Pembangunan Sistem Informasi Data Kepegawaian Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan Keyko Riskian Perdana, Bambang Eka Purnama, M.Kom Siska Iriani keykoriskianp@gmail.com DISKRIPSI: Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan publik dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah penting. Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang sekertariat, bidang bina usaha, bidang perdagangan, bidang industri, bidang kelembagaan. Berdasarkan survei di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis menemukan beberapa proses kerja yang dianggap sangat tidak efisien dari beberapa aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil kerja yang tidak rapi. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data kepegawaian di DISKOPERINDAG masih menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang. Tujuan dari penelitian ini adalah Untuk membuat Sistem Informasi Kepegawaian. Manfaatnya adalah agar data kepegawain bisa terwujud dalam sistem yang terkomputerisasi dimana pengelolaan dilakukan secara komputer. Kata kunci : Sistem Informasi, Pemrograman DESCRIPTION: The changing times also demand efficiency in work. Now the world of information technology in the world was also penetrated the bureaucracy, Indonesia. For one of them is in the Office of Industry and Trade Cooperative ( Diskoperindag ) Pacitan. Office of public services required for its speed in processing the data. So the data processing system is very important. Department of Industry and Trade cooperative Pacitan have fields, ie fields secretariat, cultivated fields of business, trade, industrial, institutional areas. Based on the survey Diskoperindag Pacitan authors found some work processes that are considered highly inefficient from several aspects such as time, labor, and the work is not neat. Here also there is a fact, that the employment data in the form Diskoperindag still using bookkeeping. Thus slowing performance. All it would berpengarung all fields, so that will hamper the smooth in managing data in all fields. The purpose of this research is to create a Human Resources Information System. The benefit is that the data can be realized in kepegawain computerized system where the management is done in the computer Keywords : Information Systems, " Programming " 1.1. LATAR BELAKANG MASALAH Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan publik dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah penting. Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang sekertariat, bidang bina usaha, bidang perdagangan, bidang industri, bidang kelembagaan. Berdasarkan survei di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis menemukan beberapa proses kerja yang dianggap sangat tidak efisien dari beberapa aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil kerja yang tidak rapi. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data kepegawaian di DISKOPERINDAG masih menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang. 1.2 RUMUSAN MASALAH 1. Belum adanya sistem informasi kepegawaian di Dinas koperasi perindustrian dan perdagangan kabupaten Pacitan sehingga menyebabkan kurangnya informasi kepada pegawai. 2. Data kepegawaian, data jabatan, data pensiun, dan data gaji di simpan dalam file yang berbeda sehingga untuk kurang efisien saat membuat laporan data pegawai. IJNS Accepted Paper 1
1.3 BATASAN MASALAH a) Pembuatan sistem informasi data kepegawaian pada Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. b) Sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG hanya berfokus pada data kepegawaian, bukan penggajian. c) Pada sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG hanya dikelola oleh admin yang ditunjuk oleh kepala bagian. d) Sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG berbasis Intranet menggunakan media web offline. 1.4 TUJUAN PENELITIAN 1. Menghasilkan sistem informasi kepegawaian. 2. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai peranan sistem informasi pengolahan data kepegawaian di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan. Manfaat diadakannya penelitian ini adalah : 1. Membantu meningkatkan mekanisme kerja bagi pelaksana sistem informasi di bagian sekertariat DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan 2. Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan data yang dilakukan secara konvensional dan mengoptimalkan keamanan data. 2.1. Pengertian Sistem Informasi Berdasarkan pengertian sistem dan informasi, maka suatu sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi didefinisikan menjadi Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Jogiyanto(1999:8) 2.2. Basis Data Mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data.informasi adalah suatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai 2 alsan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisir. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah di tambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus. Stephens dan Plew (2000) 2.3. Pengertian Database Database adalah kumplan data yang saling berkaitan, berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data-data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan sistem. Proses dasar yang dimiliki oleh database ada 4, yaitu: 1. Pembuatan data-data baru (create database) 2. Penambahan data (insert) 3. Mengubah data (update) 4. Menghapus data (delete). 