Lampiran 1 : Data Colletion DATA COLLECTION Nama Responden : M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip) Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014 1. Kalau boleh tau jenis apasaja mas yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? yang kami simpan disini adalah tekstual ( keuangan, sospol dan umum) dan non tekstual ( foto, video, casset) 2. Bagaimana tempat penyimpan yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Tempat penyimpanan ada dua. Ruangnya tersendiri, tidak semua orang yang tidak berwenang dapat masuk. 3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan inaktif yang terletak di Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Rak opact, boks dan rak dan almari audio visual. 4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan yang disimpan dari bahaya? Kalau iya, apa alasanya? Bisa, karena terbuat dari baja tahan api untuk roll opact. 5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan tersebut? ada dua sistem, Untuk aktif menggunakan sistem klasifikasi dan inaktif menggunakan sistem pokok masalah. 6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan? karena sesuai dengan ketentuan dari Kemendagri dan ANRI. 7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah yang diselenggarakan sudah efektif dan efiseien? Sudah, karena mudah dalam penemuan kembali 8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Untuk kelebihanya sendiri adalah mudah dalam pencarian kembali dan penyusustanya. 9. Hal apasajakah yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem tersebut? Pengetahuan user belum memadai. Karena tidak semua pengguna mengetahuinya. 10. Berapa lama waktu yang dugunakan untuk menyimpan sesuai dengan hukum administrasi? Jika tidak sesuai dengan hukum apa resikonya? Berbeda-beda jangka waktu penyimpanan sesuai dengan JRA ( Jadwal Retesi Arsip) untuk resikonya sendiri adalah dapat dituntut dengan undang-undang kean karena menghilangkan Negara.
11. Dalam menyipan, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur penyimpan. 12. Azaz apa yang digunakan untuk menyipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Untuk azaznya sendiri kami menggunakan Azaz sentralisasi atau terpusat. 13. Bagaimana prosedur pengendalian surat msuk dan surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Dengan sistem kartu kendali. 14. Hal apa yang dilakukan oleh pegawai untuk mengatur pengendalian surat masuk dan surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Mencatat dalam kartu kendali 15. Apasajakah syarat yang diperlukan untuk melindungi inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Syaratnya kami sesuaikan dengan ketentuan Undang-undang. 16. Berapakali dalam seminggu tersebut harus dibersihkan? 1 kali dalam satu minggu. 17. Kendala apasajakah yang dihadapi petugas saat mengadakan pemeliharaan asrip supaya tidak rusak? Suhu dan kelembaban selain itu juga ada serangga. 18. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses pemeliharaan? caranya dengan pengadaan AC dan fumigasi. 19. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan? vacum cleaner dan alcohol. 20. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan, apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Jika belum mengapa? Belum, karena dekat dengan jalan raya. 21. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika belum mengapa? Kalau saoal ruangnya masih belum sesuai dengan prosedur karena ruangan nya sempit dan yang disimpan banyak sehingga terjadi ooverload, selain itu juga masih sering bocor. 22. Siapa saja yang sering meminjam dinamis inaktif, dan apasajakah yang dipinjam oleh pihak terkait? Ada instasi Pemerintah, mahasiswa, Umum. 23. Mengetahui jumlah yang semakin lama semakin bertambah, setrategi apa yang dilakukan oleh pihak pengelola untuk mengatasi hal tersebut? Melakukan penyusutan.
