Minggu 8 DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI Sub pokok bahasan : 1) Desain Output terinci a. Bentuk laporan b. Pedoman desain laporan c. Alat-alat desain output terinci d. Mengatur tata letak isi output e. Penjelasan data di kamus data output 2) Desain input terinci a. Dokumen dasar b. Cara mengurangi jumlah masukan c. Kode d. Petunjuk pembuatan kode e. Tipe dari kode A. Desain Output terinci Desain output yang akan dibahas ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia keras. 1. Bentuk laporan Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan. a) Laporan berbentuk tabel Berikut ini adalah macam macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan pada kualitas isi serta kegunaannya : Notice report Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas karena dimaksudkan supaya permasalahan permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh notice report sebagai berikut : Jogiyanto HM, 2008. 1
Equipoised report Isi dari equispoised report adalah hal hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan. Contoh equispoised report adalah sebagai berikut : Variance report Laporan ini menunjukan selisih (variance) antara standar yang sudah di tetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari variance report sebagai berikut : Jogiyanto HM, 2008. 2
Comparative report Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laopran laba/rugi atau neraca dapat dibandingkan antara nilai nilai elemen tahun berjalan dengan tahun tahun sebelumnya. Contoh dari Comparative report adalah sebagai berikut : b) Laporan berbentuk grafik Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart). Bagan garis (Line chart) Pada bagan garis variasi dari data ditunjukan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu : 1) Dapat menunjukan hubungan antara nilai dengan baik 2) Dapat menunjukan bebrapa titik 3) Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya 4) Mudah dimengerti Jogiyanto HM, 2008. 3
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu : 1. Bila terlalu banyak garis dan kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva) maka akan tampak ruwet. 2. Hanya terbatas pada 2 dimensi 3. Spasi dapat menyesatkan Bagan batang (bar chart) Nilai nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang batang vertikal ataupun batang batang horizontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut : 1. Baik untuk perbandingan 2. Dapat menunjukan nilai dengan cepat 3. Mudah dimengerti Kelemahannya : 1. Terbatas hanya pada satu titik saja 2. Spasi dapat menyesatkan Bagan pastel (pie chart) Bagan pastel merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap tiap potong dari pie dapat menunjukan bagian dari data. Kelebihan dari bagan pastel adalah sebagai berikut : 1. Baik untuk perbandingan sebagaian dengan keseluruhan 2. mudah di mengerti Kelemahannya : 1. Penggunaannya terbatas 2. Ketepatannya kurang 3. Tidak dapat menunjukan hubungan beberapa titik Jogiyanto HM, 2008. 4
2. Pedoman desain laporan Berikut ini adalah pedoman pedoman di dalam pembuatan suatu laporan, sebagai berikut : 1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : a. Judul laporan b. Tubuh laporan c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan 2. Untuk laporan laporan yanng penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor. 3. Untuk tiap tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya. 4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. 5. Untuk hal hal yang ingun di tonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau di garisbawahi. 6. Gunakanlah huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit dimemgerti. 7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan gunakalah tanda. Atau -. bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting. 8. Letakanlah informasi yang mendetail dilampiran dan gunakanlah petunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laopran letak dari informasi detail tersebut. 9. Usahakan didalam laopran berisi keterangan keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan keterangan tersebut tidak ada. 10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci. 11. Laporan harus dibuat dan di distribusikan tepat pada waktunya. 12. Laporan harus sederhana tapi jelas 13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya Jogiyanto HM, 2008. 5
14. Isi laopran harus akurat 15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya. 16. Laporan harus berguna 17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan. 3. Alat-alat desain output terinci Dua buah alat desain sistem yang dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut : 1. Printer layout atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output diprinter. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dan arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan. 4. Mengatur tata letak isi output Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimegerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain iutput ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan di cetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layaout chart) dan kamus data output. Jogiyanto HM, 2008. 6
5. Penjelasan data di kamus data output Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan oleh programmer didalam membuat program. Programmer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data arus data dan desain tata letak dibagan tata letak printer. 2) Desain input terinci Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukan. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkapan input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode kode yang digunakan untuk input. A. Dokumen dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data sebagai berikut : 1. Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatau didalam dokumen dasarnya. Jogiyanto HM, 2008. 7
4. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir formulir tersebut dapat diberikan kepada individu individu atau departemen yang menbutuhkan. 5. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadi suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail. 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file file data dikomputer. Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut : 1. Kertas yang dipergunakan 2. Ukuran dari dokumen dasar 3. Warna yang digunakan 4. Judul dokumen dasar 5. Nomor dokumen dasar 6. Nomor urut dokumen dasar 7. Nomor dan jumlah halaman 8. Spasi 9. Pembagaian area 10. Caption Adalah kata kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukan siapa yang harus mengisi dan apa yang harus di isikan. Berikut ini merupakan macam macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga pengisian data dapat lebih mengena. a. Box caption Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus disikan didalam kotak tersebut juga. b. Yes/No check off caption Menunjukan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus mengisikan tidak. Jogiyanto HM, 2008. 8
c. Horizontal check off caption Menunjukan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar. d. Checklist caption Menunjukan daftar pilihan yang dapat dipilih. e. Blocked space caption Menunjukan kotak kotak ruang kosong yang harus di isi dengan data. f. Scannabel form caption Caption yang menunjukan tempat tempat yang harus di isi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya oleh OMR reader. Dokumen dasar yang baik harus bersifat self insruction, artinya harus berisi instruksi instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi. B. Cara mengurangi jumlah masukan Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input yang akan dimasukan ke sistem tanpa mengurangi kelengkapannya. Cara cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Menggunakan kode 2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan 3. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem 4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem C. Kode Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil beberapa macam macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, : dan lain sebagainya). Kode numerik menggunakan 10 macam kombinasi angka di dalam kode. Kode alpabetik menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alpanumerik Jogiyanto HM, 2008. 9
merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter karakter khusus. D. Petunjuk pembuatan kode Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Harus mudah diingat 2. Harus unik 3. Harus fleksibel 4. Harus efisien 5. Harus konsisten 6. Harus distandarisasi 7. Spasi dihindari 8. Hindari karakter yang mirip 9. Panjang kode harus sama E. Tipe dari kode Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi, diantaranya adalah : 1. Kode Mnemonik Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahanya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang. 2. Kode urut Disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Kebaikannya : a. Sangat sederhana b. Mudah diterapkan c. Kode dapat pendek tetapi unik d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui Jogiyanto HM, 2008. 10
e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu di index. f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui. Kelemahannya : 1. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan 2. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja. 3. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode. 3. Kode blok Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Kebaikannya : a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu. b. Mudah diperluas c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Kelemahannya : a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang. b. Kurang mudah diingat. 4. Kode grup Merupakan kode yang berdasarkan field field dan tiap tiap field kode mempunyai arti. Jogiyanto HM, 2008. 11
Kebaikannya : a. Nilai dari kode mempunyai arti b. Mudah diperluas c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian d. Dapat menunjukan jenjang dari data Kelemahannya : a. Kode dapat menjadi panjang 5. Kode desimal Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. Jogiyanto HM, 2008. 12