FORMULIR Endang Sri Utami, SE., M.Si., Ak, CA
Tujuan Pembelajaran 1. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami definisi formulir. 2. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami manfaat formulir. 3. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami penggolongan formulir. 4. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir.
Definisi Formulir Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering disebut dokumen. Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti transaksi). Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha. Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkanlaporan yang bermanfaat bagi pihakpihak yang membutuhkan.
Manfaat formulir 1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. 3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. 4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain 5. Sebagai bukti dikemudian hari
Menurut sumbernya Penggolongan Formulir 1. Formulir yang dibuat dan disimpan di dalam perusahaan. Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang. 2. Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan. Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga. 3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, rekening koran bank (bank statement).
Penggolongan Formulir Menurut tujuan penggunaan 1. Formulir yang digunakan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh: surat permintaan pembelian, surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, memo debit, memo kredit. 2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Contoh: laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat, pernyataan piutang, surat pengiriman barang.
Prinsip Perancangan Formulir 1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir. 2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data. 3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. 4. Unsur internal check dalam merancang formulir. 5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir. 6. Nama formulir. 7. Nomor identifikasi pada setiap formulir. 8. Pada formulir lebar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan.
Prinsip Perancangan Formulir 9. Pencetakan garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diidi dengan tulisan tangan. 10. Pencantuman nomor urut tercetak. 11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda atau X, atau dengan mencantumkan jawaban YA atau TIDAK. 12. Formulir ganda, merupakan formulir yang terdiri dari formulit asli dan tembusannya. 13. Pembagian zona formulir menurut blok-blok yang logis yang berisi data yang saling terkait
ZONA NAMA FORMULIR ZONA HALAMAN ZONA ORGANISASI *Nama organisasi dan alamat ZONA PENGENDALIAN *Nomor urut tercetak *Tanggal *Nama objek: karyawan, pelanggan, ekuipmen, dsb. *Alamat atau lokasi *Instruksi ZONA TUBUH FORMULIR Rincian unsur, penunjuk, keterangan, kuantitas Model, harga, perkalian, dsb. ZONA PESAN *Instruksi *Distribusi ZONA NOMOR ZONA OTORISASI *Pesan *Tanda tangan ZONA TOTAL *Total *Pajak *Discount
Kapan Formulir Diperlukan? 1. Jika suatu kejadian harus dicatat. 2. Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali. 3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama. 4. Jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi.
Faktor yang perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Formulir 1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut (rangkap)? 2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? (mengurangi pekerjaan berulang) 3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? (mudah diisi)
Faktor yang perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Formulir 4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? 5. Apakah formulir tersebut akan diidi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? (jumlah ruang yang akan diisi) 6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? (mutu kertasdan ukuran)
Dokumen sumber dan Pendukung Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis. Contoh dokumen sumber: Faktur penjualan, Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya. Contoh dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
SOAL LATIHAN 1. Sebutkan 4 manfaat formulir. 2. Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi 3 golongan. Sebutkan dan jelaskan tiga golongan tersebut dan berikan contoh untuk masingmaing golongan tersebut. 3. Menurut tujuan penggunaannya, formulir dapat digolongkan menjadi 2 golongan. Sebutkan dua golongan tersebut dan berikan contoh untuk masingmaing golongan tersebut. 4. Terdapat 13 prinsip dasar yang dipakai sebagai landasan perancangan suatu formulir. Sebutkan dan jelaskan 13 prinsip dasar tersebut.
SOAL LATIHAN 5. Salah saatu prinsip dasar perancangan formulir adalah pencantuman nomor urut tercetak pada formulirformulir yang penting dalam perusahaan. Jelaskan kegunaan nomor urut tercetak pada formulir tersebut. 6. Dalam kondisi apa formulir diperlukan. 7. Sebutkan berbagai faktor yang harus dipertimbangkan oleh analis sistem dalam merancang formulir. 8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen sumber dan dokumen pendukung, berilah contoh.
Instruksi Pengerjaan 1. Mahasiswa ber-nim ganjil mengerjakan soal latihan nomor ganjil. 2. Mahasiswa ber-nim genap mengerjakan soal latihan nomor genap. Jawaban soal latihan dikumpulkan minggu depan pada saat pertemuaan tatap muka.