Pemanfaatan Wintask untuk Otomatisasi Sistem Informasi Memakai Data Microsoft Excel: Studi Kasus Sistem Informasi Akademik Nenden Siti Fatonah 1, Ahmad Kodar 2, Irham 3 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Mercu Buana 1.3 JL. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650 E-mail : nendenfatonah@gmail.com 1, Abstrak -- Aplikasi Open Source Wintask ini adalah salah satu aplikasi (bahasa pemrograman) yang dapat dimanfaatkan untuk membuat sebuah program dapat menjalankan suatu proses input secara otomatis karena wintask dapat mengenali semua tombol yang terdapat pada program lain seperti Microsoft office, program Visual Basic, dan program Delphi. Dalam penelitian ini akan diambil kasus input database ke program aplikasi mahasiswa yang dibangun mengunakan Visual Basic dan proses peng--inputannya secara otomatis dengan mengambil data Microsoft Excel atau membaca file Microsoft Excel sebagai data input atau master input. Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan, berhasil disimpulkan bahwa aplikasi berhasil mencapai tujuan pembuatannya. Kata Kunci : Wintask, Microsoft Excel, Sistem Infromasi Akademik I. PENDAHULUAN Information Technology (IT) merupakan bagian dunia yang sangat cepat, pesat berubah dan berkembang seiring dengan kemajuan perkembangan zaman dalam bidang rekayasa perangkat lunak secara umum. Perkembangan IT saat ini sangat mempengaruhi kecepatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Ribuan bahkan jutaan data akan diproses oleh sistem dalam suatu institusi atau perusahaan setiap harinya. Setiap proses data pasti diawali dari input dan diakhiri dengan output. Kebanyakan proses input data itu dilakuakan oleh user atau administrator. Jika terjadi kesalahan input, maka hasilnya pun juga akan salah, Ini merupakan hal yang sering terjadi yang berakibat sangat fatal bagi proses selanjutnya. Dari kasus ini muncul suatu ide, gagasan atau cara bagaimana memanfaatkan suatu aplikasi bahasa pemrograman yang banyak tersedia saat ini untuk dimanipulasi sedemikian rupa sehingga mendapatkan suatu sistem baru yang bisa melakukan proses secara otomatis hanya sekali atau beberapa kali tekan tombol keyboard atau mouse. Aplikasi Open Source Wintask ini adalah salah satu aplikasi (bahasa pemrograman) yang dapat dimanfaatkan untuk membuat sebuah program dapat menjalankan suatu proses input secara otomatis karena wintask dapat mengenali semua tombol yang terdapat pada program lain seperti Microsoft office, Program Visual Basic, Program Delphi dan lain-lain. Dalam tugas akhir atau Skripsi ini akan diambil kasus input database ke Program aplikasi Mahasiswa yang dibangun mengunakan Visual Basic dan proses penginputannya secara otomatis dengan mengambil data excel atau membaca file excel sebagai data input atau master input. Dengan dibuatnya aplikasi ini, diharapkan dapat memperkecil tingkat kesalahan memasukkan data dan menghemat waktu dan tenaga. Masalah yang dirumuskan dalam penelitian ini meliputi : 1. Bagaimana memanfaatkan suatu aplikasi atau emulator untuk dimanipulasi sedikian rupa sehingga mendapatkan satu system baru yang dapat melakukan proses otomatisasi sesuai yang diharapkan. 2. Dari permasalahan ini akan dibuat suatu aplikasi dengan memanfaatkan emulator wintask yang dapat mengenali semua tombol yang terdapat pada program apilkasi database yang dibuat menggunakan visual basic. 3. Program aplikasi database mahasiswa yang akan dipilih dalam tugas akhir ini sebagai contoh kasus adalah program entry data mahasiswa yang sering dijumpai di kampus-kampus. 