Sekilas SIM SDM Secara umum aplikasi ini untuk membantu UPN Veteran Yogyakarta mengelola kompentensi sumber daya manusianya. Dalam hal ini pengelolaan memiliki lingkup : 1. Pengelolaan biodata dan identitas untuk kebutuhan data pokok pegawai. 2. Pengelolaan pada pendidikan formal dan non-formal. 3. Pengelolaan uraian Riwayat Kepangkatan Pegawai. 4. Pengelolaan deskripsi jabatan Pegawai. 5. Pengelolaan daftar keluarga Pegawai. 6. Pengelolaan Asuransi yang dimiliki Pegawai. Cara Membuka Situs SIM SDM Untuk memulai akses terhadap Aplikasi SIM SDM UPN Veteran Yogyakarta : 1.1 Cara Membuka Situs Cara memulai akses pada Aplikasi SIM SDM UPN Veteran Yogyakarta 1. Bukalah Aplikasi SIM SDM UPN Veteran Yogyakarta melalui browser (Mozila Firefox, Google Chrome atau lainnya) masukan alamat/url SIM SDM UPN Veteran Yogyakarta sdm.upnyk.ac.id 2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik go pada browser.
3. Tampilan halaman utama sebelum login seperti di bawah ini: 4. Sebelum pengelolaan pegawai diperlukan login, masukan Username dan Password dengan menggunakan NIP atau NPY (tanpa menggunakan spasi) dari masingmasing pegawai UPN Veteran Yogyakarta lalu masukan captcha dan klik button login atau tekan tombol enter pada keyboard. Jika belum berhasil login, maka Refresh atau F5 pada keyboard kemudian masukan kembali Username dan Password sesuai dengan NIP atau NPY Anda.
1.2 Menu Utama Halaman Utama menampilkan SIM SDM UPN Veteran Yogyakarta yang berisi menumenu untuk pengelolaan Biodata Pegawai. 1. Jika berhasil login maka akan muncul tampilan dibawah ini : 2. Klik menu Data SDM, seperti gambar di bawah ini.
3. Setelah klik menu Data SDM, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :
1.3 Menu Data Pokok Data pokok pegawai berisi semua biodata pokok seperti no. identitas, data fisik dan lainlain sesuai dengan dokumen dari pegawai yang bersangkutan. 1. Setelah muncul Biodata SDM sudah menampilkan data pokok Pegawai UPN Veteran Yogyakarta. Pastikan NIP/NPY serta data pokok lainnya sudah terisi dengan lengkap dan benar. Jika menginginkan edit data pegawai terdapat tombol di bagian bawah tampilan utama. Setelah klik tombol edit, akan muncul form edit pegawai, isikan semua data yang masih kosong sesuai dokumen yang ada. Tampilan form edit pegawai seperti di bawah ini: 2. Pastikan isian data pokok pegawai sudah lengkap dan benar, sesuai kondisi dan dokumen yang ada pada saat ini. Kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.
1.4 Menu Pendidikan Menu Pendidikan berisi tentang semua pendidikan formal yang sudah di tempuh dan sudah dinyatakan lulus. 1. Klik pada link pendidikan untuk melihat pendidikan riwayat pendidikan pegawai. Menu pendidikan terdapat pada bagian atas seperti gambar di bawah ini: 2. Setelah klik link Pendidikan akan muncul tampilan seperti di bawah ini : 3. Pilih link Pendidikan Formal, seperti gambar di bawah ini :
4. Setelah klik link Pendidikan Formal akan muncul Form Riwayat Pendidikan Umum, seperti gambar di bawah ini : 5. Isikan satu per satu data pendidikan formal. Kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.pengisian data sesuai dengan riwayat pendidikan formal yang sudah di jalani pegawai yang bersangkutan mulai dari yang terendah. 6. Untuk edit data pendidikan formal yang sudah diisikan terdapat di bagian bawah Form Riwayat Pendidikan Umum. Klik link edit, seperti gambar di bawah ini : 7. Edit data pendidikan yang sesuai dengan data pendidikan sebenarnya, jangan lupa untuk klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.
