1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN & METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Profil Perusahaan PT Grant Artha Dison merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa rekondisi,jual beli, dan sewa alat berat. Perusahaan ini berlokasi di jalan Cilincing Baru no.23,tanjung Priok Jakarta Utara. Adapun jenis alat berat yang direkondisi, jual beli,dan sewa adalah Crawler Crane. Crawler Crane merupakan alat yang sering digunakan untuk memancang dalam sebuah proyek pembangunan. Ada berbagai merek dan ukuran Crawler Crane yang PT Grant Artha Dison rekondisi, jual beli, dan sewa, mulai dari merek P&H, IHI, HITACHI, LINKBELT, SUMITOMO, dan KOBELCO. Dan untuk ukuran Crawler Crane yang PT Grant Artha Dison rekondisi, jual beli, dan sewa mulai dari ukuran 25 ton, 35 ton, 50 ton, sampai 100 ton. Pesatnya perkembangan sektor industri yang berfokus pada pekerjaan konstruksi di Indonesia selama beberapa tahun terakhir ini memberikan nilai yang sangat positif bagi PT Grant Artha Dison. PT Grant Artha Dison terus memberikan pelayanan yang terbaik dengan mempertimbangkan setiap aspek yang akan memenuhi kepuasan pelanggan. 3.2 Visi & Misi Perusahaan Visi
2 Menjadi Perusahaan yang menyediakan semua kebutuhan pelanggan pada alat-alat berat di Indonesia. Misi Mengutamakan kecepatan, akurasi, keamanan, & berkualitas tinggi bagi pelanggan yang telah mempercayai kami sebagai mitra. Bekerja sama dan membangun tim yang solid. Menyajikan solusi terbaik dalam produk dan layanan untuk mencapai hasil yang paling efisien dan optimal. 3.3 Proses Bisnis PT Grant Artha Dison memilki proses bisnis sebagai berikut, pertama proses penerimaan konsumen yang ingin merekondisi Crawler Crane datang ke perusahaan atau via telepon dan email. Kemudian terjadi kesepakatan mengenai harga dan metode pembayaran dengan konsumen. Setelah itu konsumen mengirim Crawler Crane yang ingin direkondisi ke perusahaan. Kemudian Manajer Operasional melakukan pengecekan terhadap Crawler Crane. Setelah itu Manajer Operasional menulis daftar bahan baku dan spare part apa saja yang harus dibeli. Setelah itu Manajer Operasional memberikan instruksi kepada karyawan untuk melakukan proses rekondisi. Seiring dengan proses rekondisi dilakukan divisi spare part dan logistik membeli dan menyediakan seluruh bahan baku dan spare part yang diperlukan oleh Manajer Operasional. Setelah proses rekondisi dilakukan Manajer Operasional mengecek dan menguji Crawler Crane, jika sudah tidak ada kekurangan lagi dan Crawler Crane dapat beroperasi dengan baik, maka
3 Crawler Crane siap untuk dikirim ke konsumen. Rata-rata proses bisnis untuk rekondisi satu unit Crawler Crane mencapai 4 6 bulan. Rata-rata tersebut diluar dari keterlambatan penyelesaian rekondisi Crawler Crane, sehingga waktu yang disepakati kepada konsumen sering mengalami keterlambatan. Akibatnya kepuasan konsumen berkurang, dan kepercayaan konsumen menurun kepada perusahan. Pelanggan & Calon Pelanggan Datang & Negosiasi Kesepakatan Harga dan Metode Pembayaran Crawler Crane Masuk Pembelian Material & Spare Part Pengecekan Crawler Crane dan Daftar Spare Part & Material Pengujian Crawler Crane Rekondisi Crawler Crane Pengiriman ke Konsumen
4 1.1 Gambar Proses Bisnis PT Grant Artha Dison 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 3.4.1 Struktur Organisasi Dalam PT Grant Artha Dison memiliki struktur organisasi yang dijelaskan melalui gambar dibawah ini.
