additionally, when sourcing raw materials from production units -farms or equivalent-, an Internal Social Management System will be implemented to monitor their social compliance. Management is responsible for the correct implementation and continuous improvement by communicating effectively to the workers, conducting internal audits and taking corrective measures. Periodical review of the Social Policy is expected. 10
2.1 Apakah sebuah fotokopi atau salinan dari kode etik BSCI diberikan dalam bahasa kaum pekerja dan / atau melekat pada kontrak pekerja? Has a copy of the BSCI code of conduct been posted in the workers languages and/or attached to the workers contract? 2.2 Apakah Anda memiliki sebuah prosedur untuk memperbaruhi dan mengimplentasikan peraturan hukum terkait untuk perubahan berkesinambungan seperti upah dan keamanan? Do you have a procedure for updating and implementing legal regulations with regard to matters subject to continuous change like wages and safety? 2.3 Apakah peraturan kerja berlaku saat ini dan apakah didokumentasikan dan diberlakukan kepada semua pekerja? Do work rules exist and are they documented and applied to all workers? 2.4 Apakah seorang perwakilan manajemen telah ditunjuk untuk mengimplementasikan Kode Etik BSCI? Has a senior management representative been appointed to implement the BSCI code of conduct? Jika ya: mohon tuliskan nama dan fungsinya If yes: please indicate name and function 2.5 Apakah perwakilan dari tim operasi telah ditunjuk untuk mengimplementasikan Kode BSCI? Has a representative of the operational team been appointed to implement the BSCI code? Jika ya: mohon tuliskan nama dan fungsinya If yes, please indicate name and function 2.6 Apakah Anda menyimpan sebuah daftar pelatihan yang tersedia untuk pekerja mengenai isi dari Kode Etik BSCI, termasuk sebuah deskripsi dari isi dan daftar peserta yang terlibat? Do you keep a register of the trainings provided to workers about the content of the BSCI code of conduct, including a description of the content and a participant list? N/A N/A N/A N/A 2.7 Apakah Anda mengadakan pertemuan rutin antara manajemen dan pekerja untuk menginformasikan pekerja tentang implementasi dari keharusan BSCI dan legislasi nasional ketenagakerjaan? Do you hold regular meetings between management and workers to inform workers on the implementation of the BSCI requirements and national labour legislation? N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 2.8 Jika ya, apakah Anda menjaga pencatatan mengenai pertemuan-pertemuan ini? If yes, do you maintain records of these meetings? 2.9 Apakah Anda memiliki sebuah sistem mekanisme keluhan di tempat? Do you have a grievance mechanism system in place? 2.10 Apakah terdapat catatan yang tersedia untuk keluhan dan solusi-solusi setidaknya untuk waktu 12 bulan yang lalu? Are there records available for grievances and solutions from at least the past 12 months? Jika mencari bahan mentah dari unit produksi lain -pertanian atau yang sejenisnya-, keduanya baik dimiliki oleh perusahaan Anda atau dimiliki eksternal, Anda perlu memonitor kepatuhan mereka dengan keharusan-keharusan BSCI. Mohon verifikasi tingkat kepatuhan dengan menjawab pertanayaan-pertanyaan berikut. If sourcing from other production units - farms or equivalent- both owned by your company or external, you will need to monitor their compliance with the BSCI requirements. Please verify your level of compliance by answering the questions below. 2.11 Apakah Anda mendistribusikan Kode Etik BSCI (atau yang sejenisnya) kepada sub-kontraktor Anda dan mengkomunikasikan kepada mereka mengenai keharusan atau persyarata BSCI dan harapan-harapan? Have you distributed the BSCI code of conduct (or equivalent) to all production units -farms or equivalent- and communicated them the BSCI requirements expectations? 2.12 Apakah Anda mempunyai sebuah sistem manajemen sosial internal atauinternal social management system (ISMS) untuk mengintegrasikan persyaratan-persyaratan BSCI di dalam praktek-praktek sosial pemasok atau sipplier Anda? Do you have a documented internal social management system (ISMS) to integrate the requirements of the BSCI in your suppliers social practices? N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 11