2.4. PHP PHP adalah singkatan dari "PHP Hypertext Preprocessor", yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat 3.1. Analisis Kelemahan Sistem Sistem kepegawaian yang diterapkan di instansi Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan masih bersifat konvensional yaitu penerapan sistem kepegawaian masih dilakukan menggunakan selembaranselembaran kertas untuk mengimplementasikan sistemnya, penulis menemukan beberapa kekurangan dan kendala dari sistem saat ini yaitu: 1. Belum adanya sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG sehingga menyebabkan kurangnya informasi kepada pegawai. 2. Data kepegawaian, data jabatan, data pensiun, dan data gaji di simpan dalam file yang berbeda sehingga untuk kurang efisien saat membuat laporan data pegawai 3. Penghitungan tanggal pensiun setiap pegawai masih di lakukan secara konvensional sehingga kurang efisien 4. Belum adanya buku mutasi. 5. Buku induk belum lengkap. IJNS Accepted Paper 2
Dengan adanya permasalahan tersebut penulis akan membuat sistem informasi data kepegawaian pada Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan, dan di harapkan bisa mengatasi permasalahan yang ada di Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. Adapun buku induk kepegawaian dan buku jabatan yang dimiliki saat ini dapat dilihat pada gambar berikut : 3.2. Data Flow Diagram 3.2.1. Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Diagram konteks (context diagram) adalah bagian dari data flow diagram yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Yakub (2012 :156) Gambar 3.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian Gambar 3.1. Buku Induk Kepegawaian 3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 DFD Levl 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Diagram konteks. Gambar 3.2. Isi Buku Induk Kepegawaian Gambar 3.5. DFD Level 1 Istem Informasi Kepegawian Gambar 3.3. Buku Jabatan 3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram Level 1. IJNS Accepted Paper 3
3.2.6. Relasi Antar Tabel Gambar 3.6. DFD Level 1 Proses 1 SIstem Informasi Kepegawian 3.2.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram Level 1 Proses 1. Gambar 3.9. Relasi Antar Tabel 3.3. Perancangan Sistem 3.3.1. Design Halaman Login Gambar 3.7. DFD Level 2 Proses 1 SIstem Informasi Kepegawian 3.2.5. Entity Relationship Diagram Gambar 3.10. Design Halaman Login 3.3.2. Desain Halaman Pegawai Gambar 3.11. Design Halaman pegawai 3.3.3. Design Tambah Pegawai Gambar 3.8. Entity Relationship Diagram Gambar 3.12 Design Halaman Tambah Pegawai IJNS Accepted Paper 4
4.1. Tampilan Antar Muka 4.1.1. Tampilan Halaman Login 4.1.6. Tampilan Halaman Kenaikan Jabatan Gambar 4.1. Tampilan Halaman Login Gambar 4.6. Tampilan Halaman Kenaikan Jabatan 4.1.7. Tampilan Halaman Presensi 4.1.2. Tampilan Halaman Registrasi Gambar 4.7. Tampilan Halaman Presensi 4.1.8. Tampilan Halaman Laporan Pelatihan Gambar 4.8. Tampilan Halaman Laporan Pelatihan 4.1.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai Gambar 4.2. Tampilan Halaman Registrasi Pegawai 4.1.3. Tampilan Halaman Bagian Gambar 4.3.Tabel Tampilan Halaman Bagian 4.1.4. Tampilan Halaman Golongan Gambar 4.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai 5.1 KESIMPULAN 1. Dengan adanya sistem informasi data Tabel 4.4. Tampilan Halaman Golongan kepegawaian, maka admin akan lebih 4.1.5. Tampilan Halaman Jabatan cepat dalam mengolah data kepegawaian di Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. 2. Dengan implementasi sistem informasi data kepegawaian dapat membantu permasalahan yang selama ini terjadi Gambar 4.5. Tampilan Halaman Jabatan pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. IJNS Accepted Paper 5
5.2 SARAN Pembuatan sistem hanya sampai uji coba secara lokal saja, belum dilakukan secara online, untuk tahap pengembangan sistem, sistem informasi data kepegawaian ini bisa dijalankan secara online, agar mudah untuk diakses secara multi user dan multi komputer. 2 Mei 2013, ISSN 1979 9330, [7] Muh. Nur Luthfi Azis (2013), Komputerisasi Pendataan Pernikahan Dan Perceraian Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebonagung, Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 Mei 2013, ISSN 1979 9330, [8] Titin Purnamasari (2013), Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Dan Penggajian Pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak-Kanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 Mei 2013, ISSN 1979 9330, PUSTAKA [1] Aspri Aurina Haryono (2013), Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 4 Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 3 Agustus 2013, ISSN 1979 9330, [2] Pratiwi, Pembangunan sistem informasi pengolahan data kepegawaian Pada kementerian agama kabupaten pati berbasis intranet, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 [3] Anung Gestriawan (2013), Rancang Bangun Sistem Pengolahan Data Guru Dan Siswa Pada Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah (MIM) Glinggangan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 3 Agustus 2013, ISSN 1979 9330, [4] Sunandar, Gesang Kristianto Nugroho (2013), Sistem Informasi Pengarsipan Pada MTS Negeri Gembong Kab. Pati Berbasis Multiuser, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 3 Agustus 2013, ISSN 1979 9330, [5] Yonatan Liliek Prihartanto (2013), Sistem Informasi Manajemen Agenda Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 [6] Eka Choliviana, Lies Yulianto (2013), Pembuatan Sistem Pendaftaran Anggota Secara Online Pada Organisasi Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Kabupaten Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No IJNS Accepted Paper 6