24. Bagaimana dengan proses penemuan kembali atau dokumen yang telah disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak 25. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah pada saat proses penemuan kembali dinamis inaktif yang telah disimpan? Arsip harus disimpan sesuai dengan kode klasifikasi agar mudah dalam mencarinya. 26. Pada saat melakukan pemusnahan yang sudah jatuh tempo, alat apa saja yang digunakan untuk memusnahkan tersebut? Menggunakan alat pencacah kertas. 27. Pada saat proses pemusnahan hal apasajakah yang harus dilakukan oleh pengawai? melakukan pengecekan yang akan dimusnahkan, sedah sesuai dengan daftar pemusnahan atau tidak. 28. Syarat apasajakah yang haru dipenuhi untuk menjadi seorang pegawai kerasipan? Memiliki pengetahuan dan kopetensi di bidang selain itu jujur dan teliti. 29. Berapa hari dalam satu minggu petugas kean berada di kantor untuk melayani pihak yang membutuhkan? 1 minggu 5 hari kerja. 30. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 37 jam dalam satu minggu. Nama Responden : Arupi Nuryani ( Petugas Arsip) Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014 1. Jenis apasajakah yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Arsip tekstual dan non tekstual ( foto, video dan kaset) 2. Bagaimana tempat yang digunakan untuk menyimpan yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Ada dua tempat yang digunakan untuk menyimpan. di unit pengelolaan dan depo 3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan inaktif yang terletak di Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Kami menggunakan rak kayu, rak besi, roll opact dan lemari audio visual. 4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan yang disimpan dari bahaya? Kalu iya, apa alasanya? Bisa iya dan juga bisa tidak, untuk roll opact bisa
karena lemari baja bisa menjamin dari bahaya api dan hewan tetapi tidak untuk air karena masih bisa masuk. 5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan tersebut? Menurut kode klasifikasi 6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan? lebih mudah untuk mencari yang diperlukan. 7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah yang diselenggarakan sudah efektif dan efiseien? Sudah. 8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Mudah dalam pencarian kembali karena berdasar pokok masalah. 9. Dalam menyimpan, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. 10. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan? menggunakan vacuum cleaner dan kemoceng. 11. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan, apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Belum, lembab, terletak dipinggir jalan utama sehingga banyak debu dan kotoran ( asap kendaraan bermotor) 12. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika belum mengapa? Belum sesuai, depo yang digunakan untuk menyimpan belum sesuai dengan standar. Tempatnya berjauhan dengan pengolahan, bangunanya tidak standar masih sering bocor dan bocor dan lembab. 13. Siapa saja yang sering meminjam dinamis inaktif, dan apasajakah yang dipinjam oleh pihak terkait? Mahasiswa untuk penelitian, masyarakat umum, instasi terkait yang menyimpan. 14. Bagaimana dengan proses penemuan kembali atau dokumen yang telah disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak ada masalah 15. Berapa hari dalam satu minggu petugas kean berada di kantor untuk melayani pihak yang membutuhkan? 5 hari kerja dalam satu minggu. 16. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 5 hari kerja. Untuk senin sampai kamis jam 07.30 15.00 untuk hari jumat jam 07.30-11.30.
Nama Responden : Rosid, Mahasiswa UNDIP ( Peminjam Arsip) Waktu wawancara : jumat, 29 Agustus 2014 1. Jenis apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Jenis yang saya pinjam disana adalah umum, seperti peta dan foto-foto; 2. Bagaimana prosedur peminjaman di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum mengapa? Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam menemui petugas di unit kerja, kemudian piminjam megajukan permohonan untuk meminjam, kemudian petugas kean memberikan kartu peminjam. 3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Jika iya, apa hambatanya? Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan tersebut. Terkadang yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut. 4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kean dalam proses penemuan kembali? Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk menyimpan jauh dengan unit kerja. 5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum mengapa? Menurut saya kurang, karena biasanya waktu yang digunakan utuk proses penemuan kemnali sekitar 5 sampai dengan 10 menit. 6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam? untuk pelayananya sendiri bagus, sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Kantor. Untuk pelayanan peminjaman akan dilayani setiap hari senin sampai dengan hari jumaat. 7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman tersebut? ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja 8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman? Sepertinya disesuaikan dengan kebutuhan.
9. Apakah ada sanksi dari petugas jika yang di pinjam hilang, dan sanksi apa yang diberikan? Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa denda dan kurungan. 10. Untuk kegiatan apasaja tersebut dipinjam? Saya meminjam untuk menyusun sekripsi yang berkaitan dengan topik sekripsi saya Nama Responden : Pantes Anita Sari, Mahasiwa ( Peminjam Arsip) Waktu Wawancara : Sabtu, 30 Agustus 2014 1. Jenis apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Jenis yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah umum 2. Bagaimana prosedur peminjaman di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam harus mengajukan permohonan kepada petugas kean, kemudian petugas memberikan kartu peminjam. 3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Hambatanya seperti proses penemuan kembali yang lama karena tersebut disimpan di dua tempat, di unit kerja dan di depo. 4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kean dalam proses penemuan kembali? sekitar 25menitan, karena petugas harus pergi ke depo jika yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja. 5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum mengapa? Menurut saya belum, apabila tersebut akan segera dibutuhkan atau bersifat darurat maka waktu yang digunakan untuk mencari tidak efektif. Petugas harus pergi ke depo jika tersebut tidak terdapat di unit kerja.
6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam? pelayananya bagus, peminjam bisa dilayani di hari jam kerja, setiap hari senin sampai dengan hari jumat, dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 15.00. 7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman tersebut? untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. 8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman? tidak ada, biasanya diseuaikan dengan kebutuhan. 9. Apakah ada sanksi dari petugas jika yang di pinjam hilang, dan sanksi apa yang diberikan? Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan. 10. Untuk kegiatan apasaja tersebut dipinjam? Untuk kegiatan pembelajaran.
