ANALISA DAN DESAIN SISTEM DISTRIBUSI BARANG KELOMPOK 6 Gladis Ansiga Yan Makarunggala Rifan Bawoel Juli Pardede Kevin Mantiri Juliano Nelwan
Difinisi Sistem Informasi Distribusi Barang suatu pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung. Manajemen juga harus berusaha menjaga keseimbangan persediaan agar tidak terlalu tinggi juga tidak terlalu rendah. Untuk itu, maka diperlukan suatu system informasi distribusi untuk mengetahui jumlah persediaan setiap saat. Analisis Analisis sistem sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikan.
Identifikasi Masalah Untuk membuat sistem yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam transaksi penjualan dan pemesanan sebagai berikut: 1. Pembuatan nota penjualan sering terlambat 2. Pencarian data-data transaksi sangat lama 3. Pembuatan laporan-laporan sangat lama 4. Laporan tidak akurat Analisis Kelemahan Sistem Pengolahan data Penjualan dan pemesanan barang yang dilakukan secara manual akan berdampak pada perhitungan-perhitungan yang kurang akurat dan pembuatan laporan yang kurang efisien, maka perlu adanya pendekatan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada, yaitu dengan cara : Dari segi keandalan Dari segi teknologi Dari segi dokumen Dari segi laporan
Analisis PIECES Enam aspek dalam analisi PIECES meliputi : a. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan.
1. Kinerja Keterlambatan memberikan informasi oleh manajer mengenai total barang yang ada pada gudang membuat admin harus melakukan perhitungan ulang dengan menambah jumlah barang yang ada dengan barang yang dibeli ketika transaksi pembelian dengan pemasuk, dan mengurangi jumlah produksi barang dengan jumlah barang yang terjual ketika transaksi penjualan dengan pelanggan. hal tersebut memperlambat kinerja proses. 2. Waktu tanggap Adanya pengelompokan barang berdasarkan jenis barang membuat admin harus mengelompokan beberapa jenis barang tertentu. Ketika terjadi transaksi penjualan atau pemesanan, maka admin harus selalu menyesuaikan dengan jenis barang, tipe dan brand dari barang interior, sehingga akan semakin memperlambat waktu tanggap.
b. Analisis Informasi (Information) Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak menyesatkan, bebas dari kesalahan kesalahan dan harus jelas dengan maksud yang akan dituju. Ketidakakuratan informasi dapat disebabkan karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data data yang asli. Parameter 1. Akurat Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki kebenaran, terkadang ada kesalahan ketika membeli barang, kode barang yang diinputkan salah, sehingga harus menyesuaikan kembali dengan transaksi nota pembelian. Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki keamanan hak akses untuk admin maupun kasir. Apabila ada pegawai/orang lain yang menyalahgunakan laporan keuangan maka bisa berakibat fatal bagi perusahaan
2. Ketepatan waktu Informasi yang diterima belum bisa dihasilkan tepat pada waktunya, admin tidak dapat melakukan laporan penjualan dan pemesanan secara cepat apabila sewaktu waktu manajer membutuhkan laporan, informasi yang terlambat tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. c. Analisis Ekonomi (Economy) Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah atau efisien. Parameter * Biaya Dalam sistem lama pembuatan laporan masih menggunakan alat tulis menulis untuk menyimpan dokumen. Sehingga bila terjadi suatu kesalahan harus diperbaiki ataupun harus diulang lagi, hal ini akan sangat memperbesar biaya operasional. Dalam system yang baru sebelum laporan dicetak bias dilakukan preview dulu sehingga kesalahan dapat diketahui terlebih dulu, hal ini sangat mengefisienkan perlengkapan toko.
d. Analisis Pengendalian (Control) Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak diizinkan. Parameter * Keamanan Dari hasil pengamatan di lapangan di dapatkan bahwa sistem yang sedang berjalan sangat tidak aman karena laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan sembarangan di kantor sehingga orang lain dengan mudah dapat mengakses informasi yang ada.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efesien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakanseminimal mungkin guna menhindari pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan. Parameter * Pembuatan laporan Dokumen dokumen yang akan dijadikan laporan kepada pemilik perusahaan sangat banyak, sehingga memerlukan sumber daya yang lebih.
f. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari kualitas dan pelayanan yang siberikan oleh perusahaan. Parameter Pelayanan Pelayanan yang diberikan oleh sistem lama cukup baik, hanya saja masih terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem manual. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat meningkatkan kepuasan terhadap konsumen dan karyawan karena proses yang dilakukan lebih cepat.
Analisis Kebutuhan Sistem Supaya keadaan yang diiginkan dapat berubah sesuai dengan perkembangan waktu di masa yang akan datang, di bagian pencatatan data barang membutuhkan peralatan dan sistem yang lebih modern yaitu menggunakan komputer sebagai sarana pemanfaatan teknologi yang mampu membantu kegiatan kerja dalam penjualan dan pemesanan barang. Kebutuhan Fungsional 1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di perusahaan. Hak akses yang diberikan antara lain sebagai berikut : a. Pimpinan/Pemilik Perusahaan Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada. b. Admin Mengolah data barang, pelanggan dan pemasuk Melakukan input data transaksi pembelian Menampilkan dan membuat laporan-laporan yang ada c. Kasir Melakukan input data transaksi penjualan dan pemesanan.
2. Sistem bisa melakukan entri data pihak-pihak yang terkait. a. Data Supplier b. Data Item c. Data Pelanggan a. Transaksi Pembelian b. Data Retur Pembelian c. Transaksi Penjualan d. Retur Penjualan e. Transaksi Penjualan Kredit f. Hutang g. Piutang 3. Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini adalah: a. Laporan Pelanggan b. Laporan Pemasok/Supplier c. Laporan Seluruh Penjualan d. Laporan Penjualan perbarang Per- Periode e. Laporan Seluruh Penjualan Per- Periode f. Laporan Seluruh Penjualan Kredit g. Laporan Seluruh Pembelian h. Laporan Pembelian Per-Periode i. Laporan Retur Pembelian j. Laporan Retur Penjualan k. Laporan Hutang l. Laporan Piutang
F. Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem ini adalah Sistem Operasi Windows XP sebagai sistem operasi dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasi serta Microsoft SQL Server 2000 sebagai database.
3. Teknologi Teknisi (Brainware) Dalam pembuatan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem, pengoperasian sistem dan pemeliharaan sistem. Proses pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti : a.perangkat Keras Komputer b.perangkat Lunak Komputer yang digunakan c. Perangkat Manusia (brainware) Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem, perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan sistem tersebut. Dari penelitian dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama menjadi sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek sistem informasi pengolahan data pemesanan dan penjualan barang
Contoh DFD Disrtibusi Barang pada PT.Media Group