4. Sumber data yang akan di entry ke dalam database mahasiswa adalah dari file excel. II. METODE PENELITIAN Dari berbagai macam Open Source Software yang bisa kita download free dari internet adalah program emulator Wintask, belum banyak orang yang mengetahui fungsi dari program wintask ini karena memang pembuat software ini tidak sebesar Microsoft atau Linux. Tapi kemampuan dari program ini sangat bisa diandalkan dalam mambangun sebuah sistem yang bisa bekerja secara otomatis. Source dari wintask ini ukuranya sangat kecil sekitar 7 mb dan dapat dioprasikan pada aplikasi windows 98 keatas. Fungsi dari program wintask adalah untuk mengenali atau mendeteksi semua menu pupop yang terdapat pada semua aplikasi yang berjalan di windows 487
operating sistem. Sehingga jika program wintask ini kita kolaborasi dengan aplikasi lain baik aplikasi lisensi atau aplikasi buatan akan menghasilkan sebuah aplikasi yang bisa berjalan secara otomatisasi. Peranan Perangkat Lunak Open Source (Wintask ) Bagi Efisiensi dan Efektifitas Investasi Tehnologi Informasi. Penilaian kinerja yang dihasilkan oleh Aplikasi Open Source ini secara umum sama dengan kriteria dan spesifikasi yang diharapkan dari proses pengunaan dan pemanfaatan teknologi informasi secara umum. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Menyediakan atau program mahasiswa untuk input data identitas mahasiswa dan nilai matakuliah dengan Visual Basic. 2. Membuat format excel sebagai data input agar mudah dibaca oleh program Wintask. 3. Membangun program otomatis dengan aplikasi emulator wintask. 4. Uji coba aplikasi dan melakukan analisa terhadap input data manual. III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Perancangan Sistem a. Proses Input Tahap 1 ( Kolom Data Mahasiswa ) Data yang akan diproses untuk tahap 1 adalah 10 baris pertama pada kolom A sampai D yang isinya merupakan data idensitas mahasiswa. Setelah tahap 1 selesai akan dilanjutkan tahap 2. Gambar 1 File Data Excel Mahasiswa b. Proses Input Tahap 2 ( Kolom Data Nilai ) Pada tahap ini yang akan diproses adalah mulai dari baris awal lagi pada kolom E sampai dengan K yang isinya data nilai mahasiswa. Sehingga untuk melakukan proses pada satu mahasiswa program akan melakukan proses tahap 1 kemudian tahap 2 dan kemudian akan ganti ke mahasiswa kedua maka program akan memproses tahap 1 lagi kemudian tahap 2 begitu seterusnya sampai data mahasiswa habis. 3.2 Implementasi Sistem Kegiatan implementasi pada sistem yang diusulkan meliputi persiapan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung pelaksanaan sistem, persiapan sistem, konversi sistem, pengujian sistem serta pengoperasian sistem. 3.3 Pengujian Sistem Pengujian terhadap sistem dilakukan untuk memeriksa proses yang berjalan dan hasil yang didapat sesuai dengan yang diharapkan. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa elemen atau komponen telah berfungsi sebagaimana mestinya. 3.3.1 Uji program Mahasiswa Pengujian pada sistem mahasiswa ini dilakukan dengan cara 1. Membuka menu utama mahasiswa 2. Membuka menu master mahasiswa 3. Dalam menu ini dilakukan pengujian terhadap fungsi new, find, edit, save, delete, print dan exit. 4. Membuka menu nilai mahasiswa 5. Dalam menu ini dilakukan pengujian terhadap fungsi new, find, edit, save, delete dan exit. 6. Membuka menu master mata kuliah 7. Dalam menu ini dilakukan pengujian terhadap fungsi new, find, edit, save, delete dan exit. 3.3.2 Uji program Otomatis untuk memproses data mahasiswa Pengujian pada sistem Otomatis tahap pertama ini dilakukan untuk memproses data idensitas mahasiswa yang meliputi Nomor NPM/ NIM, Nama, Jurusan, Alamat, SLTA/ SMU, Tanggal Lahir, dan Nomor Telpon. Pengujian dilakukan sampai data idensitas mahasiswa ini bisa diproses tanpa terjadi kesalahan program otomatis dan kesalahan input. 