5 DIRECTOR Administration & Finance Logistic & Spare Part Operational Manager Assistant Operational Manager Basic Machine Crane Engine Crane Cabin Frame Crane & Casis Crane Painting Crane Attachment Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Grant Artha Dison
6 3.4.2 Uraian Pekerjaan Director Direktur bertindak sebagai pemimpin dalam perusahaan. Yang mengatur dan mengawasi jalannya roda kegiatan perusahaan, serta menetapkan strategi-strategi perusahaan dalam jangka panjang demi keberlanjutan perusahaan dan dapat bersaing dengan pesaing lain. Operational Manager Seorang Operational Manager memiliki tanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan, yang mencakup mengolah input menjadi output yaitu barang/ jasa. Operational Manager memimpin 6 divsi terus berjalan dengan baik. Operational Manager bertanggung jawab terhadap direktur atas seluruh kegiatan operasional perusahaan. Assistant Operational Manager Seorang Assistant Operational Manager memiliki tanggung jawab kepada Operational Manager untuk mejalankan kegiatan operasional dalam perusahaan, disamping itu mengkoordinasikan lini kerja dibawahnya agar kegiatan operasinal dapat berjalan dengan lancar. Logistic & Spare Part Divisi Logistic & Spare Part bertanggung jawab terhadap Director atas seluruh kegiatan logistik dalam perusahaan, serta bahan material dan spare part yang dibutuhkan oleh Operational Manager dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. Uraian pekerjaannya, mulai dari membeli bahan baku & spare part, bertanggung jawab pada proses logistik
7 bahan baku & spare part dari supplier sehingga bahan baku & spare part masuk ke perusahaan, logistik Crawler Crane ke konsumen. Administration & Finance Divisi ini bertanggung jawab kepada Director atas seluruh proses administrasi dan keuangan perusahaan. Uraian pekerjaannya, mencatat pembukuan perusahaan berupa Laporan Keuangan, mengurus dokumentasi surat jalan barang, mengurus dokumentasi transaksi kepada konsumen, mengurus dokumentasi persetujuan dengan kontraktor, memberikan dana kepada divisi Logistic & Spare Part untuk menjalankan tugasnya, membayar gaji karyawan. Basic Machine Crane Basic Machine Crane berada dibawah pengawasan manajer operasional dalam menjalankan kegiatan operasional. Dalam proses rekondisi Crawler Crane, Basic Machine Crane bertanggung jawab atas seluruh komponen dasar Crawler Crane. Kegiatan yang dilakukan adalah pengelasan,pembongkaran, penyetelan, dan pemasangan komponenkomponen dasar Crawler Crane. Casis Crane Casis Crane bertanggung jawab kepada Operational Manager dalam rekondisi seluruh komponen Casis Crawler Crane. Kegiatan operasional yang dilakukan adalah pengelasan, pemotongan plat, rekondisi Crawler, pengelasan flat shoe, dan pemasangan Crawler. Crane Attachment
8 Crane Attachment bertanggung jawab kepada Operational Manager dalam rekondisi seluruh komponen pelengkap Crawler Crane. Kegiatan operasional yang dilakukan adalah pengelasan, pemasangan pipa, pemotongan plat, penyetelan Boom, pembuatan Boom. Cabin & Frame Crane Cabin & Frame Crane bertanggung jawab kepada Operational Manager dalam rekondisi seluruh komponen kabin dan rangka Crawler Crane. Kegiatan operasional yang dilakukan adalah pengelasan, pemotongan plat, pembengkokan plat, pemasangan rangka, pembuatan rangka, perakitan rangka Crane. Engine Crane Engine Crane bertanggung jawab kepada Operational Manager dalam rekodisi seluruh mesin Crane. Kegiatan operasional yang dilakukan adalah pembongkaran mesin, penyetelan komponen mesin, perakitan mesin, penyalaan mesin, mengatur setelan piston dan crankshaft. Painting Painting bertanggung jawab kepada Operational Manager dalam pengecatan seluruh Crane. Kegiatan operasional yang dilakukan adalah pengampelasan, pengecatan dasar, pengecatan kulit luar.