Lampiran 2 Waktu Wawancara Rabu, 4 Juni 2014 Penciptaan DATA REDUKSI Hasil wawancara 1. Jenis yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung tekstual ( Keuangan, sosial pilitik dan umum) non tekstual. ( Erwin) - Jenis yang disimpan tekstual ( umum, keuangan) dan nontekstual ( Arupi) Kata kunci Jenis yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung, keuangan, sosial politik dan umum Arsip non tekstual Pemeliharaan Penataan 1. Tempat penyimpanan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentaso Daerah Kota Temanggung ada dua tempat. Tempat tersebut merupakan tempat khusus dan hanya orang tertentu saja yang bisa masuk keruangan tersebut. ( Erwin) - Ada dua tempat yang dugunakan untuk menyimpan. Di unit pengelolaan dan Depo. ( Arupi) 2. Pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan masih belum sesuai dengan prosedur, tempat yang tidak memadai, ruangannya sempit sehingga tidak tersimpan semuanya. ( Erwin) - Untuk penyimpanan di depo, belum sesuai dengan stndar, atap masih serin bocor dan lembab. ( Arupi) 1. Ada dua sitem penyipanan untuk aktif menggunakan sistem klasifikasi sedangkan untuk inaktif menggunakan sistem pokok masalah ( Erwin) Tempat yang digunakan untuk menyimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung memiliki 2 tempat. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan masih belum sesuai dengan prosedur penyimpanan yang berlaku. Terdapat 2 sistem penyimpanan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yaitu, sistem
- ada dua sistem penyimpanan yaitu: sistem klasifikasi dan sistem pokok masalah. ( Arupi) klasifikasi dan sistem pokok masalah. Peralatan kean 1. Alat yang kami gunakan ada almari, rak dan roll opact. ( Erwin) - Ada roll opact, rak kayu, rak besi, alamari audio visual. ( Arupi) 2. peralatan yang kami miliki ada 82 pealatan yang terdiri dari : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual ( Erwin) - 82 peralatan : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual. ( Arupi) Pealatam yang digunakan, roll opact, rak kayu, rak besi dan alamari audio visual. Jumlah peralatan yang digunakan 82. Terdiri dari 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual Perlindungan 1. Untuk perawatan kami membersihkan 1kali dalam satu minggu dengan menggunakan alkohol dan vacum cleaner. Untuk serangga kami melakukan fumigasi 1 tahun setiap 3 bulan 1 kali ( Erwin) - Untuk perawatanya kami lakukan 1 minggu 1 kali, menggunakan kemoceng dan vacumm cleaner untuk membersihkan debu.( Arupi) Perawatan dilakukan 1 kali dalam satu minggu, untuk fumigasi 1 tahun dengan intensistas 3 bulan sekali. Penyusutan 1. proses pemusnahan dari aktif ke inaktif disesuaikan dengan JRA berapa tahun masanya. Setelah habis masanya maka dilakukanya pemusnahan. Akan tetapi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung belum sama sekali melakukan pemusnahan. ( Erwin) - petugas kean mencari deskripsi yang akan dimusnahkan di daftar pertelaan, setelah itu dicari masa aktifnya sesuai dengan JRA jika tersebut telah habis masanya Arsip yang sudah ajtuh tempo akan dilakukanya pemusnahan. Pemusnahan tersebut sesuai dengan jadwal retesi.
maka petugas melakukan pemusnahan. Jumat-sabtu, 29-30 Agustus 2014 Pengunaan 1. Jenis yang saya pinjam disana adalah umum, seperti peta dan foto-foto ( Rosid) - Jenis yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah umum ( Anita ) 2. Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam menemui petugas di unit kerja, kemudian piminjam megajukan permohonan untuk meminjam, kemudian petugas kean memberikan kartu peminjam. ( Rosid) - Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam harus mengajukan permohonan kepada petugas kean, kemudian petugas memberikan kartu peminjam. ( Anita ) 3. Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan tersebut. Terkadang yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut. ( Rosid) - Hambatanya seperti proses penemuan kembali yang lama karena tersebut disimpan di dua tempat, di unit kerja dan di depo.? ( Anita) 4. Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk menyimpan jauh dengan unit kerja ( Rosid) - sekitar 25menitan, karena petugas harus pergi ke depo jika yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja. ( Anita ) Prosedur peminjaman sudah sesuai. Lama waktu yang digunakan untuk menemukan kembali menjadi salah satu hambatan petugas kean. Waktu yang digunakan untuk menemukan kembali lama, karena faktor jarak penyimpanan.
5. ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja ( Rosid) - untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. ( Anita) Batasan waktu yang diberikan petugas kepada pengguna yaitu maksimal 5 hari kerja. 6. Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa denda dan kurungan ( Rosid) - Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan. ( Anita ) Sanksi yang diberikan kepada peminjam yang menghilangkan berupa teguran denda dan kurungan Keterangan : 1. Erwin ( Petugas kean) 2. Arupi ( Petugas kean) 3. Rosid ( Pengguna ) 4. Anita ( Pengguna )
Lampiran 3 DATA DISPLAY Sistem pengelolaan dinamis Penciptaan Penggunaan Arsip Pemeliharaan Penyusutan Pebuatan Penerimaan Penataan Penyimpanan Sistem klasifikasi Sistem pokok masalah Pemindahan Pemusnahan Penyerahaan
KETERANGAN DATA DISPLAY SISTEM PENGELOLAAN ARSIP Penciptaan Pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab Arsip dibuat untuk kegiatan perkantoran Arsip diserahkan untuk dijaga Makna : Arsip diciptakan guna untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam kegiatan perkantoran seperti perencanaan. Arsip diciptakan guna untuk memenuhi tanggung jawab dan pengambilan keputusan dalam kegiatan perkantoran. Arsip diserahkan kepada pihak intasi yang mengelola untuk disimpan dan dijaga kelangsungan hidupnya. Penggunaan Arsip Tata cara yang digunakan untuk meminjam Proses penemuan kembali Jangka waktu peminjaman Makna : Peminjam yang igin menggunakan untuk keperluanya wajib untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Cepat dan tidaknya proses penemuan kembali tergantung dengan sewaktu melakukan proses penyimpan. Waktu yang telah ditentukan oleh pihak terkait, selama peminjaman tersebut berlangsung. Pemeliharaan Penataan Tata cara yang digunakan untuk masalah kean
Kegiatan dalam penyelenggaraan kean Makna : Sususan yang digunakan untuk proses penerimaan, pengawasan dan penyimpanan. Kegiatan yang dilakukan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran baik secara langsung dan tidak secara langsung. Penyimpanan Arsip Penataan berkas sesuai dengan sistem penyimpanan Peralatan dan perlengkapan kean Makna : Tata cara yang digunakan oleh petugas kean sewaktu melakukan penyimpanan. sistem yang digunakan adalah sistem klasifikasi, sistem nomor, sistem abjad, sistem pokok masalah dan sistem wilayah. Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan. Peralatan yang digunakan untuk menyipan yaitu, almari, rak dan lain-lain. Penyusutan Arsip Pemindahan inaktif ke unit Kegiatan menghancurkan Makna : Arsip inaktif dipindahkan dari unit kerja, unit pengelola ke dopo atau pusat penyimpanan. Informasi yang terkandung didalam akan dimusnahkan dengan alat pemusnah.
Lampiran 4 Dokumentasi peneliti tanggal 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014 Hasil wawancara dan observasi No Tanggal Hasil Wawancara Open coding Coding wawancara ( pengkodean terbuka) 1. 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014 Penciptaan Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai kean yang bekerja di bagian pengelolaan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mengenai pengelolaan dari proses penyerahan sampai dengan pemusnahan. Peneliti menemukan beberapa fenomena mengenai pengelolan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung diantaranya adalah : a. Pegawai kean di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mendapatkan yang masih kacau balau dari pihak penyerah, sehingga petugas perlu melakukan pemilahan. b. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan masih kurang sehingga di perlukan pengadaan peralatan. c. Jumlah yang semakin banyak, sehingga tempat penyimpanan memungkinkan tidak tersimpan semua. d. Untuk mengurangi jumlah, perlu diadakanya pemusnahan, akan tetapi pegawai masih belum berani melakukan pemusnahan. Peneliti melakukan wawancara kepada peminjaman. Arsip dipijamkan kepada pengguna berdasarkan prosedur yang Penyampaian informasi ( informasi passing) Arsip yang diterima oleh kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung berupa kacau sehingga perlu diadakan pengolahan Penyerahan ( PA)