3.3.3 Uji program Otomatis untuk memproses data mahasiswa dan nilai secara bersamaan Pengujian pada sistem Otomatis tahap Kedua ini dilakukan untuk melanjutkan proses input data idensitas mahasiswa ke proses input nilai yang meliputi Kode mata kuliah, Nilai Absen, Nilai Tugas, Nilai Uts dan Nilai Uas. Pengujian dilakukan sampai data idensitas dan data nilai mahasiswa ini bisa diproses tanpa terjadi kesalahan program otomatis dan kesalahan input. Gambar 2 File Data Excel Nilai Mahasiswa 3.4 Prosedur Operasional Langkah-langkah dalam menjalankan program otomatis ini adalah : 488
a. Siapkan Data Excel yang akan diupload, buat format kolom dan barisnya sesuai dengan format yang sudah ditentukan seperti pada Gambar 1 dan juga yakinkan data tersebut sudah benar dan simpan di hardisk. b. Jalankan program Otomatis dengan melakukan double-click pada icon yang tercantum dalam Gambar 3. Jika sudah dilakukan klik terhadap icon tersebut, maka akan muncul form yang meminta lokasi file excel seperti dalam Gambar 4. Gambar 3 Icon untuk Memanggil Aplikasi Gambar 4 Form untuk Menentukan Lokasi File Excel Pastikan lokasi data sudah sesuai dengan tempat data excel tadi disimpan. Jika belum sama bisa langsung dirubah di nama file nya, kemudian pilih OK. c. Proses otomatis akan berjalan sampai data yang ada diexcel tadi keproses semua.. d. Bila proses sudah selesai akan tampil form perhatian yang memberi informasi Upload Finished. e. Hasil dari Proses otomatis sudah bisa dilihat dari program mahasiswa dan juga bisa dilihat dari tabel databasenya. f. Data mahasiswa bersama nilainya sudah bisa langsung dicetak. 3.5 Spesifikasi Program Mahasiswa Program Entry ini pada dasarnya terdiri dari empat Form, yaitu : Form Menu Utama Mahasiswa Menu utama ini dimaksudkan untuk memudahkan user atau administrator sebagai pemakai program dapat mengarahkan tujuan yang diinginkan. Bentuk dari menu utama adalah sebagai berikut : Gambar 5 Tampilan Menu Utama Form Entry Master Mahasiswa Menu Master Mahasiswa atau Data Mahasiswa mempunyai beberapa command button ( CB ) yang berfungsi sebagai : 1. New sebagai tombol penambah data mahasiswa baru 2. Find sebagai tombol pencari data mahasiswa yang 3. Edit sebagai tombol pengubah data mahasiswa 4. Save sebagai tombol pencatat data mahasiswa baru atau 5. Delete sebagai tombol penghapus data mahasiswa 6. Print sebagai tombol penampil data mahasiswa 7. Exit sebagai tombol untuk keluar dari sistem Tampilan dari program menu Master Mahasiswa adalah seperti yang dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 6 Tampilan Menu Mahasiswa Form Entry Master Mata Kuliah Menu Master Mata Kuliah mempunyai beberapa command button ( CB ) yang berfungsi sebagai : 1. New sebagai tombol input data Mata Kuliah baru 2. Find sebagai tombol pencari data mata kuliah yang 3. Edit sebagai tombol pengubah data mata kuliah 4. Save sebagai tombol penyimpan data mata kuliah baru atau 5. Delete sebagai tombol penghapus data mata kuliah 6. Exit sebagai tombol untuk keluar dari sistem Tampilan dari program menu Master Mata Kuliah dapat dilihat pada Gambar 7. 489