9 3.5 Rencana Solusi Pemecahan Masalah Dalam mencari jalan keluar dan mengatasi masalah-masalah yang dihadapi PT Grant Artha Dison, peneliti mencari solusi dengan mendesain proses dalam peningkatan menajemen operasional perusahaan. Sehingga dengan adanya desain proses yang baku, seluruh kegiatan operasional dapat terintegrasi dan bila ada masalah-masalah dalam kegiatan operasional seluruh Stake Holder dapat ikut membantu dalam mengatasi masalah tersebut dengan Desain Proses yang telah dibuat oleh peneliti sebagai acuannya. 3.6 Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, peneliti menggunakan metode pengumpulan data kualitatif. Data kualitatif sumber datanya adalah sekunder yaitu data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan. Teknik pengumpulan data kualitatif yang dilakukan peneliti dibagi tiga yaitu, catatan lapangan, wawancara informal, dan teknik dokumentasi. 3.6.1 Catatan Lapangan Dalam pengumpulan data ini, peneltiti mencatat apa saja yang dilihat, didengar, dirasakan, difikirkan dan dipelajari dari obyek penelitian yang selanjutnya peneliti menyusunnya secara sistematis. Karena keberhasilan suatu penelitian tergantung pada bagaimana rincian, ketepatan, dan luasnya catatan lapangan. Berikut catatan lapangan peneliti yang dijabarkan melalui tabel dibawah ini. Tabel 3.1 Catatan Lapangan TANGGAL CATATAN LAPANGAN
10 9-4-12 Bagian Basic Machine Crane membongkar propel shaft Crane, dan horizontal shaft Crane. Setelah dibongkar, shaft tersebut dilas yang mengalami pengikisan. Bagian Engine Crane membongkar cylinder head mesin. Bagian Casis Crane memotong plat casis yang keropos. 10-4-12 Bagian Crane Attachment memotong plat dan mengelas plat tersebut pada lower Crane. Bagian Basic Machine Crane membongkar bearing swing & live roller circle Crane. Bagian Engine membersihkan cylinder head dan mengelas Crankshaft untuk oversize 0,25. 12-4-12 Bagian Cabin memotong plat dan mengukur cabin Crane yang lama untuk diganti dengan yang baru. Bagian Painting mengikis cat lama dan karat pada Lower Crane. 13-4-12 Manajer Operasional memberikan daftar list orderan barang kepada bagian Logistik & Spare part untuk segera dibeli. Bagian Logistik & Spare part berangkat ke Asem Reges untuk belanja spare part. 17-4-12 Bagian Basic Machine Crane membongkar worm shaft dan gear & chain housing. Pada bagian ini adalah letak sistem penggerak Crane. Bagian Cabin menekuk plat untuk dijadikan pintu Crane. Bagian logisitk membawa spare part yang telah dibelanjankan dan pipa 2 ½ untuk pembuatan Boom Crane.
11 19-4-12 Bagian Crane Attachment ditegur oleh Manajer Operasinal karena pengelasan bagian lower yang tidak merata dan belum selesai. Bagian logistik & spare part belum mendapatkan beberapa spare part yang diorder Manajer Operasional. 23-4-12 Bagian Casis Crane telah selesai memotong semua platplat yang keropos di casis, kemudian mengorder plat untuk dipasang pada bagian yang telah dipotong yaitu plat 16mm,18mm,24mm. Bagian Painting telah selesai mengikis bagian Lower Crane, kemudian mengecat seluruh bagian Lower Crane dengan cat Nippe 2000 26-4-12 Manajer Operasional membantu pembongkaran sistem shaft Crane dengan menggoperasikan Crane Hitachi K- 125. Basic Machine Crane mencopot sistem shaft pada Gear housing. 1-5-12 Bagian Logistik & Spare Part membeli plat 32mm untuk pinggang Crane, dan plat 16mm,18mm,20mm untuk kebuthuhan Casis. Bagian Cabin memotong plat 4 mm untuk cover body Engine Crane. 3-5-12 Bagian Basic Machine Crane merekomendasikan tromol untuk dibubut dan shaft sistem yang dibubut. Bagian Engine merakit seluruh komponen mesin. Bagian Painting mengecat seluruh komponen Crane Attachment yang telah
12 selesai direkondisi. Casis Crane mengelas plat untuk menambal Casis, dan mengelas flat shoe. 7-5-12 Bagian Basic Machine Crane merakit sistem pipa dan jacking, dan hydraulic crane. Bagian Cabin memasang cabin dan kaca Crane. Bagian Engine menguji tes nyala mesin. Bagian Crane Attachment mengelas fuel tank dan mounting Crane. Bagian Painting mengecat seluruh komponen Cabin. 9-5-12 Bagian Basic Machine Crane memasang shaft sistem crane dan mengisi solar dan oli hydraulic, serta bearing swing Crane. Bagian casis memasang seluruh flat shoe yang telah selesai dilas.bagian Crane Attachment memasang Upper & Lower Spreadaer. Bagian Painting mengecat bagian engine dan lowering. 12-5-12 Bagian Basic Machine Crane memasang seling 16 mm 200 meter dan memasaang Boom Crane. Manajer Operasional mengoperasikan Crane Hitachi K-125 untuk pemasangan Boom. Bagian Casis Crane memasang seluruh komponen Casis Crane. Crane Attachment menyetel lock Boom. 15-5-12 Bagian Basic Machine Crane Menguji Operasional Crane yang telah direkondisi dan mengetes sistem swing, angkat, jalan, Boom.
