Toolkit KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK KEUANGAN
TANDA PENERBIT CNV Internationaal Kotak Pos 2475 3500 GL Utrecht Belanda T: 00 31 751 1260 E: internationaal@cnv.nl I: www.internationaal.nl Penulis: Dukungan Pendanaan, Michael Schwerzel Copyright CNV Internationaal 2015 Semua hak dilindungi. Setiap bagian dari publikasi ini dapat direproduksi oleh organisasi mitra serikat buruh CNV Internationaal tanpa izin khusus, sepanjang sumber tersebut dikutip sebagai berikut: CNV Internationaal, 2015, Toolkit Manajemen Keuangan untuk Serikat Buruh (PO Box 2475-3500 GL Utrecht, Belanda). Jika organisasi mitra non serikat buruh CNV Internationaal ingin mereproduksi bagian dari publikasi ini, izin tertulis dari CNV Internationaal diperlukan. 2 2
MODUL 0 PENGANTAR DAN TINJAUAN / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ Tujuan Toolkit Keuangan Toolkit Keuangan ini bertujuan untuk membantu penerima dana CNV Internationaal memperbaiki kapasitas pengelolaan keuangan mereka. Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam mematuhi standar keuangan yang ditetapkan dalam kontrak antara CNV Internationaal dan organisasi mitra di seluruh dunia. Tujuan khususnya adalah: Untuk meningkatkan penganggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan organisasi mitra. Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi mitra. Untuk meningkatkan pengetahuan tentang standar keuangan CNVI. Untuk meningkatkan keterampilan staf keuangan, bekerja di organisasi mitra, untuk mematuhi standar-standar keuangan ini. Untuk menyediakan pengalaman praktek, alat dan template dan menjadi panduan praktis tentang bagaimana menggunakan alat-alat dan template ini. Apa yang bukan dari Toolkit ini Toolkit ini: bukan seperangkat aturan tambahan terhadap hukum, kerangka kerja dan panduan kontrak dan peraturan yang ada. bukan merupakan interpretasi dari peraturan kontrak yang ada. bukan sebagai pengganti untuk pembacaan kondisi kontrak dan panduan serta instruksi yang ada. Penggunaan Toolkit Toolkit ini dikembangkan untuk penerima dana CNVI. Penerima dana CNVI bisa termasuk Konfederasi (pendanaan langsung) atau Federasi (pendanaan tidak langsung). Penerima dana CNVI bisa: Konfederasi Serikat Buruh Nasional yang telah terlibat dalam kontrak dengan CNVI; Federasi Serikat Buruh yang menjadi anggota Konfederasi Serikat Buruh Nasional dan berpartisipasi dalam Program Nasional yang utamanya didanai oleh CNVI. Toolkit ini harus menjadi pedoman bagi organisasi, dan khususnya bagi staf keuangan, untuk membantu mereka dengan tugas-tugas spesifik, seperti menyiapkan anggaran atau laporan keuangan. Ketika bekerja spesifik pada area manajemen keuangan, organisasi dan staf keuangan dapat dengan lebih baik mempersiapkan diri dengan mempelajari dahulu modul Toolkit yang sesuai. Dengan mempelajari modul yang sesuai, organisasi akan lebih memahami bagaimana memenuhi standar keuangan CNVI dan juga dapat bekerja dengan template yang disediakan. Pada prinsipnya modul ini hanya perlu dipelajari dan digunakan ketika organisasi (atau staf keuangan) bekerja pada area manajemen keuangan yang spesifik. Ini tidak dimaksudkan sebagai buku yang harus dibaca dari awal sampai akhir, tetapi sebagai buku kerja: hanya pelajari modul ketika hal tersebut relevan. 3
Struktur dan isi Toolkit Keuangan Toolkit keuangan mencakup 8 bidang manajemen keuangan dan disusun menjadi 8 modul. Isi dari Toolkit Keuangan adalah: Modul 1 - Anggaran & Perencanaan 1.1 Kapan harus menganggarkan - merencanakan P. 8 1.2 Proses penganggaran P. 9 1.3 Biaya yang memenuhi syarat P. 25 1.4 Menjelaskan format anggaran CNVI P. 30 Lampiran: Memorandum of Understanding Modul 2 - Kas dan Manajemen Bank 2.1 Pentingnya memiliki rekening bank P. 40 2.2 Rekening bank yang ditunjuk P. 40 2.3 Memilih bank yang handal P. 40 2.4 Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar P. 41 2.5 Cek P. 43 2.6 Kas P. 45 Modul 3 - Dokumen pendukung 3.1 Dasar-dasar dokumentasi pendukung dan bagaimana mengaturnya P. 50 3.2 Bagaimana mengatur proses otorisasi? P. 55 Modul 4 - Akuntansi 4.1 Teori Akuntansi P. 62 4.2 Penggunaan praktis buku bank dan kas untuk proyek-proyek yang didanai CNVI P. 67 4.3 Akuntansi untuk konfederasi dan federasi dengan pendapatan tahunan lebih dari 75.000 P. 76 Modul 5 - Pelaporan Keuangan 5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi P. 84 5.2 Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI P. 102 Modul 6 Audit 6.1 Audit Eksternal P. 108 6.2 Audit Internal P. 114 Lampiran 1: Daftar Periksa (Checklist) Komite Audit Internal Lampiran 2: Daftar Periksa (Checklist) Audit CNV Internationaal Lampiran 3: Pedoman laporan auditor termasuk kuesioner auditor 4
Modul 7 - Manajemen Risiko 7.1 Apa yang disebut penilaian risiko P. 134 7.2 Pentingnya manajemen risiko P. 135 7.3 Bagaimana melakukannya? P. 137 Lampiran: Contoh potensi area risiko, dampak dan mitigasinya Modul 8 - Penipuan 8.1 Apa itu penipuan? P. 148 8.2 Indikasi penipuan dan penyimpangan lainnya P. 148 8.3 Kebijakan Anti-Penipuan P. 149 8.4 Investigasi Penipuan P. 152 8.5 Mencegah Penipuan P. 153 Lampiran: Indikasi penipuan Template keuangan Toolkit Keuangan ini menyediakan template keuangan. Lampiran pada modul 1, 4 dan 5 adalah file excel. Modul 1 - Anggaran & Perencanaan 1.1 Format Anggaran Rencana Kerja Tahunan 1.2 Format Konsolidasi Anggaran (untuk Konfederasi saja) 1.3 Format Anggaran Terbagi (untuk Konfederasi saja) 1.4 Anggaran Kegiatan (untuk Konfederasi saja) Modul 4 - Akuntansi 4.1 Format Modul Akuntansi Modul 5 - Pelaporan 5.1 Format Pelaporan Federasi 5.2 Format Pelaporan Konfederasi (untuk Konfederasi saja) 5.3 Format Pelaporan Terbagi Konfederasi (untuk Konfederasi saja) Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di: http://www.cnvinternationaal.nl Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 buku saku ) dan bentuk MS PowerPoint. cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda. Toolkit ini juga dapat di-download dari situs CNVI, pada http://www.cnvinternationaal.nl 5