2. Kembali ke program wintask, klick Rec pilih Nothing OK (lihat Gambar 10). Gambar 7 Tampilan Menu Mata Kuliah Form Entry Nilai Mahasiswa Form Nilai Mahasiswa mempunyai beberapa command button ( CB ) yang berfungsi sebagai : 1. New sebagai tombol input data Nilai baru 2. Find sebagai tombol pencari data Nilai yang sudah ada 3. Edit sebagai tombol pengubah data Nilai yang 4. Save sebagai tombol penyimpan data Nilai baru atau 5. Delete sebagai tombol penghapus data Nilai yang 6. Exit sebagai tombol untuk keluar dari sistem Tampilan dari program menu Nilai Mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 8 Tampilan Menu Nilai Mahasiswa 3.6 Cara Kerja Aplikasi Wintask 3.6.1 Tehnik mengenali tombol button dengan Recording 1. Klick Start All Programs Wintask Wintask, maka akan muncul tampilan wintask, kemudian untuk mulai pilih New (lihat Gambar 9). Gambar 10 Starting Recording Wintask 3. Misalnya kita akan menginput data nilai mahasiswa, maka tahapannya, jika form Master Mahasiswa sudah terbuka adalah : Klick Find Pada Nomor NPM masukkan = 43A87006030125 Klick OK Klick Nilai Mahasiswa Klick File Klick New Pada Kode Matakuliah masukkan = 354141 Kemudian enter Pada Nilai Absen masukkan = 70 Kemudian enter Pada Nilai Tugas masukkan = 75 Kemudian enter Pada Nilai UTS masukkan = 80 Kemudian enter Pada Nilai UAS masukkan = 85 Kemudian enter Klick File Klick Save Klick File Klick Exit 4. Kemudian kembali ke program Wintask dan klik Stop Recording Gambar 10 Toolbar Wintask Gambar 9 Menu Aplikasi Wintask 5. Maka hasil dari proses recording yang dilakukan oleh program Wintask adalah seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 11. 490
Gambar 11 Script yang Dihasilkan Wintask 6. Dari script program hasil recording Wintask ini kemudian dimanipulasi agar supaya dapat membaca data file excel sebagai data yang akan diinputkan kedalam program entry. 3.6.2 Tehnik mengenali tombol button dengan Spy 1. Mulai klick Start All Programs Wintask Wintask, maka akan muncul tampilan wintask, kemudian untuk mulai klick New (lihat Gambar 12). Gambar 13 Menu Spy 3. Klik Find Windows, arahkan kursor ke tombol button yang menjadi target, misalkan kursor diarahkan ke tombol button Master Mahasiswa kemudian klick Paste (lihat Gambar 14). 4. Gambar 12 Menu Aplikasi Wintask 2. Kembali ke program wintask, klik Spy (lihat Gambar 13). Gambar 14 Menu Utama dan Menu Spy 491
5. Maka hasil dari proses Spy yang dilakukan oleh program wintask adalah seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 15. Gambar 15 Hasil Proses Spy 6. Pada teknik Spy target yang akan dipakai harus di ambil satu persatu kemudian setelah selesai semua baru disusun sesuai urutan prosesnya. Cara ini memang rumit tetapi hasilnya lebih akurat dibanding memakai cara Recording. IV. KESIMPULAN Beberapa kesimpulan yang diperoleh dari dilakukannya penelitian ini adalah: Aplikasi Wintask dapat mengenali semua tombol yang dilakukan secara manual Aplikasi Wintask dapat diimplementasikan untuk menjalankan program entry data yang diintegrasikan dengan aplikasi visual basic Aplikasi Wintask dapat membaca data dari file yaaang berformat excel Proses entry data otomatis jauh lebih cepat dari proses manual dan tingkat kakuratanya dapat dikatakan 100 % akurat, jika data master dalam file excel tidak mengandung kesalahan. V. DAFTAR PUSTAKA [1] Automation software and task scheduler, http://www.wintask.com [2] Automation_Utilities WinTask, http://www.freedownloadscenter.com [3] Didik Dwi Prasetyo, 101 Tip & Trik Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo [4] Ridwan Sanjaya,Pemrograman Database Visual Basic 6 & Access 2000/XP/2003 Tingkat Lanjut, Elex Media Komputindo http://www.wintask.com [5] Dorf R. C. and Bishop R. H., Modern Control Systems, Prentice Hall International 2001, EncyclopædiaBritannica, http://www.britannica.com 492