13 3.6.2 Wawancara Pada pengumpulan data berikut ini, peneliti melakukan wawancara informal dengan tiga narasumber, yakni Direktur, Manager Operational, dan Koordinator Basic Machine Crane. Dari hasil wawancara diperoleh, PT Grant Artha Dison mulai beroperasional sejak pertengahan 2009, namun resmi menjadi badan hukum sejak awal tahun 2010. Jadi PT Grant Artha Dison tergolong baru dalam pendirian sebuah perusahaan, sehingga masih ada beberapa pembangunan sistem yang perlu dilakukan untuk peningkatan kinerja. Selama perusahaan beroperasional ada beberapa kendala yang dihadapi, salah satunya adalah penyelesaian rekondisi Crawler Crane yang tidak tepat waktu, sehingga pelanggan sering komplain karena keterlambatan tersebut. Dalam proses rekondisi Crawler Crane, dipimpin oleh seorang manajer operasional. Dalam proses rekondisi, yang pertama mula dilakukan adalah pengidentifikasian Crane, yang berupa tahun pembuatan, brand, dan kapasitas atau bobot Crawler Crane. Dalam kegiatan operasional rekondisi Crawler Crane ada 6 divisi kerja yang terlibat yakni, mulai dari Basic Machine Crane, Engine Crane, Casis Crane, Crane Attachment, Cabin & Frame, dan Painting. Basic Machine Crane berhubungan dengan sistem kemudi, hydraulic, dan jacking Crane. Engine mengenai mesin-mesin, Casis berhubungan dengan bagian roda jalannya, Attachment berhubungan dengan bagian-bagian Boom, Gantry, dan pelengkap Crawler Crane lainnya, Cabin berhubungan dengan rangka badan, dan Painting berhubungan dengan pengecatan. Dalam proses rekondisi Crawler Crane, dibutuhkan Crane Service pembantu yang berfungsi untuk mengangkat bagianbagian Crane yang berat, baik dalam proses pembongkaran maupaun perakitan.
14 Dalam proses rekondisi, rata-rata membutuhkan waktu paling lama 5-6 bulan dan paling cepat 3-4 bulan. Dalam kegiatan rekondisi ada kendala yang dihadapi oleh Operational Manager, yaitu saat memberikan instruksi tugas yang akan diberikan terkadang bawahan tidak langsung mengerjakan instruksi tersebut, melainkan mengerjakan yang lain yang belum tentu urgent sehingga dalam penyelesaian beberapa tahapan rekondisi Crane mengalami penundaan. Crawler Crane yang sering direkondisi perusahaan adalah brand P&H, Sumitomo, Kobelco, Linkbelt, Hitachi, dan Ishiko. Ada beberapa divisi kerja dalam proses rekondisi ini, salah satunya adalah divisi Basic Machine Crane. Pada divisi ini, kegiatan operasional yang diselesaikan mencakup 8 sistem yaitu, Swing, Traveling, Boom, Hoist, Jacking, Turning, Controlling, dan Electric. Seluruh sistem ini saling berkaitan dan berkesinambungan, jika salah satu sistem tidak terpasang dengan baik Crawler Crane tidak dapat layak beroperasi, sebab 8 sistem ini sangat vital dalam penangannya, jika tetap dipaksakan akan menimbulkan kecelakaan kerja. Oleh sebab itu seluruh komponen yang menyangkut ke delapan sistem tersebut harus benar-benar diperhatikan pengerjaannya. Pada divisi ini, ada kendala yang dihadapi yaitu dalam instruksi yang diberikan oleh Operational Manager tidak konsisten, sehingga dalam pelaksanaan operasional, pekerja kesulitan dalam menentukan kegiatan operasional yang lebih dulu diselesaikan. 3.6.3 Dokumen Teknik pengumpulan data ke tiga yang dilakukan oleh peneliti adalah studi dokumen. Data yang peneliti kumpulkan berupa foto-foto saat divisi kerja
15 melakukan rekondisi Crawler Crane Linkbelt LS 78 RH. Keterangan foto-foto rekondisi Crawler Crane Linkbelt LS 78 RH lihat lampiran.