8. Setelah selesai mengisikan seluruh data pendidikan formal kemudian klik tombol untuk kembali ke menu utama pendidikan. 9. Kemudian muncul link Pendidikan Formal dan Pendidikan Non Formal. Kali ini klik pada link Pendidikan Non Formal. Pendidikan Non Formal adalah pendidikan yang di tempuh atau di jalani dari pegawai yang sifatnya tidak wajib seperti kursus atau pelatihan. Gambar link Pendidikan Non Formal Seperti di bawah ini : 10. Setelah klik link PENDIDIKAN NON FORMAL, akan muncul Form pendidikan Non Formal. Seperti gambar di bawah ini. 11. Isikan data riwayat pendidikan non formal, sesuai dengan pendidikan non formal yang sudah di jalani pegawai yang bersangkutan. Kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.
1.5 Menu Kepangkatan Menu Kepangkatan merupakan riwayat kenaikan pangkat regular yang diberikan kepada pegawai UPN Veteran Yogyakarta 1. Klik pada link kepangkatan seperti gambar dibawah ini : 2. Setelah klik link pendidikan akan muncul form Riwayat Pangkat, seperti gambar di bawah ini : 3. Isikan data Riwayat Pangkat, sesuai dengan kenaikan pangkat reguler yang sudah di jalani pegawai yang bersangkutan. Kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.
4. Untuk edit data Riwayat Pangkat dapat dilakukan dengan klik link edit pada bagian bawah Form Pangkat. Seperti gambar di bawah ini: 5. Setelah edit pangkat selesai diisi dengan benar, maka klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update. 1.6 Menu Jabatan Menu Jabatan merupakan riwayat jabatan yang sudah di jabat maupun saat ini di jabat. Menu jabatan ini terdapat Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional. 1. Klik link Jabatan, seperti gambar di bawah ini: 2. Setelah klik link jabatan maka muncul tampilan halaman jabatan yang terdapat pilihan jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional. Bagi yang tidak mempunyai Jabatan Strktural maka tidak perlu diisi. Kemudian pilih Jabatan Struktural. Seperti gambar di bawah ini :
3. Setelah klik link Jabatan Struktural maka muncul Form Riwayat Jabatan Struktural, seperti gambar di bawah ini : Penjelasan : a. Pada pilihan menu Utama, Pilih YA : untuk jabatan yang masih di jabat saat ini. Pilih TIDAK : untuk jabatan yang sudah pernah di jabat tetapi saat ini sudah tidak di jabat lagi. b. Pada pilihan menu Aktif, Pilih YA :untuk jabatan yang masih di jabat saat ini. Pilih TIDAK : untuk jabatan yang sudah pernah di jabat tetapi saat ini sudah tidak di jabat lagi. 4. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Jabatan Struktural dengan benar kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update. 5. Setelah selesai isikan data Riwayat Jabatan Struktural kemudian klik tombol untuk kembali ke menu utama Jabatan.
6. Langkah berikutnya adalah pengisian Jabatan Fungsional sesuai dengan jabatan yang pernah di jabat. Pengisian kolom Jabatan Fungsional seperti gambar di bawah ini: 7. Setelah klik link Jabatan Fungsional maka akan muncul Form Riwayat Jabatan Fungsional. Seperti gambar di bawah ini : 8. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Jabatan Fungsional dengan benar kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update. 1.7 Menu Keluarga Menu Keluarga berisi tentang Data Keluarga sesuai dengan Kartu Keluarga atau KK. 1. Klik link keluarga, seperti gambar di bawah ini:
2. Setelah klik link keluarga maka muncul Form Riwayat Keluarga, seperti gambar di bawah ini : 3. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Keluarga dengan benar kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update. 1.8 Menu Asuransi Menu Asuransi merupakan data asuransi yang di miliki oleh pegawai. 1. Klik link Asuransi, seperti gambar di bawah ini :
2. Setelah klik link Asuransi maka muncul Form Riwayat Asuransi, seperti gambar di bawah ini : 3. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Asuransi dengan benar kemudian klik tombol. Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.
1.9 Menu Ganti Password Menu Ganti Password berfungsi untuk mengganti Passwrod Login. Langkah mengganti Password sebagai berikut: 1. Masuk ke menu setting, dengan cara klik menu setting pada bagian kiri web sehingga muncul menu Ganti Password. Seperti gambar di bawah ini : 2. Kemudian muncul Form Ganti Password maka muncul Form Ganti Password. Masukan Password lama, Password Baru dan Verifikasi Password, seperti gambar di bawah ini: