APLIKASI PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN ALAT DAN OBAT KONTRASEPSI PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA DIGUDANG BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL PROVINSI SUMATERA SELATAN DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Pandu Wijaya Jurusan Manajemen informatika Politeknik PalComTech Palembang Abstrak Sistem pengolahan data pada BKKBN masih dilakukan secara manual yaitu proses penginputan datanya melalui penulisan dari buku ke buku, maka diperlukan aplikasi pengolahan data persediaan Alat dan Obat dalam mengolah data. Adapun pembuatan laporan ini menggunakan teori pendukung berupa aplikasi, pengolahan data, persediaan barang, dan sql server 2008. Sedangkan jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Pada teknik pengumpulan data yang digunakan pada laporan ini dengan cara wawancara dan Dokumentasi. Pada alat pengembangan sistem menggunakan model proses data Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Sedangkan pada teknik pengembangan sistem menggunakan Metode Air Terjun (waterfall) dan sering juga disebut Metode sekuensial linier (sequential linear). Analisis yang didapatkan adalah bagaimana memperbaiki sistem sederhana yang ada di BKKBN yaitu dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Maka dihasilkan sebuah program dengan 7 form input dan 7 output laporan yang berfungsi menghadirkan laporan alat dan obat, laporan instansi, laporan keluar, laporan masuk, laporan stok, laporan pemesanan dan laporan daftar pemesanan. Aplikasi yang dihasilkan memiliki kegunaan dalam penginputan dan pengolahan data alat dan obat, data instansi, data keluar, data masuk, data stok, data pemesanan dan daftar pemesanan. Sehingga dapat mengurangi kesalahan data yang ada. Kata Kunci :Aplikasi, Pengolahan data, Alat, Obat, Kontrasepsi. PENDAHULUAN Sistem pengolahan data semakin berkembang pesat bahkan dapat digunakan di berbagai perusahaan baik negeri maupun swasta, dimana dengan adanya sistem pengolahan data maka laporan data yang dibutuhkan dalam perusahaan ataupun instansi pemerintahan selalu memerlukan pengolahan data demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi tersebut, khususnya di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional ini memerlukan aplikasi yang mempermudah untuk pengolahan data alat dan obat kontrasepsi dibagian gudang. Sistem pengolahan data pada gudang BKKBN masih dilakukan dengan cara yang sederhana, yaitu dengan mencatat di buku catatan kecil yang telah disediakan oleh instansi kemudian disimpan di dalam map untuk dijadikan sebagai arsip tetapi sebelum disimpan di map catatan tadi diserahkan kepada pegawai dibidang komputer bagian gudang untuk disalin dan disimpan di Microsoft excel. Sistem ini sudah baik, tetapi masih ada kelemahan yang dirasakan agak sulit, karena harus mencari satu persatu arsip arsip yang telah disimpan, hal tersebut akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, pegawai gudang yang juga berperan sebagai pengawas dalam pengecekkan persediaan alat dan obat kontrasepsi di gudang, sering menemukan ketidaksesuaian data yang ada pada dokumen dengan yang ada di gudang serta kehilangan alat dan obat kontrasepsi sering terjadi. Hal inilah yang menyebabkan sulitnya pencarian data yang diperlukan, masih terjadi kesalahan, sering hilang data dan laporan sering terlambat dikirim. Dengan adanya permasalahan pengolahan data pada Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Provinsi Sumatera Selatan yang kurang baik, oleh karena itu penulis memberikan suatu solusi yang di harapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada, yaitu berupa suatu aplikasi pengolahan data khusus yang menangani semua data persediaan alat dan obat kontrasepsi dalam bentuk suatu program yang lebih teratur dalam mengolah data dan dapat menghemat waktu. 1
LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Jogiyanto (2005:67), program aplikasi merupakan program yang ditunjukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam aplikasi yang tertentu yang sudah dibuat oleh pabrik pembuat perangkat lunak aplikasi. Pengolahan Data Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008:69), data merupakan bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur symbol-simbol yang mewakili kualitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka maupun symbol khusu seperti *,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, field, records, file dan databasenya. Menurut Kristanto (2007:8), pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Menurut Hasan (2008:18), pengolahan data adalah yang dimaksudkan sebagai suatu proses untuk memperoleh data ringkasan dari data mentah dengan menggunakan cara atau rumusan tertentu. Berdasarkan uraian diatas disimpulkan, pengolahan data adalah waktu atau proses untuk menggambarkan bentuk data ringkasan dari data mentah menjadi informasi yang memiliki kegunaan cara atau rumus tertentu. Delphi Menurut Wahana Komputer (2010:3), Delphi adalah lingkungan pengembangan terintegrasi powerfull yang digunakan untuk merancang dan mengembangkan aplikasi, baik berbasis desktop maupun web yang dapat berjalan di semua versi Windows dan platform database secara cepat dan mudah. Delphi dimaksudkan untuk menyempurnakan versi delphi yang sudah dikembangkan sebelumnya dengan penambahan fitur serta fasilitas pendukungnya. Dengan menggunakan Delphi dapat dengan mudah membangun aplikasi-aplikasi client yang kaya akan fitur, antar muka yang bagus, atau aplikasi berbasis command line. HASIL DAN PEMBAHASAAN Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi digudang BKKBN, dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 1. Diagram Konteks 2