berlaku di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. 2. Penggunaan Proses penggunaan harus sesuai dengan prosedur yang berlaku disetiap pihak instasi yang terkait. Peminjam mengajukan permohonan kepada petugas kean untuk meminjam. Jumlah yang dipinjam dapat disesuaikan dengan kebutuhan peminjam. Batas waktu peminjaman paling lama 5 hari kerja. Prosedur yang dibelakukan untuk pengguna, supaya yang dipinjamkan terjaga dan terhindar dari kehilangan. Prosedur peminjaman ( PP) 3. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan merupakan usaha yang dilakukan oleh petugas kean guna menjaga kelangsungan hidup. Usaha ini dilakukan supaya informasi yang terkandung didalam tersebut terjaga dari faktor-faktor yang menyebabkan hilangnya. Peralatan Peralatan merupakan sarana dan prasarana yang menunjang guna terciptanya penyimpanan yang jauh dari bahaya yang dapat menyebabkan rusaknya. Peralatan diadakan untuk mengaja yang disimpan terhindar dari bahaya. Selain itu juga merupakan sarana dan prasarana yang mendukung terselenggaranya kean. Sarana dan prasarana ( SDP) Penyimpanan Penyimpanan merupakan tindak lanjut dari pemeliharaan, supaya yang disimpan terjaga kelangsungan hidupnya. Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem penyimpanan, supaya sewaktu melakukan proses pencarian kembali, petugas tidak mengalami hambatan. Penyimpanan ini dilakukan guna mendapatkan kemudahan pencarian kembali, apabila tersebut akan dipergunakan. Sistem penyimpanan ( SP) 4. Penyusutan Penyusutan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kean guna mengurai jumlah yang disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah yang semakin lama semakin Volume yang semakin
berkembang sehingga tempat dan peralatan tidak cukup untuk menyimpan bertambah ( VASB) Pemusnahan Kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak instansi terkait untuk menghncurkan informasi yang terkandung didalam tersebut. Kegiatan ini dilakukan guna untuk mengurangi jumlah yang tersimpan, karena retesi dudah jatuh tempo dan tersebut tidak memiliki nilai guna lagi. Jadwal retesi. ( JRA) Pemindahan Pemindahan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kean untuk meindahkan inaktif dari unit kerja ke depo. Kegiatan ini dilakukan supaya inaktif yang terletak di unit kerja tidak tercampur dengan aktif, sehingga perlu dilakukanya pemindahan. Pencampuran aktif dan inaktif (
Axial coding ( Pengodean Berporos), model hubungan kategori. Penyebab ketidak efektifan sistem penyimpanan yang diselenggarakan merupakan penyebab sistem pengelolaan belum terselenggara dengan baik dan benar. Penyebab ketidak efektif sistem penyimpanan Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung merupakan kacau Sistem penyimpanan yang diselenggarakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah kota Temanggung mempengaruhi pengelolaaan yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan Lama waktu penemuan kembali merupakan hambatan yang dialami oleh petugas kean Penataan dan penyimpanan disesuaikan dengan prosedur yang berlaku Pemeliharaan yang terdiri dari penataan dan penyimpanaan belum terselenggara dengan baik karena faktor jarak dan tempat Usaha untuk menjaga kelangsungan hidup dengan mengadakan perawatan dan pemeliharan
Selective coding ( pengkodean selktif) Urutan kategori khusus Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung Merupakan kacau Arsip kacau merupakan yang masih bercampur antara aktif dan yang ingin diaktifkan sehingga perlu dilakukanya proses pemilahan Sistem pengelolaan yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan merupakan serangkaian kegiatan agar terselenggaranya sistem pengelolaan yang baik dan benar Kegiatan ini dilakukan guna menyelenggarakan sistem kean yang baik dan benar sesuai dengan tujuan pengelolaanya adalah kemudahan dalam penemuan kembali Pemeliharaan dan perawatan dilakukan guna memberikan kemudahan pencarian serta menjaga isi dan nilai yang terkandung didalam Usaha yang dilakukan oleh petugas kean guna memelihara dilakukan dengan cara melakukan kegiatan penyimpanan yang sesuai dengan prosedur Tempat yang digunakan untuk menyimpan belum sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan sehingga tidak efektif Sistem penyimpanan yang dilakukan harus memperhatikan tempat yang digunakan untuk menyimpan
Lampiran 5 Strategi Pengawasan Resiko Ruangan yang digunakan untuk menyimpan belum sesuai dengan prosedur penyimpanan Pealatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan masih perlu diadakanya perbaikan secara kualitas dan kuantitas Jangka waktu yang digunakan untuk menemukan kembali lama, karena faktor tempat penyimpanan yang jauh dati unit kerja Fonemona yang menyebabkan sistem pengelolaan belum terselenggara dengan baik Tidak sesuai dengan prosedur Kemudahan dalam penemuan kembali merupakan tujuan dari sistem pengelolaan dan tujuan tersebut belum tercapai. Sesuai prosedur Belum sesuai dengan prosedur Teori penyimpanan yang dikemukan oleh Zulkifli Amsyah Sistem penyimpanan yang diselenggarakan sesuai dengan prosedur akan memberikan kemudahan dalam proses penemuan kembali