Data Flow Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 2. Diagram Flow Level 0 3
Data Flow Diagram Level 1 Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusunkan setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Diagram Level 1 Entity Relationship Diagram (ERD ) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atribut-atribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 4
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD ) PEMBAHASAN Tampilan Form Input Form ini adalah form login dimana form ini berfungsi untuk masuk ke form menu, yang terlebih dahulu harus mengisi username dan password khusus pengguna aplikasi Gambar 5. Tampilan Form Login Tampilan Menu Utama File form Menu utama ada 2 bagian yaitu gudang dan kespro yang merupakan tampilan utama dari program Gambar 6. Tampilan Menu Utama Gudang 5
Gambar 7. Tampilan Menu Utama Kespro Form Input Data Alat dan Obat Form input data alat dan obat berfungsi untuk mengolah data alat dan obat, adapun tampilan form input data alat dan obat seperti pada Gambar di bawah ini: Gambar 8. Tampilan Form Data Alat dan Obat Form Input Data Instansi Form input data instansi berfungsi untuk mengolah data instansi, adapun tampilan form input data instansi seperti pada Gambar di bawah ini: Gambar 9. Tampilan Form Data Instansi Form Input Data Keluar Form input data keluar berfungsi untuk mengolah data keluar, adapun tampilan form input data keluar seperti pada Gambar di bawah ini: 6
Gambar 10. Tampilan Data Keluar Form Input Data Masuk Form input data masuk berfungsi untuk mengolah data masuk, adapun tampilan form input data masuk seperti pada Gambar di bawah ini: Gambar 11. Tamppilan Form Data Masuk Form Input Data Stok Form input data stok berfungsi untuk mengolah data stok, adapun tampilan form input data stok seperti pada Gambar di bawah ini: Gambar 12. Tampilan Form Data Stok Form Input Data Pemesanan Form input data pemesanan berfungsi untuk mengolah data pemesanan, adapun tampilan form input data pemesanan seperti pada Gambar di bawah ini: 7
Gambar 13. Tampilan Form Data Pemesanan Form Input Daftar Pemesanan Form input daftar pemesanan berfungsi untuk mengolah daftar pemesanan, adapun tampilan form input daftar pemesanan seperti pada Gambar di bawah ini: Gambar 14. Tampilan Form Daftar Pemesanan PENUTUP Berdasarkan hasil pembahasan sebelumnya terhadap Aplikasi Pengolahan Data Persediaan Alat dan Obat Kontrasepsi Prov dan Kab/Kota di gudang BKKBN Provinsi Sumsel, maka penulis mengambil beberapa simpulan sebagai berikut : Dari proses pembuatan aplikasi pengolahan data diatas didapat 7 data input yaitu data alat dan obat, data instansi, data keluar, data masuk, data stok, data pemesanan dan daftar pemesanan. Dan proses yang dihasilkan ada 7 form input dari aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi yaitu form input data alat dan obat, data instansi, data keluar, data masuk, data stok, data pemesanan dan daftar pemesanan. Sedangkan laporan yang dihasilkan adalah laporan alat dan obat, laporan instansi, laporan data keluar, laporan data masuk, laporan stok, laporan data pemesanan dan laporan data daftar pemesanan. Aplikasi pengolahan data persediaan alat dan obat kontrasepsi di gudang bkkbn ini dapat membantu menyelesaikan masalah selama ini yang didapat di bkkbn dari pengolahan data alat dan obat, data instansi, data keluar, data masuk, data stok, data pemesanan dan daftar pemesanan serta laporan alat dan obat, laporan instansi, laporan data keluar, laporan data masuk, laporan stok, laporan data pemesanan dan laporan data daftar pemesanan. 8
DAFTAR PUSTAKA Fahmi, Syahirudin, Hadi, Alfabeta : Bandung. 2009. Studi Kelayakan Bisnis Fatta, Al Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta : Andi. Teori Sistem dan Aplikasi, Informasi untuk Hasan, Iqbal. 2008. Pokok-Pokok Materi Statistik 1. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset : Yogyakarta Terstruktur Kristanto, Andri 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Supriyanto, Wahyu dan Muhsin, Ahmad. 2008. Teknologi Infomasi Perpustakaan : Strategi Perancangan Perpustakaan Digital, Yogyakarta : Kanisius. Wahana Komputer. 2010. Sql Server 2008 Exspress. Yogyakarta : CV.Andi Offset. 9